--电网综合能源有限公司项目档案管理制度.docx
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1、-电网综合能源有限公司企业管理制度 -电网综合能源有限公司 发 布-电网综合能源有限公司项目档案管理办法目 录1总则22定义23规范性引用文件44职责55管理内容和方法75.1归档范围75.2基本要求85.3项目档案管理方法及工作流程125.4项目档案管理工作的考核275.5归档时间285.6档案的保管及利用285.7档案的鉴定和销毁306附则307附录31-电网综合能源有限公司项目档案管理办法(版)1. 总则1.1为加强和规范公司项目档案管理工作,确保项目档案的完整、准确和系统,实现公司系统项目档案一体化管理,保障项目管理文件资料的可追溯性,根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定、中国-
2、电网有限责任公司档案工作规定、-电网综合能源有限公司档案管理办法等法律法规和制度规定,结合公司实际情况,特制定本办法。1.2公司项目档案管理工作实行集中管理、分级负责的原则。1.3公司项目档案管理必须严格执行国家保密法规和公司保密工作相关规定。1.4本办法适用于公司各部门(单位)及所属机构(含全资及控股企业)的项目档案管理。2. 定义2.1项目:指公司参与管理的项目,包括公司投资的项目(全额投资或控股投资)及非公司投资的项目(如公司承揽的工程项目、咨询项目等),以下统称为“项目”。2.2项目管理单位:指公司为完成项目管理内容和目标而设立的项目管理机构,包括项目公司、项目管理部(事业部)、项目工
3、作组等,以下统称为“项目管理单位”。2.3项目文件:指产生于项目全过程,流通于上级主管单位、政府机构、建设单位、勘察单位、设计单位、供应商、施工单位、监理单位、调试单位和运维单位等与项目有关的文件资料。从项目立项开始到项目竣工投产直至运维结束整个项目周期,包括立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价、运维等项目全过程管理所形成的文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件。主要包括下列文件:(1) 项目标准文件(包括工程审查文件、批复文件、评估文件、项目建设准备文件等);(2) 设计院提供的勘察报告可研报告初步设计询价书施工图纸(包括竣工图纸)等;(3) 制造厂家
4、(含国外厂商)提供的设备制作图组装图安装说明书出厂试验及检验报告用于设计的资料等;(4) 工程信函及会议纪要;(5) 招投标资料(包括招投标过程中的答疑)及合同文件;(6) 施工调试过程文件(如开工报告、工程联系单、图纸会审记录、施工调试过程记录等);(7) 项目后评价文件;(8) 项目运维文件;(9) 相关标准、规程、规范;(10) 其他有关项目文件(含各类电子文档及声像资料)。2.4项目档案:指经过鉴定、整理并归档的项目文件,包括项目从酝酿、决策到建成投产及项目运营期的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。2.5项目电子文件:指在项目管理过程中形成的,依赖计算机等电子/数字设备生成、交换或
5、存储以及阅读、处理,并可在通信网络上传送的具有凭证效力的各类数据和文件,包括项目前期文件、项目施工文件、项目监理文件、项目竣工图和项目竣工验收文件、项目运维文件等在内的各类项目文件电子版。2.6项目电子文件归档:是指项目管理单位及各参建单位通过内网、档案信息化系统或其他脱机存储介质向公司档案部门移交经整理的项目电子文件。包括物理归档和逻辑归档。物理归档是指:把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案归口管理部门移交的过程。逻辑归档是指:在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案归口管理部门移交的过程。2.7电子化移交:是指通过管理信息系统或其他存储介质向公
6、司档案归口管理部门移交经整理的项目电子文件。主要分为项目建设、运维资料电子文件移交和工程设备信息电子化移交两大部分。2.8参建单位:指参与公司投资或承揽项目的技术服务、勘察、设计、供货、施工、调试、咨询等各种业务的合作单位。3. 规范性引用文件3.1. 中华人民共和国档案法(中华人民共和国主席令1987第58号)3.2. 中华人民共和国档案法实施办法(国家档案局令第5号)3.3. 企业档案管理规定(国家档案局、国家经贸委、国家计委档发20025号)3.4. 重大建设项目档案验收办法(档发20062号)3.5. 建设项目(工程档案验收办法(国档发19928号)3.6. 科学技术档案案卷构成的一般
7、要求(GB/T 11822-2008)3.7. 电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)3.8. 照片档案管理规范(GB/T11821-2002)3.9. 建设工程文件归档整理规范(GB/T503282001)3.10. 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T 28-2002)3.11. 归档文件管理规则(DA/T222000)3.12. 电力工程竣工图文件编制规定DL/T5229-20053.13. 电力工程达标投产管理办法中电建协工20066 号3.14. 中国建设工程鲁班奖评选办法建协【2008】17 号3.15. 中国电力优质工程奖评选办法2011 年版3.
8、16. 中国-电网有限责任公司档案管理制度3.17. 中国-电网有限责任公司档案基础管理作业指导书3.18. 中国-电网责任有限公司基建项目档案管理规定3.19. -电网综合能源有限公司档案管理办法4. 职责4.1. 公司职能部门职责4.1.1 公司综合部是公司项目档案的归口管理部门,负责公司项目档案管理制度的制定和修订,负责对公司项目档案工作进行组织协调、指导、监督、检查,负责公司本部所属项目档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作(包括本部门形成的涉及项目管理的各种载体材料的收集、整理和归档工作)。4.1.2 公司财务与资产经营部负责职责范围内的涉及项目管理方面的档案(如项目财务
9、决算资料、合同文件、项目后评价文件等的收集、整理、移交)。4.1.3 公司人力资源部负责职责范围内的涉及项目人事档案的收集、整理、移交。4.2. 公司事业部、下属机构职责4.2.1负责项目档案文件的收集、整理和移交等工作。 4.2.2设立专门的文档管理机构或指定专人负责项目建设全过程管理文件的收集、接收、标识、分发、更新、记录、保管、借阅、归档等工作。4.2.3负责协调和督促参建单位完成职责范围内项目文件的收集、整理,并牵头组织对参建单位收集整理的项目文件进行归档初审;4.2.4根据公司规定或归口管理部门要求需完成的其它事项。5. 管理内容和方法公司项目档案管理遵循“谁主办、谁形成、谁负责”和
10、“统一领导、统一标准、集中管理、分级负责”的原则,实行“前期准备、过程控制、同步归档、分阶段移交”的管理方式。确保建设项目档案的完整、准确、有序、规范及安全。5.1. 归档范围5.1.1公司项目档案管理以项目为管理单位,项目归档资料包括项目建设期归档资料和项目运营期的归档资料两类。按项目档案管理过程分为项目文件管理前期准备、项目文件收集、项目文件整理、项目文件中间检查、项目文件归档审查、项目文件移交归档、项目档案验收七个方面的内容。5.1.2纸质文件归档范围:项目建设期归档资料包括从项目立项直至竣工投产、评优及项目后评价的全套工程档案资料。5.1.3电子文件归档范围:按国家关于纸质文件归档的现
11、行有关规定执行,即项目管理过程中产生的电子文件,凡具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的均应收集归档。对实行办公自动化联网的,其归档的正式电子文件应记录有公文拟稿、核稿、签发以及承办等流转环节的责任人和相关意见;正式电子文件必须保证其不被非正常改动,用扫描仪等设备获得的图形电子文件,以JPEG 、TIFF为通用格式归档。对办公自动化系统以外形成的电子文件,由项目管理单位各专兼职档案员负责收集归档。5.1.4声像文件归档范围:按国家关于声像文件归档的现行有关规定执行,即项目管理过程中产生的电子文件,凡具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的均应收集归档。包括但不限于项目开工典礼、奠基基地原貌、地上
12、地下建筑基础、重大设施、设备安装施工阶段概貌和管线布置情况及工程竣工落成的声像材料。5.2. 基本要求5.2.1项目档案的管理工作,必须贯穿于工程建设始终,做到项目档案管理与项目建设进度同步。5.2.2整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。5.2.3纸质文件收集及归档要求:(1)归档的文件材料应为原件,因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料,文件材料归档后不得更改。(2)非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。(3)具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文
13、件归档。(4)文件材料一律用微机打印,确需书写的文字材料,需字迹工整,归档文件材料的载体和字迹必须符合耐久性要求。(5)归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。(6)公司与其他单位合作完成的项目,公司作为主办单位的保存全套文件材料,公司作为协办单位的保存与承担任务相关的正本文件。有关合同、协议另有规定的,按其规定执行。5.2.4电子文件的收集及归档要求5.2.4.1电子文件的载体要求:电子文件载体主要分为磁性载体、光学载体两种。磁性载体包括磁带、软磁盘、硬磁盘。光学载体包括只读光盘,可写人光盘、可擦写光盘等。推
14、荐使用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。5.2.4.2电子文件的收集要求1)电子文件记录了重要文件的主要修改过程和办理情况,有查考价值的电子文及其电子版本的定稿均应和正式纸质文件被保留。2)对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等。文字型电子文件以AML、RTF、TAT为通用格式。3)对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件,收集时应将其转换成通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以J PEA ,TIFF为通用格式。4)对用计算机辅助设
15、计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据。5)对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG , AVI为通用格式。6)对用音频设备获得的声音文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV , MP3为通用格式。7)计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。8)对套用统一模板的电子文件,在保证能恢复原形态的情况下,其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套用模板作为电子文件的元数据保存。9)定期制作
16、电子文件的备份。10)每份电子文件均应在电子文件登记表中登记(见附录)电子文件登记表应与电子文件同时保存。11)传媒电子文件类目代码:1报纸、杂志文件;2音频文件;3视频文件;4网站文件;5电子邮件文件;6多媒体文件;7程序文件、结构性文件;8其它。5.2.4.3电子文件的归档要求电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。各单位电子档案一律实行脱机物理归档。其基本要求是:1)归档电子文件要标注:序号、题名、责任者、存人日期及位置、密级、保管期限、文件的格式、编排结构、硬件和软件环境等。2)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。3)实现办公自动
17、化管理时,系统中电子文件的归档工作统一由经办部门(单位)负责,实行随办随归,即在其文件办结后就执行归档。4)各部门(单位)移交归档的电子文件,应保证其真实性、完整性和有效性。5)电子文件移交归档前,应检查其电子文件的真实性、完整性和有效性,做到移交及时、数据完整、内容准确、手续完备,能生成纸质文件的必须同时归档一套与电子文件相对应的纸质文件。5.2.5声像文件的收集及归档要求5.2.5.1声像文件的收集要求1)录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。2)接收原版,特殊情况下可接收复制件。3)声像文件的内容要真实,底片、原件与影像、复制品要相
18、符。4)归档前的声像文件,一律由摄录人员负责收集,经过整理后移交档案室。5.2.5.2声像文件的归档要求1)各项目管理单位在项目管理过程中所形成的声像材料,应定期进行分类整理,随纸质文件同步归档。2)作为专项活动全部文件材料中不可分的一部分声像材料,可随该项活动的其它档案材料按公司档案制度规定的时间归档。5.2.6各单位归档人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况,整理完毕并编制移交清册,由部门或项目负责人签字核准后向综合部移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。综合部接收时应全面检查归档文件材料的质量。5.2.7交接双方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册各留一份以备
19、查考。5.2.8公司各部门、所属各单位应切实重视档案工作,建立和落实项目档案工作责任制,建立项目档案管理网络,将项目文件的归档情况作为项目业绩考核的重要内容。5.2.9项目管理单位在与各参建单位签订项目有关设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务的合同、协议时,应明确关于档案工作的条款,具体要求按本规定执行。5.2.10项目管理单位应向参建单位进行档案工作交底,并采取项目档案中间检查、项目文件归档审查、项目档案验收等措施,积极主动地控制项目档案质量,保证项目档案的完整、真实、系统、准确。经参建单位申请,项目管理单位可为其相关业务人员提供档案业务相关培训。5.2.11向参与项目的设计
20、、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务等参建单位付款时,一次性付款及尾款支付需经各单位档案归口管理部门或档案管理负责人签字盖章,证明参建单位已按归档要求移交项目文件。5.2.12项目管理单位应统筹安排基建项目档案管理所需资金,在工程管理费用中明确必要的档案管理经费,用于档案培训、档案整理、设施及设备购置费、专项验收等开支。5.3. 项目档案管理方法及工作流程5.3.1 项目文件管理前期准备5.3.1.1在相关的合同中须明确关于档案工作的条款。项目管理单位在与参建单位签订设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务等合同时,应在合同条款中明确规定档案工作的内容,包括:(1)在合
21、同中明确约定对参建单位的归档要求:要求各参建单位必须严格执行国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002),完成各自职责范围或合同规定的项目文件的编制和整理、归档工作,确保项目文件完整、准确、系统。明确项目文件编制整理的套数、深度、质量要求、电子化要求及移交时间。(2)在合同中明确约定参建单位的归档职责:监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况,审核、签认竣工文件;负责工程项目监理文件的收集、整理;负责监督、检查施工、设计单位形成的项目施工、竣工文件的收集、整理、归档情况;参加项目管理单位组织的项目文件归档审查;按合同条款要求向建设单位档案归口
22、管理部门移交经归档审查合格的项目文件;参加项目档案验收工作。设计单位负责项目设计文件的收集、整理;参加建设单位(项目管理单位)组织的项目文件归档审查,按合同条款要求向建设单位档案归口管理部门移交归档审查合格的项目文件;参加项目档案验收工作。施工单位负责工程项目施工文件、设备文件的收集、整理;参加建设单位(项目管理单位)组织的项目文件归档审查,按合同条款要求向建设单位档案归口管理部门移交归档审查合格的项目文件;参加项目档案验收工作。其他参建单位负责合同范围内的管理文件、材料的收集、整理,经项目管理单位审核合格后,向所属的事业部或区域机构档案归口管理部门移交。(3)在合同中明确约定参建单位的归档流
23、程:参建单位应在项目竣工投产一个月内提供项目文件原件至项目管理单位接受归档审查,同时应提交与文字、图纸档案目录相一致的电子文件。项目文件经项目管理单位归档审查合格后,工程竣工投产45天内,各参建单位要将整理完毕的全部档案(含竣工图)向项目管理单位档案归口管理部门移交归档。(4)在合同中明确约定参建单位完成归档工作与支付工程款的对应关系:在合同中明确约定参建单位移交的归档文件材料必须经项目管理单位审查合格并确认归档后,方可向写作单位支付一次性工程款或工程尾款。5.3.1.2 项目文件现场保管条件项目管理单位在项目建设过程中应配备文件收集袋(盒)及专用文件柜,并在文件保管场所采取防火、防潮、防虫、
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