档案室管理制度六篇.docx

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1、 档案室管理制度六篇第一篇: 档案室治理制度 一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。 二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。 三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 四、各类规章制度、方法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作规划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。 五、各工程工程立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资进展部负责归档。 六、各类承包合同、商务合同、

2、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化治理。 七、各招商引资贷款工程申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资进展部、城建资产部、工程技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。 八、归档资料必需符合以下要求： 文件材料齐全完整； 依据档案内容合并整理、立卷； 依据档案内容的历史关系，区分保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明准确，便于保管和利用。 九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。 十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进展鉴定，提交档案报告，并依据有关规定的

3、酌情处置。 十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。 其次篇: 档案室治理制度 一、档案的建立 (一)建立健全校各类档案，目的主要在于为学校领导、上级有关部门领导全面分析、总结、部署及调度学校工作作出决策供应科学牢靠的依据。 (二)全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案。 二、档案立卷归档 (一)但凡本单位具有查考价值的文件材料均属归档范围。 (二)档案人员应按档案资料收集范围准时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类、编制名目，进袋入档。 (三)凡档案资料收集范围名目中未编入，但确有使用、保存价值的其他资料，学校可依据需要自行打算是

4、否保存。 三、档案补充 (一)教职工考核、晋升专业技术职务，获得奖惩等材料要准时收入个人档案。 (二)文件、函件由档案人员统一分类编号登记，交校有关领导阅后即立卷归档。 (三)校内印发的文件是档案补充的重点，平常校长室、教务处、德育处、总务处、工会、团队等部门应将有关材料分类保存，每学期完毕时，集中交档案人员立卷归档。 四、档案查阅 (一)校内人员借阅业务性档案、学生学籍档案须经有关领导同意前方可查阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。 (二)凡未经整理、登记完毕的档案，一律不得外借或查阅。 五、档案安全保密 (一)严守有关保密守则，加强档案治理人员的组织纪律。 (二)档案资料室门

5、窗要加固，要备有消防器材，保持干净枯燥，自然通风，严禁吸烟。 第三篇: 档案室治理制度 档案保管制度 1、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、供应利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。 2、档案按档号排放，档案柜编挨次号，库房内悬挂相关档案资料治理规章和制度。 3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。 4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。 5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。 6、做好库房温湿度的监控与登记工作。 7、每学期开学初对库房档案进展全面检查、清点，发觉问题准时处理。 档案保密制度 一、高度熟悉档案保密工作的重要性，严格遵

6、守有关法规和制度。 二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。 三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。 四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥当保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。 五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。 六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。 七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。 档案利用制度 一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份

7、证(或工作证、学历证书)等有效证件，同时填写查阅登记表;受他人托付者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及托付查阅申请书。 二、查阅重要的或密级档案，按档案保密制度办理;查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准;查阅宝贵档案时，以复印件代替原件利用。 三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续(限5天内归还);若续借，需办续借手续。 四、供应利用档案时，按学校有关规定收费。 五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。 六、查阅利用档案时不得随便涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权赐

8、予劝说、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。 七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。 档案室人员岗位职责 一、积极宣传党和国家关于档案治理的法规、条例。 二、遵守各项档案业务规章制度。 三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管状况，改良档案爱护技术，严守国家机密。 四、积极开展询问效劳;热忱接待档案利用者，快速、精确供应所需档案和资料。 五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。 第四篇: 档案室治理制度 一、文件材料的收集治理 1、公司指定专人负责文件材料的治理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理批阅后归档。 3、一项工

9、作由几个部门参加办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 二、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作规划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工的个人档案、劳动合同、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 三、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区

10、分不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最终一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区分不怜悯况进展排列，密不行分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的亲密联系并进展系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清楚。 四、档案治理

11、人员职责 1、根据有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、根据归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 4、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。 5、结案后准时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰，不得擅自带走或销毁。 五、档案的利用 1、公司档案借阅。 （1）公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写机密文件借阅单，报主管人员批准后，方可借阅。其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准；受控文档的借阅要由总经理签字批准。 （2）外单位借阅档案时，应持

12、有单位介绍信，经总经理批准前方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核前方能带出。 2、档案借阅的最长期限为一周；对借出档案，档案治理人员要定期催还，发觉损坏、丧失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。 3、公司档案只有公司内部人员可以复制，复制者都要填写机密文件复制单，报主管人员批准后，方可复制。其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准；受控文档的借阅要由总经理签字批准。 4、必需严格保密，不准泄露档案材料内容，如发觉遗失必需准时汇报，追究当事人责任。 5、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必需经总经理批准才能摘抄或复

13、制。 6、必需爱惜档案，保持干净，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 7、不准转借，必需专人专用。 8、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必需通知档案治理人员另行办理续借手续。 六、档案销毁治理 1、对已失效的档案，由档案治理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。 2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，阅历证确无保存价值时，再行销毁，以免误毁。 3、销毁文件必需在指定地点进展，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。 第五篇: 档案室治理制度 一、档案室是单位存放各类档案的保密重地，实行专人治理，非档案室人员，未经允许不得进入。 二、档案室应落实“三铁一器

14、”措施，确保铁门、铁窗、铁柜的安全坚固，监视器的正常运行。 三、要有足够的符合要求的档案装具，档案不得随便堆放。柜架摆放位置应与墙壁保持10厘米以上的距离，每行柜架间距不小于60厘米(密集架除外)。 四、档案室应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防强光、防高温、防霉等设备，并相应地做好“八防”工作。 五、档案室内严禁吸烟和使用明火，严禁堆放易燃物品或与档案无关的物品，对电源、线路、开关插头等要定期检查，发觉有火灾隐情应马上报告处理。 六、档案室内要做到现场干净，档案柜排列科学，通道顺畅。 七、档案室要进展定期或不定期地安全检查，做到准时发觉问题，准时报告，准时处理。 八、档案室接收档案要双方当

15、面清点核对，准时登记、编目。日常治理应做到档案、帐薄、检索工具相符。借阅档案要严格办理借阅和注销手续。因利用、整理、复印等缘由拆卷的档案，使用后应准时装订。 九、档案室应定期对各类档案进展清点，做好清点记录。档案人员工作变动或消失重大事故应随时清点，并办理交接手续或写出书面报告。 十、档案室在日常工作或检查中发觉档案破损、褪色，应准时修复或复印，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要写明缘由，保存依据。 十一、对档案室要把好档案出入关，出门要关掉电源、关好窗户，放下窗帘，锁好铁柜、铁门，决不能掉以轻心。 十二、要做好档案室的安全保密预防工作，学习新学问、新技术，加强安全防范意识，强化安全治

16、理。 第六篇: 档案室治理制度 中国档案治理培训CHN档案治理培训3月24日为进一步完善公司的治理体系，建立有效的档案治理制度，实现档案治理工作的的制度化、标准化、科学化，使档案治理更有效的为公司治理工作效劳，促进公司的可持续安康进展，依据相关法律法规及规定，并结合我公司实际状况，制定本细则。 第一章总则 第一条公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和讨论公司历史及现状的重要依据。 其次条档案治理工作是公司治理根底工作的组成局部，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案治理工作坚持集中统一的原则，由公司综合部统一负责，统一治理。 第三条

17、公司档案详细治理工作由专人负责，各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、选购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一治理，各部门不得分散保存。 其次章档案的收集、归档 第四条对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进展收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。 第五条归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长期保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应赐予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。 第六条各

18、部门应指定一名业务娴熟，对文件资料的形成、移交、归档有掌握作用的人员担当兼职档案员，负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。 第七条行政、人资类的综合局部的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查;财务会计帐务所包含的报表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归档;市场营销类的市场对外合同、技术协议、工程信息台账等局部的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查;技术研发设计、生产制造安装大类的图纸、说明书、合格证等文件资料一般应形成三套，二套移交归档，一套留存本部门备查。 第八条综合类的档案一般在形成的当月月底前向档案室移交完

19、毕;技术研发设计、生产制造安装大类的档案应在工程、工程重要节点完毕一个月后对应移交归档;重要的合同、协议、会议文件、报表等可准时移交归档;因公出差形成的归档范围内的文件、资料、图纸返回单位后要准时归档，个人不得留存。 第九条电子文件的规律归档可实时进展，物理归档应根据纸质文件的规定定期完成。归档的电子文件应使用不行擦除型光盘，一式二套。在接收电子档案前应对档案的每套载体及技术环境进展检验，合格率达100%时方可进展交接。归档的电子文件应有相应的纸质文件一并收集归档。归档电子文件应以盘为单位填写归档电子文件登记表。归档完毕，电子文件形成部门应将存有前电子文件的载体保存至少一年。归档的电子文件应用

20、通用格式，如不能转换，收集时应同专用软件一并归档。 第十条档案人员参与重大设备到货的开箱验收，现场收集应归档的说明书、合格证、图纸、清册等资料，并在开箱验收记录上签字。档案负责人按年度将开箱记录、设备清单等整理归档。 第十一条全部归档的文件资料、光盘、实物、照片等档案均应办理移交手续，承受登记表一式两份，一份由档案室存放，一份交移交部门保存。档案人员对不符合质量要求的档案有权拒收，并指导移交人按要求重新收集、整理、归档。 第十二条档案人员应对文件资料形成的真实性、完整性、和质量进展检查，并对查出的问题依据公司的经济责任制考核方法提出考核意见。 第三章档案的整理 第十三条归档的文件资料移交档案室

21、后，档案人员要准时进展高标准的标准整理，使案卷质量到达归档文件整理规章(DA/T22-2023)、科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2023)等的要求，财务会计账务类档案由财务负责人员按有关规定自行进展整理。 第十四条根据综合类、财务类、市场类、技术研发类、生产制造类、重大工程类六个分类表对归档文件资料进展分类，做到分类精确无误。 第十五条合理确定文件资料的保管期限和密级。 第十六条整理时要做到组卷合理，编目符合标准要求，案卷题名简明、精确地提醒卷内文件内容，著录案卷名目。 第十七条档案编号方法 1.以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容

22、和档案载体的形式制定编号方法，便于科学治理和开发利用。 2.档案大类别均以详细类别前两个字拼音首字母命名，详细为： 行政类：XZ人资类：RZ财务类：CW 技术类：JS市场类：SC制造类：ZZ 3.重大工程编号。以工程合同签订详细时间、名称及产品为依据进展编号，如以山东晋煤明水惰化爱护系统工程为例，其工程大类编号为：20230416-晋煤明水-惰化-01，其中20230416代表工程合同签订日期，晋煤明水代表工程业主及工程现场所在地简称，惰化代表工程产品，01代表工程所处阶段资料的代码(01代表工程市场资料，02代表工程技术资料，03代表工程选购及生产资料，04代表工程售后资料，05代表提交业主

23、资料)。 第十八条案卷整理应在整理间或办公室整理区域内进展。整理时严禁无关人员进入或停留;因故离开时要将文件资料放好;严禁在整理间或整理区域内抽烟和闲聊，做与工作无关的事情。 第十九条筛选出的没有存档价值或重份的文件资料要妥当放置或退回到形成部门供查阅使用，严禁任凭放置或当废品处理掉，确需销毁处理，必需登记造册，经主管领导批准后进展。 其次十条归档的电子文件按相关要求进展整理。归档电子文件以件为单位整理。将著录结果制成电子名目和纸质名目。 其次十一条档案人员对案卷质量负责，如发觉问题要马上进展整改。重大失误要按公司相关考核方法进展考核。 第四章档案的保管 其次十二条应选用较好的装具装放档案。卷

24、皮、卷盒均应采纳无酸材料制成，档案橱架要摆放整齐，实行定置治理，档案排架要有规律、合理，便于搬运和通风。 其次十三条档案库房要有防火、防盗、防渍、防潮、防有害生物、防光、防尘、防有害气体侵害的措施，相对湿度要保持在45%-60%，温度要保持在1424，定期清扫，保持清洁。 其次十四条严禁无关人员进入库房;严禁在库房内抽烟和进展与工作无关的事情。 其次十五条档案库房和档案橱的钥匙要妥当保管，不准交与无关人员，不准任凭放在办公桌上。 其次十六条每年年底要对库存各类档案进展一次统计，登记好统计台帐，在规定的时间内上报上级档案治理部门。 其次十七条归档电子文件的保管除符合纸质档案的要求外，还要符合以下

25、条件： 1、归档载体应作防写处理，避开擦、划、记录涂层。 2、单位载体应装盒，安全存放，且避开挤压。 3、存放时要远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 其次十八条每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新状况进展一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容，应进展归档电子文件的载体转换工作，原载体保存时间不少于3年。保存期满后对可擦写载体去除后重复使用，不行去除内容的载体应按保密要求进展处置。 其次十九条对磁性载体每满2年、光盘每满4年进展一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发觉问题应准时实行恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保存时间

26、不少于4年。 第三十条对密级到期档案要进展准时解密;对保管期限到期的档案要准时做出鉴定和处理。需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下： 文件等级文件类型保管期限 一级 隐秘文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营规划、治理决策，与总部及其他单位往来发文，人事方面的各种文件，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书，各类产品图纸，工程信息等 永久 二级 重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展现、涉及工程工程的文件等 5年以上 三级 一般文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、修理登记、材料收发、排产规划，仓库治

27、理方面的材料进出登记、核算、保管，档案方面的治理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品治理、选购、出车及修理记录等。 3年 第三十一条档案人员调离时，要严格履行交接手续，对检索工具、库房钥匙和档案治理状况等状况进展有效交接。 第五章档案的利用 第三十二条公司员工到档案室查阅、借阅、复制存档的文件资料要办理登记签字手续，凡与本职工作无关的档案原则上不与借阅。利用带密级和非工作范围内的档案要填写档案利用申请单。机密、绝密档案需经公司董事长批准方可供应查阅，但不能借出和进展复制。 第三十三条一般状况下不向非本公司人员供应利用。却因工作需要查阅时，必需有我公司接待人员伴随办理利

28、用手续。 第三十四条公司档案原则上只能查阅不能借出，确因工作需要，履行批准手续前方可复制或借出，借出时间不能超过一天。技术研发设计、生产制造安装大类的图纸、说明书需要借出时只能供应副本，时间不能超过三天。需要进展复制时履行批准手续。 第三十五条只有授权的人员才能查阅电子档案，有关人员经过批准后可临时授权查阅。归档电子文件的封存载体不得外借。未经批准任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。 第三十六条底图、照片、实物、光盘等原则上不借出档案室。 第三十七条档案利用者应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采纳联网的方式利用时，有稳妥的安全保密措施。 第三十八条档案利用者要爱惜档案，不得涂画、损坏、转借，确保档案的安全。 第三十九条公司员工调离时必需归还所借文件资料，且须经档案人员确认前方可办理离开公司手续。