管理制度汇编(行政人力篇).pdf

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1、目 录 行政管理制度（4-51）印章管理制度.3 项目部印章管理制度.12 证照管理制度.15 介绍信管理办法.16 发文管理规定.19 收文管理规定.25 档案管理制度.33 办公设备管理办法.38 办公用品管理办法.46 车辆管理制度.50 人力资源管理制度（54-157）招聘管理制度.53 入职与试用期管理制度.65 竞聘管理制度.培训管理制度.90 绩效管理制度.107 奖惩管理制度.115 人事档案管理制度.126 人事异动管理制度.137 考勤管理制度.149 员工资格培训及管理制度.156 行 政 管 理 制 度 印章管理制度 1总则 为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放

2、、保管、使用，以及停用和作废，特制定本制度。2印章的定义 2 1 本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用以及信用约定而使用的印章。3印章种类 31 公司印章：按一定程序经上级主管部门机构批准，在所在地工商部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。公司印章名称为，图形为含五星和公司中文名称的圆形。32 公司业务专业章：代表和行使某项专业内容和权利的印章，包括合同专用章、财务专用章等。33 法定代表人印章：刻有公司法定代表人名字具有法人效应的专用章。34 部门章：刻有部门名称，法律效力仅限于代表本部门的印章。4印章的

3、刻制、登记、领用、废止 公司各类印章的刻制应符合公司机构设置、组织变更及工作职能权限等需要。41 印章需求部门提出书面申请，按要求准确、完整填写“印章刻制申请表”，提交办公室。42 办公室予以审核并呈公司相关领导审批。43 经公司相关领导批准，办公室根据申请部门印章刻制的具体要求统一刻制。44 刻制好的印章须先在“领用新章登记表”上留印模，并注明领用部门、保管人和启用日期。新印章领用时，须同时上交旧印章，特殊情况需推迟上交旧印章的，须向办公室提交说明原因的报告书，办公室登记备案。45 办公室建立印章登记台帐，永久性保存。对更换或废止的印章，由办公室档案管理员保存，不得随意销毁。46 公司印章在

4、受到散失、损毁、被盗的情况时，印章保管者须迅速书面报告，说明原因，逐级上报，由公司（分公司）负责人及分管领导签字确认，送公司办公室，报公司相关领导批准后，由办公室根据情况依据相关规定办理更刻、备案手续。5印章管理 51 公司印章经公司相关领导授权，由办公室归口管理。其主要职责包括：511 根据公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量。512 组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁。513 管理公司印鉴档案。514 管理公司公章、负责公司公章用印。515 制定公司印章管理的规章制度并监督、检查印章管理制度的执行情况。52 印章的保管和使用 521 凡涉及到企业人事、财务、对外交往的各类协议、合同

5、、法人委托书等重大事项需要用印时，一律须由公司相关领导审核签字后方可用印。522 公司公章、法定代表人章、合同专用章由公司办公室负责保管和使用。公司公章用于企业管理、招投标经营活动，以及施工、技术资料等范围。签订工程合同（协议书）一律至公司办公室盖合同专用章。523 公司有关职能部门对所分管的印鉴、部门章负管理、使用的责任。524 合同专用章使用范围为公司经营、采购等订立相关经济合同。合同专用章的管理和使用按照公司印章管理规定执行。525 财务专用章按公司财务管理制度规定使用。526 部门章由各部门经理指定专人负责保管，原则上只能对内使用，不具备对外效力。6印章使用程序 61 各部门用印，需由

6、经办人填写“用印登记表”，经办公室主管领导核准后，呈公司相关领导或主管副公司相关领导批准后方可用印。62 各公司用印由经办人填写“用印审批单”，如分公司事项必须经分公司经理签字，由公司办公室主管领导核准后，呈公司相关领导批准后方可用印。63 工程合同用印（分公司工程合同用印须由分公司经理签字）经办人需报公司市场部核准，呈公司相关领导或主管经营领导签批后，至公司办公室盖合同专用章，并于两周内将手续完善的合同文本（原件）两份分送财务部和经营部留存。64 公司印章设专人保管，原则上印章的保管人也是印章的管理人和施印人。印章保管人须坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权

7、力为自己谋私利；对不符合用印手续，以及不正当的用印有权拒绝。印章的使用必须登记记录。6 5 办公室主管领导对公司各部门的用章有监督权，应定期对印章管理使用情况进行监督、检查。66 在公司办公室内使用印章，特殊情况需将印章带出使用的，须填写“印章带出申请单”，经主管领导批准后，由办公室公章保管人员携带公章至规定地点用印。印章的带出申请实行谁使用谁申请，不得代替申请。67 公司原则上不允许开具盖有公司公章的空白信笺、介绍信、各类表格等，如确因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经公司相关领导书面批准，办公室做特别登记、追踪管理。持空白信笺（介绍信）工作完毕后，必须向公司办公室报告其用途，未使用的

8、必须交回、登记、销毁。7罚则 71 违反印章保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。8执行 81 本制度由办公室解释并修改，自发布之日起开始实行。9相关记录 91印章刻制申请表（附表 1）92领用新章登记表（附表 2）93公章用印登记表（附表 3）94合同专用章用印登记表（附表 4）95印章登记表（附表 5）96印章带出申请表（附表 6）附表 1：印章刻制申请表 序号：申请单位（部门）日 期 单位（部门）领导签字 经办人签字 申请理由 印章详称 旧章详称 印章刻制要求 印章使用范围 办公室意见 年 月 日 公司相关领导/副公司相关领导/总经理

9、意见 年 月 日 备 注 附表 2：领用新章登记表 序号：章 印 模 行 政 办 公 室 启用日期 旧章处理 发印人签字 用章单位（部门）领导签字 保管人签字 备注：附表 3：公章用印登记表 盖章 日期 文件内容 盖章 次数 使用单位 批准人 使用人 备注 附表 4：合同专用章用印登记表 盖章 日期 文件内容 盖章 次数 使用单位 批准人 使用人 备注 附表 5：印章登记表 编号：印 模 文 字 字 体 形状及尺寸 材质 附表 6：印章带出申请表 序号：申请人 所属公司/部门 印章名称 印章带出时间 年 月 日 印章带出事由 公司/部门负责人 意 见 办公室主管领导 意 见 公司相关领导 意

10、见 归还时间 年 月 日 备注 附表 7：借用证书审批单 序号：申请人 所属公司/部门 证书名称（编号）证书带出时间 年 月 日 证书借用事由 公司/部门负责人 意 见 办公室主管领导 意 见 公司相关领导 意 见 归还时间 年 月 日 备注 附表 8：借用证书、证件登记表 序 名 称 使用单位 借用人 批准人 借用日期 归还日期 备注 项目部印章管理制度 为强化项目部印章管理，从源头控制因印章保管、使用不当，酿成项目部官司多，造成企业经济损失的现象，特制订本制度，作为公司印章保管制度的配套文件下发至各分公司，请认真执行。1印章刻制 11 项目部印章及项目部资料专用章的刻制、领用手续由公司负责

11、办理。12 刻制印章须由分公司或项目部拟写申请（填写“印章刻制申请表”），分公司经理或项目经理签字，提交公司办公室审核，呈公司相关领导审批后，由公司办公室统一刻制。13 印章刻制完毕后，由办公室备案，分公司或项目部办理领用手续后方可启用。2印章保管 21 项目部印章及项目部资料专用章保管责任单位系项目部或项目部所在的分公司，印章保管责任人为项目部现场负责人。22 公司或分公司应与项目部就印章管理订立协议，明确印章管理、使用权限与责任。23 要妥善保管印章，不得乱盖，不得遗失，如果由此引起的纠纷或官司均由项目部及分公司负责。24 工程完工后，项目部现场负责人须及时向公司或分公司交还印章，同时应将

12、印章送交公司办公室封存。3印章使用 31 项目部及资料专用章主要用于与甲方资料往来，不得用于对外签订材料等有关合同及协议。32 公司及分公司负责督促、指导项目部印章保管人员规范用印，避免因用印位置不当，形成已盖印纸张大片空白，可改作他用的现象发生。33 印章保管人员必须严格按印章规定使用范围控制用印，如果出现对规定使用范围之外的用印而产生的一切后果，均由印章保管人员承担。34 使用印章必须及时登记相关内容，不得隐瞒、漏登，便于公司与分公司查核。协 议 甲方：分公司 乙方：项目部 为执行公司印章管理制度，加强分公司及项目部印章管理，明确责任、分清利害关系，现针对“项目部”印章管理一事，双方特订立

13、以下协议：1、由于乙方是项目部现场负责人，为便于乙方能及时处理 工程的有关事宜，该印章由乙方负责保管使用至 工程完工后及时交还分公司。2、该印章主要用于与甲方的资料往来，不得用于对外签订材料等有关合同及协议，如果乙方坚持不按规定范围使用印章，那么发生的一切后果均由乙方负责。3、乙方必须确保用印规范、谨慎，不得有误。4、乙方使用印章必须及时登记相关内容，便于甲方查核，乙方不得隐瞒一些盖过该印章的合同或协议，一经查出，甲方有权对乙方处以处罚。5、乙方要妥善保管好印章，不得乱盖，不得遗失，否则，由此引起的一切经济损失均由乙方负责。6、未尽事宜，由甲、乙双方协商解决。此协议一式两份，甲、乙双方各执一份

14、，签字之日起生效。甲方：乙方：附印模：二 年 月 日 项目资料章使用协议 甲方：公司/分公司 乙方：项目部 项目负责人 为执行公司印章管理制度，加强分公司及项目部印章管理，明确责任、分清利害关系，现针对“项目部”印章管理一事，双方特订立以下协议：1、由于乙方是项目部现场负责人，为便于乙方能及时处理 工程的有关事宜，该印章由乙方负责保管使用至 工程完工后及时交还分公司。2、该印章主要用于与甲方的资料往来，不得用于对外签订材料等有关合同及协议，如果乙方坚持不按规定范围使用印章，那么发生的一切后果均由乙方负责。3、乙方必须确保用印规范、谨慎，不得有误。4、乙方使用印章必须及时登记相关内容，便于甲方查

15、核，乙方不得隐瞒一些盖过该印章的合同或协议，一经查出，甲方有权对乙方处以处罚。5、乙方要妥善保管好印章，不得乱盖，不得遗失，否则，由此引起的一切经济损失均由乙方负责。6、未尽事宜，由甲、乙双方协商解决。此协议一式两份，甲、乙双方各执一份，签字之日起生效。甲方：乙方：附印模：身份证号码：二 年 月 日 证照管理制度 1总则 为统一管理企业的无形资产，提高其使用价值，避免信誉风险，规范各类证照使用的程序与权限，特制定本办法。2证照种类 公司证照指公司 公司的营业执照、资质证书、组织机构代码证、安全生产许可证、信用手册、AAA 资信证书、ISO 认证证书等。3使用范围 公司对外开展招投标等经营工作、

16、开户、年检，复审等需持证照原件（或复印件）。4使用规定 企业证照的保管、使用原则上由办公室严格控制。公司证照通常只出具盖章复印件（加盖“复印无效”章），如确需携带原件外出，应经公司相关领导批准，借用单位与经办人须确保证照安全，并及时归还。因保管不善给企业造成损失的将追究有关人员责任。介绍信管理办法 1总则 为加强公司介绍信管理，规范介绍信的使用、保管，特制定本制度。2介绍信的定义 介绍信主要是用于证明身份和简要说明联系事项的工作介绍信。3介绍信的管理 31 介绍信由公司相关领导授权办公室归口管理。32 介绍信统一印制，按项填写，包括单位、姓名、事由、有效期、出具时间、批准人和印章等。33 介绍

17、信要求文词简洁，得体，书写工整。4介绍信的使用程序 41 介绍信的使用和管理是办公室的工作职责之一，管好、用好，责任重大。42 公司介绍信的开具应严格执行用信审批手续。一般性联系工作由部门具体经办人经分管领导或公司相关领导批准即可。43 介绍信要有编号，加盖骑缝章。44 介绍信内容和存根一致。45 公司原则上不允许开具盖有公司公章的空白介绍信，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，需由用信人填写“用信审批单”必须经公司相关领导批准，办公室做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来须向办公室汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回、销毁。46 公司 公司市场经营部到办公室领取空白介绍信，专作

18、对外经营用，由专人保管使用，统一到办公室用印。5相关记录 51用信审批单 52介绍信 用信审批单 编号：序号：申请人 所属公司/部门 用信事由 公司/部门负责人（审批）管理部门 （核准）公司相关领导/分管副公司相关领导（批准）用信时间 年 月 日 被介绍人姓名 部 门 介绍至何单位 事由 签发人 存 根 字 第 号 年 月 日 -建 介 字 介 绍 信 ：兹 介 绍 等 位 同 志前 来 你 处 联 系 请 惠 予 接 洽 此 致 敬 礼！（有效期 天）年 月 日 发文管理规定 1总则 11 为保证信息渠道畅通，规范发文，特制定本规定。12 公司发文要坚持及时、准确、完整、保密的原则。2发文处

19、理程序 21 公司发文是指为了传达和贯彻公司的政策精神，管理公司事务而拟写、颁发的公务文书。22 发文处理程序指的是按照拟稿、核稿、签发等文件处理的规律，对发文处理工作的一系列环节所安排的工作顺序。公司 发文处理的基本程序包括：拟稿、审核、核稿、签发、盖章、发文、归档等。可以用下图来表示：3拟稿 31 领会精神 发文要根据工作的实际需要，不能滥发文件；在真正领会工作要求和领导指示后，确定文种。32 常用公文种类 321 请示：请上级指示或批准，用“请示”；322 申请：向上级说明理由，需上级批办或回复事项，用“申请”323 报告：向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。324 布告、公告、通

20、告：对公众公布应当遵守或周知的事件，用“布告”；向国内外宣布重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，拟 稿 部门经理 审 稿 办公室核稿 会 签 编文号 打 印 归 档 立 卷 发 文 盖 章 董事长（分管副总）签发 用“通告”。325 批复：答复请示事项，用“批复”。326 通知：传达上级的指示，要求下级或同级办理或者需要周知或共同执行的事项，用“通知”。327 通报：表扬好人好事，批评错误、传达重要情况以及需各公司、各部门知道的事项，用“通报”。328 决定、决议：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。329 函：

21、平行的或不相隶属的单位或部门之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。3210 会议纪要：根据会议议定事项和主要精神，要求有关公司和部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。33 拟写标题 标题位于文件的开头，正文的上端正中（红头文件中标题位于红线下面正中，白头文件中标题位于首页上端正中），它至少应包括事由和文种两个部分，且事由前应加上介词“关于”（或“对”），如“关于调整作息时间的通知”。34 撰写正文 正文是文件的主体，具体叙述要表达的思想内容。正文要求准确、简明、及时，符合文种体式要求。正文一般一文一事。35 附加标记 附加标记包括发文字号、份数、密急、缓急时限、主题

22、词等。351 发文字号：公司 所有发文由办公室统一编号，统一样式，统一发文。公司发文字号为“字（）号”，括号中为公元纪年的年号，括号外为发文时间列出的顺序号；人事任免文件发文字号为“人字（）号；下属公司发文字号为“字（）号”；如南方分公司为“南字（）号”。352 绝密、机密、秘密文件作为受控文件，将印制的若干份同一文件逐份编号。在登记、分发、清退时需对号核清。份数放在文头左上角，以两位阿拉伯数字标出，如 01、02 密级标注于文头上的左上角，份数之下。353 缓急时限是对文件传送和办理的时间要求，分为特急、紧急、急件三种。缓急时限标注于文头左上角，密级之下。354 主题词是对文件内容主题进行概

23、括的词语或词组，它必须反映文种。主题词标在文件左下角，阅读范围之下。一份文件可能有一个或多个主题词，在同时标注两个以上主题词时，并列的主题词之间应空一字，不使用顿号。主题词作用是日后便于按文件的主题进行检索。36 落款 落款包括发文机关和成文日期。361 发文机关位于正文的下面偏右，一般应写明全称或规范化的简称。362 成文日期位于发文机关的下面。每份文件上均须注明成文日期，这直接关系到文件何时开始生效。成文日期必须写全年月日，不能省略。成文日期以领导人签发日期为准。37 附件 指附属于正文的文件材料，有时是某些文件的重要组成部分。附件并不是每份文件都有，一般作为正文的补充说明或参考材料。有附

24、件的材料应当在发文机关之前、正文之后空两行，注明附件的件数和标题，所附的文件本身放在正式文件之后。38 公文用纸 一般采用国际标准 A4 型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。39 拟稿部门 公司公文（主要包括通知、通报、决定、请示、批复、报告、会议纪要等）由文件归口部门起草，办公室核稿，填写发文拟稿审批单，报公司相关领导批示签发。4审核 41 公司的文稿在送交领导签发前，应由起草文件的部门负责人和办公室共同做好核稿工作。审核的重点包括：（1）是否需要行文。（2）是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接；是否违背本单位的规章制度。（

25、3）提出的要求和措施是否具体明确、切实可行；文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。（4）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。42 审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性问题，由起草部门重新修改。办公室对文件进行修改后，须取得与拟稿部门的一致意见。5签发 51 公司所有文件，由公司相关领导签发。各下属公司文件由总经理签发，重要文件由总经理签署意见，公司相关领导签发。文件签发人应写全名，并注明签发日期。52 文件签发后，由办公室完成文本编辑、编号、统一版式，经办公室主管领导审核后，依据印章管理办法加盖相应公章，完成文件的电传、分发、备份。53 根据实际需要，由档

26、案管理员立卷、归档。54 文件原稿由办公室存档。有领导指示的，还应附批复件，以密级文件封存。6附则 61 公司各部门、下属公司一般不独立对外发文。62 红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件发文用公司统一信笺印发。63 文件的立卷、归档、销毁详见档案管理制度。7相关文件 71档案管理制度 72合同管理制度 73印章管理制度 8相关记录 81发文登记表 82文件拟稿（会签）审批单 发文登记表 编号：发文 文号 日期 收文单位 联系（收件）人 内 容 有无 附件 密级 备注 发文拟稿（会签）单 文件标题 （正文附后）附件名称 拟稿公司/部门 拟稿人 公司/部门

27、负责人 办公室分管领导拟办意见 部 门 会签意见 核稿部门 负责人 抄 报 抄 送 拟发单位 密 级 紧急程度 报审 日期 相关领导意见 发文编号 份 数 发放人 归档至 收文管理规定 1总则 11 为保证公司收文工作的规范化、制度化，结合公司实际情况，制定本规定。12 公司各分公司、各部门及各有关人员对收文信息严格保密，维护企业利益。2收文分类 21 按照发文主体分为：外收文和内收文。外收文指公司公司以外的上级公司、政府部门、企事业单位、行业协会、社会组织等发来的文件。内收文指公司公司内部或下属公司发来的文件资料。22 按照收文媒介分为：人工传递、传真收文、电子邮件、OA 网络办公平台收文。

28、23 按照文书的密级分为：绝密、秘密、机密、普通、传阅。3收文管理程序 31 公司所有外来文书，均由办公室统一接收处理。文件处理必须做到及时、准确、安全、高效。32 收文处理的一般程序如图所示：33 收文、登记 331 人工传递：一般文书由办公室文员签收拆封（指名或亲启的文书不必开启），于“收文登记簿”登记后，交办公室主任签批拟办意见，再按拟办意见进行传阅或分发等。332 传真收文 收文 分发 登记 反馈 传阅 注办 拟办 承办 催办 批办 归档 3321 对接收的传真文件，由办公室文员按收文程序办理。3322 注明文件接受人的一般性资料，及时分发，无需登记。3323 需办理、反馈意见的文件作

29、收文登记，交办公室主任签批意见后，按要求进行承办。3224 各相关单位和人员收到外来文件，若需办理、反馈意见的，应在规定的时间内给发文单位回复。333 电子邮件（OA 网络办公平台简称“OA”）收文：办公室文员每日登录有关邮箱（OA），查看邮件和 OA 文件接收情况，并做好重要文件的登记工作，按收文要求进行处理。临时、告知性邮件（OA 文件）无需登记，由各部门自行处理。34 传阅 341 办公室文员负责将接收邮件（OA 文件）内容在要求的时间内告之相关人员，若因传达不及时而造成的相关责任，由办公室文员全部承担。342 将已确定阅读范围的收文及时交领导和部门阅知与处理，切实保证办文质量；343

30、传阅应分清主次先后，相关责任人应优先阅读，提高文书办理效率。344 阅文者在文件阅览后必须在文件传阅单上签字，表示已经阅览完毕。并视文件内容填写处理意见，转交办公室。35拟办：指公司办公室主管领导对所有收文提出的初步办理意见，供领导或有关负责人审核定夺。36 批办：指领导人对文件应如何处理及对相关承办部门或承办人所作的批示意见。361 以公司名义的一般收文，通常先由办公室签拟办意见。全面性的、具有重要指导性的文件交给公司公司相关领导或分公司相关领导批办，专项业务文件直接送交业务主管领导人批办。37 承办：由承办人具体执行和及时处理文件涉及的问题。38 催办：对于需要回复的文件，根据缓急情况和承

31、办时限的要求，适时对承办工作进行督促检查，以防止积压和延误，保证工作效率。催办工作由办公室文员负责。39 注办：对已经办理的文件，须由承办人将文件处理结果登记注明。310 反馈：须以书面形式回复的外收文，要求用规范、得体的书面语言、正规文种，及时以书面形式反馈；对可以用电话、传真等回复形式的外收文，也须在办理后及时电话回复对方；并由档案员负责及时在办文单或登记簿上注明。311 归档：文书人员按照档案管理标准将文件分类归档。4相关记录 41收文登记表 42下属公司来文登记表 43下属公司请示、报告登记表 44文件传阅单 45文件督办通知单 46文件督办事项回告单 收文登记表 发文 文号 日期 发

32、文单位 收件人 内 容 有无 附件 密级 签收 备注 下属公司来文登记表 发文 序 文号 日期 发文单位 内 容 有无 附件 密级 签收 备注 下属公司请示、报告登记表 来文 序 文号 日期 请示单位 内 容 编号 备注 文件传阅单 发文单位 文号 文件名称 发文日期 拟 办 阅读人签字 备 注 -文件传阅单 发文单位 文号 文件名称 发文日期 拟 办 阅读人签字 备 注 文件督办通知单 编号：（承办单位/部门名称）：现将 督办单位/部门（名称）（印鉴）年 月 日 文件督办事项回告单 编号：领导批示 办理情况：督办单位/部门（名称）（印鉴）年 月 日 档案管理制度 1 总则 11 为加强公司档

33、案的科学管理，有效地保护和开发利用，更好地为公司服务，根据公司实际情况，制定本制度。12 公司档案是公司在投资、经营、工程建设以及各项管理等活动中形成的，对公司具有查考保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录；是维护公司 历史真实面貌、合法权益的历史凭证。13 公司档案属公司所有，由公司办公室实施统一管理。14 公司 案工作，是公司管理基础工作的组成部分，应切实加强对档案工作的领导，切实解决档案办公、库房、设备等实际问题，保障档案工作与公司各项工作相适应，更好地为公司发展服务。15 为维护档案的完整、准确、系统和安全，方便管理，确保有效、便捷地利用，公司档案工作实行公司统一管理与分公

34、司分别管理相结合的原则。16 档案工作所需经费纳入公司财务预算和计划，并予以保障。2 档案机构与人员 21 根据公司规模和需要，建立档案室，配备相关人员。本公司档案工作由办公室负责。2 2 公司档案室主管公司的档案工作，对公司内各部门的档案工作进行监督和指导；统一管理本公司的档案及有关图书、资料。23 公司各部门应积极开展档案工作，明确档案工作联系人即部门资料员，建成公司档案工作管理网络。24 档案管理人员应经过档案管理专业培训，熟悉公司职能任务。公司档案管理人员享受和其它专业技术人员同等待遇，保持相对稳定。25 公司对管理、保护和开发利用档案工作做出突出贡献的人员，应给予表扬和鼓励；对危害档

35、案安全的行为应给予相应的处罚。3 文件材料的形成与归档 31 文件材料是指本单位生产、经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。32 各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围，列入有关人员的岗位责任制，纳入相关考核。33 担负文件材料积累、整理和归纳业务的人员应认真执行有关规定，确保文件材料的完整、准确、规范和及时归档。34 档案部门应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及归档文件材料的积累、整理和归档工作。35 文件材料归档的基本要求 351 归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸

36、；352 归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备；353 归档文件材料应当经部门或项目负责人审定；354 归档文件材料的整理应当系统、规范；355 声像材料（包括照片、录音、录像等）和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。电子文件与声像材料及实物单独保存。36 文件材料的归档范围和保管期限表（见附件一）。37 文件材料的归档时间 371 各职能部门形成的综合管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年的第一季度归档，档案管理人员将归档的材料在第二季度整理完毕，上档案柜。372 本单位基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档，建设周期长的项目可分阶

37、段、分单项归档。373 本单位产品材料即工程材料在工程结束后三个月内归档，建设周期长的工程可分阶段、分单项归档。374 本单位负责人和职工外出参加会务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时交有关人员归档。375 设备仪器的购置文件材料及验收、调式、使用和维修记录、设备更新改造、旧设备报废处理文件的材料及时归档。会计文件材料在会计年度终了后整理成卷，由财务审计部门按会计档案归档要求自行保管。376 职工人事管理文件材料办理完毕后，由人力资源负责部门按人事档案归档要求整理并自行保管。377 实行文档一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应即时归档。378 下列文件材料应随时归档：（1）没有

38、及时归档的零散文件材料；（2）变更、修改、补充的文件材料；（3）设备仪器的维修文件材料；（4）机构变动或职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料；（5）应归档的非纸质载体材料；（6）其它临时活动中形成的文件材料。38 归档文件材料分类与编号（见附件二）。39 应归档的文件材料一般归档一份，重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档份数。310 文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清单，重要项目文件材料归档时还应编写归档说明，并经过项目负责人审核签字。交接双方根据文件材料移交清单清点，核对无误后，在档案移交登记表上签字，移交清单由交接双方各留一份。4 档案的管理与利用 41 进行档案

39、收集、管理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。42 根据公司实际需要，编制档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：对公司有长远利用价值的档案应永久保存；对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案其保管期限从长。该销毁的档案，编造销毁清册，提出销毁报告，经公司领导审核批准后销毁。43 逐步改善档案保管条件，档案库房有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防潮、防高温等安全设施，并定期检查档案的保管状况，对破损或褪变的档案进行修复，确保档案的完整与安全。44 开发档案信息资源，实行档案、有关资料和信息一体利用，为公司经营管

40、理、提高工程质量、降低物质消耗、提高经济效益等各项活动提供档案信息服务；积极配合技术部门参与信息市场和技术市场交流；保护知识产权；严格执行国家和本公司的保密制度。45 档案管理现代化应纳入公司现代化管理的统筹规划中，逐步采用先进技术和现代化管理方法管理档案。5 附则 51 本办法解释权归办公室。附件一 归档范围及保管期限表 类目 编 号 归 档 范 围 保管期限 党 群 工 类 1 党群工作中形成的文件资料视其重要程度区别保管期限 行 政 管 理 类 2 行政工作中形成的文件资料 21 公司 例会、办公会议记录 永久 22 经营工作例会 长期 23 工作计划、总结 永久 231 年度的 长期

41、232 半年度 长期 233 月度的 短期 24 公司 的营业执照、税务登记、资质等证书及有关变更文件 永久 25 公司 大事记 永久 26 上级领导检查本公司 工作的照片、指示、重要讲话等 永久 27 本公司 制定的规章制度、职责分工、领导分工的材料 长期 28 职工来信等办理材料 长期 29 本公司 建立、撤销、内设机构设置、人事任免、职称认定文件 永久 210 劳模、先进单位、个人表彰材料及实物 长期 2101 获市级以上的 永久 2102 获市区级以下的 短期 211 本公司 资产、物资交接凭证 长期 212 本公司 外事活动的审批材料、考察报告 长期 213 其他普发性文件和事务性材

42、料 短期 经 营 管 理 类 3 经营发展规划、年度计划、统计报表 31 本公司 经营发展规划、年度计划、统计报表 永久 32 本公司 签订的责任书 永久 321 与上级的 长期 322 与下属的 短期 33 合同、协议 长期 34 公司 财务审计检查结论性文件 长期 35 请示、批复 351 主要业务工作的 长期 352 事务性的 短期 36 其他普发的文件及事务性材料 短期 生产技术管理类 4.1 工程质量管理 长期 4.2 安全管理 长期 4.3 设备管理 长期 4.4 档案管理 长期 附件一 归档范围及保管期限表 类目 编 号 归 档 范 围 保管期限 基 建 类 5 项目前期文件 5

43、1 项目建议书及批复、可行性研究报告、计划任务书等 永久 511 工程地质、水文地质、勘察报告等设计基础材料 永久 512 征地批文、规划经线图 永久 513 承发包合同、协议、招投标文件、会议纪要 永久 514 施工执照等 永久 52 拆迁安置文件 长期 其它归档范围同工程类 永久 工 程 类 6 本公司产品即工程项目，永久 61 工程施工技术文件 长期 611 设计图纸、预、决算书 长期 612 土建施工文件 长期 613 管线安装施工文件 长期 614 电气、仪表安装施工文件 长期 62 工程竣工文件及图纸 624 验收会议、竣工验收、质量评定、竣工决算等文件资料 永久 其他按质检站工程

44、项目备案材料要求进行归档 设 备 仪 器 类 7 同一设备包含从购置、安装调试、运行维护、修理和管理的全过程文件材料 报废后保存五年 科 研 类 8.QC 小组活动 长期 论文 长期 科技进步获奖情况 永久 会 计 类 9 会计报表 911 年度的 永久 912 季度月度的 3 年 92 会计账簿 921 总账、日记账、明细账等 15 年 93 会计凭证 931 原始、记账、汇总等凭证 15 年 职 工 类 10 职工材料 永久 附件二 办公设备管理办法 1 总则 11 为使办公设备管理规范化，特制定本办法。12 公司办公设备由办公室统一管理。13 本规定所指办公设备包括：办公桌椅、沙发、公文

45、柜、电话机、传真机、计算机、复印机、打印机、考勤机、碎纸机、饮水机等单价在 2000 元以下的办公设备。2 办公设备的购买 21 各部门或个人根据工作实际需求，从办公室领取申购单，写明所需设备名称、规格、数量及其它要求，由部门负责人签字后，报办公室。22 办公室根据申购单，本着“先调配，无法调配再购买”的原则，在无法调配情况下，由办公室负责询价，提出处理意见。23 办公设备申购审批权限：所需费用在 200 元以下，部门负责人签字确认，办公室直接组织采购；所需费用在 200 元（含）以上，报请公司相关领导审批。24 通过审批后，由办公室报盛禾建设公司审批并采购。设备到后由办公设备管理员对所购设备

46、按申购单进行验收，核对品种、规格、数量、质量和价格，确保无误后，签收、登记、入库。25 耗材（复印纸、打印墨粉等）购买参照此申报程序，由办公室办理。3 办公设备的领用及报损处理 31 办公设备由办公室实施统一管理。使用办公设备部门或个人，均从办公室办公设备管理员签字领用。办公设备领用人签字领用同时成为设备保管责任人。32 办公设备管理员要做好办公设备领用登记，写明分发日期、品名、数量与价格等。3 3 办公设备不得随意搬动、调动，因工作需要调用，应通过办公室办理移交手续。34 办公设备报损程序：办公设备领用人填写办公设备报损单，说明情况；办公室办公设备管理员安排维修人员检修，确不能继续使用，由维

47、修人员予以确认；办公设备管理员提出处理意见，报办公室主任。所填办公设备报损单编号存档。35 对报损的办公设备，要做好登记，在报损处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。4 办公设备的保管与监督 41 所有入库办公设备，都必须一一填写台帐。办公设备应登记、编号、贴标签。做到出入库账物相符。42 各部门个人使用的办公设备实行谁使用、谁保管、谁负责的办法。各部门共用的办公设备由部门负责人负责，指定专人保管，办公室安排专业人员定期维护保养。43 所有人员应认真了解所用设备的性能和操作规程。使用办公设备时，严格按设备的操作要求进行。对人为损坏办公设备的行为，将严格按照公司 奖惩管理制度

48、给予处理。4 4 办公室办公设备管理员定期检查办公设备使用情况，对闲置设备及时协调使用。45 人员离职，必须交还所有个人领用的办公设备，由办公设备管理员签收入库，填写清单。5 附则 51 本办法解释、管理、修改权归办公室。52 本办法自颁布之日起执行。6 相关记录 61办公设备申购流程图 62办公设备申购单 63办公设备统计表 64办公设备报损单 65办公设备报损统计表 办公设备申购领用流程图 申购 部门指定专人填写好所需购买物品申购表，并由部门负责人签字确认后，送交办公室。统计 办公室设备管理员接收各部门物品申购表，并整理归纳制成“办公物品申购统计表”，由办公室主任核准，报总裁批准。购买 报

49、送材料采购部采购 办公室 通知各部门派专人到办公室签字领用。办公设备（单价 2000 元以下）购置申请单 编号：年 月 日 申请人 所在部门 设备名称 配置说明（用途及要求）申请部门负责人意见 签字：年 月 日 办公室负 责人意见 签字：年 月 日 分管副公司相关领导（副经理）意见 签字：年 月 日 公司相关领导（总经理）意 见 签字：年 月 日 年 月办公设备计划汇总表 序号 品名 规格 数量 单位 单价 金额 序号 品名 规格 数量 单位 单价 金额 合计总额(元)经办人 办公室主任 财务总监 总裁 制表：年 月 日 办公设备统计表 编号：设备类别：序号 编号 品牌规格 价格（元）第一次领

50、用人 第一次出库单号 第二次领用人 第二次出库单号 第三次领用人 第三次出库单号 备注 办公设备报损单 编号：年 月 日 报损部门 管理或使用人 设备名称 设备数量 设备规格 购置日期 报损部门对设备报损情况说明 检修人员对设备检修后的情况说明 办公室意见 公司相关领导 意见 处理结果 办公设备报损统计表 编号：序号 物 品 名 称 数量 单位 报损日期 报损单编号 填表人：年 月 日 办公用品管理办法 1总则 11 为使办公用品管理规范化，特制定本办法。12 公司办公用品由办公室统一管理。2办公用品的申请、采购、发放 21 办公用品的申请、采购 211 各部门根据工作需求，指定专人在每月 2