如何做好物资采购、物资管理工作,保证生产有序进行.pdf

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1、如何做好物资采购、物资管理工作，保证生产有序进行 物资供应部 立足企业发展需要，物资采购是物资供应部的一项基本职能，也是物资管理工作中的首要环节。物资采购和物资管理工作在一个生产型企业中，是服务于整体生产系统的，围绕其所需相关物资提供及时有效的供需。物资采购不仅是生产前准备工作。也是开源节流的重要举措。也就是说物资采购就是站在公司的角度考虑问题，尽量以最低的采购成本提供满足企业生产所需质量、价格、交货期三大条件的原材料和辅助材料购进。物资管理就是针对企业计划、采购、运输、仓储、保管、发运等做出总体统筹控制成本。也是负责物资配套体系的规划、建立、规范化。企业要使生产均衡，需要持续供应各种生产物资

2、物料。而物耗一般至少需占企业产品成本的一半以上,因此,控制物资采购成本,以及完善物资管理的各项工作，是促进企业生产发展,提高产品质量，加速资金周转等起到绝对关键的作用的。这项工作任重而道远。一、如何做好物资采购 企业对物资采购追求的就是高效廉价质优的目标。这个目标明确了，接下来的工作就好做了。1、采购成本概述 采购成本是企业管理的重要组成部分,采购成本控制是采购管理的重要组成部分,也是耗用资金最多,最容易出现失控的环节。采购价格、数量、运输方式等的选择,将直接影响采购成本。所以,控制采购成本对企业经营绩效至关重要。据悉 1的采购成本降低可以使企业利润提高 510。尤其在采购资金占平均销售金额比

3、重逐渐增加的趋势下,降低采购成本既是企业“第二利润源泉”,也是实现赢利的基础。如何降低成本是企业首要解决的问题。当今企业采购管理,是直面市场按质、按量、按时、以本企业所需符合质量要求的各种物资。2、物资采购中出现的问题：（1）、物资采购体制缺少监督制衡机制。物资采购权作为一种掌握着大量资金使用权的权力，应有必要的监督措施。（2）、采购前的准备不完善，计划不充分。因为这段时间本公司是处于建厂初期筹备，也因为岗位人员未到达齐备。在没有做出计划统筹的前提下，计划不充分。就直接采用沿用大概估算出的数值进行物资采购。可能会造成物资过剩或者物资短少的情况发生。（3）、询价机制不完善。在当前的有利的买方市场

4、条件下。个别物资在当地市场却寻找不到。匆忙中，网络采购寻求到的价位也并非合理。完全颠倒了卖方和供方的关系。不得已就直接采用总公司的长期合作供应商。造成选择范围过小，物资供应商单一。对同等数量同等质量的物资的市场价格市场行情不了解。造成了信息源的封闭。采购成本可能就上升了。造成不必要的资金投入。（4）、专业知识不足，需要及时充电。对有些类别的物资不了解，功能特性比较不太出来，在物资采购时，与供方供应商谈判杀价时没有优势。2、对于影响物资采购成本问题的解决：（1）、买什么，买多少：制定年度、季度以及月度采购计划，编制采购预算报上级批准后执行。坚持集中采购为主。争取批量效益的原则，尽量降低采购成本。

5、（2）、何时买，以什么频率买：掌握公司生产能力以及各种物资的供应提前期，确认各种物资合理的最低库存量，既能保证生产，又使库存资金占用最小化。就是确定合适的时间。（3）、向谁买：充分利用目前买方市场的有利条件，从质量、价格、数量、保障能力、交货期、品牌等几个方面考察，选择出合适的供应商，并且注意避免独家供应的情况发生。并且坚持对供方进行资质审查原则，以减少采购风险，提高供应保证程度。也坚持在保证质量，价格合理的前提下，优先采购信用等级高的供应商提供的物资，保证货源的优质稳定。（4）、以什么价格买：通过比价、招标等方式来确认合理的采购价格。为供 货厂商创造一个公开、公正、公平竞争的环境。注重物资的

6、功能价格比，货比三家，质比三家，优选供货厂商，谁的产品质量好、价格便宜，就买谁的产品。如果是通过谈判的方式来确认价格，那么需要了解供应商的成本结构。（5）、采购的内控制度：根据职能分工、相互制约的原则，制定监督制衡机制的采购制度来杜绝舞弊。也就是说像财务部门的会计与出纳两岗位的制约关系的存在。否则就是单一权限，不可控的。（6）、采购流程化:核查所需物资库存有无及数量多少制定采购计划采购申请询价制定采购订单申款单及合同律师核查合同物资供部部长审批签字生产老总审批签字财务部长审批签字总经理审批签字申款单及合同报请总公司审批总公司生产老总审批签字总公司财务总监审批签字总公司总经理审批签字货到验收入库

7、（收料单或入库单）发票单据齐全支付供应商（支付全额或提前预付百分比的预付款）。以此增加物资采购的透明度。（7）、强化计划人员素质，制定好物资采购计划的编制：以及及时了解仓储物资量和车间生产进度。加强计划人员的知识层面，定期培训。（8）、合同及协议：根据需求计划，与供应商沟通、洽谈、签订购货合同及质量保证协议。（9）、强化采购人员素质。提高采购人员的素质也是控制采购的重要环节。一般的采购人员大多从事管理出身,对技术不是很了解,这样在和供应商的谈判中就会很吃亏,经常处于被动地位，只有在采购人员了解了采购物品的特性之后,才能在众多的供应商及谈判中做出最优的选择。所以每个公司都应该加强对采购人员的技术

8、知识的培训,如定期对采购员进行相关的技术知识培训,闲时可以让采购人员车间走走,加强物资供应部门与技术、生产部门的联系。二、物资管理工作 1、物资管理工作的重要性 企业的物资管理，是指对企业生产经营活动所需要各种物资的采购、验收、保管、发放、合理使用和综合利用等一系列计划、组织、控制等管理工作的总称。物资管理是企业管理的一个重要组成部分。随着社会主义市场经济的的深入发展，如何加强和规范企业物资管理，是每个企业经营管理者共同探讨的焦点问题。物资管理是一项复杂的系统工程，在企业管理中具有重要的地位和作用，也是企业管理中不可缺少的一部分，企业物资管理工作要对企业生产过程中所需各种物资的计划、采购、运输

9、、仓储、保管、使用等进行计划、组织和控制，合理解决物资供需之间存在的时间、空间、数量、品种、价格以及质量等方面的矛盾，衔接好生产各个环节，确保生产顺利进行，实现物流合理化和效益最大化。2、当前物资管理中存在的问题（1）、物资储备量过大，物资储备结构不合理，物资储备硬件条件不够，物资采购占用资金过多，资金利用率较低。（2）、主观认识不足，对物资管理的重要性了解不够，规章制度不健全或者实施力度不够。（3）、物资采购作为一个非常重要的环节没有得到足够的重视，影响了物资批量采购的效能作用。而物资采购本身受到市场供求关系的影响波动较大，物资管理的信息交流和利用网络技术从多渠道、多方面收集物资流的信息还不

10、够，面对瞬息万变的物资市场价格反映比较迟钝，信息灵通度不高，往往使企业花高价购买所需物资。这样不仅影响了整个企业的正常运转，而且还造成经济上的重大损失。（4）库存管理工作薄弱，经验不足，库存管理手段和方法落后，清仓利库工作滞后，致使库存物资积压和浪费严重。（5）供应商管理没有系统化，后备供应商储备能力不强。3、解决物资管理中出现问题的主要措施 物资管理工作环节众多，进行起来较为复杂。在实际工作中领导要给予物资管理工作充分的重视。具体应注重以下几个方面：（1）、加强物资计划管理，思想上要充分重视。领导是物资管理工作的组织者、指挥者。领导对物资管理工作重视，才能让员工对物资管理工作重视，上下才能协

11、调起来，共同做好物资管理工作。（2）、物资采购计划是在企业发展需要的基础上，根据企业的生产能力和市场需求，对企业生产所需各种物资所做的预算。物资供应部门在每年末，根据第二年度公司生产计划大纲，对所需物资种类和数量进行分解，参考年末物资库存情况，统筹做好物资采购计划预算，按时编制出物资需求计划表，准确上报公司。物资计划需求的种类和数量，要以企业生产计划大纲为基础，不能偏离，否则物资采购计划就没有实际意义，同时还会给企业生产造成被动。物资需求计划要尽可能准确，否则会出现一些物资奇缺，而一些物资长期不动态，造成积压，不仅影响企业生产的顺利进行，而且还给企业造成了经济损失。（3）、加强物资采购合同管理

12、和采购物资管理。物资采购合同的签订要按照公司有关规定执行，数额较大的合同必须经公司主管领导签署方可生效。在签订合同时，要注意合同的条款不能影响企业的利益，必须明确供应商所应承担的责任和义务。合同的条款内容不能违反国家法律和法规的有关规定。按合同采购回来的物资需符合质量要求，按实际需用量定时、定量提供给使用部门，使用部门满意。签订合同的期限要适当，能够满足全年或一个时期的需求物资的需求，同时要相对稳定合作的供应商采购关系，以保证物资供应的稳定可靠性。（4）、合理运作采购资金是完成物资采购工作的关键环节。它不仅是保证企业产品质量的需要，更是堵住企业经营“成本漏洞”和利润隐形流失的需要。在物资采购之

13、前，要明确企业所需物资的质量及技术要求，及时了解市场行情，同时对备选供应商的管理水平、技术能力、设备状况、品质控制能力及财务信用状况进行深入调查，以确保采购物资质量和资质符合要求。做到同种物资比质量，同等质量比价格，同样价格比服务，同等服务比信誉。（5）、加强物资储备管理，保证生产有序进行。物资储备管理是企业保证生产正常进行的必要手段。为保证生产的正常运行，必须做好仓储管理工作，使企业的物资储备管理科学化、条理化、规范化。签订合同的物资由物资供应部根据仓存和需求物资用量情况实行分批进货。常用零星物资要根据要求部门的需求量和仓存情况进行分散进货，做到物资无积压，数量、品种充足又齐全的良性状态。物

14、资验收入库必须严格按规定执行，对物资的品种、规格、数量都要严格检查，质量不合格的物资予以退货。仓储物资储存过程中要采取良好的保管手段，以科学的方法做好物资保管工作。对仓库中的物资要根据物理性能、化学成分、体积大小及重量等进行分类，分别加以妥善保管，还必须配备相应的保管养护手段，确保在库物资的价值和使用价值。严格财务制度，完善物资进出库各种手续，并定期进行盘点，保证仓库中的物资种类与数量和账目上的相同。确定物资储备定额，保持合理的物资储备量。储备过多，会占用企业大量资金及消耗大量保管费用，使企业资金周转不灵;储备过少，一旦物资供应脱节，会影响生产的连续性，给企业带来重大的经济损失。应确定合理的储

15、存时间、合理的储存空间和合理的储存数量。合理的物资储备不仅要求总量合理，而且要求结构合理。还要合理选择物资储存地点，并且通过合理摆放，有效地利用仓储空间。同时，还要根据时间条件的变化，不断完善、修订物资消耗定额。调整库存结构，降低库存储备，加快资金周转、减少对储备资金的占用，这也是物资储备管理创新的核心。做好物资储备工作，可以使企业库存物资经常保持在合理水平，节约储备占用资金，增强企业资金的流动性，增加企业经济效益。（6）、供应商管理要系统化、规范化，并做好后备供应商信息的储备。对供应商的管理，要对其进行全面的资信调查、评估、筛选，建立供应商信息档案数据库，对供应商的质量保证体系进行监控，并实

16、施定期量化考核，不断督促供应商提高质量保证能力。对供应商的生产情况、经营状况、科研发展、资信程度、服务质量等方面进行全方位的调查和考评，据此制定评价体系，根据考核结果，在供应商之间实行优汰劣胜制，使企业的供应商体系充满活力。利用各种渠道获得供应商资源信息，加以分类储备，以备急需之用。（7）、利用信息化手段，实现科学管理。也可以进行网上采购，这也就是所谓的电子商务。为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，物资供应部人员必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。由于物资管理系统本身的复杂性和繁琐性，所包含的物资种类众多，要让物资管理工作提高到一

17、定的层次，做到系统化、规范化和网络化，必须采用信息化手段，把物资计划、采购、仓储、配送、供应商管理等的内容纳入网络管理之中，有效地利用共享信息资源，改善企业管理环节，实施有效控制与全程管理。通过采用先进的科学管理手段，快速疏通企业内部管理信息渠道。还应建立起与外部市场相通的信息网络，使内部物资信息网络与外部市场信息有机衔接，及时获取市场信息，不断提高企业自身的市场竞争力。网上采购它是物资采购交易方式的深刻变革，这一先进的采购交易方式正在全球得以快速普及和发展，必将对我国传统的采购方式产生巨大的影响。电子商务使物资需用者直接通过计算机网络向厂商采购，消除了需用者和生产者之间在空间上和时间上的障碍，减少了中间环节，可进一步提高采购效率，降低采购成本，节约库存资金和流动资金占用。物资管理工作是一件复杂烦琐的工作,尤其在现在生产材料大幅度涨价的情况下,一方面要降低材料成本,另一方面要保证生产物资的正常供应,难度是可想而知的。但只要我们抓住供应工作的重点环节并把握该环节的要点,就能够在保证生产供给的同时降低材料成本,实现企业控制材料成本的管理目标。做好物资采购和物资管理这两方面工作的具体工作细则，并且严格执行，才能保证生产的有序进行。总之一切要从公司的利益出发，从公司的成本格局出发，从公司的最大效益出发。