煤矿档案管理规定.pdf
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1、煤矿档案管理规定 第一章 总 则 第一条 为加强分公司档案资料的管理工作,保证档案资料的及时归档和妥善保管,特制定本规定。第二条 分公司设档案室和专职档案员简称档案员,负责档案资料的归档催促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按年度立卷,各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定分别立卷归档。第三条 坚持部门收集保管,定期归档制度。各部门均应指定专人兼职档案员负责收集保管本部门的档案资料并催促其及时归档。兼职档案员应保持相对稳定,名单报档案室备案;如有变动须及时通知档案室,因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。第四条 各部
2、门兼职档案员的职责:一了解本部门的工作业务,掌握文件资料的归档范围,收集保管文件资料。二认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕,并向档案员办好交接签收手续。三承办人员借用文件资料时,应积极地做好效劳工作,并办理临时借用文件资料登记手续。四各部门都要建立健全日常归卷制度,对处理完毕或批存的文件资料,由兼职档案员集中统一保管,并根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目。“案卷类目的条款必须简明确切,并编上条款号。第二章 归 档 第五条 分公司档案主要包括四个局部:文书档案、技术档案、人事档案及音像资料档案。日
3、常重要资料在归档前由各部门兼职管理员负责管理和保存,归档后由档案室专职档案员负责管理和保存。第六条 档案归档前的日常管理 一文书档案的日常保存和管理由发起部门负责:分公司印发的公文一律由行政办公室统一收集保管;一项工作如果由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件资料,由主办部门收集保管;会议文件由会议组织部门收集保管;分公司员工外出培训、学习、考察、调查研究及参加上级机关召开的会议等公务活动后,必须将有归档价值的文件资料交本部门兼职档案员保管。二技术档案的原始档案局部由档案室专职档案管理员负责;服役档案局部由各职能科室专职技术人员负责管理:总工办负责技术研制、开发、工程等服役期间档案管理;工
4、程部负责矿井改扩建期间服役档案管理;机电科负责设备服役档案管理。三人事档案中职工档案由人事劳资科负责日常管理;干部档案由党委办公室负责日常管理。第七条 归档范围 一文书档案 1.重要的会议资料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。2.上级机关发来的与分公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、方案等文件资料。3.分公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。4.分公司的请示与上级机关的批复,分公司反映主要工作活动的报告、总结。5.分公司内部的各种工作方案、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录表单及工作简报。6.信访工作资料。7.分公司
5、与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。8.分公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。9.分公司的各种规章制度、实施细则、程序文件等。10.分公司的历史沿革、大事记及重要活动的剪报、照片、录音、录像等。11.分公司保密制度中规定的保密范围材料。12.分公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料。二技术档案 包括记述和反映矿井建设、改扩建、设备更新改造、推广使用新技术、新工艺、新材料等各个环节活动中积累的技术资料和经济文件材料,主要分为原始档案和服役档案两局部:1.原始档案,包括订货合同、来往文件、验收索赔文件、装箱单、使用说明书、备件清册、操作规程、各种图纸等,应分类整理、编
6、号,由档案室集中存档。2.服役档案,包括工程设计交接验收投入使用到报废的整个过程中形成的技术文件材料,以及设备从购置、使用到报废过程中形成的文件资料。主要有技术特征卡片、设备运转、检修、测定档案、设备事故档案、设备及固定资产报废档案、各种图纸、册档案等,由各职能科室存档。三人事档案 包括企业所有员工参加工作前后的年龄、性别、工龄、社会经历、学历、各种考核奖惩、工作变更、定级、晋级等资料,及企业培训职工,合理使用劳动力以及晋级的参考资料。四音像资料档案 指分公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和分公司有保存价值的录音、录影、照片、影片等辅以文字说明的历史记录,一般由录音带、摄像
7、带、照片(含底片)及文字说明等组成,主要包括:1.反映分公司主要职能活开工作成果和存在问题的声像资料;2.各级领导人和著名人物参加的与分公司有关的重大活动的声像资料;3.分公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料;4.涉及分公司权益的声像资料;5.其它单位形成的与分公司有关的重要声像资料;6.其它具有保存价值的声像资料。第八条 归档要求:一档案接收原则上接收原版、原件,特殊情况下可接收复制件,原件与复制品要相符。二收集档案资料的内容必须真实,各类文件、底片必须为形成时第一手资料,不得涂改、删减。三录音带、摄像带、照片(含底片)和文字材料在收集时力求齐全,防止遗漏。四各类文字档案资料在使用过程
8、中由各部门兼职档案管理员负责,使用完毕后定期移交档案室。第九条 每年三月份由档案室管理员起草归档通知,各部门兼职档案管理员按照归档范围整理资料,填写档案移交表一式两份,由部门负责人、分管领导、档案室负责人及分公司经理进行审核主要审核被移交的文件材料是否属于归档范围,应归档的文件材料是否完整、准确,归档文件材料中有没有近期工作中需要用的文件材料等,审核无误后,双方签字确认并盖章移交。第十条 声像档案入库前要进行检查,对已被污损的,要进行必要的技术处理。归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定,征得归档单位同意,报分管领导,登记造册。第十一条 档案管
9、理人员要做好归档整理工作,科学分类,归档材料完整、齐全,内容准确,排列有序,存放标志明显,保存期限划分准确,便于保存和利用。定期检查档案,对资料中纸张破损、变质,字迹褪色、扩散等文件材料应及时修复、复制,并及时、准确做好档案的统计工作,熟悉档案内容,做到查找迅速无误。第三章 立 卷 第十二条 立卷工作由相关部门兼职档案员配合,档案员负责组卷、编目。第十三条 立卷要求:一文件资料立卷时,要遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转
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