浅谈档案管理工作的问题及对策.pdf

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1、浅谈档案管理工作的问题及对策 摘要：我国自古就有档案整理与保存的传统，在各历史阶段、各企事业单位进行档案管理工作，一直是极其重要的工作内容。各个阶段的成就不仅能借助档案文件信息得以体现，其管理业绩以及文化等也能在档案中得到综合体现。关键字：档案管理 档案意识 人员素质 我国自古就有档案整理与保存的传统，在各历史阶段、各企事业单位进行档案管理工作，一直是极其重要的工作内容。各个阶段的成就不仅能借助档案文件信息得以体现，其管理业绩以及文化等也能在档案中得到综合体现。随着新时期信息化技术的发展，人们对教学档案管理工作的要求在不断变化中，针对海量档案资料，如何更好更快地推进新时代的档案管理工作，本文将

2、从当前档案管理工作中出现的问题，解决办法，加强措施三个方面，对教学档案管理问题及措施进行分析与探讨。一、档案管理工作中出现的问题 1、档案管理工作没有得到广泛的重视和认可，档案管理意识薄弱，重视力度不够。档案管理作为管理工作的一部分，很多企事业单位只重视人事、物质等有形的管理，而对档案管理工作没有充分的认识，同时相关的监督与技术指导难以合理进行和开展，档案管理工作自然得不到有效的实施。档案管理人员没有管理意识，对于档案资料的重要性缺乏全局观念，对于档案管理工作缺乏责任意识。在做档案管理时，认为与己无关，鲜少主动参与档案材料的收集，仅仅作为一项特定的工作任务；其次，上级领导者通常不重视过程资料的

3、及时补充，没有及时完善归档材料，没有在日常工作中加以收集与完善，造成档案资料不实，不能真正达到有效的价值。2、档案管理工作缺乏专业性和规范化 档案管理工作是一项传统工作，一般划分为后勤工作，无法产出直接效益，因此很难收到重视。目前，档案管理工作规范难以统一，档案管理工作的管理模式、管理体制、以及技术手段仍然较落后。由于档案管理制度不健全，档案管理工作缺乏专业性和规范性，档案材料质量差、手续不完备、书写不规范、形式不统一，良莠不齐。比如，档案资料存在涂改现象，在档案资料转递过程中，不按规定办理，不密封，没有严格遵守档案法和上级的有关规定。归档材料纸张大小不一，纸质不符合存档要求，单位负责人签字盖

4、章的栏目，常常只盖章或只签名，有的签字盖章的时间漏填等问题。3、档案管理的信息失真，后续管理工作不完善 很多企事业单位都希望搜集整理真实的信息资料，希望从中能得到过去的经验启发，对未来走向的预测等等。但是，当前的档案资料很难满足人们的需要，过去一直值班资料为主，查询难度较高，转递档案的环节又很复杂，有些记载没有个性化特征，倾向于走形式，因此很多档案资料价值不高。二、解决档案管理中存在问题的办法（一）提高档案管理人员素质 培养一支专业化的档案管理队伍，采用多有效的培养种措施，提高档案管理人员的素质和文化水平，是做好档案工作的重要保证。针对当前档案管理人员的培训，系统学习档案管理知识，可以采用参加

5、岗位培训和专题培训，长期脱产培养与短期培训相结合，学校教育与实际工作锻炼相结合的形式，灵活多变的提高档案管理人员的素质。加强专兼档案管理人员的继续教育和培训工作，提高业务档案的管理水平。一方面档案管理人员必须有良好的政治素质，能坚持原则，秉公办事，维护资料本身的客观性、严肃性；另一方面必须提高自身的管理技能和水平。鼓励档案管理人员向同行学习先进的管理方法，扩大知识面，提高政治思想水平和道德素质，充分调动其工作积极性、主动性和创造性，提高业务管理技能，促进档案管理工作逐步走向制度化、规范化和现代化。（二）加大宣传力度，强化管理人员档案意识 企事业单位要提高法制意识，组织档案管理人员系统学习档案法

6、，领导人员要重视企事业单位的档案材料收集、归档和保存等工作。档案管理要做到灵活管理、目录明确、层次清晰。重要的是要避免文件以及材料重复归档和遗漏等问题。档案管理部门人员要保证各种材料的完整性和准确性，提高了档案管理水平。档案管理当作管理工作的一项重要内容抓紧、抓好、抓细，发挥档案工作在决策中的参考作用；其次，要向企事业单位宣传建立档案与管理的重要性，应养成主动收集、自觉上交归档材料的良好氛围和科学运行机制；再次，要建立健全各项规章制度，使档案材料的收集、整理与归档工作有章可循、有据可依，步入制度化、规范化管理轨道。在档案管理部门内部，深入进行档案法律知识的学习和宣传，提高管理人员对于档案工作重

7、要意义的认识，树立和增强档案管理的意识。档案管理的工作要从对社会负责、对工作负责的高度，认真填写档案，规范档案登记等方面，及时准确的将档案材料转交档案管理员。（三）建立健全归档材料的形成、收集和传递制度 第一，规范归档材料的要求。按照档案管理规定，归档材料必须使用统一纸张，字迹材料应是耐久或比较耐久的，使用黑色碳素笔书写，复印材料应选用激光打印件或静电复印件归档。凡是不符合要求的，都必须退回原成材料单位重新处理后方可归档。第二，建立归档材料收集制度。档案材料的形成渠道多且广，要掌握档案材料的形成规律。如档案材料的收集工作，大致可以分为三个阶段：第一个阶段是收集的档案材料应在举行活动或者根据政策

8、的准备阶段招生就着手抓紧收集；第二个阶段档案材料的收集，除了平时有规律地收集各类材料外，还要从党、团组织收集单位的党建材料；第三个阶段是最重要的收集阶段，即企事业单位的年终总结和评价材料。此外，还应建立档案收集归档制度，形成收集网络。这样既有利于档案材料的及时收集归档，又有利于材料收集过程中的保密与安全。总结语：档案资料是企事业单位所有工作人员在长期工作实践中日益积累起来的信息资料，是他们知识和智慧的结晶。因此档案管理人员要用严谨科学的态度对待上交的材料，经鉴定去“粗”取“精”，剔除重复的、不符合存档内容的材料，并加以系统的分类整理。加强对档案材料的编研工作，整理归纳出具有实用性和规律性的结论，发挥档案资料的功能和价值，提高档案管理工作的社会地位。参考文献：1方润骅机关事业单位档案管理信息化路径探析J理论研究，2016 2张小静让档案创造更多价值档案信息化管理分析J城建档案，2019