档案管理制度（5篇）.doc

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1、 档案管理制度（5篇）档案治理制度1 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。 一、公司设立文件档案治理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案治理工作到达标准化、制度化、标准化的要求，并逐步实现电子信息化治理。 二、但凡公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、治理工作，确保资

2、料完整。 四、档案治理员要对公司安全生产相关文件资料特地建档。进展治理。 五、立卷应依据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要状况，以便于保管和利用。 六、文件资料档案的保管、查阅。 1、全部档案必需入框上架，科学排列，便于查找，避开暴露或捆扎堆放。 2、文件柜、档案室要保持干净卫生，仔细做好文件档案“八防”工作，特殊是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、常常核对文件档案资料，发觉问题准时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，

3、必需持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅;公司全部档案一律不允许外借。不管是谁查阅、复印档案，公司档案治理员都必需照实进展登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。 八、对于公司机密文件及档案的治理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。 档案治理制度2 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的治理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 但凡公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文

4、件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，详细包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 (1) 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件; (2) 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特别保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 (1) 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等; (2) 公司公布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿; (3) 公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件; (4) 公司各职能部门在工作中形成的工作规划、总

5、结、报告; (5) 反映公司业务活动和科学技术治理的专业文件材料; (6) 公司检查下级单位工作，调查讨论形成的重要文件材料; (7) 公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料; (8) 公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料; (9) 公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料; (10)公司根本建立工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接收理的科研、建立工程的科技文件材料; (11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料; (12)

6、公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉嘉奖证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料; (13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料; (14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料; (15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根; (16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册; (17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本; (18)公司签订的各种合同、协议等材料; (19)公司外事活动中形成的

7、请示、报告、规划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等; (20)各种普查工作中形成的文件材料。 3.1.2 收集中应留意的问题 3.1.2.1 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。 3.1.2.2 正文和附件要同时收集。 3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特殊重要的文件例外。 3.1.2.4 、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发觉要补充完整后再立卷归档。 3.1.2.5 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。 3.1.2.6 有请示无批复的文件，应当查明缘由，实行补救措施补齐，

8、没有书面文件的，应注明状况，并加盖公章。 3.1.2.7 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。 3.1.2.8 经多方查找，证明的确已丧失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丧失缘由，加盖公章，替代所丢文件归档。 3.2 立卷归档 3.2.1 公文立卷应依据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要状况，以便于保管和利用。 3.2.2 文件材料的分类 应先按文件材料的重要性，在保藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中实行相应的措施进展分门别类。 3.2.3 立卷分工 3.2.3.1 各单位形成的文件，

9、自行立卷; 3.2.3.2 下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷; 3.2.3.3 上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷;非专业性文件，由办公室立卷。 3.2.4 归档 3.2.4.1 各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档(人事档案、财务档案、科技档案等有特别要求的，由其职能部门负责治理)。 3.2.4.2 各种文件、资料，按肯定的特征进展排列和系统化，必需层次清楚、编写页码、填写卷内文件名目。 3.2.4.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区分治理，单独立卷。 3.2.4.4 卷必需整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。 3.3 档案保管 3.3

10、.1 档案必需入框上架，科学排列，便于查找，避开暴露或捆扎堆放。 3.3.2 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。 3.3.3 底图入库要仔细检查，平放或卷放。 3.3.4 库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发觉破损变质准时修补或复制。 3.4 档案借阅 3.4.1 借阅档案必需当面查点清晰，并办理借阅手续。借阅的案卷要留意爱惜，不得丧失、损坏、涂改，要如期归还。 3.4.2 借出的档案要留意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。 3.4.3 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明状况，办理续借手续。 3.4.4 归还档案

11、时，由档案治理人员当面查点清晰，并在借阅登记簿上准时注销。 3.4.5 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必需经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。 3.4.6 底图一般不予外借。 3.5 档案销毁 对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。 3.6 档案统计 3.6.1 销毁隐秘公文，应进展登记，有2人监视，保证不丧失、不漏销。 3.6.2 要准时对档案数量、鉴定状况、利用状况进展统计。 3.6.3 除按上级主管部门的要求准时填报统计资料外，还应做好档案统计的根底工作。 3.6.4 统计数字要精确真实。 3.6.5 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进展统计，

12、以便反映档案的不同价值和库存进展趋势。 3.7 档案保密 3.7.1 档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。 3.7.2 不得传播、谈论有关机密问题。 3.7.3 档案资料不准带到公共场所。 档案治理制度3 一、 总则 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不行缺少的要素。为标准集团档案治理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必需按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案治理对口部门档案资料的完整性、连续性、

13、真实性。 2、集团总部行政人事部负责集团档案治理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案治理工作进展监视、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的治理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 二、归档范围 1、但凡反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。 2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料 3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料; 4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等) 5、政府、工程批文、合同; 6、公司制度体系、会议纪要、内

14、部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司打算等); 7、工程进度规划掌握文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸; 8、各分子公司及集团总部各部门年度工作规划及资金规划; 9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同); 10、公司有效证照、证件、印章; 11、具有法律效力及保存价值的文件; 12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等; 13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等; 14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料; 15、其他有必要归档治理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上

15、级领导、名人、友人、协作单位供应和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 三、立卷归档要求 1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最终一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。 2、集团各部门应准时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必需严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。 3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案供应两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联

16、清单备查。 4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。详细应做到下述几点： (1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 (2)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷。 (3)卷内文件材料应区分不怜悯况进展排列，密不行分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后; (4)卷内文件材料应按排列挨次依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角

17、、反面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的反面编号。 (5)按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必需以规定的格式逐件填写卷内文件名目，对文件材料的题名不要随便更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清晰，填入有关项内;卷内文件名目放在卷目。 (6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 四、 档案保管期限 1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。 2、确定集团档案保

18、管期限的原则 (1)但凡反映公司主要职能活动和根本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。 (2)但凡反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 (3)但凡在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。 五、档案保密级别 1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 行政人事部经理核定密级。 2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室;有密级档案复制时，需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。 3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理

19、)及副总以上级领导批准。 4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密，对解密档案作一般档案治理，准时供应利用。 六、档案的借阅 1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案治理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。 2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。 3、借阅档案必需严格履行登记手续，归还的档案要进展检查、清点，并在登记薄上注销。 4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特别状况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)

20、批准。 5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。 6、借阅的档案用完后，应准时归还，借用时间一般不得超过十天。 7、借阅人对档案要妥当保管，不得遗失。 8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。 七、电脑档案的治理 1、 全部员工使用的电脑必需指定特地的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。 2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案治理责任人。公司全部员工须到电脑治理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进展

21、照实登记;各电脑档案治理责任人须定时对本单位的电脑根据登记存放区域进展检查。 八、档案的鉴定与销毁 1、集团行政人事部定期对所保存的档案进展鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进展销毁。 2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参与，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进展逐件审查，提出存毁意见。 3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。 4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进展监销，监销人要在销毁清册上签字。 九、罚则 1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发觉，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导

22、写出书面检查外，各罚款100元500元，并予以集团内通报批判。 2、集团全部员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案隐秘的，涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的，视详细状况，对其部门领导和当事人各罚款500元1000元，并予以通报批判;如造成恶劣后果者，视状况严峻程度追究其法律责任。 3、集团全部员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。 4、集团全部员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应马上报告，如因遗失档案，泄露公司商业隐秘，造成恶劣后果者，视状况严峻程度追究其相关责任。 5、档案治理员丧失、标准档案调

23、阅流程或擅自供应泄漏档案机密，应依据情节轻重，赐予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。 6、集团全部员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定承受检查者赐予相应的纪律处分及罚款。 十、附则 1、本制度自20xx年9月1日生效。 2、本制度由集团行政人事部负责解释。 3、各子公司应依据本制度，结合本单位的实际状况，制定详细实施细则。 4、以往的相关规定与本方法不全都的，以本制度为准。 十一、附件： 集团各分子公司各部门存档及备案范围 档案治理制度4 一、 为标准公司档案治理，增加公司档案的有用性和有效性，特制定本制度。 二、 归档范围 公司的规划、年度规划、统计资料、财务审计、

24、会计档案、劳开工资、经营状况、人事档案、会议记录、打算、托付书、协议、合同、工程方案、通知等具有参考价值的文件资料。 三、 公司的档案治理由总经理办公室档案室档案治理员负责。 四、 档案治理员的职责： 保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用便利。 五、 资料的收集与整理 1、 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 2、 在档案资料归档期，由档案治理员分别向各主管部门收集应当归档的原始资料。各主管部门经理应积极协作与支持。 3、 凡应当准时归档的资料，由档案治理员负责准时归档。 4、 各部门专用的收

25、、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室。 5、 档案治理员依据公司的文书立卷归档治理制度实施档案归档整理。 六、 资料的分类与归档 1、公司档案资料的分类依据文书立卷归档治理制度的有关规定执行。 2、 公司档案资料的归档每年一次，属于平常立卷归档的不在此规定范围内。 七、 档案的借阅 1、 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案治理员办理借阅手续。 2、 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理借阅档案申请表送总经理办公室主任核批。 3、 公司档案密级分为绝密、机密、隐秘三个级别，绝密级档案制止调阅，机密

26、级档案只能在档案室阅览，不准外借；隐秘级档案经审批可以借阅，但借阅时 档案治理制度5 一、 为标准公司档案治理，增加公司档案的有用性和有效性，特制定本制度。 二、 归档范围 公司的规划、年度规划、统计资料、财务审计、会计档案、劳开工资、经营状况、人事档案、会议记录、打算、托付书、协议、合同、工程方案、通知等具有参考价值的文件资料。 三、 公司的档案治理由总经理办公室档案室档案治理员负责。 四、 档案治理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用便利。 五、 资料的收集与整理 1、公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月

27、份为公司档案资料归档期。 2、在档案资料归档期，由档案治理员分别向各主管部门收集应当归档的原始资料。各主管部门经理应积极协作与支持。 3、凡应当准时归档的资料，由档案治理员负责准时归档。 4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室。 5、档案治理员依据公司的文书立卷归档治理制度实施档案归档整理。 六、 资料的分类与归档 1、公司档案资料的分类依据文书立卷归档治理制度的有关规定执行。 2、公司档案资料的归档每年一次，属于平常立卷归档的不在此规定范围内。 七、 档案的借阅 1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案

28、治理员办理借阅手续。 2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理借阅档案申请表送总经理办公室主任核批。 3、公司档案密级分为绝密、机密、隐秘三个级别，绝密级档案制止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;隐秘级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。隐秘级档案的借阅必需由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可托付副总经理或总经理办公室主任审批，详细按托付书的内容执行。 4、档案借阅者必需做到： 爱惜档案，保持干净，严禁涂改。 留意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 八、 档案的销毁 1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2、当某些档案到了销毁期时，由档案治理员填写公司档案资料销毁审批表交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。 3、凡属于密级的档案资料必需由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准前方可销毁。 4、经批准销毁的公司档案，档案治理员须仔细核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 5、在销毁公司档案资料时，必需由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监视销毁。