特种设备检验检测机构档案管理规范声像档案(T-GDCKCJH 009—2020).pdf

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1、ICS 01.140.20 A14 团体标准 T/GDCKCJH 0092020 特种设备检验检测机构档案管理规范 声像档案 Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes audio-visual archives 2020-04-23 发布 2020-05-10 实施 广东省测量控制技术与装备应用促进会 发 布 T/GDCKCJH 0092020 I 前 言 本标准按照GB/T 1.12009给出的规则起草。本标准由广东省特种设备检测研究院珠海检测院提出

2、。本标准由广东省测量控制技术与装备应用促进会归口。本标准起草单位：广东省特种设备检测研究院珠海检测院、珠海市安粤科技有限公司、珠海市机电工程师学会、广东省特种设备检测研究院云浮检测院。本标准主要起草人：黄永坚、袁少琼、庞慕妮、郭欣欣、张少琼、曾俏慧、戚政武、杨毅、罗伟立、廖志雄、程新华。本标准为首次发布。T/GDCKCJH 0092020 1 特种设备检验检测机构档案管理规范 声像档案 1 范围 本标准规定了特种设备检验检测机构声像档案管理的术语和定义、一般要求、归档范围及分类、编号及编目、档案移交和装盒、档案保管和利用、档案电子化。本标准适用于特种设备检验检测机构对声像档案的管理。2 规范性

3、引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DA/T 1 档案工作基本术语 T/GDCKCJH 0052020 特种设备检验检测机构档案管理规范 总则 T/GDCKCJH 0122020 特种设备检验检测机构档案管理规范 电子档案 3 术语和定义 DA/T 1中界定的，以及下列术语和定义适用于本文件。3.1 声像档案 audio-visual archives 记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带、电子载体等。4 一般要求 4.1 应采用原版、原件，底片与

4、照片影像应保持一致。4.2 应确保图像清晰，声音清楚，底片不得磨损。4.3 对于需要永久、长期保存，以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的档案，档案管理单位应当将其制成光盘。光盘与录音带、录像带和磁带等应同时归档，分别整理、编目、保管，并注明互相参见号。4.4 归档的数码照片应按照规定格式和规格制作成光盘保存。4.5 应附相应的文字说明。5 归档范围及分类 5.1 档案归档范围 5.1.1 档案归档范围包括：a)本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；T/GDCKCJH 0092020 2 b)领导或名人参加与本单位有关的重大公务活动的声像材料；c)本单位组织或者参加的重要外部活动的声像

5、材料；d)本单位在重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料；e)本单位或本地区遭遇重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象时，有关本单位的声像材料；f)其他具有保存价值的声像材料。5.1.2 声像档案的保存分为永久和 30 年，保管期限见附录 A。5.2 档案分类 档案管理单位根据载体的类别、保管期限、特种设备的类别和从事活动的类别对档案进行层级分类管理，统一档案编码。档案按照不同载体设置属类，共三个一级属类，分别为照片、光盘和其他类。6 编号及编目 6.1 编号 档案按不同载体的形成时间排列编号，结构模式为：大类代号+一级属类代号+二级属类代号+目录顺序号+案卷顺序号

6、，见附录B.1。6.2 编写说明 6.2.1 照片文字说明分为总说明和分说明两种,由事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六部分构成。总说明是对一组照片的说明，概括一组照片的全部信息，见附录 B.2；分说明是对单张照片的说明，见附录 B.3。6.2.2 光盘说明是对单张光盘的详细说明，见附录 B.4。6.2.3 其他类说明参照 6.2.1 和 6.2.2 执行。6.3 编目 6.3.1 档案按载体的类别、保管期限、特种设备的类别和从事活动的类别进行编目，包括案卷目录和卷内目录。6.3.2 案卷目录的项目应包括序号、载体类型、归档时间、案卷题名、档案号、保管期限等，见附录C.1。6.3.3 照片卷

7、内目录的项目包括照片号、照片题名、拍摄时间、照片所在页号、备注等，见附录 C.2。6.3.4 光盘卷内目录的项目包括序号、光盘编号、题名、摄录时间、备注等，见附录 C.3。7 档案移交和装盒 档案的移交和装盒参照T/GDCKCJH 0052020第7章执行。8 档案保管和利用 档案保管、保护、鉴定、销毁、利用与开发参照T/GDCKCJH 0012020第8章执行。9 档案电子化 T/GDCKCJH 0092020 3 档案电子化参照T/GDCKCJH 0122020执行。T/GDCKCJH 0092020 4 A A 附 录 A（规范性附录）声像档案保管期限 A.1 声像档案保管期限 声像档案

8、保管期限表见表A.1。表A.1 序号 归档条款 保管期限 1 本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料 永久 2 领导或名人参加与本单位有关的重大公务活动的声像材料 永久 3 本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料 永久 4 本单位在重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料 永久 5 本单位或本地区遭遇重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象时，有关本单位的声像材料 永久 6 其他具有保存价值的声像材料 永久 7 一般的活动、文体活动的照片、录音、录像、光盘等声像材料 30 年 T/GDCKCJH 0092020 5 B B 附 录 B（规范性附录）编号及编目 B

9、.1 编号 档案编号采用下列规则：F-案卷顺序号，档案的案卷顺序流水号；目录号，档案目录的目录顺序流水号；二级属类代号（册）,档案册数的顺序流水号；一级属类代号（载体类别）：1 代表照片,2 代表光盘，3 代表其他；大类代号:F 代表声像档案。示例：F1 1 1-1 表示声像档案第 1 册中的第 1 本目录中的第 1 号卷的照片。B.2 照片总说明 照片档案总说明见表B.1。表B.1 照片 档 案 总 说 明 本卷收录了某单位 年 年期间重要活动、主要业务职能、上级领导考察检查等活动照片，共 张。其中：T/GDCKCJH 0092020 6 B.3 照片分说明 照片档案分说明见表B.2。表B.

10、2 照片分说明：照片题名:时 间:地 点:摄 影 者:参见号:照 片 号:文字说明:底片所在:卷 页 号 B.4 光盘分说明 光盘档案分说明见表B.3。表B.3 光盘分说明：序 号 题名(光盘名称)全 宗 号 光 盘 号 光盘类型 文件总数 密 级 保管期限 文件格式 建立时间 责 任 者 相关信息 T/GDCKCJH 0092020 1 C C 附 录 C（资料性附录）目录样式 C.1 档案案卷目录 档案案卷目录样式见表C.1。表C.1 案案 卷卷 目目 录录 序号 载 体 类 型 归档时间 案 卷 题 名 档案号 张数 编制 密级 保管 期限 备注 年 月 日 盒 张 件 单位 日期 T/GDCKCJH 0092020 1 C.2 照片档案卷内目录 照片档案卷内目录见表C.2。表C.2 照片档案卷内目录照片档案卷内目录 照 片 号 照 片 题 名 拍 摄 时 间 照 片 所 在页 号 底片所在卷 号页 号底 片 号 备 注 C.3 光盘档案卷内目录 光盘档案卷内目录见表C.3。表C.3 光光 盘盘 档档 案案 卷卷 内内 目目 录录 序号 光盘编号 题 名 摄(刻)录时 间 备 注 _