企业档案分类方案.pdf

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1、企业档案分类方案 一级类目 二级类目 基本范围 类目号 类目名称 类目号 类目名称 0 党群工作类 党务、组织、宣传、工会、共青团、妇女工作、协会（学会）等方面文件材料 1 行政管理类 行政事务、治安保卫、法律事务、审计、人事劳资、教育培训、医疗卫生、处理纠纷、后勤福利、外事等方面文件材料 2 经营管理类 经营决策、企业产权、计划统计、财务管理、产品销售、物资管理、企业管理、对外经贸、市场信息、分析、广告宣传等方面的文件材料 3 生产技术管理类 生产管理、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、设备管理、基建管理等方面的文件材料 4 产品类 产品档案二级类目按产

2、品种类或系列产品设置 同一类型产品内，包含产品从开发、设计、工艺、配方、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程材料 5 科学技术研究类 科研档案二级类目按课题性质设置 同一科研项目内，包含课题立项研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程 6 基本建设类 综合 全厂平面图、给排水蒸气管道图、动力、照明线路图、通讯线路图等 生产建筑及辅助生产建筑 车间工程项目，包含工作依据、基础性、设计、管理性、施工和竣工验收等文件材料。辅助生产建筑包括仓库、锅炉房、配电间、污水处理工程、水泵房、水塔等工程项目 办公、生活 办公楼、传达室、食堂、住宅等工程项目 7

3、设备仪器类 设备档案二级类目按设备的种类或用途或使用性质设置 同一设备仪器内，含该设备的购置、随机文件、安装调试、验收、运行记录、维护修理和设备管理等全过程材料 8 会计档案类 1 凭证 各种会计凭证 2 账簿 各种财务账簿 3 报表 各种财务报表 4 其他 9 干部职工档案类 根据 2009 年企业档案工作规范制定 一级类目 二级类目 基本范围 类目号 类目名称 类目号 类目名称 0 经营管理类 经营决策、生产经营计划、统计工作、财务管理、资产管理、物资管理、产品销售 1 生产管理类 生产调度、质量管理、能源管理、安全生产、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案和信息工作 2 行政管

4、理类 行政事务、安全保卫工作、法律事务、审计稽查工作、劳动人事与人力资源管理、教育培训工作、外事工作 3 党群管理类 党务工作、组织工作、宣传统战工作、纪检与监察工作、工会工作、共青团工作各方面文件材料 4 产品生产类 按产品种类或系列产品设置 计划决策、设计、试制、生产、评优、认证各阶段文件材料 5 科研开发类 按课题性质设置 科研项目的课题研究准备、研究试验与开发、总结鉴定验收、成果申报、推广应用的全过程文件材料 6 项目建设类 按建设项目设置 建设项目的综合性文件以及项目准备、项目建设、项目竣工验收、项目运行维护与更新改造等各方面文件材料 7 设备仪器类 按设备种类或使用性质设置 同一设

5、备仪器内，含该设备的购置、随机文件、安装调试、验收、运行记录、维护修理和设备管理等全过程材料 8 会计业务类 1 凭证 各种会计凭证 2 账簿 各种财务账簿 3 财务报告 各种财务报告 4 其他 9 职工管理类 1 在岗职工 在岗、退休、离岗、死亡职工的个人档案，主要包括个人履历、考核评定、政审审批、奖励处分等各方面文件材料 2 退休职工 3 离岗职工 4 死亡职工 工业企业档案分类编号规则 DB37/T180-93 1 主题内容和适用范围 本标准规定了工业企业档案的分类整理、类目标识、案卷排架、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。本标准适用于各类工业企业的档案管理。交通、建筑施工、电力、

6、邮电、农业、林业和商业服务等企业可参照执行。2 引用标准 GB3792.5 档案著录规则 3 名词术语 3.1 企业档案 是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。3.2 档案分类 是根据档案的共同点和差异点，将档案区分为不同类别的逻辑方法。3.3 类目标识 识别与区分档案类别的符号。3.4 档号 档案的编号。包括分类号、项目代号、案卷号。3.5 目录 按照一定的次序编排而成的条目组合，是档案检索和报导的工具。3.6 档案著录 在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。4 档案分类 4.1

7、分类原则 以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。4.2 一级类目的设置 设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。4.3 二级及二级以下类目的设置 二级类目按照企业管理职能和档案的形成特点设置，如附录 A（补充件），附录 A 中设置的二级类目，是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。工业企业档案分

8、类二级以下类目设置，参照附录 A 中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。4.3.1 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案分别按时间-问题（机构）分类设置二级及二级以下类目。4.3.2 产品类档案二级类目按产品种类设置，三级类目按产品型号设置，四级类目按产品结构或产品、工艺、工装设计文件材料的内容设置。4.3.3 科学技术研究类档案二级类目按课题性质设置，三级类目按课题设置。4.3.4 基本建设类档案二级类目按工程性质或用途（生产设施、辅助生产设施、生活设施）设置，三级类目按建筑项目设置，四级类目按子项工程或专业分工设置。4.3.5 设备仪器类

9、档案二级类目按设备仪器种类（性能、用途）设置，三级类目按设备仪器型号设置。特大型企业的分厂、车间规模较大，设备数量多，可按分厂或工艺流程设置二级类目，按设备仪器种类设置三级类目，按设备仪器型号设置四级类目。4.3.6 会计档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他四个二级类目，会计凭证下设现金、银行转帐凭证、销售凭证、成本核算凭证等三级类目，会计帐簿下设会计总帐、现金日记帐、销售利润明细帐等三级类目，会计报表下设年度会计报表、月（季度）会计报表等三级类目。4.3.7 干部职工档案按干部、工人分别设置二级类目，共设置干部、工人、离退休职工、死亡职工档案四个二级类目，

10、三级类目按干部、工人个人进行设置。5、类目标识 5.1 一级类目采用大写汉语拼音字母 A、B、C、D、E、F、G、H、I、J依次标识。亦可采用阿拉伯数字 09 或 0199 标识。5.2 二级及二级以下类目采用阿拉伯数字 19 或 0199 标识。产品、科学技术研究、设备仪器、基本建设类档案亦可直接采用型号或项目代号标识相应级类目。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、会计档案类档案要将年度号编入分类类目标识中。5.3 阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号 隔离开，大写汉语拼音字母与阿拉伯数字之间不加间隔号。5.4 标识示意 A 党群工作（一级类目）A02 组织工作（二级类目）A0204

11、1988 组织结构设置（三级类目）或 01 党群工作（一级类目）0102 组织工作（二级类目）0102041988 组织结构设置（三级类目）6、案卷排架 企业档案按大类分别排架，大类之间不得交叉混排。6.1 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案，分别按大类、年度、问题排架，即把同一大类的案卷首先按年度分排，在各年度内，再将同一问题的案卷按长久、定期顺序排列。亦可按大类、年度、保管期限排架，即在各年度内将同一保管期限案卷按问题顺序排列。6.2 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案，分别按大类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）排架。对于分阶段和项目

12、更新、改造、维护、维修中形成归档的文件材料，采取预留空位或倒架的方式保持项目档案的完整、系统。6.3 会计档案按会计凭证、会计帐簿、会计报表分别进行排架。6.4 干部职工档案案卷的编号和排架方法，按中组部、劳动部、国家档案局的有关规定执行。7 档号编制 7.1 企业档案的档号由分类号、案卷号组成。7.2 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计档案类档案，分别按年度编写案卷顺序号，一个年度一个案卷流水号。7.3 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案，分别以最低分类类目编写案卷顺序号，便于补充案卷。7.4 分类号与案卷号中间用间隔号-隔离开。7.5 档号示意如附录

13、B（补充件）所示。8 检索工具 8.1 企业要依据本标准设置十个一级类目，结合各类档案管理的特点，对企业档案进行登记著录，建立企业档案检索体系。8.2 企业档案应建立总目录、分类目录、底图目录等三种书本式目录和文件级卡片式目录。8.2.1 企业档案总目录，亦称总登记帐，主要是对产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案案卷进行登记著录。登记著录时，按照归档时间的先后顺序，以案卷为单位进行流水登记著录。8.2.2 企业档案应建立党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计凭证、会计帐簿、会计报表、干部、工人、离退休职工、死亡职工档案等十五种分类目录。分类目录要严格按照各类档案案卷的排架顺序进行登记著录。产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案在编制分类目录时，分别在每一最低分类类目后面预留一定空位，以便补充案卷。8.2.3 底图是根据其制成材料和保管利用的要求，对应其蓝图整理顺序，单独平放排列的，应建立一套相应的登记目录。底图目录要对应其蓝图的整理顺序按张进行登记著录。8.2.4 企业应依据 GB3792.5，对党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案，以单份文件为著录对象建立卡片式目录