档案管理制度【优秀5篇】.docx

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1、文本为Word版本，下载可任意编辑档案管理制度【优秀5篇】 在我们平凡的日常里，越来越多地方需要用到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。制度到底怎么拟定才合适呢？这次白话文为您整理了档案管理制度，如果对您有一些参考与帮助，请分享给最好的朋友。 档案管理制度 篇一 第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据（以下简称）和有关法律、法规，制定本规定。 第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中构成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 第三条企业应遵守，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。 第

2、四条企业档案工作理解档案行政管理部门的监督和指导。 中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。 第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责: （一）贯彻执行等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； （二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和带给利用工作； （三）指导本企业各部门文件材料的构成、积累、整理和归档工作； （四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构）的档案工作。 第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务潜力。 第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和

3、整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。 第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理贴合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。 第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。 第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。 第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案

4、的登记工作。 第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。 第十四条企业档案部门应用心做好档案的带给利用工作，努力开发档案信息资源，为企业带给及时、有效的服务。 第十五条企业务必为政府有关部门、司法部门依法执行公务带给真实、准确的档案。 第十六条企业带给利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。 第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按做好档案的处置工作。 国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。 第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。 第十九条企业

5、应当建立档案工作职责追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接职责者，依法进行处理。 第二十条本规定由国家档案局负责解释。 第二十一条本规定自20xx年9月1日起实施。同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。 档案管理制度 篇二 目录 一、目的 3 二、档案的定义 3 三、管理机构 3 四、工作职责 3 五、档案鉴定 4 六、档案收集 6 七、档案管理 8 八、档案利用 8 九、本制度自签批之日起执行 9 一、目的 为规范公司各职能部门的档案管理工作，确保档案保管安全，发挥档案价值，更好

6、地为公司各项工作服务，现根据中华人民共和国档案法，结合公司实际情况，发布公司档案管理制度（以下简称“本制度”）。 二、档案的定义 （一）档案指公司及下属项目公司在成立、产权变动、工程建设、经营管理、社会活动中所形成的具有参考、保存价值的纸质文件、电子文件、光盘、照片、实物等各种载体的记录。 （二）日常工作中形成的各类过程文件属于资料，不属于档案范畴。 三、管理机构 公司综合管理部统筹公司及下属项目公司档案管理工作，负责公司及下属项目公司档案工作的整体规划、组织协调和指导帮扶；下设档案室，负责保管公司及下属项目公司重要档案。 四、工作职责 公司综合管理部设置档案管理员，其工作职责为： （一）制定

7、和完善档案管理制度。 （二）开展档案管理培训，指导和帮扶档案管理工作。 （三）负责档案的收集、整理、保管、利用，负责档案室的日常管理。 （四）对所有保管的原始档案必须建立完整的电子台账并定期备份（至少每两月一次）。 五、档案鉴定 档案鉴定包括归档文件的鉴定、到期档案的鉴定。 （一）归档文件的鉴定，包括归档范围、密级、保管期限的鉴定。 1、归档范围。档案管理员统计、鉴定档案产生情况，梳理归档范围，报领导审批确定。 归档范围载体包括但不限于： （1）公司管理文件：如资质文件，包括企业注册营业执照、组织机构代码证等；公司、公司形成并下达的各类正式文件，包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件、会议

8、纪要材料、重要记录；公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；国家、地方政府政策文件类。 （2）项目资料：如开发文件类（前期、配套文件）；图纸类；合同类（包括商品房合同）；工程技术文件类；招标文件类；项目企划、销售资料类；前期市场调研、土地分析等资料类；竣工报建资料类。 （3）声像资料及实物档案：如反映公司重要活动事件的剪报、声像材料，有纪念意义的展览照片、录音、录像等文件材料；公司的历史沿革、大事迹、锦旗、证书、奖杯、奖状、项目楼书。 2、密级鉴定。档案密级由低到高划分“普通”、“秘密”、“机密”三级，泄漏会使公司权利和利益遭受不同程度的损害，因此，归档时要根据文件内容与类型划分密级

9、等级，确保档案安全。 普通是公司可对外发布的信息，如宣传资料、荣誉证照、年度报告等。 秘密是公司一般的秘密，一旦泄密会使公司利益受到较大损害，如重要会议纪要、人事档案、规章制度等。 机密是公司重要的秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害，如董事会决议、项目投资文件、公司规划、财务报表、统计资料等。 （二）到期档案的鉴定。公司及下属项目公司对到期档案进行鉴定，确定继续保存或进行清理、销毁。 文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理： 1、永久保存： （1）公司章程； （2）董事会及股东会纪录； （3）财务报表； （4）政府机关核准文件； （5）不动产所有权及其他债权凭

10、证； （6）工程设计图； （7）其他经核定须永久保存的文书。 2、十年保存： （1）预算、决算书类； （2）会计凭证； （3）其他核定须保存十年的文书。 3、五年保存： （1）期满或解约之合约； （2）其他核定须保存五年的文书。 4、一年保存：无长期保存必要的。 5、规章制度由公司及下属项目公司综合管理部永久保存，使用部门视其有效期予以保存。 6、公司及下属项目公司综合管理部每年年底应组织档案管理员及相关专业人员对档案资料进行整理。对超过保存期限的档案，由档案管理员填写档案过期处理审批单（详见附件），报本部门及相关部门第一负责人审核、公司总经理/董事会批准。 7、决定销毁的档案资料，由档案管理

11、员负责填写档案销毁清册（详见附件），销毁档案时至少有两名监销人。监销人复核待销毁档案，销毁完须在销毁档案目录上注明“已销毁”字样和销毁日期并签字确认。 8、档案销毁后，鉴定、销毁过程中形成的档案销毁清册及目录应立卷归档、永久保存。 9、需继续保存的过期档案，应明确继续保存的时间期限，并由档案管理员在档案卷内目录、汇总表上注明。 六、档案收集 （一）收集范围。按照归档范围进行收集。 （二）收集方式。公司及下属项目公司均应指定专人负责整理本部门的文件资料，并定期向所在公司综合管理部档案管理员处提交文件资料。档案移交人需填写档案移交清单（详见附件），随同已整理的档案（含纸质档、电子档、实物）一并移交

12、档案室，档案管理员接收档案并签字确认，档案移交清单双方各留一份。 （三）归档文件要求。 1、归档的文件为原件（无原件的归档需为具有凭证作用的复制件）。 2、非纸质文件配文字说明一并归档。 3、图纸类归档前要验证审批流程所需印章齐全才能归档。 4、档案的制成材料利于长久保存。书写材料：要使用耐久性强的碳素型黑色或蓝色签字笔、钢笔，不得使用铅笔、圆珠笔。 5、声像档案应使用数码相机、摄相机等拍摄，要影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等，不能使用手机拍摄。 （四）公司及下属项目公司收集以下档案后，须提交电子档（含目录）至档案管理员处，以便备份存档。 1、公司成立、注册、变更文件。含公司成立的请示、批复

13、、会议纪要、章程、股东会决议、董事会决议、工商证照及变更文件。 2、公司合并、收购文件。含请示、批复、会议纪要、备忘录；股权转让、收购的协议、合同；工商证照及变更文件等。 3、与合作方的相关文件。 （1）合作意向书、框架协议、合作协议、合同、重要谈判记录等。 （2）融资担保文件：融资公告、报表、担保、抵押等相关文件，融资合同、协议等（如发债、贷款等）。 （3）尽职调查资料：尽职调查报告；业务约定书；委托协议书；尽职调查清单及问卷；目标企业提供的有关书面资料（含工商、法务、财务、工程、市场、人力等文件）。 （4）工程项目档案。包括土地获取、项目报建、勘查设计、招投标、工程管理、监理、施工、竣工验

14、收、结算等各阶段形成的档案。 （5）公司及下属项目公司所获荣誉。 注：1.如公司及下属项目公司发生撤销、拆分、合并等情况导致档案不能安全保管，须将上述档案原件全部移交公司综合管理部。 七、档案管理 （一）档案管理员接收档案资料后，应按照项目分类进行保管，按档案编号顺序规则存放，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保管和使用。 （二）档案存档分类主要以公司、项目、资料类型等建立档案盒/档案柜，在档案盒/档案柜上贴上资料明细表，且在档案柜上标注公司/项目名称和柜号，并在电脑上做好台账登记（表格/文档），保证能从目录汇总或电脑系统中以编号、关键词、日期等方面检索、查询到所需文件。

15、 （三）档案管理员应至少每月一次对档案保管状况进行检查，切实做好档案“八防”（防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫）工作，确保档案的完整和安全。如发现问题应及时报告部门领导，并采取补救措施，减少档案的损失。 （四）档案管理必须遵循保密制度，档案室或档案柜的钥匙必须由专人保管，档案室非档案管理员不得入内，档案室内禁止吸烟和大声喧哗。 八、档案利用 （一）公司部门员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案资料。 （二）借阅档案需填写档案借阅审批单、重要物品外借审批表，经部门负责人综合管理部总经理/董事长审批后方可借阅。档案借阅方式为：借出、复印、扫描、查询。 填写要求： （1）档案借阅审批单按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写申请人所在的部门，文件标题或第 12 页 共 12 页