公文处理规范与参考标准(印发稿).pdf

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1、 1 公文处理规范与参考标准 一、公文格式 （一）公文版面 1、公文一般采用国际标准 A4 型纸（210mm297mm），排版时上白边（天头）空 37mm，下白边空 35mm，左白边（订口）空 28mm，右白边空 26mm。版心尺寸：156mm225mm（不含页码）。2、公文文字从左至右横写，横排。3、正文用 3 号仿宋体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。（二）公文印制 1、未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。2、多页公文一般双面印制。3、印制版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1mm。（三）公文装订 公文应左侧双钉装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱

2、落，后背平整、不空。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1/4 处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 6mm10mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。裁切成品尺寸误差1mm，四角成 90 度，无毛茬或缺损。“能 力 建 设 年”活 动 专 题 培 训 学 习 材 料 2 （四）公文中各要素标识规则 公文各要素一般可划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即 156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体；主题词以下的各要素统称版记。1、眉首（1）秘密等级和紧急程度 如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右

3、上角第 1行，两字之间空 1 字；如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。（2）发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，如“中共合肥师范学院委员会文件”“合肥师范学院文件”；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于 22mm15mm。（3）发文字号 发文字号由发文机关

4、代字、年份和序号组成。发文机关标识下空 2行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年 3 份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001或 01），不加“第”字。发文字号之下 4mm 处印 1 条与版心等宽的红色反线。2、主体（1）公文标题 红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分 1 行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（2）主送机关 标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后 1 个主送机关名称后标全角冒号。（3）公文正文 主送机关名称下 1 行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年

5、份不能回行。（4）附件 公文如有附件，在正文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。（5）发文机关署名 4 在正文后空 2 行（如有附件说明的，即在附件说明后空 2 行），一般应由发文机关署名（单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称，只标识成文时间）。发文机关

6、署名置于公文的右下侧，成文时间之上。联合行文时，发文机关署名并行排列（一般不超过 3 个机关），其中主办机关署名在前。（6）成文时间 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。成文时间一般标识于发文机关署名下 1 行右空 4 字；联合行文时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字。（7）印章 加盖印章应上距正文 1 行以内，端正、居中下压发文机关署名和成文时间。联合行文时，印章相应地压发文机关署名之上，并均压成文时间；印章之间互不相交或相切，相距不超过 3mm。印章用红色。（8）特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处 1 面，不

7、得采取标识“此页无正文”的方法解决。（9）附注 公文如有附注（需要说明的其他事项），用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下 1 行。“请示”类公文根据需要在附注处注明联系人的姓名和电话。3、版记（1）主题词 5 “主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3号小标宋体字；词目之间空 1 字。（2）抄送机关 公文如有抄送，在主题词下 1 行；左空 1 字用 3 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后 1 个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。（3）印发机关和印发时间 位于

8、抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置；用 3号仿宋体字。印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（4）版记中的反线 版记中各要素之下均加 1 条反线，宽度同版心。（5）版记的位置 版记应置于公文最后 1 面（封四），版记的最后 1 个要素置于最后 1 行。（五）页码 用 4 号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下 1 行，数码左右各放 1 条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm。双面印制的公文，单数页码居右空 1 字，双数页码居左空 1 字。空白页和空白以后的页不标识页码。（六）公文中的表格 公文如需附表，对横排 A4

9、 纸型表格，应将页码放在横表的左侧，6 单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附 A3 纸型表格，且当最后 1 页为 A3 纸型表格时，封三、封四（可放印制版记，不放页码）应为空白，将 A3 纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后 1 页（封四）上。二、发文办理 以院级公文为例，发文办理程序主要包括：拟稿、审核、签发、登记、复核、缮印、用印、分发、归档等。（参见合肥师范学院院级公文处理流程）（一）拟稿 1、学院的综合性公文，由院办公室负责拟稿或由院办公室会同有关部门共同拟稿。各部门如需以学院名义制发的公文，应代拟文稿，并事先与分管院领导进

10、行沟通。各部门的代拟文稿应对其业务性、政策性、技术性的内容负责。凡属部门职权范围内的事项，应以部门名义直接行文，或与其他部门联合行文，如面向院内单位和个人的项目申报、各种活动安排，一般会议通知，常规工作安排，原则上不以学院名义行文。2、草拟公文应当做到：（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短，文字精炼。（3）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。7 （4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当

11、先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。（6）公文的内容如需使用数字符号标明结构层次序数时，其层次的序号是：第 1 级：一、二、三、（黑体）第 2 级：（一）（二）（三）（楷体加粗）第 3 级：1、2、3、（仿宋）第 4 级：（1）（2）（3）（仿宋）（7）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（8）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（9）公文中使用国家法定计量单位。（10）公文排版严格遵循学院关于公

12、文格式的规定，不得随意更改排版格式，包括字号、字体、行间距、空格等。3、拟稿人要按照要求认真填写文件拟稿封面，并将有关事项如公文标题、附件名称、主送单位和承办部门、拟稿人、校对人都填写清楚。填写拟稿封面要使用符合存档要求的碳素或蓝黑墨水。8 （二）审核 1、各部门以学院名义拟发公文，应先经部门主要负责人进行初审，并尽量不要出现文字错误或基本知识性的错误，然后提交院办公室审核。2、院办公室对公文进行审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。在审核中若对文稿改动较小，可在原稿上直接修改；若对原稿作较大改动，由拟稿人根据审核意

13、见进行修改清稿后，再报院办公室审核。（三）签发 1、公文承办单位人员应及时将院办公室审核后的文稿送交院领导签发或会签。2、学院党委、行政行文按照内容和性质，一般由分管院领导签发（会签）；重要行文由院党委、行政主要负责人签发（会签）。部门院内行文原则上由分管院领导签发。3、公文落款时间应与最后签发人签发时间一致。4、以学院名义下发的公文，除因特别紧急情况，未经院办公室审核签字的，不应直接呈送院领导签发。（四）登记 1、文稿经院领导签发定稿后，由院办公室文秘科进行发文登记编号。2、院办公室文秘科检查办理手续是否合乎规定、完备，内容、格式是否符合文件规范，确认有效后方可进行登记编号；不符合规范的，9

14、 修改后方可予以登记编号。（五）复核 1、根据公文的格式要求将公文打出清样后，应进行公文定稿复核、校对，复核、校对由公文承办单位完成。2、在复核、校对时，不准擅自改动经签发人签发的公文，如发现有不妥或错误的地方，个别文字、数据错讹的可自行改正，或提交院办公室进行处理；涉及内容方面的，须报请签发人批准后方可改动。3、凡未经院办公室同意或签发人批准，公文承办单位私自改动经签发人签发的公文，而造成工作失误，责任由改动者负责。（六）缮印 1、缮印公文必须忠实于原稿，不得随意改动。2、签发、登记编号的公文定稿，送交文印室缮印。缮印完毕后，应将公文原稿、印刷文稿带走，避免工作秘密外泄。（七）用印 1、公文

15、除会议纪要外，应加盖印章。2、用印前，要检查签发人与使用印章权限是否相符；印章与发文机关标识和署名是否一致。3、印制质量低劣，或有明显文字错误，或不符合格式的文本，不予用印，必须重新印制。（八）分发、归档 1、院内公文分发要严格履行登记、签收手续。2、呈报院领导或上报公文要安排专人办理。3、公文分发要及时，原则上在公文签发后的 1 个工作日内完成。10 4、公文承办部门及时将 2 份正式文本及签发人签发的底稿归档。院级行文，交院办公室统一归档，同时公文承办单位需将复核、校对无误的电子文档提交给院办公室。三、收文办理 收文办理程序主要包括：核查、签收、登记、拟办、批办、承办、督办、归档等。（一）

16、上级和外单位来文 1、上级和外单位来文均由院办公室机要室签收、拆封。急件要注明具体的签收时间。收文时要对照文件清单核查，如果文件份数和附件与清单不符，应及时与来文单位联系。核查无误后，应对收文进行登记、分类、编号。2、上级主管部门直接寄给职能部门的文件、职能部门参加领导机关召开的会议时领取的文件等，涉及全局工作的，应尽快移交院办公室处理。3、机要信息室登记后即将文件送院办公室负责人阅批。阅批后的文件及时送有关领导批示或各单位阅办。电报、传真与急件要随批随送，急事急办。机要工作人员要做好运转记录，传阅文件应尽快完成。4、需要办理的文件，院办公室一般应在 1 天内提出拟办意见。需要部门承办的，机要

17、工作人员根据院办公室的意见与院领导的批示，在 1 天内送达有关部门。需要 2 个以上部门办理的，应明确主办部门。对交由有关部门办理的紧急公文，应当提出办理时限。承办部门应按要求，抓紧办理，不得延误、推诿。凡涉及其他部门的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。院办公室对公文办理情况负责督促检查。11 （二）学院内部公文 院党委、行政及其职能部门所发公文，院内收文单位要签收、登记、传阅，及时贯彻落实。对有具体办理事项的公文，要严格按照有关规定和要求在规定时限内办理；确因情况特殊在规定时限内不能完成的，应及时向发文部门作出书面说明。四、公文管理（一）院办公室是学院公文处理的管理机构，主管、指导并监督

18、全校的公文办理工作。各部门、单位要确定专职或兼职文秘人员，负责本单位公文的收发、审核、用印、归档和销毁等工作。（二）尽量减少发文，凡能通过面商、会商、电话联系和领导面示等方式解决或答复的问题，可不再行文。（三）院内公文在纸质文体印制同时，在征得院领导同意后，可以通过校园网系统进行发布。对尚未公布及有保密要求的文件，不得上网或向外传播。（四）公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理、归档。（五）工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。12 合肥师范学院院级公文处理流程 （本文稿仅供参考）承办单位拟稿、填写拟稿封面 承办单位主要负责人初审 院办公室审核 院领导审阅、签发 院办文秘科登记、编号 承办单位打印样稿、复核校对 承办单位缮印、装订 电子文档 院办机要信息室用印 不规范文件 不合格文件 承办单位分发 院办文秘科归档