WPS表格应用教程(常用函数篇)1.pdf
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1、 一、函数应用基础 (一)函数和公式 1.什么是函数 WPS 表格 函数即是预先定义,执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。以常用的求和函数SUM 为例,它的语法是“SUM(数值 1,数值 2,.)”。其中“SUM”称为函数名称,一个函数只有唯一的一个名称,它决定了函数的功能和用途。函数名称后紧跟左括号,接着是用逗号分隔的称为参数的内容,最后用一个右括号表示函数结束。参数是函数中最复杂的组成部分,它规定了函数的运算对象、顺序或结构等。使得用户可以对某个单元格或区域进行处理,如确定成绩名次、计算三角函数值等。2.什么是公式 函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是 WPS 表格 预先定义好的
2、特殊公式,后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”为例,它要以等号“=”开始,其内部可以包括函数、引用、运算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函数,“A1”则是对单元格 A1 的引用(使用其中存储的数据),“26”则是常量,“*”和“+”则是算术运算符(另外还有比较运算符、文本运算符和引用运算符)。如果函数要以公式的形式出现,它必须有两个组成部分,一个是函数名称前面的等号,另一个则是函数本身。(二)函数的参数 函数右边括号中的部分称为参数,假如一个函数可以使用多个参数,那么参数与参数之间使用半角逗号进行分隔。参数可以是常量(数字
3、和文本)、逻辑值(例如 真值 或 假值)、数组、错误值(例如#N/A)或单元格引用(例如 E1:H1),甚至可以是另一个或几个函数等。参数的类型和位置必须满足函数语法的要求,否则将返回错误信息。1.常量 常量是直接输入到单元格或公式中的数字或文本,或由名称所代表的数字或文本值,例如数字“2890.56”、日期“2003-8-19”和文本“黎明”都是常量。但是公式或由公式计算出的结果都不是常量,因为只要公式的参数发生了变化,它自身或计算出来的结果就会发生变化。2.逻辑值 逻辑值是比较特殊的一类参数,它只有真或假两种类型。例如在公式“=IF(A3=0,A2/A3)”中,“A3=0”就是一个可以返回
4、真或假两种结果的参数。当“A3=0”为真时在公式所在单元格中填入“0”,否则在单元格中填入“A2/A3”的计算结果。3.数组 数组用于可产生多个结果,或可以对存放在行和列中的一组参数进行计算的公式。WPS 表格 中有常量和区域两类数组。前者放在“”(按下Ctrl+Shift+Enter 组合键自动生成)内部,而且内部各列的数值要用逗号“,”隔开,各行的数值要用分号“;”隔开。假如你要表示第1 行中的56、78、89 和第2 行中的90、76、80,就应该建立一个2 行3 列的常量数组“56,78,89;90,76,80。区域数组是一个矩形的单元格区域,该区域中的单元格共用一个公式。例如公式“=
5、TREND(B1:B3,A1:A3)”作为数组公式使用时,它所引用的矩形单元格区域“B1:B3,A1:A3”就是一个区域数组。4.错误值 使用错误值作为参数的主要是信息函数,例如“ERROR.TYPE”函数就是以错误值作为参数。它的语法为“ERROR.TYPE(错误码)”,如果其中的参数是#NUM!,则返回数值“6”。5.单元格引用 单元格引用是函数中最常见的参数,引用的目的在于标识工作表单元格或单元格区域,并指明公式或函数所使用的数据的位置,便于它们使用工作表各处的数据,或者在多个函数中使用同一个单元格的数据。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格,甚至引用其他工作簿中的数据。根据公式所在单
6、元格的位置发生变化时,单元格引用的变化情况,我们可以引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种类型。以存放在 F2 单元格中的公式“=SUM(A2:E2)”为例,当公式由 F2 单元格复制到 F3 单元格以后,公式中的引用也会变化为“=SUM(A3:E3)”。若公式自 F 列向下继续复制,“行标”每增加1 行,公式中的行标也自动加1。如果上述公式改为“=SUM($A$3:E 3)”,则无论公式复制到何处,其引用的位置始终是“A3:E3”区域。混合引用有“绝对列和相对行”,或是“绝对行和相对列”两种形式。前者如“=SUM($A3:E3)”,后者如“=SUM(A$3:E$3)”。上面的几个实例引用的
7、都是同一工作表中的数据,如果要分析同一工作簿中多张工作表上的数据,就要使用三维引用。假如公式放在工作表Sheet1 的C6 单元格,要引用工作表Sheet2 的“A1:A6”和 Sheet3 的“B2:B9”区域进行求和运算,则公式中的引用形式为“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”。也就是说三维引用中不仅包含单元格或区域引用,还要在前面加上带“!”的工作表名称。假如你要引用的数据来自另一个工作簿,如工作簿 Book1中的 SUM 函数要绝对引用工作簿 Book2 中的数据,其公式为“=SUM(Book2Sheet1!SA S1:SA S8,Book2Sheet2!
8、SB S1:SB S9)”,也就是在原来单元格引用的前面加上“Book2Sheet1!”。放在中括号里面的是工作簿名称,带“!”的则是其中的工作表名称。即是跨工作簿引用单元格或区域时,引用对象的前面必须用“!”作为工作表分隔符,再用中括号作为工作簿分隔符。不过三维引用的要受到较多的限制,例如不能使用数组公式等。提示:上面介绍的是 WPS 表格 默认的引用方式,称为“A1引用样式”。如果你要计算处在“宏”内的行和列,必须使用“R1C1 引用样式”。在这种引用样式中,WPS 表格 使用“R”加“行标”和“C”加“列标”的方法指示单元格位置。启用或 关闭 R1C1 引用样式必须单击“工具选项”菜单命
9、令,打开对话框的“常规”选项卡,选中或清除“设置”下的“R1C1引用样式”选项。由于这种引用样式很少使用,限于篇幅本文不做进一步介绍。6.嵌套函数 除了上面介绍的情况外,函数也可以是嵌套的,即一个函数是另一个函数的参数,例如“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)=1,RIGHTB(E2,1)=3,RIGHTB(E2,1)=5,RIGHTB(E2,1)=7,RIGHTB(E2,1)=9),男,女)”。其中公式中的 IF 函数使用了嵌套的 RIGHTB 函数,并将后者返回的结果作为 IF 的逻辑判断依据。7.名称 为了更加直观地标识单元格或单元格区域,我们可以给它们赋予一个名称,从而在公式或函数
10、中直接引用。例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩,求解平均分的公式一般是“=AVERAGE(B2:B46)”。在给 B2:B46 区域命名为“物理分数”以后,该公式就可以变为“=AVERAGE(物理分数)”,从而使公式变得更加直观。给一个单元格或区域命名的方法是:选中要命名的单元格或单元格区域,鼠标单击编辑栏顶端的“名称框”,在其中输入名称后回车。也可以选中要命名的单元格或单元格区域,单击“插入名称定义”菜单命令,在打开的“定义名称”对话框中输入名称后确定即可。如果你要删除已经命名的区域,可以按相同方法打开“定义名称”对话框,选中你要删除的名称删除即可。需要特别说明的是,创建好的名称可
11、以被所有工作表引用,而且引用时不需要在名称前面添加工作表名(这就是使用名称的主要优点),因此名称引用实际上是一种绝对引用。因为它不是文本,使用时名称和标志都不能添加引号。(三)函数输入方法 对 WPS 表格 公式而言,函数是其中的主要组成部分,因此公式输入可以归结为函数输入的问题。1.“插入函数”对话框 “插入函数”对话框是 WPS 表格 输入公式的重要工具,以公式“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”为例,WPS 表格 输入该公式的具体过程是:首先选中存放计算结果(即需要应用公式)的单元格,单击编辑栏(或工具栏)中的“fx”按钮,则表示公式开始的“=”出现在单元格
12、和编辑栏,然后在打开的“插入函数”对话框中的“选择函数”列表找到“SUM”函数。如果你需要的函数不在里面,可以打开“或选择类别”下拉列表进行选择。最后单击“确定”按钮,在单元格中会出现“SUM()”。对 SUM 函数而言,它可以使用从 数值 1 开始直到 数值 30 共30 个参数。对上面的公式来说,首先应当把光标放在 括号中,单击工作簿中的“Sheet2!”工作表标签,连续选择 A1:A16区域,按住 Ctrl 键,单击“Sheet 3!”,选择 B2:B9区域,回车即可。上述方法的最大优点就是引用的区域很准确,特别是三维引用时不容易发生工作表或工作簿名称输入错误的问题。2.编辑栏输入 如果
13、你要套用某个现成公式,或者输入一些嵌套关系复杂的公式,利用编辑栏输入更加快捷。首先选中存放计算结果的单元格;鼠标单击 WPS 表格 编辑栏,按照公式的组成顺序依次输入各个部分,公式输入完毕后,单击编辑栏中的“输入”(即“”)按钮(或回车)即可。手工输入时同样可以采取上面介绍的方法引用区域,以公式“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”为例,你可以先在编辑栏中输入“=SUM()”,然后将光标插入括号中间,再按上面介绍的方法操作就可以引用输入公式了。但是分隔引用之间的逗号必须用手工输入,而不能像“插入函数”对话框那样自动添加。二、函数速查一览 (一)日期与时间函数 1.D
14、ATE 用途:返回代表特定日期的序列号。语法:DATE(年,月,日)参数:年,为一到四位,根据使用的日期系统解释该参数。默认情况下,WPS 表格使用1900 日期系统。月,代表每年中月份的数字。如果所输入的月份大于12,将从指定年份的一月份执行加法运算。Day 代表在该月份中第几天的数字。如果 day 大于该月份的最大天数时,将从指定月份的第一天开始往上累加。注意:WPS 表格按顺序的序列号保存日期,这样就可以对其进行计算。如果工作簿使用的是1900 日期系统,则 WPS 表格会将1899 年12 月31 日保存为序列号1。同理,会将1998 年1 月1 日保存为序列号35796,因为该日期距
15、离1900 年1 月1 日为35796 天。实例:如果采用1900 日期系统(WPS 表格默认),则公式“=DATE(2001,1,1)”返回36892。2.DATEVALUE 用途:返回日期字符串所表示的日期的序列号。该函数的主要用途是将文字表示的日期转换成一个序列号。语法:DATEVALUE(日期字符串)参数:日期字符串,是用 WPS 表格日期格式表示日期的文本。在使用1900 日期系统中,日期字符串必须是1899年12月31日到9999 年12 月31 日之间的一个日期。如果日期字符串超出上述范围,则函数 DATEVALUE 返回错误值#VALUE!。如果省略参数日期字符串中的年代,则函
16、数 DATEVALUE 使用电脑系统内部时钟的当前年代,且日期字符串中的时间信息将被忽略。实例:公式“=DATEVALUE(2001/3/5)”返回36955,DATEVALUE(2-26)返回39504。3.DAY 用途:返回用序列号(整数1 到31)表示的某日期的天数,用整数 1 到 31 表示。语法:DAY(日期序号)参数:日期序号是要查找的天数日期,它有多种输入方式:带引号的文本串(如1998/01/30)、序列号(如1900日期系统的35825 表示 的1998 年1 月30 日),以及其他公式或函数的结果(如 DATEVALUE(1998/1/30)。实例:公式“=DAY(2001
17、/1/27)”返回27,=DAY(35825)返回30,=DAY(DATEVALUE(2008/4/5)返回5。4.EDATE 用途:返回指定日期之前或之后指定月份的日期序列号。语法:EDATE(开始日期,月数)参数:开始日期 参数代表开始日期,它有多种输入方式:带引号的文本串(例如:1998/01/30)、序列号(如35825表示1998 年1 月30 日)或其他公式或函数的结果(例如:DATEVALUE(1998/1/30)。月数 为在 start_date 之前或之后的月份数,未来日期用正数表示,过去日期用负数表示。实例:公式“=EDATE(2008/1/5,2)”返回39512,即20
18、08年3月5日,=EDATE(2008/8/5,-5)返回39512 即2008年3月5日。6.EOMONTH 用途:返回开始日期 之前或之后指定月份中最后一天的序列号。语法:EOMONTH(开始日期,月数)参数:开始日期 参数代表开始日期,它有多种输入方式:带引号的文本串(如1998/01/30)、序列号(如1900 日期系统中的35825)或其他公式或函数的结果(如DATEVALUE(1998/1/30)。月数 为 start_date 之前或之后的月份数,正数表示未来日期,负数表示过去日期。实例:公式“=EOMONTH(2001/01/01,2)”返回36981即2001 年3 月31
19、日,=EOMONTH(2001/01/01,-6)返回36738即2000 年7 月31 日。7.HOUR 用途:返回时间值的小时数。即介于0(12:00 A.M.)到23(11:00 P.M.)之间的一个整数。语法:HOUR(日期序号)参数:日期序号 表示一个时间值,其中包含着要返回的小时数。它有多种输入方式:带引号的文本串(如6:45PM)、十进制数(如0.78125 表示6:45PM)或其他公式或函数的结果(如 TIMEVALUE(6:45 PM)。实例:公式“=HOUR(3:30:30 PM)”返回15,=HOUR(0.5)返回12 即12:00:00 AM,=HOUR(29747.7
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