档案管理信息化建设的重点探讨.pdf

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1、档案管理信息化建设的重点探讨 摘要：科学技术的跨越式发展推动了很多行业的创新和变革，档案管理工作也从中得到了启发和进步，现代信息技术与档案管理工作之间的融合日益紧密，促进了单位档案管理工作的发展方向朝着信息化、事业化、数字化、共享化的趋势前行。档案资源真实记录着单位的生产经营活动，是单位经营管理的重要组成部分，既是单位发展历程的见证，更预示单位未来发展的前景，做好单位档案管理工作尤为关键。随着单位管理体制面临着大刀阔斧的改革，传统的档案管理模式已经与单位的发展要求十分不适应，档案管理理念迫切需要注入新颖的思路，单位档案管理工作应与时代脉搏同跳动。因此，如何打造档案管理新模式、新理念、新服务，是

2、我们档案管理工作人员需要认真思考并付诸实践的重要课题。信息化技术在单位档案管理工作中的积极运用为我们开启了档案管理工作的新篇章，彻底改变了传统手工管理档案的种种弊端，大力解决了档案管理工作落后的旧局面，单位档案管理工作正在朝着旧貌换新颜的发展道路上全速奔跑。基于此，本篇文章重点对事业单位档案管理信息化建设进行研究，以供参考。关键词：档案管理；信息化建设；重点探讨 引言 随着我国事业单位职能转变，事业单位档案管理制度及人员结构等方面发生变化。档案管理根据时代发展逐渐更新管理方式，是其持续发展的重要方向。事业单位档案是保存政府信息的重要载体，其管理是公共管理的一部分。目前事业单位档案信息化管理中存

3、在许多问题，研究事业单位档案管理信息化建设问题，对提高事业单位档案管理工作效率，促进事业单位持续发展具有重要意义。1 事业单位档案信息化建设概述 档案是各类主体在实践中形成的原始记录，是构成社会记忆的重要信息资源，档案担负记录历史的重任，是事业单位管理的重要部分。档案原始文献资料蕴含大量信息资源，需要开发挖掘深层次价值。随着档案管理理论的发展，档案管理重心向档案信息开发利用发展。科教文卫等是我国集中管理的事业单位，其事业档案管理是单位丰富历史材料的记录。档案管理是对档案实体信息管理提供服务的工作，包括事业档案收集、整理、保管、统计等。档案管理水平要不断适应社会的需求，档案管理从简单到复杂，由手

4、工到计算机管理不断发展。事业单位档案管理是服务性工作，档案管理工作不直接产生物质财富，档案管理工作特点是提供档案信息为事业单位服务。事业单位档案管理具有公共性、服务性与非营利性等特征。事业档案管理信息化是档案管理中采用计算机、网络等现代新技术，广泛利用单位信息资源提高经营管理决策水平，提升事业单位经济效益。档案管理事业信息化实质是利用信息技术建立网络系统，使得档案管理各环节通过信息快捷流通，实现资金流与工作流的整合，提高事业单位档案管理效率水平。档案管理信息化水平成为衡量档案管理工作的重要标志。事业单位档案管理信息化是复杂的工程，要求事业档案工作者完善档案信息化制度，保证档案信息安全及时向管理

5、者提供档案利用服务。事业单位档案信息化管理建设具有原始性、服务性与智能化等特点。2 事业单位档案管理工作的弊端 2.1 管理流程混乱 事业单位档案管理工作流程应按照单位档案管理规章制度制定相关标准，各部门在规定时间节点内将档案资料报送到档案室。目前，一些事业单位虽然建立了档案管理流程图，但是却没有执行，档案资料的报送时间十分随意，有时早，有时晚，视规章制度为儿戏。还有些事业单位档案管理人员是行政部门工作人员兼任的，岗位责任意识不强，缺乏专人管理，对档案管理流程一知半解，经常是在领导的催促之下才开始到各个部门去收集档案资料，档案室随处可见堆积在一起的档案，大量业务档案资料没有得到及时的整理和归档

6、分类，档案管理工作规范化得不到有力推动，档案管理工作流程更是一片混乱。2.2 档案管理人员的综合素质低 现实中，对于平淡较为枯燥乏味的工作，很难招到以及留住大学毕业生，事业单位的档案管理就属于这种较为枯燥的工作。为此很多刚刚进入到事业单位档案管理工作的人员，会经常更换自己的工作岗位，因此档案管理人员的稳定性较差。这对事业单位的档案管理以及记录等工作产生了不利的影响，同时档案管理工作变得十分的混乱，有时候竟然会出现文件或数据丢失的情况。为此对于事业单位来说，需要提升对档案管理工作的重视程度，配置优秀的工作人员，提升自身档案管理人员的综合素质。2.3 档案管理方式、形式相对落后 目前，事业档案管理

7、形式相对落后，部分管理部门还在使用纸质档案管理方式，不能将现代化科技较大程度地利用，无法确保档案的安全性。例如搬移资料，将部分资料丢失或者资料保存时间较长已经存在误差，或者资料老化等现象。3 事业单位档案管理信息化建设方案 3.1 梳理管理流程 档案材料要形成从上而下的档案传递流程，减少文件资料的流失，避免归档时遗漏，使档案功能更加适应事业单位对信息资源的利用，提供准确的档案信息资源。档案管理要利用计算机知识，实行随时收集和定期收集相结合，减少文件资料的流失。根据档案材料来源广、范围大的特点，把重要材料都收集起来，避免归档时遗漏，对档案的原有重要部分应该予以保留，使档案的利用情况更加适合事业单

8、位对信息的需求，让档案管理工作更好地服务于事业单位发展的需求。3.2 提高从业人员专业素养 严格考核工作者的专业水平和素养，对信息化队伍的建设进行不断增强。主要措施如下：一是加强专业培训。实现事业单位档案的信息化建设，离不开专业人才的加入，针对员工要开展入职培训，建立考核机制，必须在其通过考核后才可上岗。二是建立职业归属感。由于档案信息管理工作极为枯燥乏味，这就需要对专业技术培养进行关注，进行职业归属感的建立，注重开展文化娱乐活动，加强人文关怀，使其工作热情不断提升。3.3 加强软硬件的投入力度 相关单位应重视事业档案信息化建设，与此同时根据国家规定选择相对的软件、硬件方面的装备，结合实际加强

9、档案管理工作内容。单位需要及时建立档案的信息化建设体制，加强工作人员的认知，做好实践工作，提升档案信息化水平。档案信息化建设的目的是将档案管理工作简单化，将档案信息的利用价值有效提升，把档案信息的价值体现出来。在档案工作中，工作人员的压力还是相对较大、工作内容稍微复杂。因此，可以借鉴先进的设备，例如：扫描仪、智能识别技术，甚至将文字和图片转换成需要的资料，应该将处理档案数据的软件正确使用，在相关数据的储存中，合理使用计算机可以降低工作量，减少管理成本，利用计算机还可以提高管理资料的正确度以及资料的完整，从这些可以看出信息化的优势是比较明显的。结束语 综上所述，信息化的快速发展，传统的档案管理制

10、度已经不能满足社会发展的需求，档案管理工作也必须与时俱进，顺应时代发展。因此，我们应积极创新档案管理服务模式，深度优化人才队伍，提高档案管理信息化水平，让档案管理更好的服务于社会和经济发展。参考文献 1刘佳.新时期档案管理信息化建设创新研究J.中国高新科技,2020(22):17-18.2谢薇娜.企业档案信息化建设的问题与对策J.福建电脑,2020,36(11):68-70.3胡召义.关于档案信息化建设与管理的几点思考J.文化产业,2020(32):142-143.4石莺.档案管理信息化建设路径J.信息记录材料,2020,21(09):44-45.5廖华.档案信息化建设与管理工作探讨J.办公室业务,2020(14):84.