社区居家养老服务组织档案管理规范(T-ZSFL 006—2021).pdf

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1、ICS 03.080.01CCS A 14团体标准T/ZSFL 0062021社区居家养老服务组织档案管理规范2021-06-29 发布2021-06-30 实施中山市社会福利协会发 布T/ZSFL 0062021I目次前言.1范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14基本要求.15档案分类.26档案建立.27归档与使用.38保密.39持续改进.4附录 A.5参考文献.6T/ZSFL 0062021II前言本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由中山市社

2、会福利协会提出并归口。本文件起草单位：广东省中山市质量技术监督标准与编码所、中山市社会福利协会、中山市颐天乐居家养老服务组织、中山市扬帆社会工作服务组织、中山市启创社会工作服务组织、中山市小榄镇敬老院。本文件主要起草人：何素虹、王识博、方俊杰、杨超雄、郑晓玲、邹小兰、侯雅梦、温振武。本文件为首次发布。T/ZSFL 00620211社区居家养老服务组织档案管理规范1范围本文件规定了社区居家养老服务组织档案管理的基本要求、档案分类、档案建立、归档与使用等内容。本文件适用于社区居家养老服务组织（以下简称为服务组织）的档案管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的

3、条款。其中注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DA/T 1档案工作基本术语DA/T 22归档文件整理规则DA/T 42企业档案工作规范DA/T 58电子档案管理基本术语T/ZSFL 001老年人照顾需求等级评定规范3术语和定义DA/T 1、DA/T 22及DA/T 58界定的术语和定义适用于本文件。4基本要求4.1服务组织档案应集中管理，所有权归属服务组织。4.2服务组织应建立科学的档案管理制度。4.3服务组织工作人员应保护老年人隐私，不得泄露老年人档案信息。4.4服务组织应兼顾办公、阅览、档案存放的需要设置档案保管

4、箱柜。4.5应指定专人负责档案管理工作。档案管理人员应具备档案专业知识并定期接受档案业务培训。4.6应为所服务老年人、工作人员建立以个人为单位的完整档案卷宗。4.7档案内容应客观、真实、准确、及时、完整、规范，档案记录应使用专业术语。4.8档案书写应使用签字笔，过程中出现错字时应用双线划在错字上，应保留原纪录清晰可变辨，并注明修改时间、修改人签名。4.9档案书写日期和时间应使用阿拉伯数字，时间采用 24 小时制记录。4.10档案中需签字的部分应由内容填写人亲笔签名。4.11老年人档案建档率应达到 100%。4.12应配置必要的设备设施，合理存放档案，做好防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、

5、防鼠、防虫、防污染措施。T/ZSFL 006202124.13宜视条件许可实现档案管理的信息化。5档案分类服务组织档案包括：老年人档案、人力资源档案、行政公文档案等。6档案建立6.1老年人档案建立6.1.1老年人档案包括但不限于基本信息档案、能力评估档案、服务记录档案。6.1.2服务组织开始为老年人服务时应为老年人建立档案。6.1.3服务合同由老年人与服务提供单位签订，由服务提供单位、老年人保管，服务组织备份。6.1.4基本信息档案6.1.4.1应及时完成老年人基本信息采集、记录，填写老年人基本情况信息登记表。6.1.4.2老年人基本情况信息内容包括但不限于：老年人姓名、性别、年龄、住址，监护

6、人住址及联系方式。6.1.5能力评估档案应按T/ZSFL 001的要求对老年人开展能力评估，并将评估结果及时归档。6.1.6服务记录档案6.1.6.1服务记录档案包括但不限于以下内容：服务项目；服务人员打卡记录；投诉处理记录。6.1.6.2服务人员应及时、准确、完整在社区居家智慧养老服务信息平台打卡，并于 24h 内记录服务过程。6.1.6.3服务组织应每月在社区居家智慧养老服务信息平台导出服务记录，打印归档。6.1.6.4老年人终止服务后，服务组织应于一周内完成总结记录并归档。6.2人力资源档案建立6.2.1在办理工作人员招聘、入职等事务的过程中收集的员工人力资源档案材料包括但不限于以下材料

7、：履历表及其他简历材料；学历、学位、职称证等；参加党团组织的材料。6.2.2工作人员在职期间薪资变动、岗位变动、奖惩、离职等事务时收集的员工人力资源档案材料包括但不限于以下材料：各类考核、评价材料；各种奖励及先进材料；处分、撤销处分材料；任免、晋升职务，工资级别登记表，离职审批表等。T/ZSFL 006202136.2.3员工入职、离职、岗位变动、工资变动、奖惩等各类人事变动事项时，服务组织人力资源部门应及时进行整理汇总并归档。6.3行政公文档案建立6.3.1行政公文档案包括但不限于服务组织行政管理文书档案、党务档案、设施设备档案、会计档案、音像实物档案。6.3.2应指定专人做好行政公文档案的

8、收、发、归档管理。7归档与使用7.1归档保存7.1.1相关部门应定期将本部门档案向档案管理部门移交。归档文件资料须为原件，文件材料应齐全完整。7.1.2档案管理人员应恪尽职守，严格按要求对各类档案及时整理、归档。7.1.3应将归档资料登记并编制归档目录。可按文件资料内容、性质、时间编制分类目录，便于查找。7.1.4档案应分类、分卷装订或装盒保管，应做到账物相符。应将老年人档案、工作人员档案、行政公文档案分类存放。7.1.5老年人档案应分类保管与管理，终止服务后保管期限应不少于 5 年。7.1.6行政公文档案、工作人员档案宜根据实际工作需要，确定档案保存期限（参见附录 A）。7.1.7应定期更新

9、、备份电子信息档案，确保信息的有效、安全。7.1.8存放档案房间的设置、档案保存环境温湿度、档案防护及安全要求，按 DA/T 42 相关要求执行。7.2借阅7.2.1档案借阅需经服务组织负责人或被授权人批准。7.2.2借阅档案应履行借阅手续，阅后按规定期限归还。7.2.3涉密档案应严格保密，如发现遗失必须及时向服务组织负责人汇报，违者追究责任。7.2.4借阅涉密档案应报服务组织负责人批准后方可借阅。涉密档案只能在档案保管处借阅。7.2.5对借用的档案应妥善保管，不得涂改、转借、拆封、撕毁或遗失，未经许可不得复印。7.3转档老年人需要转档的，服务组织应提供老年人基本信息档案。7.4销毁7.4.1

10、确定需要销毁的档案应由档案管理人员编制销毁清册，经服务组织负责人审批后，方可销毁。销毁清册应永久保存。7.4.2应于服务终止后整理老年人档案，终止服务时的记录登记应留档，其余记录按相关规定进行销毁。8保密8.1档案管理人员须签订保密协议，不得泄露老年人、监护人及服务过程的相关信息。8.2档案管理人员岗位变动应做好相关档案移交方可办理转岗或离职手续。T/ZSFL 006202149持续改进9.1每年应组织一次对档案管理工作的监督检查。9.2应及时改进监督检查中发现的问题。T/ZSFL 00620215附录A（资料性）文件归档基本范围与文书档案保管期限表文件归档范围与文书档案保管期限见表A.1。表

11、 A.1文件归档基本范围与文书档案保管期限表序号档案分类归档范围保管期限1老年人档案1.1基本信息档案基本信息档案（包括老年人、监护人信息等）。5年1.2能力评估档案5年1.3服务记录档案为老年人提供服务或相关支撑保障过程中所形成的材料，例如康复服务记录、家政服务记录、助餐服务记录等。5年1.4销毁记录档案销毁清册。永久2人力资源档案2.1入职档案工作人员招聘、入职档案（履历表及其他简历材料，学历、学位、职称证等，参加党团组织的材料，劳动合同、劳务合同、保密协议、补充协议等）。永久2.2在职档案薪资变动、岗位变动、奖惩、离职等档案（考核、评价材料，奖励及先进材料，处分及撤销处分材料和任免、晋升

12、职务材料，工资级别登记表，离职审批表等）。永久3行政公文档案3.1行政管理档案外来文件、内部文件、法律法规、产权产籍、资质、合同协议、质量管理体系文件、标准化建设文件等。10年3.2党务档案党务工作中形成的文件材料。10年3.3设施设备档案说明书，采购、安装、调试和验收过程中的技术性与凭证性文件材料，运行、维修记录、设备改进、改装和报废的文件材料等。30年3.4会计档案会计凭证、会计账簿、财务报表、账簿备份数据及单位经济活动相关的其他资料。30年3.5音像、实物档案处级以上领导检查指导工作等重大活动、本服务组织重大会议活动所拍摄的照片、录像，奖旗、奖状、奖杯、奖章、证书等材料。30年T/ZSFL 00620216参 考 文 献1 DB44/T 1983-2017社区档案管理规范2 DB54/T 0205-2020养老机构档案管理规范3 DB61/T 1341-2020养老机构档案管理指南4 城市社区档案管理办法（国家档案局 民政局令第11号）_