《归档文件整理规则》特点分析与新规解读.pdf

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1、归档文件整理规则特点分析与新规解读 黄莹妍;鄢嫦【摘 要】文章通过对比分析新旧规则,解读最新的档案行业标准归档文件整理规则(DA/T22-2015),认为新规则具有内容更为充实,具体操作更为灵活、总体要求更为具体等特点。【期刊名称】资源信息与工程【年(卷),期】2018(033)006【总页数】3 页(P184-186)【关键词】归档文件;文件整理【作 者】黄莹妍;鄢嫦【作者单位】1湖南妇女儿童医院,湖南长沙 410205;2长沙商贸旅游职业技术学院,湖南长沙 410004;【正文语种】中 文【中图分类】G272 档案行业标准归档文件整理规则(DA/T22-2015)(以下简称新规则)经全国档

2、案工作标准化技术委员会审查通过，国家档案局批准 2016 年 6 月 1 日起正式实施。归档文件整理规则(DA/T22-2000)(以下简称旧规则)失效。实施新规则是顺应时代发展、应对档案工作新变化的重要举措，推动档案工作走向成熟、完善。比较分析新旧规则，新规则的整体结构、适用范围、体例内容、语言表述及具体操作方面均呈现新的变化。1 规则内容更为充实 从整体结构来说，旧规则包括五方面的内容，而新规则扩充为七方面；从具体条款分析，新规则部分内容进一步充实，其阐释更为详细。1.1 整体内容得以整合 新规则设置“规范性引用文件”、“纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架”、“归档电子文件的整理要

3、求”三方面，去除旧规则第四项内容“质量要求”，形成包含七个模块的内容体系。1.1.1 新增“规范性引用文件”新规则第二章“规范性引用文件”包括 5 个文件，具体分析新规则的各项条款，结合当前归档工作的实际，强调这 5 个文件有其必要性与可行性。新规则的前言部分明确指出将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质与电子文件材料，因此将 GB/T 18894、DA/T 38-2008 新增为规范性引用文件。第七章为“归档电子文件的整理要求”，为实现电子文件整理的规范化、有序化，新增这两个标准引文很有必要。新规则对档号的编制原则、档号结构及编制要求更为详细。档号是档案实体的主要标识，赋予档号的过程也是档案

4、从无序到有序的过程。规范、稳定、唯一的档号可以实现档案的规范化管理、提升检索效率，因此将“DA/T 13-1994 档号编制原则”作为规范性引用文件有其必然性。新规则增加“纸质归档文件的修整”部分，要求对破损的归档文件予以修复，但未阐述具体的修复方式，“DA/T 25-2000 档案修裱技术规范”对档案修裱的设备和工具、修裱材料、修裱前期准备、修裱技术、修裱后的装订及修裱质量等内容均作了详细阐述，对于纸质文件的修整具有重要的指导借鉴意义，故作为规范性引用文件。1.1.2 新增纸质归档文件的“修整、编页、装订、排架”要求 修整部分主要针对文件破损、字迹模糊或褪色、装订材料易锈蚀氧化及文件幅面过大

5、等问题，这些问题不利于档案的长期保存，也会影响档案的真实性。增加修整内容既是基于档案工作的实际，也是基于保护档案的需要。编页是归档工作中最基础、最常见的工作之一，新规则对页码位置做出了明确要求“文件正面右上角或背面左上角的空白位置”，打破了传统思维模式的“文件正面右下角、反面左下角”的页码编制方式，能够对文件原有页码和编制页码进行有效区分；新规则规定“拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。”可以简化流程，避免重复劳动，但印制成册的文件材料其页码位置一般为正面右下角或反面左下角，与新规页码的编制位置相矛盾，在一定程度上破坏了页码整体的统一性。装订能够区隔不同的归档文件、保障档案的

6、安全、方便管理，对于纸质文件来说意义重大。旧规则 5.1 主要从文件排序的角度对装订做出了要求，而新规则其内容更为充实、具体，能够更好地指导实践工作的开展，在 3.4 节中叙述。1.1.3 新增“归档电子文件的整理要求”信息化的发展产生大量电子文件，当前国家已颁布电子文件归档与管理规范、数字档案室建设指南等，但对电子文件的组件、分类、排列、编号、编目等环节未作出具体要求，因此符合新规则“5 一般要求”是基于工作实际的必要举措。此外，电子文件归档涉及格式转换、元数据收集、归档数据包组织及存储等内容，参照数字档案室建设指南(2014 年)、GB/T 18894 等标准执行并使用符合上述标准的应用系

7、统是实现电子文件规范、统一管理，推动数字档案室建设的重要举措。1.2 具体条款得以扩充 1.2.1 整理原则更为具体 新规则“4 整理原则”分解为四点，4.1 与 4.2 的内容与旧规则内容一致，均强调“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。”4.3 与 4.4 为扩充内容，4.3“归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理”是适应当前实际工作需求的必要之举。信息技术的发展必然要求归档文件整理符合新规则 4.3 的要求。4.4“归档文件整理应保持纸质文件和电子文件整理协调统一”，这一原则与新规则的适用对象(纸质与电子文件)相呼应，同

8、时也与当前纸质文件、电子文件双套制管理模式相符合。1.2.2“件”的构成更为详细 分析比较新旧规则，新规则在这一环节有三大特点：“件”的定义独立一体。旧规则 2.3 将“件”的定义及构成作为一个条款进行阐述；新规则将“件”的定义单独列出，在 3.3 将件简单定义为“归档文件的整理单位”，表述简单明了，“件”的构成在 5.1.1 中详细说明。“件”的构成情形增多。新旧规则均列出了 6 种最为常见的情形，即“文件正本与定稿为一件”、“正文与附件为一件”、“原件与复制件为一件”、“转发文与被转发文为一件”、“报表、名册、图册等一册(本)为一件”、“来文与复文可为一件”。此外，新规则新增 5 种情形，

9、即“正本与翻译本为一件”、“中文本与外文本为一件”、“简报、周报等材料一期为一件”、“会议纪要、会议记录一般一次会议为一件”、“有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件”，体现了继承性与发展性的统一。构成相对灵活。新规则规定“来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件，也可为一件”，采用“一般”、“也可”等字眼，在实际工作中，具有选择性。1.2.3 分类规定更为丰富 提出分类方案的总体要求。5.2.1“立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性与稳定性”；采用两级或三级分类。旧规则 5.2 提倡采用“年度机构(问题)保管期限或保管期

10、限年度机构(问题)等方法”，新规则 5.2.2 则指出一般采用“年度机构(问题)保管期限、年度保管期限机构(问题)等方法”；5.2.3 规定“规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位，可以采取年度保管期限等方法进行两级分类”；具体阐述分类方法。旧规则对“年度”、“保管期限”、“机构(问题)”三种分类方法均仅用一句话加以概括，未进行详细阐述；新规则 5.2.2 对“年度”及“机构(问题)”两种分类方法进行了具体阐述，其中，按年度分类主要关注跨年度文件，如“跨年度一般应以文件签发日期为准”、“跨年度形成的会议文件归入闭幕年”、“跨年度办理的文件归入办结年”等；按机构(问题)分类强调

11、两种分类法使用的独立性，择其一适用。2 具体操作更为灵活 2.1 范围的灵活性 新规第一章“范围”中明确了此标准适用范围，规定“其他门类档案可以参照执行”、“企业单位有其他特殊规定的，从其规定。”操作的灵活性主要体现：(1)参照性，新规则针对“应作为文书档案保存的归档文件”主体具有明确性，而其他门类档案，如人事档案、科技档案等可以参照执行，这在很大程度上保证了其余门类档案归档的自主性与灵活性，其他门类档案结合实际工作需要与档案特点开展档案归档工作。而新规则则可以充分发挥其参照作用，为其他门类档案归档提供借鉴。(2)特殊性，“企业单位有其他特殊规定的，从其规定”。相对于机关、事业单位等组织，企业

12、的运行机制有其独特性，此外，不同规模、不同类型的企业之间也存在差异，因此，企业文书档案管理有其特殊性，应具体问题具体分析。新规则为行业标准非强制性，能在普遍层面上发挥指导作用，但对于有其他特殊规定的企业，应允许其发挥“个性”，实现归档文件整理“共性”与“个性”相结合。2.2 组件的灵活性 新规则将“件”的定义进行简化，对“件”的构成阐述更为详细，其中“来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函)一般独立成件，也可为一件”。实际提供了两种选择：一是合为一件，能够保持文件间的有机联系，保证事件处理的连续性，事件脉络清晰。对于纸质文件而言，此种处理方式问题不大，但对于电子文件而言，则会增加管理层次

13、、影响命名和即时归档。二是独立成件，能够确保每份文件的独立性，在文件整理时更加契合文件形成规律，但在一定程度上削弱了同一事件文件间的有机联系。新规则选用“一般”、“也可为”字眼，体现了组件的灵活性，档案机构可以根据办公自动化情况、工作实际及工作习惯等因素自行选择、合理确定。2.3 分类的灵活性 新规则 5.2.2 规定“归档文件一般采用年度机构(问题)保管期限、年度保管期限机构(问题)等方法进行三级分类”。但同时 5.2.3 也规定“规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位，可以采取年度保管期限等方法进行两级分类”。新规则倾向于按年度分类，同时针对规模较小或不适于按机构(问题)

14、分类的立档单位允许采取两级分类法，简化程序，操作更为灵活。2.4 标识的灵活性 参照附录 A 归档章示例，保管期限的标识方式有两种：一种是分别以代码“Y”“D30”“D10”标识，另一种则可以使用“永久”“30 年”“10 年”简称标识。对比两种标识，前者方便、简洁；而后者则更为清晰，便于非专业档案人员理解。总体而言，两者均有其特点，档案人员可以根据自身编制习惯及工作实际进行选择，但必须保持标识的总体一致性。2.5 目录的灵活性 新规则 5.5.3 规定“归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制”。使用“推荐”一词而并非强制，实务部门可以根据工作实际进行选择，笔者倾向于选择系统生成的目

15、录。随着档案信息化，系统自动生成目录减少了数据导入环节，增加数据导出环节。参照附录 B 归档文件目录式样，设计档案管理录入系统，将序号、文号、题名等要素标识齐全，以“盒”为单位进行数据录入，录入完成后自动生成目录。3 总体要求更为具体 分析新规则的各项条款，增加具体原则、具体要求是其一个突出特点，主要体现在“分类”、“编号”、“编目”及“装订”等环节。3.1 分类要求 5.2 规定“立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性与稳定性”。科学分类，能够揭示归档文件间的有机联系，为档案的管理和利用提供方便；稳定性，即要求分类方案保持相对稳定，不宜轻易改变。确需调整时最好从一个

16、新阶段开始，并在全宗指南中对分类方案的调整情况加以说明，以实现档案工作衔接。分类方法的科学性是前提，分类方案的一致性是基础，分类工作的稳定性是可持续的保障。3.2 档号编制要求 档号是档案的主要标识，5.4 规定编制档案时应遵循“唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性”。五原则是区分档案类别、体现档案排列顺序的要求。唯一性原则，即档号指代单一，一份文件赋予一个档号。合理性原则，指档号结构应与归档文件的整理体系相适应。稳定性原则，档号编制完成后，具有长效性，长期不变，不随意改动。扩充性原则，主要针对档案文件不断增加、扩充这一情况，适当预留一定的递增空间，满足归档文件不断扩充的需要。简单性原则，所

17、有组成要素均由字母、阿拉伯数字标识，简单明了、节省存贮空间。3.3 编目要求 5.5 规定“编目应准确、详细、便于检索”。编制归档文件目录，该目录是检索档案的基本工具，编目准确、详细是提高检索效率的必然需求。5.5.2 规定“归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目”。将旧规则中“件号”改为“序号”，增加“档号”、“密级”两个项目，使得档案标识更为详细；增加密级，突出强调部分文件材料具有保密性，与文件实际标注的密级相对应。3.4 装订要求 6.2 规定“归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理

18、”。新规则从整体上对装订做出了原则性具体要求，具体为：装订方式以相同保管期限尽量保持一致、不同期限的相对统一为原则；装订材料不能使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶等对档案产生损害的物质；装订方法相对灵活，永久的线装，页数少的直角装订或缝纫机轧边装订，较厚的“三孔一线”。归档文件整理规则自 2016 年 6 月 1 日起正式实施，实践时间短，暂不能总结其实践效果。在具体的实施中，可能仍存在不足之处，各实务部门在实践过程中应结合自身的实际需求，参照新规要求，逐步完成档案工作的阶段性转变，同时，善于发现新规在具体操作中存在的问题并积极探究完善措施，共同推动档案工作的进一步完善。参考文献：【相关文献】

19、1 丁德胜.归档文件整理规则修订背景、思路与内容(之一)J.中国档案，2016(10)：26-27.2 丁德胜，张 红.归档文件整理规则整理原则、流程与一般要求(之二)J.中国档案，2016(11)：38-39.3 李拾芝，李顺姬.归档文件整理规则修改内容解读J.兰台内外，2016(3)：78-79.4 王协舟，尹伟沣.归档文件整理规则解读基于新旧规则两个标准的文本解析J.档案学通讯，2016(6)：75-79.5 王赛春.归档文件整理规则DA/T22-2015 与 DA/T22-2000 的比较J.档案与建设，2016(6)：79-80.6 DA/T 22-2000.归档文件整理规则S.7 DA/T 22-2015.归档文件整理规则S.