需求建议书.pdf

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1、需求建议书 通过与中洲对外经济贸易有限公司上下各级人员的沟通、访谈，以及在为中洲实施管理改善项目的过程中，对中洲公司的业务和财务流程有了一定的了解。为便于中洲公司下一步安装管理软件工作的开展，我们受中洲公司的委托，拟写了本建议书，以供参考。1.背景介绍 2.公司业务流程的简单介绍 3.需求建议 4.维护要求 1 一、背景介绍 中洲对外经济贸易有限公司是一家以进出口贸易为主的公司，近年来又快速地拓展了进口汽车贸易业务以及留学咨询业务。由于业务的多样化和快速扩张，公司人员较多的精力都集中于业务的发展和维护，而在公司的管理方面基本上没有完整的制度和机制来保障。鉴于这样的现状，公司高层提出了建立公司管

2、理软件的迫切要求，希望通过软件协助业务部门规范地、高效地实现业务流程并提供公司信息集中管理和共享的可能性，完成部门之间、人员之间的信息交换、查询、监控、审批等事务，避免公司资源的流失和泄漏、业务操作的随意性、信息沟通的不畅通等。二、公司业务流程的简单介绍 1.1 进出口业务 进出口业务分自营和代理两类，但两类业务的操作流程基本类似。业务的开展由入货、运输报关、出货三个部分的业务流程组成，一般情况都是以售出合同为先，再签定购入合同。流程都是从与供货方的出货确认开始，出口先报关再运输，进口先运输再报关，运输由哪方负责根据合同条款的规定确定，报关委托报关公司运作并签署委托合同，货物出关后交需货方。业

3、务过程中的收付款原则上都是先收再付。国内收付款是以支票或汇票形式，进口业务在需方提货前或提货时要求付款，出口 2 业务在收到需方的款项后支付供方；国外收付款根据合同规定以信用证或 T/T 方式，信用证收付需要在到货前申请开证或审证，T/T 收付以收到相关单据为准。1.2 汽车业务 汽车业务分三资车和大贸车两类，在业务流程上只是涉及流程长短的区别，大贸车需负责办理报关后方可销售。汽车业务从下订单开始，订什么车有两种决定方式，一是根据客户需求决定，一是根据市场信息自行决定。根据客户需求订货的要与客户先签定销售合同。车辆抵达后，进行报关，报入保税区，三资车即可进行销售，大贸车还需再作报出手续方可销售

4、。汽车销售时根据客户要求还要提供一些其他的服务，比如上牌、商检、缴费、办许可证等。流程中的收付款环节主要是：对外付款采用信用证方式，销售合同签定后要求客户先付定金，余款付清后放车。1.3 咨询业务 咨询业务主要是留学咨询，流程从与客户签定合同开始，客户付第一笔款，要求客户提供入学申请资料，帮助客户取得入学通知书，若未取得，退第一笔款；要求客户付第二笔款并提供签证资料，帮助客户取得签证，若未取得，退第二笔款；根据客户要求，帮助客户订机票、联系接机、安排住宿。流程中的收付款环节主要是两笔 3 款的收取和可能的退款。所有业务流程都编写了详细的程序文件和流程图。三、针对业务现状的需求建议 1综述 1.

5、1 业务部分 业务部分自合同（内、外销）文件开始，以销售合同的逐步履行串接整个业务流程以及在业务流程中发生的和其他部门的信息交互流转过程、在合同履行的过程中产生的其他辅助合同（比如代理报关合同、运输合同、仓储合同等）、单证（比如提单、报关单、发票等）等信息、合同履行完毕需整理归纳的各种档案（比如客户档案、供应商档案、运输公司档案、报关公司档案等）。流程中的各操作节点建立相应操作模块，产生的文件和表单建立相应数据库，信息、文件、单据、数据的确认、审核、审批等建立交互式操作模块。1.2 财务部分 财务部分建议在已有财务软件上，在分类帐目中建立三至四级明细帐，以便于财务分析数据的采集和与业务部门数据

6、的校对。财务系统与业务系统是否连接，将视现有软件实际情况而定。2 需求描述 2.1 业务系统 4 2.1.1.操作模块功能 2.1.1.1.输入 输入合同或表单的内容、关键时间点，输入各种档案的基本信息、评价和评审信息，其他需输入的信息。2.1.1.2 修改 对已录入记录或系统预设置的内容进行修改，修改必须由授权人实施。2.1.1.3 提交和审批 所有需要审批的单证或合同在录入后履行提交手续，信息传送到审批人后由其进行审核，审核通过后履行审批手续，并将信息通知申请人和传送给下一步骤操作人。2.1.1.4 评价和评审 合同结束后，需要对客户、供应商、运输公司、报关公司做评价，直接上级对下属的阶段

7、工作需要做评价，年终对客户、供应商、运输公司、报关公司、仓储公司需要做评审并给出等级。2.1.1.5 查询 2.1.1.5.1 查询类型 记录查询：对数据库中的记录进行查询。5 综合查询：按照自定义表单或预设的表单格式进行查询，内容会涉及多个数据库，并给出一定的分析结果。进程查询：对合同的进程进行查询，获知合同的进展情况。2.1.1.5.2 查询权限 根据管理制度的规定，对所有查询设置权限。2.1.2 数据库 2.1.2.1 设置：业务合同库、辅助合同库、单证库、档案库、员工库、库存库等几类。各类数据库按照实际业务中存在的不同形式又可细分为若干数据库。2.1.2.2 内容：各数据库的结构按照实

8、际业务流程中使用的格式设计。2.2 财务系统 2.2.1 帐务系统：在现有系统基础上，建立三至四级明细帐：第一级设进口和出口；第二级设部门；第三级设代理和自营；第四级设行业。2.2.2 分析系统：建立适合公司需要的财务分析报表模式。四、维护要求 1 希望在进行软件设计时能够考虑到公司今后发展可能需要 6 扩充的功能，为软件预留部分可扩展的空间。2 希望软件开发商在系统试运行阶段有专人在现场维护和收集修改意见；在系统正式运行的一年时间内有维护小组能够做 4小时内的响应维护，和免费的简单修改。3 希望软件开发商对软件的升级有较为系统的考虑和设计，尽量能够使公司今后的软件升级费用较为低廉，并负责升级的设计开发工作。4 希望软件开发商在软件设计时考虑软件的易用性和易维护性，降低公司的维护费用和人员投入。