恩特软件操作流程.pdf
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1、 浙大恩特外贸软件用户手册 目 录 第一章 快速管理入门.3 1.登入系统.3 2.帐号管理.3 2.1.帐号修改.4 2.2.设置帐号.4 3.权限设置.5 3.1.功能模块配置.5 3.2.管理权限设置.6 4.基本设置.7 4.1.部门设置.7 4.2.员工设置.7 4.3.区域设置.9 5.邮箱设置.10 6.邮件收发.10 6.1.系统邮件.11 7.客户跟进.16 7.1.客户跟进处理.16 7.2.客户跟进查看.21 8.工作检查.21 第二章 管理员功能操作说明.24 1.系统选项设置.25 1.1.详细选项说明.25 1.2.系统选项修改.25 2.操作帐号管理.26 2.1
2、.帐号设置.27 2.2.帐号修改.28 3.功能权限设置.28 4.管理权限设置.30 5.操作日志管理.31 6.外部邮件导入.33 7.手工接收邮件.34 8.发送消息.34 9.查看消息.35 10.口令修改.36 11.安全退出.36 第三章 功能操作说明.36 1.基本信息.36 1.1.部门设置.37 1.2.员工设置.38 1.3.区域设置.39 2.客户管理.40 2.1.新客户建档.40 2.2.客户档案维护.43 2.3.客户分管设置.44 2.4.客户分管查询.48 2.5.按销售员移交客户资料.51 2.6.邮件地址分发移交.52 3.跟进联系.53 3.1.跟进管理
3、.53 3.2.跟进联系输入.65 4.3.邮件分发.66 4.4.邮件群发.68 4.5.邮件审核人设置.68 4.6.客户跟进提醒设置.69 5.工作检查.70 5.1.工作检查（按业务员）.70 5.2.工作邮件检查.71 6统计分析.72 6.1.客户类型统计分析.72 6.2.客户地区分布统计.73 6.3.客户来源统计.73 6.4.客户行业分析统计.74 6.5.客户经营产品明细查询.74 6.6.客户经营产品统计.74 6.7.按销售人员跟进情况统计.74 7.个人功能.75 7.1.发送消息.75 7.2.查看消息.76 7.3.个人邮箱参数的设置.77 7.4.口令修改.7
4、9 7.5.个性化选项设置.79 7.6.个人通讯录.80 7.7.常用语设置.81 8系统管理.81 8.1.代码群维护.81 8.2.系统邮箱参数的设置.84 8.3.系统邮件管理.85 8.4 客户端网卡绑定设置.86 第四章 常见问题.87 第一章 快速管理入门 1.登入系统 管理员帐号 admin 进入系统操作，管理员主要负责系统设置以及系统维护的工作。输入用户名（admin）和初始密码（admin），登入系统。出现管理员工作模块界面，如下图所示：2.帐号管理 帐号管理是指给需要使用系统的人员设置帐号，以及帐号管理维护。如上图所示，点击。EneterCRM 是按照最大同时在线用户数收
5、费的，因此将不限定帐号开设，只监管同时在线用户数。我们可以看到系统已经预设了 1 个经理帐号（manager）和 5 个员工帐号（sales1-sales5）。公司可以直接使用这些预设帐号。2.1.帐号修改 使用预设帐号，经理需要修改一些帐号信息。方法是点击每个帐号对应的修改按钮，出现以下对话框：把名称（员工中文名称）、员工号（按照顺序，不要重复，一般是四位数）等信息填写，预设好口令。2.2.设置帐号 经理也可以根据公司实际情况，删除预设的帐号，按照员工英文名字或者容易记忆的拼音缩写重新设置帐号。方法是点击，把员工帐号、员工名称等信息填写后，点击。3.权限设置 3.1.功能模块配置 功能模块设
6、置事给已经设置帐号的员工配置模块，决定他们在系统中可以使用哪些模块。具体操作如下：点击，然后点击员工名字，出现以下对话框：经理模块：所有模块功能选中，如选中。员工模块：客户管理（新客户建档、客户档案维护、客户查询），如下图：跟进联系（客户管理、客户联系输入、客户跟进查询）个人功能（全部）3.2.管理权限设置 该权限设置信息类别分管，包括客户资料管理、邮件管理以及文档管理权限的授予。具体操作如下：点击管理权限设置，出现以下对话框：选中某个权限，然后点击。需要授权的目录如下（授权对象主要是经理）：1、系统邮件管理授权，授权的员工有分发邮件，查看系统所有邮件的权限。2、外网访问权限授权 3、可以查看
7、业务员个人邮箱来往邮件。4、可以查看、修改所有客户资料以及拥有业务检查权限。4.基本设置 以下操作以“经理帐号”进入系统继续操作 经理主要负责公司内部部门设置、员工设置以及根据公司实际情况修改部分内容等等。具体操作如下：进入功能模块 4.1.部门设置 公司部门的设置、维护。1、进入，可以看到系统已经设置了外贸部。2、公司根据实际情况可以增加部门，点击。3、填写好相关信息后，点击。4、需要在部门下设置部门，比方说外贸部下设置外贸一部、外贸二部。选中，然后点击继续操作。4.2.员工设置 员工设置是指对公司人员信息的管理。1、点击，出现以下界面：2、点击左边员工所属部门，然后点击。3、填写资料后，点
8、击。4、注意（1）员工代码与管理员帐号设置中的代码要对应填写。（2）设置的员工属于外贸业务员，需要把销售员标志选中。如果做单证和采购,则把单证员标志和跟单员标志都选中。4.3.区域设置 区域设置是指客户分布地区设置。1、点击，可以看到系统已经把五大洲下的重要城市都已经初始设置了。2、如果还有国家需要设置，详细设置方法可以查看功能模块使用说明。5.邮箱设置 指系统邮箱设置，公司对外的总邮箱，设置方法如下：1、进入功能模块中的。2、点击，出现以下界面：3、相关准确信息填写好后，点击。（注意邮箱参数一定要正确）6.邮件收发 与客户联系主要还是邮件，这里就把邮件收发的所有操作统一说明。6.1.系统邮件
9、（公司邮箱收到的所有邮件）6.1.1.未分发邮件（未建档的客户邮件首先出现在经理的未分发邮件中）1、可以在系统工作台上的未分发操作，如下图所示：2、显示对方邮箱地址以及邮件主题。点击主题，查看详细内容后，可以进行以下操作：（1），把客户邮件分发给负责该客户的业务员。（2），已经建档的客户使用新邮箱，需要把新邮箱地址归并到该客户资料里。（3），希望自己建档后再把客户移交。（4），邮件是垃圾邮件，系统会删除这封邮件，同时也可以让系统以后自动拒收该地址的邮件。3、具体操作如下：（1）如果是客户邮件就点击，选择一个业务员，点击确定。出现提示框 注意:如果希望下次该地址的邮件自动分发到业务员中,就把前面
10、的框选中.经理把邮件分发给业务员的同时,也可以附带一条消息,帮助业务员更好的处理邮件。（2）如果是垃圾邮件就点击，确认之后，系统会出现这样的提示信息：点确定，系统以后不会从邮箱中接收该地址的邮件；点取消，系统删除该邮件，但以后会继续接收该地址的邮件。6.1.2.经理邮件 由管理员分发给经理的客户邮件，首先出现在陌生客户待处理。6.1.2.1.陌生客户待处理 1、点击主题，查看详细内容后，可以进行以下操作：（1），建立客户档案。（2），已经建档的客户，但是这次使用了新邮箱，需要把邮箱归并到客户档案。（3），是把该封邮件发给其他业务员。2、具体操作如下：（1）点击，出现的页面显示如下：其中“”显示
11、的是这封邮件的邮箱地址；如果选择的是供应商，那么就会跳出供应商设置页面，显示如下：（2）建完档后该邮件就会出现在“有档客户待处理中”6.1.2.2.有档客户待处理 所有建过档的客户邮件都会出现在有档客户待处理中 1、操作说明（1），回复邮件。（2），记录客户联系情况。（3），抄送邮件给其他业务员。2、具体操作（1）点击，普通邮件回复给客户，写完邮件点击发送。（2）点击，电话联系对方内容或是传真的相关信息填写后保存。（3）邮 件 没 有 必 要 回 复，可 以 点 击 邮 件 主 题，在 邮 件 上 方 的“”把已跟进点中，表明邮件已经处理。6.1.3.所有邮件查看 6.1.3.1.系统所有邮件
12、 功能模块中中，打开，可以查看到所有邮件。6.1.3.2.经理的客户邮件 1、功能模块中中，打开。2、或者从快捷方式中打开。3、待处理的邮件以及所有与客户的邮件都可以在工作台或者跟进管理中找到。6.1.3.3.其他业务员邮件 1、功能模块中，可以查看到每个业务员的邮件。2、按工作检查中的业务检查，可以查看业务联系情况，包括邮件。3、工作检查中，可以检查业务员个人邮箱的所有往来邮件。7.客户跟进 在客户跟进中，系统可以自动提醒你对需要联系的客户进行跟进，你也可以查看客户详细跟进记录主动联系客户，跟进记录包括邮件、传真以及电话、聊天记录等。7.1.客户跟进处理 7.1.1.有档客户待处理 1、进入
13、跟进管理，系统会默认进入，括号中显示有档客户新邮件数。右边显示的是邮件具体内容，如下图所示：2、点击主题内容，可以查看详细邮件信息，如下图所示：（1）看完邮件后，可以在邮件下方输入联系目的、经营产品，作为客户信息进行保存。（2）“”如果该客户需要几天以后再联系，可以在这边设置一个跟进天数，那么系统会在几天后“跟进提醒”提醒你与该客户联系，当设置为0天时系统不提醒跟进。（3）“”，选择好类别后，在详细跟进记录中，这封邮件就会归类到这个类别下。具体的类别设置将会在详细跟进记录中讲到。（4）“”表示该客户邮件已经处理，那么该邮件就不会出现在客户待处理中等待处理。（5）邮件处理 1）如果需要回复邮件，
14、点击，系统默认不抄送；点击，如果有抄送，系统同时默认将邮件回复给抄送人。2）如果邮件需要转发给客户或者有需要的人，点击。3）如果想把邮件作为附件发送出去，点击。4）翻译邮件,点击 5）邮件内容默认为以超文本方式显示，相应图标为，点击该图标，可切换至文本方式，相应图标为，点击该图标，又可切换至超文本方式。6）需要把邮件打印出来，点击。7）客户邮件如果没有必要回复，点击。但是在保存之前把“”选中。这样，邮件就不会出现在待处理中。3、可以直接在有档客户待处理汇总中直接操作。（1）用邮件回复，对邮件进行回复。进入后，如下图所示：1）选择联系目的、填写下次联系时间以及备注信息可以方便自己保存与客户联系的
15、邮件资料。2）可以选择抄送人以及秘密抄送人，点击。3）“”是模板选择和常用语选择。设置后可以进行选择。4）“”，选中后，在收件人收到邮件的时候，会跳出是否发送已读回执的信息提示框。5）“”，设定好发送时间后，邮件会保存在发件箱中，到了指定的时间，系统会自动发送 邮件。6）写好邮件，点，这封邮件就会提交给邮件审核人，如果没有设置邮件审核人，那么提交审核的按钮是灰掉的，这时候我们可点击，完成邮件发送操作。（2）用其他方式回复，是指除了邮件以外的方式回复，需要跟进联系输入。具体方法查看 3.3.跟进联系输入。（3）内部抄送，是指将该邮件复制一份给公司内部其他人员。7.1.2.陌生客户待处理 1、进入
16、，括号中显示陌生客户件数。右边显示的是邮件具体内容，如下图所示：2、点击主题内容，可以查看详细邮件信息，如下图所示：（1）看完邮件内容后，是客户邮件需要建立档案。（2）不需要建立档案的客户，直接进行处理（例如讯盘邮件）。1）如果需要回复邮件，点击，系统默认不抄送；点击，如果有抄送，系统默认发给抄送人一份。2）如果邮件需要转发给客户或者有需要的人，点击，转发功能是把陌生客户转发给其他业务员处理。3）需要把邮件打印出来，点击。4）没有价值的邮件内容直接点击，该邮件将会被保留在垃圾箱中。5）如果想要彻底删除邮件，点击，该邮件将会在系统中彻底删除。6）如果以后不想接收该地址的邮件，点击即可进行设置。7
17、.1.3.客户跟进提醒 1、进入，括号中显示需要跟进客户数。右边显示的是邮件具体内容，如下图所示：2、点击最后联系主题内容，可以查看详细邮件信息。3、跟进联系回复（1）延迟跟进时间，选择，此时会跳出跟进联系延迟页面，如下图所示：设定好时间后，点击，那么该条提醒记录就会从客户跟进提醒列表中被删除，同时在设定的日期会出现在客户跟进提醒列表中。（2）取消跟进提醒，选择，该条提醒记录就会从客户跟进提醒列表中被删除。（3）用邮件回复，选择。回复方法同上。（4）用传真回复，选择。（5）用其他方式回复，选择。7.2.客户跟进查看 1、点击，系统显示的是最近 7 天客户跟进情况。经理可以方便查看自己的客户跟进
18、情况。2、经理也可以按照以下分类，很容易找到自己需要查找的客户跟进情况。3、系统也有快速查询功能，选择客户类型、客户等级、客户来源以及经营产品，然后点击。也可以根据客户代码、客户名称、联系电话、电子邮件、传真、备用邮箱、助记码、联系人、联系人邮箱、联系人传真进行模糊查找。8.工作检查 作为主管需要了解业务员的工作情况 进入，如下图所示：1、在左上方有业务员选择，如下图所示，选择好一位业务员。2、选择业务员后，界面中出现的就是该业务员的客户跟进情况。（1）查看业务员邮件待处理完成情况，点击和。右边出现具体待处理详细条目。（2）点击“”，可以查看到需要联系客户最后的联系记录。（3）查看最近联系情况
19、，点击，右边查看具体内容。（4）查看所有客户情况，点击查看。（5）查看某个区域客户情况，点击，然后选中一个国家查看。（6）查看所有邮件往来情况，点击。（7）快速查询，选择客户类型、客户等级以及客户来源，点击。也可以直接输入客户名称，点击。3、查看后，可以帮助处理某些邮件，提醒业务员及时跟进客户。第二章 管理员功能操作说明 管理员帐号（admin）进入系统，如下图所示：1.系统选项设置 1.1.详细选项说明 点开后面修改，就可以看到每个选项的详细说明。1.2.系统选项修改 1、比如：2、点击修改按钮，出现以下对话框：3、说明是对修改方法的详细指导。如上图，我们可以知道邮件附件大小限制可以修改，只
20、需要把当前值修改为需要的值即可。2.操作帐号管理 系统管理员给业务员设置帐号，点击进入。如下图所示：2.1.帐号设置 1、点击，系统出现以下对话框：2、帐号可以用业务员的英文名，口令可以先预设（以后业务员可以修改）。员工名称是员工中文名字。员工号是指员工设置后的员工号。点击选择，选中相应的员工。其余信息填写后，点击完成。2.2.帐号修改 经理可以对帐号信息修改，点击帐号对应的修改按钮。修改信息后，点击完成。3.功能权限设置 该权限设置是指给已经设置帐号的员工配置模块，决定他们在系统中可以使用什么功能。具体操作如下：点击，然后点击员工名字，出现以下对话框：经理模块：所有模块功能选中，如选中。员工
21、模块：客户管理（新客户建档、客户档案维护、客户查询），如下图：跟进联系（跟进管理、跟进联系输入、跟进查询），如下图：个人功能（全部），4.管理权限设置 该权限设置信息类别分管，包括客户资料管理、邮件管理以及文档管理权限的授予。具体操作如下：点击管理权限设置，出现以下对话框：选中某个权限，然后点击。二级权限是属于一些高级权限，可以先 把所有权限都首先授权给经理。需要授权的目录如下（授权对象主要是经理）1、系统邮件管理授权，授权的员工有分发邮件，查看系统所有邮件的权限。2、外网访问权限授权 3、可以查看、修改所有客户资料以及拥有业务检查权限。4、可以查看业务员个人邮箱来往邮件 5.操作日志管理 实
22、现对系统使用情况的监控。1、系统日志是指帐号出入系统的记录 2、操作日志 帐号在系统进行的所有操作记录。3、存档日志 记录存档备份。6.外部邮件导入 如果需要把以前的客户邮件导入到系统中，可以使用此功能。方法如下:1.将 outlook 或者 foxmail 中的邮件以 eml 格式导出。2.在服务器 D 盘中建 2 个文件夹,分别命名为 inbox 和 sendbox。把收件箱中的邮件放到 inbox,发出去的邮件放到 sendbox。3.如果这些邮件已经处理过,在已跟进前打勾.然后点导入即可。7.手工接收邮件 点击手工接收邮件，可以手动接收邮件。8.发送消息 管理员发送消息给其余有帐号的员
23、工。1、发送方式：（1）自定义自己选择发送对象，可以多次选择，对象间系统自动用分号隔开。（2）组发针对一组人发送（3）在线广播系统所有在线员工都可以收到（4）广播所有员工都可以收到（5）系统管理员给系统管理员的消息（6）文件对传业务员之间文件对传 1）浏览上传 2）选择文件对传后，浏览上传即可，最大不超过 5M 2、接收方式：自动在系统就系统接收，不在系统的手机接收 页面只是系统接收 手机只是手机接收 邮箱只是邮箱接收 3、需要回执：选中：要求对方回消息 4、发送消息是有字符限制，系统实时统计字符。写完消息，点击。9.查看消息 查看以前消息来往的记录。1、查看最近 7 天收到的消息（系统默认设
24、定，消息在 7 天之内自动删除）。2、可以删除消息，选中要删除的消息，点击。10.口令修改 11.安全退出 点击安全退出，系统就退出管理员操作界面。第三章 功能操作说明 1.基本信息“基本信息”是系统软件运行的基础，包括对部门、员工、区域设置。如下图所示：1.1.部门设置 公司部门设置是根据公司情况设置部门，部门设置是其他员工设置以及客户设置的基础。1、进入。2、公司根据实际情况可以增加部门，点击。3、填写好相关信息后，点击。注意：（1）需要在部门下设置部门，比方说开发部下设置开发一部、开发二部。选中，然后点击继续操作。（2）对部门修改，点击按钮，修改完成后，点击。（3）删除部门，需要把部门选
25、中，然后点击完成。1.2.员工设置 作为公司主管，需要把员工信息资料进行存档，也是以后进行人事调整后需要修改。1、进入 2、点击设置员工的部门，如下图点击，出现该部门下所有员工。3、然后点击，出现以下对话框:4、填写完相关内容后，点击，该员工就出现在该部门下。5、需要修改时，可点击修改按钮；也可直接点击，然后重新设置员工。6、快速查找功能以及在职、离职显示。1.3.区域设置 区域设置是指根据客户分布情况，把客户区域设置完成。1、点击，系统已经把五大洲下重要国家都已经设置好。2、如果还需要增加国家，选中该国家的洲，比方说，然后点击，出现以下对话，填写完相关内容后，点击。2.客户管理 客户资料的管
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