客户投诉管理制度（5篇）.docx

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1、文本为Word版本，下载可任意编辑客户投诉管理制度（5篇） 在不断进步的社会中，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。拟起制度来就毫无头绪？下面是我精心为大家整理的客户投诉管理制度（最新5篇），在大家参照的同时，也可以分享一下白话文给您最好的朋友。 细化： 篇一 4.1服务质量投诉： 4.1.1客户直接反映到公司销售部的，若不能马上处理的，登记详细内容，报区域负责人或营销总监，营销总监及区域经理在1个工作日内作出处理意见； 4.1.2客户直接投诉到大区经理处的，大区经理必须根据实况作出处理意见，有必要的、常见的，要予以公开通告批评、制定制度等，防止再次

2、发生； 4.1.3投诉后勤人员的，由销售后勤负责人作出处理意见，严重的上报营销总监，作出处理意见后及时回复客户，并对被投诉人员作出指导、批评； 4.2产品质量投诉： 4.2.1有关产品的质量问题投诉，销售部后勤在接到投诉后，详细询问产品类别、批号，产品时间、到货时间，并将投诉的质量问题详细记录到客户投诉登记表中； 4.2.2能够回复相关简单的，似是而非的质量问题投诉，向客户解释产品的正确使用方法和常见的问题处理办法；如果超出此范围，及时上报相关部分负责人； 4.2.3投诉质量问题性质严重但又无法明确的，通知区域经理前往现场对投诉问题进行界定，确定属于明显质量问题，应该给予顾客放心、安全的感觉，

3、使客户坚信客户的利益完全能够得到保证，同时应该合情、合理的向客户解释公司一定会及时采取处理方式； 4.2.4如果属于难以界定的品质质量问题，现场调查人员应该向客户解释，并向公司申请暂时退回公司，由公司质量部门进行界定，在此期间退货回公司的运输费用由公司承担，其它费用根据界定结果，由责任方承担相关费用； 4.3药品不良反应投诉： 4.3.1销售后勤接受客户不良反应投诉，详细询问产品类别、批号，服用时间、服用数量、是否和别的药品一起服用等，将投诉问题登记药品不良反应登记表； 4.3.2解释正常范围内的投诉问题，如头晕现象如何预防，专业性问题由技术部解答； 4.3.3技术部根据销售部后勤，上报的资料

4、1个工作日内给客户回复，并作登记； 4.4权责： 4.4.1销售后勤在接到投诉后都必须按照客户投诉登记表进行登记，登记册由陆芳芳保管，根据投诉事宜及紧迫程度上报各区域负责人、营销总监、其他相关部门，并追踪处理结果及时回复； 4.4.2招商经理接到客户投诉按照客户投诉登记表进行登记，并及时予以处理，将投诉事宜及处理结果上报到销售部后勤陆芳芳处，由陆芳芳统一收集备案； 4.4.3所有投诉问题必须在24小时内作出回复，重大问题或牵涉面较广无法在24小时内答复的，需在24小时内向客户说明情况，并给予客户明确解决时间； 4.4.4陆芳芳对投诉事宜处理结果进行登记，并每月进行汇总上报营销总监，以便制定合理

5、性政策； 4.5罚则： 4.5.1销售部后勤每月对投诉事宜进行汇总并分析，当月被投诉超过2次（含）者公开批评并负激励100元； 4.5.2当月被投诉超过3次（含）者公开批评并负激励200元； 4.5.3当月被投诉超过4次（含）者公开批评并负激励300元； 4.5.4投诉超过5次，并情节严重者予以辞退。 4.5.5年终评比，无投诉的给予一定奖励； 物业客户投诉管理制度 篇二 1.客户投诉须坚持五清楚，一报告的处理原则： （1）听清楚：在接待客户投诉时，应耐心听客户讲完，听清客户投诉的内容，不得打断客户说话，更不能急于表态。 （2）问清楚：待客户讲完后，要进一步问清有关情况，切忌与客户正面辩驳，应

6、客观冷静地引导客户叙述清楚实际情况。 （3）跟清楚：受理客户投诉要一跟到底，直到问题得到解决并回复客户为止。对不能解决的投诉，应婉转地向客户讲清楚，并确定下次回复的时间。 （4）复清楚：对客户的投诉在充分了解情况后，应及时把处理的过程及结果清楚地回复客户，以表明客户的投诉已得到足够的重视和妥善的解决。 （5）记清楚：处理客户投诉后，应把投诉的事项、处理过程及结果清楚地记录于客户意见处理表内，由客户确认后收回存档。 （6）报告：重大投诉，必须马上报告部门经理和物业管理中心领导。 2.客户投诉处理程序： （4）一般性投诉：当接到一般性投诉时，将投诉情况记录在客户投诉记录表上，及时向职能部门进行信息

7、传递并立即将情况回复客户。 （5）通过物业管理中心处理的一般性投诉有：大厦内装修噪音滋扰他人办公；卫生间等公共设施使用出现故障和问题；客户室内设施需要维修；客户邮件、报纸遗失或欠收；大厦公共区域环境卫生及绿化花木问题；大厦鼠虫害防治问题；涉及物业管理中心所提供的各类服务问题。 （6）重大投诉：遇到重大投诉，须将投诉事项及时上报部门经理和中心领导并向投诉客户解释原因，确定回复时间；重大或突发事件包括：火灾、电梯困人、爆炸、突发性停电、水浸、盗窃等破坏性行为、刑事案件、客户集体投诉（三家以上）、中央空调主机、发电机、高低压电柜、通讯设备等主要设备设施故障、大厦主题结构遭受破坏等。 （7）书面投诉：

8、对客户的书面投诉，确认投诉性质以书面形式回复客户。 （8）投诉汇总：每月对投诉进行一次汇总，记录在客户月投诉统计表上，并根据客户投诉情况，进行客户回访。 s店客户投诉管理制度 篇三 1. 总则 1.1 “及时快速响应”是客户投诉处理的基本要求； 1.2 “尽量避免与客户打官司”是投诉处理必须坚持的原则； 1.3 成立由总经理任组长的危机事件处理小组，负责重大客户投诉的预警管理及处理； 2.客户投诉处理流程 2.1客户投诉：客户来电、到店投诉，销售顾问、客户关系专员、客户关系部回访。 2.2客户投诉一般由客户关系部接待，销售部/售后部原接待员参与；但对原接待个人的投诉，原接待员工不得参与。 2.

9、3 接待人员应耐心倾听客户的诉求，稳定情绪，了解来龙去脉，并做好记录（投诉人姓名、电话、车型、车牌、投诉内容），并立即在OMS中查询客户信息是否属实。 2.4 集团呼叫中心接到客户投诉后，准确记录客户的投诉信息（投诉人姓名、电话、车型、车牌、投诉内容），通过OMS传递给4S店，并短信通知客户关系部经理，4S店按客户投诉流程予以处理，在处理完毕后的24小时内将处理结果反馈至集团客服部，由客服部进行回访和投诉处理满意度调查。 2.5 重大客户投诉包括：重复投诉、向厂方投诉、堵门、闹事、退换车、媒体负面报道、4S店认为影响面大或性质恶劣的其他投诉；重大投诉在处理的同时，应该在24小时内向品牌事业部/

10、管理部、法务部预警报备，品牌事业部/管理部及时向运营副总裁、CEO报备，并提供相应协助。 2.6 当4S店发生重大客户投诉时，由投诉受理人第一时间通知部门负责人、总经理，由总经理召集4S店危机处理小组开会商讨应对办法。 2.7 重大投诉按厂家相关技术规范和业务规范要求进行预警。未按厂家要求进行预警造成公司损失，由业务经办人和4S店相关管理人员承担责任。 2.8客户投诉及其处理，必须录入OMS形成周报、月报。 2.9客户投诉涉及赔偿、补偿等按权限核决表审批。 投诉类别： 篇四 2.1按投诉对象： 2.1.1服务质量投诉：主要由于服务人员（销售后勤、地区、省区、大区经理）的服务品质造成； 2.1.

11、2产品质量投诉：主要由于产品品质或客户在服用中的不良反应造成； 2.2按投诉的。有效性： 2.2.1有效投诉：指客户投诉确实由我们工作失误造成； 2.2.2无效投诉：指客户投诉是由于对我们工作的误会造成； 客户投诉管理制度 篇五 第一条：目的 为迅速处理客户投诉案件，维护公司信誉，促进质量改善与售后服务，特制定本制度。 第二条：范围 包括客户投诉表单编号、客户投诉的调查处理、追踪改善、成品退货、处理期限、核决权限及处理逾期反应等项目。 第三条：适用 凡本公司产品遇客户因质量异常而申诉时，依本制度的规定办理。如未造成损失，业务部或有关部门前往处理时，应填报“异常处理单”并督促有关部门予以改善。

12、第四条：处理程序 (略)。 第五条：客户投诉分类客户投诉处理作业依客户投诉异常原因的不同区分为： 1、非质量异常客户投诉发生原因（指人为因素造成）。 2、质量异常客户投诉发生原因。 第六条：处理部门 客户投诉的处理部门。 第七条：处理职责 各部门客户投诉案件时处理职责为： 1、业务部 （1）详查客户投诉产品的订单编号、料号、数量、交运日期。 （2）客户投诉要求及客户投诉理由的确认。 （3）协助客户解决疑难或带给必要的参考资料。 （4）迅速传达处理结果。 2、质量管理部 （1）处理客户投诉案件的调查、报批与职责人员的确定。 （2）发生原因及处理、改善对策的检查、执行、督促，并提出上报。 （3）客

13、户投诉质量的检验确认。 3、总经理室生产管理室 （1）客户投诉案件的登记，处理时效管理及逾期反应。 （2）客户投诉资料的审核、调查、上报。 （3）客户投诉立案的联系。 （4）处理方式的拟定及职责归属的判定。 （5）客户投诉改善方案的提出、执行的督促及效果确认。 （6）协助有关部门与客户接洽客户投诉的调查。 （7）将客户投诉处理中客户所反应的意见提交有关部门追踪改善。 4、制造部 （1）针对客户投诉资料详细调查，并拟定处理对策及执行检查。 （2）上报职责部门、职责人员、受诉产品信息。 第八条：客户意见处理表编号 1、统一编号的格式为：YYMMCC。 (1)YY：年度。 (2)MM：月份。 (3)

14、CC：流水编号。 2、编号周期以年度月份为基准。 第九条：客户反应调查及处理 1、业务部人员于接到客户反映产品异常时，应即刻查明该异常状况（编号、料号、交运日期、数量、不良数量）、客户要求，并立即填具“客户意见处理表”连同异常样品签注意见后送交总经理室。 2、客户投诉案件若需会堪者，业务部在未填立“客户意见处理表”前为确保处理时效，业务人员应立即与质量管理部人员（或制造部品保室）会同制造部人员共同前往处理，若质量管理部人员无法及时前往时由总经理指派有关人员前往处理，并于处理后向总经理报告。 3、为及时了解异常资料及处理状况，由质量管理部或有关人员于调查处理后三天内提出报告交总经理批示。 4、案

15、件追踪流程； （1）总经理室生产管理室接到业务部门的“客户意见处理表”后，应编列客户投诉编号井登记于：客户投诉案件登记追踪表”。 （2）质量管理部追查分析原因并判定职责归属部门。 （3）制造部分析异常原因并拟定处理对策，然后送经理室征求意见。 （4）个性异常状况送研发部征求意见。 （5）经总经理室查核后送回业务部拟定处理意见。 （6）经总经理批复后执行。 5、业务人员收到总经理室发回的“客户意见处理表”时，应立即向客J说明、交涉，并将处理结果填人表中，报本部门主管核阅后送回总经理室。 6、总经理室生产管理室接到业务部填具交涉结果的“客户意见处理岩后，应于一日内就业务部的意见加以分析构成综合意见

16、，依据核决权限送媚务部经理、副总经理或总经理审批。 7、判定发生单位，若属我方质量问题应另拟定处理方式，对于改善方刮是否需列入追踪（人为疏忽免列案追踪）应进行明确的判定，并依“客户诉损失金额核算基数”及“行政处分标准”拟定职责部门损失金额和个人苦处种类，报主管批示后，依罚扣标准办理。 8、经核签结案的“客户意见处理表”第一联存质量管理部，第二联存翻造部门，第三联送业务部依批示办理，第四联存财务部，第五联存总经理室。 9、“客户意见处理表”会总后所构成的结论，若客户不能理解，业务部应再填一份新的“客户意见处理表”附原意见表一并上报处理。 10、总经理室生产管理室每月十日前汇总上月份结案的案件，填

17、具“客户投诉案件统计表”经制造部、质量管理部、研发部及有关主管判定职责归属，对各客户投诉项目进行综合处理，提出改善对策。 11、业务部不得超越核决权限给客户以任何处理的答复。对“客户意见处理表”的批示事项应以书信或电话转答客户。 12、各部门对客户投诉处理决议有异议时可向主管部门反映。 13、客户投诉资料若涉及其他公司，或原物料供应商等的职责时由总经理会同有关部门共同处理。 14、客户投诉不成立时，业务人员于接获“客户意见处理表”时，以规定收款期收回应收账款，如客户有异议时，应报上级处理。 第十条：客户投诉处理期限 1、“客户意见处理表”处理期限自总经理室受理起十四天至二十一天内结案。 第十一

18、条：客户投诉职责人员处分及处罚 1、客户投诉职责人员处分 总经理室生产管理室每月十日前应审查上月份结案的客户投诉案件，凡经批示为行政处分者，经整理后送人事部并公布。 2、绩效奖金处罚 制造部、业务部及质管部的职责归属部门或个人由总经理室依客户投诉案件发生的项目原因判定，并开具“处罚通知单”报总经理核准后复印三份，一份自存，一份送财务部核查，一份下发处罚部门或个人。 第十二条：成品退货账务处理 1、业务部于接到已结案的“客户意见处理表”第三联后依核决的处理方式处理： （1)折让、赔款：业务人员应依“客户意见处理单”开具“销货折让证明单”一式二联，报（副）经理、(副）总经理核签及送客户签章后，一份

19、存业务部，一份送财务部。 （2）退货处理：开具“成品退货单”注明退货原因、处理方式及退回依据后，报上级核准，除第一联自存外其余三联送成品仓库据以办理退货。 2、财务部依据“客户意见处理表”第四联中经批示核定的退货量与“成品退货单”的实退量核对无误后，即开具传票办理转账，但若数量、金额不符时依下列方式办理。 （1）实退量小于核定量或实退量大于核定量于必须比率以内时，应依“成品退货单”的实退数量办理转账。 （2）成品仓库收取退货，应对业务部送来的“成品退货单”核对无误后，予以签收（如实际与成品退货单所载不符时，须请示后依实际状况签收）。“成品退货单”第二联成品仓库存，第三联财务部存，第四联业务部存

20、。 （3）因客户投诉之故而影响应收款项回收时，财务部在于计算业务人员应收账款回收率的绩效奖金时，应依据“客户意见处理表”所列之应收金额予以扣除。 （4）业务人员收到成品仓库填具的“成品退货单”应在下列三种方式中选取一种取得退货证明： 收回原统一发票，在发票上盖统一。 收回注明退货数量、单价、金额及实收数量的原统一发票的影印本，且务必由买受人盖统一。 填写“销货退回证明单”，由买受人盖统一。 （5）客户投诉处理结果为销货折让时，业务人员依核决结果开立“销贷折让证明单”时应依下列两种方式取得折让证明： 收回注明折让单价、金额及实收单价、金额的原统一发票影印本，影印本上务必由买受人盖统一。 填写“销货折让证明单”，由买受人盖统一。取得上述文件之后与“销货折让证明单”一并送交财务部。 第十三条：时效逾期处理 总经理室在客户投诉案件处理过程中，对于逾期案件应开具“催办单”催促有关部门处理，对于已结案的案件，应核查各部门处理时效，对于处理时效逾期案件，应开具“查办单”送有关部门追查逾期原因。 第十四条：实施与修订 本制度自颁布之日起实施，本公司有权随时予以修订。第 15 页 共 15 页