终极版-第二节-计调人员采购业务要点优秀PPT.ppt

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1、其次节其次节 计调工作中的选计调工作中的选购购管理管理Your Subtitle Goes Here计调人员是如何降低选购计调人员是如何降低选购成本的成本的在旅游旺季中的小淡季期间，某旅行社有一在旅游旺季中的小淡季期间，某旅行社有一4242人人的团于某个周末到周边旅游，为期三天。计调人的团于某个周末到周边旅游，为期三天。计调人员在操作此团队时，谈下的车费是员在操作此团队时，谈下的车费是38003800元辆，元辆，房费为房费为8080元人元人22天，当计调部经理回来时，该天，当计调部经理回来时，该计调人员向计调部经理汇报了此团队的操作状况，计调人员向计调部经理汇报了此团队的操作状况，经理对于地接

2、社赐予的价位并不满足，对车费也经理对于地接社赐予的价位并不满足，对车费也有异议。因此，经理在于车队和地接社洽谈后把有异议。因此，经理在于车队和地接社洽谈后把车费降到车费降到32003200元辆，房费调为元辆，房费调为7575元人元人22天，天，由于团队人多时值淡季，地接社又让出由于团队人多时值淡季，地接社又让出5 755 75元的元的实惠。这样算下来，团队的利润增加了实惠。这样算下来，团队的利润增加了11851185元。元。由此可见计调人员的口才是很重要的。由此可见计调人员的口才是很重要的。一、计调部门选购一、计调部门选购的内容的内容旅游交通服务旅游住宿服务旅游餐饮服务旅游参观巡游项目消遣服务

3、购物商店保险服务异地接待服务选购 航空交通铁路交通马路交通水运交通二、计调选购二、计调选购的原则的原则1 1、保证供应原则、保证供应原则保证客人进的来、住得下、散的开、吃得满足，保证客人进的来、住得下、散的开、吃得满足，玩的快乐，出的去。即保证住宿、车、火车票或玩的快乐，出的去。即保证住宿、车、火车票或机票等服务完全实现。机票等服务完全实现。2 2、质量保证原则、质量保证原则3 3、成本事先原则、成本事先原则三、计调选购三、计调选购方式方式1 1、集中选购、集中选购旅行社以最大的选购旅行社以最大的选购 量去争取最大的实惠价格，量去争取最大的实惠价格，过大选购过大选购批量，削减选购批量，削减选购

4、 批次，降低选购批次，降低选购 价格。价格。2 2、分散选购、分散选购一团一购；分散选购一团一购；分散选购 从不同类型供应商获得所从不同类型供应商获得所需需3 3、建立选购、建立选购协作网络协作网络比较广泛、覆盖面广；运用经济规律，互惠互利；比较广泛、覆盖面广；运用经济规律，互惠互利；加强公关活动，建立良好的人际关系。加强公关活动，建立良好的人际关系。接待支配（接待支配（A业务员签收）业务员签收）三、计调选购三、计调选购工作实务工作实务订车、船票（订车、船票（B业务员负责）业务员负责）订房（订房（C业务员负责）业务员负责）市内交通（市内交通（D业务员负责）业务员负责）支配巡游活动（支配巡游活动

5、（E业务员负责）业务员负责）订文艺节目（订文艺节目（F业务员负责）业务员负责）向接待部下达接团通知（向接待部下达接团通知（G业务员负责）业务员负责）（一）与交通部门合作的步骤和留意事项（一）与交通部门合作的步骤和留意事项与交通部门合作的步骤：与交通部门合作的步骤：（1 1）向交通部门申请建立合同关系）向交通部门申请建立合同关系（2 2）刚好领取最新价格表和时辰表）刚好领取最新价格表和时辰表（3 3）将各种票务的规定了解清晰，然后进）将各种票务的规定了解清晰，然后进行行 整理、打印。整理、打印。（4 4）与财务部门协商，设计，印制一些订）与财务部门协商，设计，印制一些订单单如：飞机票的选购如：飞

6、机票的选购预订：旅游者的信息（游客的全称、同行人的信息、旅游预订：旅游者的信息（游客的全称、同行人的信息、旅游者的联系电话、目的地、旅游时间、支付方式、特殊要求者的联系电话、目的地、旅游时间、支付方式、特殊要求等）等）航空公司的信息（飞机设施设备、机票价格等）航空公司的信息（飞机设施设备、机票价格等）购买：团体客票（只开一张客票，团体客票误机、不退款）购买：团体客票（只开一张客票，团体客票误机、不退款）散客客票散客客票确认：确认：退订和退购：若退购时，航班离开时间退订和退购：若退购时，航班离开时间2424小时以前申请退小时以前申请退票，支付原票款票，支付原票款5 5 退票费；航班离开前退票费；

7、航班离开前2 2小时小时-24-24小时小时内内1010的退票费；的退票费；2 2小时内退票小时内退票5050的退票费。的退票费。飞机票预订单火车票预订单机/车票变更/取消通知单深航机票变更通知单深航机票变更通知单深航客服部：深航客服部：现通知贵部，我公司协议号是现通知贵部，我公司协议号是 ,原支配申请办理原支配申请办理的以下机票须要做以下变更：的以下机票须要做以下变更：乘机人乘机人乘机日期乘机日期始发地始发地目的地目的地航班号航班号起飞日期起飞日期特此通知，特此通知，通知人（签名）：通知人（签名）：联系电话：联系电话：客户单位公章：客户单位公章：年年 月月 日日温馨提示：温馨提示：变更通知单

8、仅适用于变更乘机时间的办理。变更通知单仅适用于变更乘机时间的办理。请您保留好原件交给我们的工作人员，以便利机票变更的请您保留好原件交给我们的工作人员，以便利机票变更的刚好办理。刚好办理。本表由经办人签名并加盖单位公章后方可有效。本表由经办人签名并加盖单位公章后方可有效。（二）与饭店部门合作的步骤和留意事项（二）与饭店部门合作的步骤和留意事项住宿服务设施的选择：住宿服务设施的选择：1 1、饭店的位置：价格；不同类型的旅游者对、饭店的位置：价格；不同类型的旅游者对于饭店的不同要求和偏好。于饭店的不同要求和偏好。2 2、饭店设备：客房配置、卫生条件、隔音、饭店设备：客房配置、卫生条件、隔音、有无会议

9、室、宴会厅、健身设备等；有无会议室、宴会厅、健身设备等；3 3、服务水平：行李服务；消遣场所、早餐状、服务水平：行李服务；消遣场所、早餐状况等。况等。4 4、停车场所、停车场所饭店预订渠道的选择：饭店预订渠道的选择：1、干脆预订：组团社干脆预订、干脆预订：组团社干脆预订优点优点（1）能够干脆从饭店获得客房信息；）能够干脆从饭店获得客房信息；（2）干脆与饭店达成预订协议，既能保证游客住）干脆与饭店达成预订协议，既能保证游客住宿须要，又能免去中间环节所需费用，降低成本；宿须要，又能免去中间环节所需费用，降低成本；（3）干脆订房能够不断加强和饭店的联系，可以）干脆订房能够不断加强和饭店的联系，可以与

10、之建立亲密的合作关系与之建立亲密的合作关系缺点：缺点：（1 1）选购）选购人员必需同各家饭店逐一打交道，人员必需同各家饭店逐一打交道，不仅在预订时要联系，还要在随后寄送预订申请、不仅在预订时要联系，还要在随后寄送预订申请、确认住房人数及名单、付房费等，占用大量人力确认住房人数及名单、付房费等，占用大量人力和时间。和时间。（2 2）有时外地的饭店不情愿了解组团旅行社，因）有时外地的饭店不情愿了解组团旅行社，因而不愿向组团社供应实惠价格，不远赐予实惠。而不愿向组团社供应实惠价格，不远赐予实惠。2 2、代订、代订托付地接社预订。托付地接社预订。优点：优点：（1 1）往往能够依据旅游者的要求，比较称心

11、地支）往往能够依据旅游者的要求，比较称心地支配饭店；配饭店；（2 2）能够拿到组团社接收的价格）能够拿到组团社接收的价格（3 3）外地的组团社只能通过地接社才能预订到该）外地的组团社只能通过地接社才能预订到该地区的饭店地区的饭店缺点：缺点：（1 1）地接社截留饭店赐予的一部分折扣作）地接社截留饭店赐予的一部分折扣作为代订的佣金；为代订的佣金；（2 2）若没有选择到实力和信誉的地接社，）若没有选择到实力和信誉的地接社，简洁造成代订失约，从而导致组团社工作简洁造成代订失约，从而导致组团社工作失误。失误。3、托付饭店代订中心预订、托付饭店代订中心预订客房价格的确定客房价格的确定1 1、门市价格、门市

12、价格2 2、团体价格、团体价格3 3、协商价格、协商价格4 4、净价格：扣除折扣，加上税收、服务费、净价格：扣除折扣，加上税收、服务费饭店客房预订手续的办理饭店客房预订手续的办理1 1、提出预订申请、提出预订申请（1 1）旅行社名称、客房数量和类型、入住）旅行社名称、客房数量和类型、入住时间、离店退房时间和结算方式。时间、离店退房时间和结算方式。（2 2）游客国籍或居住地、游客姓名或旅游）游客国籍或居住地、游客姓名或旅游团代号、游客性别、夫妇人数、随行儿童团代号、游客性别、夫妇人数、随行儿童及年龄及年龄（3 3）旅游者的特殊要求）旅游者的特殊要求（1 1）订房时，如有重点团队或旅行社代理人团队

13、，就是团中）订房时，如有重点团队或旅行社代理人团队，就是团中有有VIPVIP客人，旅行社应事先通知饭店销售部或营业部在其客人，旅行社应事先通知饭店销售部或营业部在其客房内摆放鲜花或水果等。客房内摆放鲜花或水果等。（2 2）对旅游团体须要实行小型欢迎仪式，或需挂欢迎横幅）对旅游团体须要实行小型欢迎仪式，或需挂欢迎横幅的，应事先征得饭店同意，并在指定地点实行，避开影响的，应事先征得饭店同意，并在指定地点实行，避开影响饭店的正常营业。饭店的正常营业。2 2、缴纳预定金、缴纳预定金缴纳时间、比例、取消预订的退款比例等事项缴纳时间、比例、取消预订的退款比例等事项3 3、办理入住手续、办理入住手续凭团号、

14、确认函等办理凭团号、确认函等办理 订房通知单订房通知单 收件单位：大酒店 发件单位：省中旅 部 收件人：杨 经理 发件人：传真号：0833-6530548 团号：CTSJ20090702A 入住时间：2009,7,2 入住人数：26+3 入住标准：双人标间 价格：87元（含早餐）中晚餐标：无 特殊要求：无 备注：2011，7,2 请确认，感谢合作！负责人签字：发件日期：订房回执单订房回执单 兹收到 旅行社 旅行团订房托付书，房价按 元每间结算，结算方式，已列入支配。饭店（酒店）联系人付款依据达成的协议执行。（三）订房业务中常见的问题及应对措施（三）订房业务中常见的问题及应对措施1.1.饭店无房

15、，无法确认预订饭店无房，无法确认预订2.2.无法拿到志向房价无法拿到志向房价3.3.在旅游者前往的目的地旅行社无协议饭店在旅游者前往的目的地旅行社无协议饭店4.4.因故临时增加或削减甚至取消订房因故临时增加或削减甚至取消订房与饭店部门合作的留意事项：与饭店部门合作的留意事项：（1 1）订房时，如有重点团队或旅行社代理人团队，就是团中）订房时，如有重点团队或旅行社代理人团队，就是团中有有VIPVIP客人，旅行社应事先通知饭店销售部或营业部在其客人，旅行社应事先通知饭店销售部或营业部在其客房内摆放鲜花或水果等。客房内摆放鲜花或水果等。（2 2）对旅游团体须要实行小型欢迎仪式，或需挂欢迎横幅）对旅游

16、团体须要实行小型欢迎仪式，或需挂欢迎横幅的，应事先征得饭店同意，并在指定地点实行，避开影响的，应事先征得饭店同意，并在指定地点实行，避开影响饭店的正常营业。饭店的正常营业。（三）与餐饮行业合作的步骤和留意事项（三）与餐饮行业合作的步骤和留意事项 定点订餐：旅行社经过对选购定点订餐：旅行社经过对选购的餐馆、酒的餐馆、酒店进行综合考察筛选后，与被筛选的餐馆、酒店进店进行综合考察筛选后，与被筛选的餐馆、酒店进行洽谈，就旅行社送客人数，各类旅游者、团队的行洽谈，就旅行社送客人数，各类旅游者、团队的就餐标准、付款方式等达成协议。就餐标准、付款方式等达成协议。与餐饮行业合作的步骤：与餐饮行业合作的步骤：（

17、1 1）先实地查看餐馆，并签订有关经济合同与协议书等。）先实地查看餐馆，并签订有关经济合同与协议书等。（2 2）与财务部门协商印制和打印专用的）与财务部门协商印制和打印专用的餐饮费用结算单餐饮费用结算单。（3 3）将下列有关内容整理列表打印分发给接待部并报财务）将下列有关内容整理列表打印分发给接待部并报财务部备案。部备案。签约餐饮单位名称、电话、联系人的姓名、风味特色等。签约餐饮单位名称、电话、联系人的姓名、风味特色等。旅游者（团）的标准、豪华不同等级的价格、便餐、风旅游者（团）的标准、豪华不同等级的价格、便餐、风味最低标准、饮料单价等。味最低标准、饮料单价等。（4 4）与业务部协商，设计、印

18、制一些订单。）与业务部协商，设计、印制一些订单。用餐预订单用餐预订单用餐变更通知单（有些单位是用笔在彩色纸上写上内用餐变更通知单（有些单位是用笔在彩色纸上写上内容，加盖变更容，加盖变更/取消章）。取消章）。用餐取消变更通知单（有些单位是用笔在彩色纸上写用餐取消变更通知单（有些单位是用笔在彩色纸上写上内容，加盖变更上内容，加盖变更/取消章）。取消章）。（5 5）依据接待支配或订餐单，将用餐地点、联系人姓名转）依据接待支配或订餐单，将用餐地点、联系人姓名转告接待部门或陪伴人员，以便搞好接待工作。告接待部门或陪伴人员，以便搞好接待工作。（6 6）依据餐饮费用结算与财务部门共同进行复核，并）依据餐饮费

19、用结算与财务部门共同进行复核，并由财务部门定期统一向签约餐馆结账付款由财务部门定期统一向签约餐馆结账付款与餐饮行业合作的留意事项：与餐饮行业合作的留意事项：（1 1）选择餐馆时，餐点不宜过多，应少而精，而且）选择餐馆时，餐点不宜过多，应少而精，而且要留意地理位置的合理要留意地理位置的合理（2 2）订餐时，刚好把旅游者（团）的宗教信仰和个）订餐时，刚好把旅游者（团）的宗教信仰和个别客人的特殊要求转告餐馆。别客人的特殊要求转告餐馆。（3 3）提示餐厅，结算用的餐饮费用结算单上，）提示餐厅，结算用的餐饮费用结算单上，必需有陪伴的签字，否则无效。必需有陪伴的签字，否则无效。（四）与巡游点部门合作的步骤

20、（四）与巡游点部门合作的步骤 和留意事项和留意事项与巡游点部门合作的步骤：与巡游点部门合作的步骤：（1 1）与旅游单位就以下内容进行洽谈，并签订协）与旅游单位就以下内容进行洽谈，并签订协议书及经济合同书。议书及经济合同书。旅游团门票记账事宜。旅游团门票记账事宜。门票的单价、殿堂庭院厅院的单价。门票的单价、殿堂庭院厅院的单价。大、小车进园的单价。大、小车进园的单价。结账的期限。结账的期限。（2 2）与签约单位协商印制结算用的参观巡游券。）与签约单位协商印制结算用的参观巡游券。将以下有关签约单位的规定事宜整理列表，打印将以下有关签约单位的规定事宜整理列表，打印后分发给接待部并报审计、财务备案。后分

21、发给接待部并报审计、财务备案。签约单位的名称、电话、联系人。签约单位的名称、电话、联系人。将带团前往某旅游参观点的进门方向。将带团前往某旅游参观点的进门方向。去某旅游参观点的行车路途、停车地点去某旅游参观点的行车路途、停车地点巡游参观券巡游参观券参观巡游券存根参观巡游券存根 中国中国旅行社巡游参观旅行社巡游参观券券团名：团名：旅游团名称：旅游团名称：人数：人数：旅游团人数：（大写）旅游团人数：（大写）地点：地点：收款单位：收款单位：陪伴：陪伴：陪伴签名：陪伴签名：日期：日期：日期：日期：年年 月月 日日（五）与商店部门合作的步骤（五）与商店部门合作的步骤 （1）依据国家及地方旅游行政管理机构的

22、有关规定，与定点商店签订协议书。（2）兼顾利益，激励多劳多得，制定内部安排政策和嘉奖措施。（3）将所签约的商店名称、导游带旅游团（者）购物手续、附属的有关规定打印后，分发给接待部。（4）与财务部和接待部协商后，设计、印制购物结算单，并明确运用方法。（5）由财务部按所签协议书上的规定从签约商店领取劳务费或按股分红，然后依据旅行社内部安排政策对各方实行嘉奖。（六）与消遣行业合作的步骤（六）与消遣行业合作的步骤（1 1）与消遣单位就以下事宜进行合作洽谈，并签订协议书：）与消遣单位就以下事宜进行合作洽谈，并签订协议书：（2 2）将下列事宜整理列表，打印后分发给接待部，并报审）将下列事宜整理列表，打印后

23、分发给接待部，并报审计、财务备案。计、财务备案。（3 3）随时与消遣单位保持联系，有新节目上演时，了解节）随时与消遣单位保持联系，有新节目上演时，了解节目内容，索取节目简介并通报接待部。目内容，索取节目简介并通报接待部。（4 4）与外联部协商后，设计、印制一些单子，并明确其运）与外联部协商后，设计、印制一些单子，并明确其运用方法，其中包括：用方法，其中包括：（5 5）依据接待支配或定票单，实施定票并把定票状况照实）依据接待支配或定票单，实施定票并把定票状况照实转告接待部或陪伴。转告接待部或陪伴。（6 6）财务部按协议统一结账或一次一报。）财务部按协议统一结账或一次一报。计调选购计调选购 的留意

24、事项：的留意事项：1 1、建立广泛的选购、建立广泛的选购 协作网络协作网络2 2正确处理保证供应和降低成本的关系正确处理保证供应和降低成本的关系3 3正确处理集中选购正确处理集中选购与分散选购与分散选购的的关系关系4 4调整预订与退订的关系调整预订与退订的关系 5 5支配变更的选购支配变更的选购 调整调整6 6加强选购加强选购合同管理（确保各自利益，谈合同管理（确保各自利益，谈判与交易间有时间距离、空间距离：合同判与交易间有时间距离、空间距离：合同标的、数量质量、价格、付款方法、合同标的、数量质量、价格、付款方法、合同期限、违约责任等）期限、违约责任等）案例案例:礼物礼物 案例：天津观光旅行社在西柏坡村包租案例：天津观光旅行社在西柏坡村包租客房的策略客房的策略 思索：思索：从以上的问答中我们看出了计调工作是纷繁困难的，从以上的问答中我们看出了计调工作是纷繁困难的，但有是特别重要的，请同学们思索怎样才能做一名称职的但有是特别重要的，请同学们思索怎样才能做一名称职的计调人员？计调人员？