Excel在学校中的应用1数据录入技巧.pdf

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1、Excel 在学校中的应用 1-数据录入技巧 数据录入技巧 1快速录入分数 通常在单元格内输入分数 8/9，将会显示为 8 月 9 日。如果想避免这种情况发生，除了将单元格的格式设置为“分数”外(Excel 2000 有分数格式)，输入 8/9 时在它前面添加一个 0 和一个空格即可。用此法输入的分母最大不能超过 99。2录入文本格式数字 如果要在单元格中输入文本格式的数字(如“身份证号码”)，除了事先将单元格设置为文本格式的方法外，还可以在数字前面加一个【单引号】“”即可。3行或列重复填充 如果要在同一行或列内重复填充某些数据，可按以下方法操作：选中包含原始数据的单元格或区域；将鼠标移至所选

2、区域右下角的填充柄，当光标变为黑色十字状时，按下左键不放，拖过所有需要填充的单元格，松开鼠标左键即可。注意：如果被选中的是数字或日期等数据，可能会以序列方式填充，这时应按下【Ctrl】键再拖动。4周围数据填充 如果要填充的数据与周围单元格(或区域)中的数据相同，可用以下方法快速重复填充。（1）按【Ctrl】+【D】键，将上方单元格中的数据填充进来，按下【Ctrl+R】键，将左侧单元格中的数据填充进来。（2）单击【编辑】【填充】【向上填充】（【向左填充】）菜单项，可将下方或右侧单元格中的数据填充进来。如果要填充的是一个区域，可先将其选中，再按上法操作，即可将对应区域内的数据填充进来。5简单序列填

3、充 数字、日期等简单序列填充可按以下方法填充。（1）在起始单元格中输入序列的初值，然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。（2）选中已输入的所有单元格，将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下左键沿行或列拖动。如果要按升序排列，应由上而下或由左而右拖动。如果要按降序排列，应由下而上或由右而左拖动。6自定义序列填充 如果你输入的序列比较特殊，可以先加以定义，再向内置序列那样使用。自定义序列的方法是：（1）单击【工具】【选项】菜单项，打开【选项】对话框中的【自定义序列】选项卡。（2）在【输入序列】框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条按一次回

4、车键，完成后单击【添加】按钮。整个序列输入完毕后，单击对话框中的【确定】按钮。此后，只要输入自定义序列中的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其输入。7选择填充 若需要填充前一两个单元格面已输入过的数据(文本或文本与数字的混合，纯数字不行)。可以采用以下方法：（1）让光标停留在需要填充的单元格。按【Alt】+【】键打开本列已填充内容列表。选择快捷菜单中的【选择列表】命令，打开本列已填充内容列表。（2）用上下方向键选中列表中你需要填充的内容回车，或直接用鼠标单击所需的内容，它就被填入内容列表上方的单元格。8双击序列填充 此法适用于填充列左侧有完整数据列的情况，用于排名次等场合非常方便。填充方法是：

5、（1）若要填充数字序列，可在起始单元格中输入两三个数字，全部选中后双击填充柄。则产生的序列会自动向下填充，直到左侧数据列的空白单元格处为止。（2）若要填充含数字的文本序列(如“第 1 名”之类)，可在起始单元格中输入序列初始值(如“第 1 名”)，将其选中后双击填充柄。则产生的序列就会自动向下填充，直到左侧数据列的空白单元格为止。9工作表重复填充 如果你想一次填充多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴等操作，可采用以下方法：（1）选中需要填充相同数据的工作表。方法是：若要选中多张相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住【Shift】键后单击最后一张工作表标签。若要选中多张不相邻的工作表，可

6、先单击第一张工作表标签，按住【Ctrl】键后单击要选中的其他工作表标签。（2）在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有选定工作表的相应单元格会填入同一数据。如果需要将某张工作表已有的数据快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下【Ctrl】键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表，再选中含有数据的单元格区域，最后单击【编辑】【填充】【至同组工作表】菜单项，在对话框中选择要填充的内容(“全部”、“内容”或“格式”)后单击【确定】按钮即可。10.在单元格中插入特殊字符 在 Excel 工作表中，除了比较常用的数字、文本、日期以及公式外，有时还需要在单元格中插入特殊符号。这些特殊符号的类型通常有

7、：中文标点符号、中文拼音、数字序号、数学符号和其他特殊字符。这里以插入“”为例，将光标定位要插入特殊符号的单元格，单击【插入】【特殊符号】菜单项，打开【插入特殊符号】对话框，切换到包括要插入特殊符号的选项卡，本例切换到【单位符号】选项卡，如图 1 所示。然后单击【确定】按钮，即可完成特殊符号的插入。11.Excel 快速录入小数技巧 首先选定需要输入数据的单元格，选择【工具】【选项】菜单项，切换到【编辑】选项卡；选中【自动设置小数点】复选框。在【位数】文本框中，输入需要的小数位数，单击【确定】按钮即可。12.将阿拉伯数字转换为中文大写金额 如果需要将阿拉伯数字转换为中文大写金额。例如现有一些阿

8、拉伯数字使其转换为中文大写金额格式的具体操作步骤如下。（1）选中需要转换的单元格区域“A1:A6”。右键单击该单元格区域，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单项，打开【单元格格式】对话框。（2）切换到【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择【自定义】选项，然后在【类型】文本框中输入“DBNum2G/通用格式元”，如图 3 所示。（3）单击【确定】按钮，即可得到转换后的效果。从图 7 中可以看出，单元格格式设置中对整数货币处理得较好，但是小数后面的数值却没有处理为角和分。要实现角和分的处理，还需要使用公式进行转换，其具体操作步骤如下。（1）在工作表中输入数据，（2）在单元格 B1 中输入公

9、式。=IF(17-INT(17)=0,TEXT(17,DBNUM2)&元整,IF(INT(17*10)-17*10=0,TEXT(INT(17),DBNUM2)&元&TEXT(INT(17*10)-INT(17)*10),DBNUM2)&角整,TEXT(INT(17),DBNUM2)&元&IF(INT(17*10)-INT(17)*10=0,零,TEXT(INT(17*10)INT(17)*10,DBNUM2)&角)&TEXT(RIGHT(17,1),DBNUM2)&分)（3）拖动单元格 B1 右下角的填充句柄，将单元格 B1 中的公式复制到单元格区域“B2:B4”中。13.在 Excel 中

10、输入 0 开头数字 在日常工作中，经常需要在 Excel 单元格里输入类似“04170”这样的数字，例如输入成绩时需要输入学生学号（假设学生学号为 04001 到 04100），但是直接输入时会发现前面的“0”消失了，可以采用以下两种方法。（1）首先输入一个单引号，然后输入需要的数字，前面的“0”就不会消失了。但是这种方法是把这些数字作为文本格式输入，这样一来就不能用自动填充功能进行填充。（2）设置该单元格格式为自定义格式，选中该单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单项，打开【单元格格式】对话框，切换到【数字】选项卡中，在【分类】列表框中选择【自定义】选项，然后在其

11、右侧的类型文本框中输入“00000”。利用这个方法既可以保留输入的“0”，同时又可以用填充功能实现学号的自动生成。自定义了内容的长度后，如果你输入的内容长度不够设定的位数，Excel 就会在前面补上相应位数的“0”。14.巧用 Excel 输入分数 Excel 在数学统计功能方面确实很强大，但在一些细节上也有不尽如人意的地方，例如想输入一个分数，就可采用以下几种方法。（1）整数位+空格+分数 如果需要在单元格中输入二分之一，可以输入 0(空格)1/2；如果要输入一又三分之一，可以输入 1(空格)1/3。（2）使用 ANSI 码输入 如果需要输入二分之一，可以先按住【Alt】键，然后输入“189

12、”，再放开“Alt”键即可(“189”要用小键盘输入，在大键盘输入无效)。（3）设置单元格格式 如果需要输入二分之一，可以选中一个单元格后，选择【格式】【单元格】菜单项，在打开的【单元格格式】对话框中切换到【数字】选项卡中，在【分类】列表框中选择【分数】选项，然后在其右侧的下拉列表中选择【分母为一位数】选项，单击【确定】按钮后，返回工作表中。在此单元格输入 0.5，即可以显示出“1/2”。（4）自定义输入法 如果需要输入二分之一，首先选中该单元格，选择【格式】【单元格】菜单项，在打开的【单元格格式】对话框中切换到【数字】选项卡中，在【分类】列表框中选择【自定义】选项，然后在其右侧的文本框中输入“#(空格)?/2”，单击【确定】按钮后，返回工作表中，再在此单元格中输入分数。15.输入人名时使用分散对齐 在 Excel 表格中输入人名时为了美观，一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。首先选中“姓名”列，选择【格式】【单元格】菜单项，打开【单元格格式】对话框，切换到【对齐】选项卡中，在【水平对齐】下拉列表中选择【分散对齐】选项，单击【确定】按钮即可。