步行街物业档案管理制度.docx

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1、 步行街物业档案管理制度_物业经理人 步行街物业档案治理制度 1目的 使公司的档案治理标准化、程序化以便利工作中的查找、使用及保密。 2适用范围 公司全部档案的治理。 3公司资料室文档资料治理 3.1公司资料室文档资料治理范围：公司内部重要文件;公司对外往来的各类公文;公司内部重大活动、大事记录;物业治理相关政策、法规;重要资料及文档资料的电脑备 份;人事资料;业主资料资料等。 3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放名目索引，档案存放应有明确标识，以便查找;财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放名目索引;其他资料由综合文

2、员负责统一登记、编号、归档，并编制存放名目索引。 3.2物业治理相关政策 、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。 3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。 3.4公司本部重要文件，主要包括： 3.4.1内部治理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。 3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。 3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。 3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。 3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织

3、的专题会。 3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。 3.4.7各部门呈报的工作规划、申请报告及治理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。 3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。 3.5文档资料查阅或复印：物业治理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。 4各部门文档资料治理 4.1各部门文件分类及编制要求： 4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进展，统一使用打印稿，行文应标准，不得有错别字。

4、4.1.2通常状况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。 4.1.3公司各部门(含职能部门 、业务部门及临时成立的工作小组等)常用文件类别： 1)人事类：包括人事治理制度、职务任免打算、职责、治理架构、人事通报、通知等。 2)行政类：包括行政后勤治理规定、制度、行政通报、通知、活动规划。 3)通知类：内部各类通知。 4)培训类：培训通知、规划或方案、考核及效果评估等。 5)会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。 6)合同、协议类：部门签定的合同(租赁合同、买卖合同等)。 7)对外文件类： 对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等; 对客户发文等： 其它

5、类：如电话表、名单、启发等。 4.2质量治理部应保管的资料： 4.2.1进展商供应的资料： 1)产权资料;2)技术资料(含图纸); 3)交接手续及清单等。 4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放名目索引，存放应有明确标识，并妥当保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。 4.3各类文件更改要求： 各类文件张贴或下发后如需更改，必需由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明以此文件为准。 4.4各类文件发放要求： 4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类： 1)部门负责人以上人员阅; 2)主管

6、级以上人员阅; 3)内部传阅; 4)张帖。 4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。 4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必需加封后传递。 4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部治理文件须加强保密工作，制止外来人员拍摄或抄录。 4.5电脑文档治理： 4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及治理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及治理工作。 4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子名目，分类保存各类文件，重要文件(行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等)须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，治理状况须在部门经理处备案。 4.5.3电脑文档须妥当保存，如需删除，须报部门经理批准。 4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必需存档签名文件。 4.6资料治理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发觉特别或被盗、丧失等状况，准时向领导反映，妥当处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。