时间管理的法则.pdf

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1、时间管理的法则 一、效能管理法 分析事件的重要与紧急情况，就是阐释效率和效能的关系。根据轻重缓急可以将事件分为四类,如图 1 所示:图 1 象限时间管理法示意图 1.四象限时间管理 类事件既重要又紧急，B 类事件重要但不紧急,C 类事件紧急但不重要,D 类事件既不重要又不紧急。处理这四类事件的顺序依次是：A 类事件B 类事件C 类事件类事件。在管理者的工作中,纷至沓来的 A 类事件总是让人感到棘手，为什么会出现如此多的 A类事件?是哪个环节没有做好呢?A 类事件频发的原因 管理专家研究发现,A 类事件一般是由错误处理类事件导致的,也就是说,当重要但不紧急的事件未得到妥善处理时，就会越来越紧急,

2、随着时间推移，最终转换为 A 类事件，当转化发生后，经理人只能停下手边的工作，全力以赴地处理类事件，之后再回到原来的工作上。这种管理不善的情况就不停地循环出现在经理人的时间表。值得注意的是，人们往往未能妥善处理类事件的原因是被 C 类事件遮住了眼睛。经理人往往要花费 5%左右的时间处理琐碎的杂事，也就是 C 类事件,又花费0%左右的时间处理 A 类事件,于是经理人就在 C 类事件和类事件之间来回奔波，成了时间管理的救火队员，将类事件扔在一边，无暇顾及。避免转化的方法 要想避免 B 类事件转化为 A 类事件，一般可以采用的方法包括：压缩:完成事件的核心，或简化完成该事件的步骤。替代:寻找比此事件

3、更重要或更紧急的事件，或以更有成效的事件代替该事件。授权:将事件的处理权授予他人,由他人代为处理。先做：依照重要性区分事件,相对于 C 类事件来说，先做 B 类事件。舍弃:舍弃重要程度和紧急程度都不高的部分事件，用更多时间完成其他工作。增加：增加时间和工作量,全力以赴地完成重要事件，使处理结果更加完美。改进:改进部分事件的性质，尤其需要将类事件改成 B 类事件。杜绝：杜绝不重要且不紧急的事件的发生。确保：确保重要事件能保质保量地按时完成。聚焦:安排专门的时间段，集中精力处理重要事件。少做:不重要的事件要尽量少做。不做:不予理睬既不重要又不紧急的事件，甚至可以牺牲部分利益。时间分配 对于四类事件

4、,经理人要掌握好时间分配的尺度。合理的时间分配如图 2 所示：图 2 时间分配示意图 对于既紧急又重要的突发事件，需要安排0%2%的时间，且一定要控制在 25以下；对于重要但不紧急的事件,需要安排5%-8%的时间,也就是将绝大部分时间花费在这类工作上,把重要但不紧急的工作当做既紧急又重要的工作去做；对于紧急但不重要的工作,需要花费 15%的时间处理;对于既不紧急又不重要的工作，则要花费 1甚至更少的时间去做。2.艾森豪威尔的时间管理原则 艾森豪威尔认为,对 A、四个象限的工作应该采取不同的应对措施，如图 3所示：图 3 艾森豪威尔的时间管理原则 第一,类既紧急又重要的突发事件,本人做,且立即做

5、;第二，类重要但不紧急的工作，本人做,且花费大量时间做;第三，类紧急但不重要的工作,尽量不自己做，委托给别人做，如果必须自己做，则要减少工作量;第四，D 类既不重要且不紧急的工作，扔进废纸篓,不做。D 原则 4D 原则与艾森豪威尔的时间管理原则不谋而合,面对 A、C、四类工作，要采取不同的原则:A 类工作要马上去做，也就是 it now；类工作可以以后再说,也就是 Do t lae;C 类工作要授权给别人做，也就是 Delegate；类工作则干脆不做，也就是ot do it。二、艾维李的效率法 在经理人时间有限、资源有限,而工作任务不可取舍的前提下,经理人要想有效地利用时间,就必须对工作有所取

6、舍，选取最重要、最有价值的工作执行。美国管理学家艾维李提出了“10 分钟 6 件事效率法”,这种时间管理法也被译为“效率法”、“艾维李效率法”。从完成工作的性价比来看，也可以称为“效能法”。艾维李认为,工作者可以花费 5 分钟时间列出明天、下周甚至下个月要做的 6 件重要事情，再花费 5 分钟时间给这些事情按照重要程度排序,将最重要事件的编为“1 号”,次要事件编为“2 号”,依此类推，最后把这 6 件事写在纸上，剪成小纸条,工作时就按照事件次序一一执行，保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要、最有价值的工作。简而言之，艾维李的效率法可以总结为以下三个步骤:第一,列出明天(下周、下月）要做的六

7、件重要的事情;第二,把这六件事情按重要程度排序；第三，上班后按照所排顺序做事,直至下班结束。三、一周时间运筹法 时间管理从计划开始,好的时间运筹方法需要科学合理地记录过去的工作，发现时间浪费之处,找到改进的措施,修正原有的时间管理方案,再严格按照修正后的方案执行。一周时间运筹法就是这种时间管理方法的代表。1.使用方法 使用一周时间运筹法时,以星期时间为横坐标，标记为从星期一、星期二到星期天，以小时时间为纵坐标,标记为从早晨到晚上,还需要加上备注和总结。在接下来的一周里，使用者要认真记录时间利用情况,每天都要进行总结,当一周结束后，再进行周总结。如表 1 所示:表 1 一周时间运筹法 时间 星期

8、一 星期二 星期三 星期上 星期五 星期六 星期日 上午 中午 下午 晚上 备注 总结 2时间管理细到周 对中、基层经理人而言,周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段。经理人倾向于制定月计划,但实际上这种方法并不理想。例如,麦肯锡通过调查全球经理人的计划实现有效性,发现大部分企业都在做月计划,而制定月计划之后，每个星期的实施有效性是不一样的，第一周为%80%，第二周为 60%70%,第三周为060%，第四周只有 450%。个人月计划的实施情况也与此相似，月末时只剩下 50左右。这种情况发生的原因在于计划赶不上变化。一个月之前料想的情形，到现在很可能已经发生了很大的变化。如果每天追踪这些变

9、化，就会发现每天的计划实施有效性都在减弱,频繁的情况变动导致经理人只关注眼前的具体工作,往往忘记了整体的方向和目标,很难做到协调和平衡,所以周计划和周检讨非常重要，可以帮助经理人修正和完善计划。考虑到中国人的文化观念比较急功近利、注重实用主义,报表应该要越少越好，越精要越好,一个星期只需要两张表就足够了，一张表为周报表,另一张表为客户档案记录表。除此之外,表格设计也要风格简明为上,抓住关键数据即可。四、办公室的S 办公室的工作既繁也杂，要想做到很好地管理文件档案和办公区域，就必须进行办公室的 5S 行动。办公室的 5包括整理、整顿、清扫、清洁、素养，如图 4 所示：图 4 办公室的 5S 示意

10、图 1整理 整理是指整理自己的办公室,让办公室成为没有杂物、能集中注意力工作的地方。首先,办公桌上摆放的都是目前需要处理的文件,将过去的文件、将来的文件、目前还未涉及的文件收到柜子里;其次，每天都要进行整理工作，防止事务滞留到第二天；最后,定期定制标签和标识,用红色、绿色等不同颜色区别标记文件。整顿 整顿是指整顿工作作风和流程,让一切向节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括收拾办公室,工作者要在午餐前做简单整顿，下午下班前做彻底全面的整顿，这样可以快速进入工作状态,提升工作的效率。有人习惯上班工作之前做打扫办公室卫生、泡茶等无聊的事情，往往导致工作效率降低。要点提示 办公室的 5指的是：整理;

11、整顿;清扫;清洁;素养。.清扫 清扫是指将短期内不用的物品和文件归档,扫除工作障碍，营造快速进入工作状态的环境。具体包括及时处理文件（包括纸质文件和电脑文件）、建立合理的文档系统、定期更新日用品等。4.清洁 清洁是指保持办公氛围的简洁，使自己能够很快地进入高效工作的状态。首先,办公室里除了办公桌之外,不要放置多余的椅子，而且椅子最好样式简单、没有靠背,这样可以有效防止人们在寒喧中浪费时间；其次,办公室内切忌放置个人照片、杂志、爱好的羽毛球、网球拍、好玩的玩具等分散注意力的物品，工作时间内可以将其收在柜子里,因为大多数人难以抵制这些物品的诱惑。5.素养 素养是指养成良好的习惯，摒弃不良行为习惯对

12、时间的侵蚀,让时间成为自己掌控的有形资源。例如，在办公室可以喝茶、喝咖啡,甚至到卫生间抽烟，但当收到别人这样的邀请，而自己恰好有一个很重要的工作时,就要敢于拒绝,否则碍于面子或交情就会浪费时间、搁置工作。总而言之，办公室的S 行动应该做到:在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件;每天都整理,不要把事务留到第二天，定制标签标色；及时处理文件,建立相应的文档系统；整理工作时间,保持办公室整洁，经常整理文档;避免被打断工作,让助手筛选电话。五、计划的杠杆原理 计划是非常重要的管理措施,管理者应该花费时间做详细的计划,让下属加倍努力，不断完善计划。有人认为做计划浪费时间，不如用于具体工作，这种想法很片面

13、。中国有句古话“工欲善其事，必先利其器”，即在分析思考、决断、设定目标、制定计划的时候，多花时间有助于开展工作，考虑得越周全，工作进展就越快。有很多经理人正好与此相反，他们急于行动，疏于计划,有条件要干，没有条件也要干，这个理论本身没有错,但是如果不做备选方案和计划，就很可能多交学费、多走弯路。经理人和员工最大的区别就在于要做计划,员工只要服从和执行就可以达到合格、优秀,但是经理人在行动之前要做尽可能详细的计划，如果没有具体的操作方法、没有具体的数量、没有制定三个以上的计划就开始行动，经理人的管理就是失败的。1.帕累托原理(二八原理）经理人制定计划时要遵循一个杠杆原理帕累托原理,也被称为二八原

14、理，即 80%的结果往往取决于 2%的努力。图 5 帕累托原理示意图 【案例】分数与努力之比 很多大学生读书不用功，往往临考试的时候才开始看书,从这些学生的考试成绩中可以发现一个规律:如果连续突击一天一夜,这样的学生的考试成绩可能是 3分;如果想考 60-70 分,大概需要复习两个星期；如果想考 80 分,大概需要复习两个月;如果想考到 90 分,就需要每一节课都认真听讲。从这个案例中可以看到，人们的时间效率是不同的。到达一定程度后,增长的速度就会越来越慢，想要取得成果就要付出更多努力。每个人都有工作的巅峰期，也就是在每天的工作中,总有一段时间的工作效率最高，如果能将最重要的工作放在巅峰期内完

15、成，就可以取得最好的效能。有一项关于巅峰期的研究表明，大多数人的巅峰期在上午 9 点到 11 点之间,低谷期则在下午点钟以后。每个人的实际情况都有不同，因此对巅峰期的高效利用要灵活进行。2.提高效率的三问法 美国人伯纳姆认为，为了提高时间的效率和效能,做每一项工作之前都应该认真问自己以下三个问题：第一个问题是：能不能取消?第二个问题是：能不能与别的工作合并？第三个问题是:能不能用更简便的东西代替？伯纳姆认为不是所有工作都要做,而是要“有所为，有所不为”，学会进行取舍，无法取舍时就要想办法合并,实在不能合并就要思考替代的方案,尽最大努力提高工作效率。3.善用空闲时间 在现实生活中，专家并不比常人

16、多懂什么,他们只不过多读书、多看报、多吸收信息,而且需要的信息积累起来而已。因此,不断收集需要的信息,通过长期积累，必然会成为专家。善用等车时间 每个人都有等车的时候，可能每次只有 10 分钟，但积少成多也会变成很大的数目,因此要善用这段空闲时间。例如,可以用 MP3 收听学习课程,或认真地想问题，或看“口袋书”。利用生活的点滴时间积累知识，信息量就会越来越大，掌握的资讯也就越来越多。关掉电视,扔掉报纸 现在是信息爆炸的时代,有用的和无用的信息充斥着人们的生活，人们每天都可以从电视、报纸、互联网上看到大量的垃圾信息,无形中浪费了人们的时间。因此我们要关掉电视、扔掉无聊的报纸，坚决抵制花边新闻,

17、要学会订阅与自己专业相符的报纸,以及快速浏览报纸主要内容的方法。早起一小时 女人每天的睡眠最好在 8 个小时以上，男人最好在 7 个小时以上。在保证睡眠时间和睡眠质量的情况下,早晨最好早起小时，“早起一时，轻松一天”，利用这一个小时的时间运动或学习。4.快速的节奏感 养成快速的节奏感是时间管理的重要措施。只有养成快速的节奏感，才能提醒自己时间管理的重要性,体会时间的紧迫性,成为自己的人生导师和时间安排的先知。经理人可以借助手表、手机等工具,让自己时刻清楚当前的时间点,进而想到这个时间点的计划,检查实际上正在从事的工作,考虑如何协调自己的工作状态等。例如,日本在第二次世界大战后快速崛起,发展速度

18、十分惊人，原因就在于日本人讲究速度,其时间讲究“六快”快食、快便、快睡、快行、快思、快记,这种时间管理方法在环境快速变化的今天非常实用。六、时间管理细则 时间管理的实质是管理生活方式，因此时间管理的法则也就是有效的生活方式和方法。在日常工作和生活中，浪费时间的往往不是大块的工作,恰恰是一些不良的生活习惯和工作方式。因此,经理人要从微小的细节开始做起，把工作时间安排好，把业余时间管理好,具体包括以下几个方面：每一分、每一秒都做最有生产力的事；有效授权，带来轻松;用金钱换取时间；把重要的事情变成紧急的事情;不断地行动；遇事马上做,现在就做;第一次做好，次次都做好；明确目标，制定计划，写成清单；设定

19、完成期限；分秒不浪费，工作日志法；管理业余时间；专心致志，不虎头蛇尾;采用节省时间的工具、通讯和交通方式等；不听、不接电话；不见客访客；不闲扯聊天;不离开现场；挂免打扰牌。补充知识：十个赢得时间的锦囊妙计 在时间管理中,第四代时间管理提供了0 个赢得时间的锦囊妙计,它们是：1.为重要任务或同类任务设立工作时间;2.有针对性地回避，设立安静时间,随后进行回话；3.在会议和个人约会中设立时间限制；4把优先权作为所有工作的基本原则;.尽可能久地做那些确实关键重要的工作;6.充分利用委托授权完成服务性工作;7将较大任务拆分成子部分进行;.与自己商定完成 A 类任务的期限;9.尽量完成重点任务;0.按效率、有针对性地规划。