有效时间管理课件.ppt

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1、 有有 效效 时时 间间 管管 理理 有有 效效 时时 间间 管管 理理 时时 间间当当 我我 们们 开开 始始 之之 前，前，请请 先先 考考 虑虑 这这 个个 问问 题：题：时时 间间 对对 你你 意意 味味 着着 什什 么？么？2 有有 效效 时时 间间 管管 理理 课课 程程 目目 标标 本本 课课 结结 束束 后后 您您 将：将：了了 解解 质质 量量 时时 间间 的的 种种 类；类；知知 道道 时时 间间 管管 理理 的的 含含 义；义；了了 解解 时时 间间 管管 理理 的的 三三 要要 素；素；掌掌 握握 管管 理理 时时 间间 的的 方方 法；法；掌掌 握握 个个 人人 时时

2、 间间 管管 理理 的的 方方 法；法；3 有有 效效 时时 间间 管管 理理 有有 质质 量量 的的 时时 间间 思思 考考 的的 时时 间间 家家 庭庭 的的 时时 间间 放放 松松 的的 时时 间间 多多 产产 的的 时时 间间 回回 报报 的的 时时 间间4 有有 效效 时时 间间 管管 理理 何何 谓谓 时时 间间 管管 理理 在在 您您 思思 考考 这这 一一 问问 题题 之之 前，前，让让 我我 们们 先先 来来 做做 一一 个个 自自 我我 评评 估，估，看看 看看 我我 们们 是是 怎怎 样样 对对 待待 工工 作作 的。的。“自自 己己 管管 理理 自自 己己 的的 人人

3、生、生、行行 动动 和和 安安 排排 每每 天天 的的 时时 间。间。”5 有有 效效 时时 间间 管管 理理 时时 间间 管管 理理 三三 要要 素素 管管 理理 时时 间间 管管 理理 个个 人人 管管 理理 团团 队队6 有有 效效 时时 间间 管管 理理 管管 理理 时时 间间 的的 三三 大大 任任 务务 设设 立立 目目 标标 制制 定定 计计 划划 区区 分分 轻轻 重重 缓缓 急急7 有有 效效 时时 间间 管管 理理 任任 务务 之之 一：目一：目 标标没没 有有 目目 标标 你你 就就 不不 知知 道道 你你 要要 去去 哪哪 儿，儿，你你 就就 很很 有有 可可 能能 走

4、走 到到 其其 他他 地地 方方 去去 了。了。只只 有有 当当 你你 的的 梦梦 想想 书书 面面 写写 下下 来来 才才 会会 变变 成成 你你 的的 目目 标。标。好好 记记 性性 不不 如如 烂烂 笔笔 头。头。8 有有 效效 时时 间间 管管 理理 目目 标标 设设 定定 的的 SMARTE 原原 则则sSPECIFIC SPECIFIC 结结 果果 具具 体体 明明 确确sMEASURABLE MEASURABLE 效效 果果 可可 衡衡 量量sACHIEVABLE ACHIEVABLE 目目 标标 可可 达达 到到 的的sRESULTSRESULTSORIENTED ORIENT

5、ED 结结 果果 可可 操操 作作 性性sTIMETIMEBOUNDED BOUNDED 时时 间间 约约 束束sEXCITING EXCITING 计计 划划 令令 你你 激激 动动9 有有 效效 时时 间间 管管 理理 一一 些些 好好 的的 目目 标标生生 产产 力力 和和 质质 量量 目目 标：标：在在1999 1999 年年 底底 前前 将将 客客 户户 服服 务务 的的 抱抱 怨怨 数数 减减 少少 50 50。客客 户户 关关 系系 目目 标：标：以以 8500 8500 美美 元元 的的 代代 价价 在在 三三 季季 度度 末末 之之 前前 进进 行行 对对 外外 部部 客客

6、户户 的电的电 话话 调调 查，查，以以 期期 知知 道道 客客 户户 服服 务务 改改 进进 的的 具具 体体 要要 求求 和和 领领 域。域。个个 人人 发发 展展 目目 标：标：到到 8 8 月月15 15 日日 完完 成成 我我 的的 下下 五五 年年 的的 职职 业业 发发 展展 计计 划，划，并并 在在 以以 后后12 12 个个 月月 内内 列列 出出 时时 间间 表表 以以 确确 保保 目目 标标 的的 实实 现。现。10 有有 效效 时时 间间 管管 理理Time for us 轮轮 到到 我我 们们 了：了：每每 个个 人人 写写 出出 一一 个个 你你 将将 要要 完完

7、成成 的的 工工 作作 目目 标标，注注 意意 运运 用用 S SM MA AR RT TE E 原原 则则。11 有有 效效 时时 间间 管管 理理 目目 标标 是是 构构 筑筑 成成 功功 的的 基基 石石目目 标标 使使 我我 们们 产产 生生 动动 力；力；目目 标标 使使 我我 们们 认认 清清 使使 命；命；目目 标标 有有 助助 于于 我我 们们 安安 排排 轻轻 重重 缓缓 急；急；目目 标标 引引 导导 我我 们们 发发 挥挥 潜潜 能；能；目目 标标 使使 我我 们们 把把 握握 现现 在；在；目目 标标 促促 使使 我我 们们 评评 估估 进进 展；展；目目 标标 使使

8、我我 们们 将将 工工 作作 重重 点点 从从 工工 作作 本本 身身 转转 移移 到到 工工 作作 成成 果。果。12 有有 效效 时时 间间 管管 理理 任任 务务 之之 二：二：制制 定定 计计 划划计计 划划 你你 的的 一一 天：天：设设 置置“定定 计计 划划 的的 时时 间间”（早早 上上 或或 晚晚 上）上）给给 你你 的的 时时 间间 一一 定定 的的 弹弹 性性给给 你你 的的 任任 务务 时时 间间 10 102020 的的 缓缓 冲冲每每 天天 从从 做做 一一 项项 主主 要要 工工 作作 开开 始。始。记记记记 住：住：住：住：大大大大 多多多多 数数数数 的的的的

9、 压压压压 力力力力 和和和和 疾疾疾疾 病病病病 并并并并 不不不不 是是是是 由由由由 工工工工 作作作作 造造造造 成成成成 的，的，的，的，而而而而 是是是是 由由由由 于于于于 担担担担 心心心心 你你你你 未未未未 能能能能 做做做做 好好好好 这这这这 项项项项 工工工工 作。作。作。作。13 有有 效效 时时 间间 管管 理理 计计 划划 你你 的的 一一 天天每每 天天 至至 少少 完完 成成 一一 项项 主主 要要 工工 作作;每每 个个 时时 间间 段段 里里 做做 一一 件件 事事 情情 并并 把把 它它 做做 好好;每每 天天 结结 束束 时时 选选 择择 明明 天天

10、 的的 主主 要要 任任 务务 并并 计计 划划 具具 体体 的的 时时 间间 段段;每每 个个 时时 间间 段段 以以 两两 小小 时时 或或 更更 少少 为为 宜。宜。“成成 功功 其其 实实 很很 简简 单，单，做做 正正 确确 的的 事事 情，情，以以 正正 确确 的的 方方 式，式，在在 正正 确确 的的 时时 间间”ARNOLD GLASGOW14 有有 效效 时时 间间 管管 理理 任任 务务 之之 三：三：区区 分分 轻轻 重重 缓缓 急急任任 务务 有有 轻轻 重重 缓缓 急急 之之 分分;评评 价价 轻轻 重重 缓缓 急急 的的 指指 标标 为为 重重 要要 性性 和和 紧

11、紧 急急 性：性：有有 些些 任任 务务 既既 紧紧 急急 也也 重重 要，要，而而 有有 些些 则则 不不 是；是；有有 些些 任任 务务 极极 端端 重重 要要 但但 不不 紧紧 急；急；有有 些些 任任 务务 极极 端端 紧紧 急急 但但 并并 不不 特特 别别 重重 要要。15 有有 效效 时时 间间 管管 理理 区区 分分 工工 作作 的的 轻轻 重重 缓缓 急急ABC ABC 原原 则则A AVital Vital 非非 常常 重重 要，要，一一 定定 要要 当当 天天 完完 成成B BImportant Important 比比 较较 重重 要，尽要，尽 量量 当当 天天 完完

12、成成C C Optional Optional 可可 暂暂 缓，缓，可可 在在 当当 天天 完完 成成16 有有 效效 时时 间间 管管 理理 优优 先先 权权 考考 虑虑 一一 下下 所所 有有 自自 己己 需需 要要 完完 成成 的的 任任 务务，问问 问问 自自 己己 它它 们们 有有 多多 重重 要要，多多 紧紧 急急？根根 据据 两两 方方 面面 的的 得得 分分 可可 得得 出出 它它 们们 在在 坐坐 标标 系系 中中 的的 位位 置置，根根 据据 位位 置置 不不 同同 就就 可可 得得 到到 相相 应应 的的 优优 先先 权权。重重 要要 优优 先先 权权 2 2 优优 先先

13、 权权 1 1 优优 先先 权权 4 4 优优 先先 权权 3 3 紧紧 迫迫17 有有 效效 时时 间间 管管 理理 管管 理理 个个 人人5 5As As 时时 间间 管管 理理 模模 型型 了了 解解 分分 析析 消消 除除 窃窃 贼贼 分分 配配 安安 排排AwareAwareAnalyzeAnalyze AttackAttackAssigAssign nArrangeArrange18 有有 效效 时时 间间 管管 理理 个个 人人 时时 间间 管管 理理 练练 习：习：在在“个个 人人 时时 间间 运运 用用 分分 析析 表表”第第 1 1 栏栏 的的 上上 半半 部，部，请请 写

14、写 出出 公公 司司 赋赋 予予 你你 当当 前前 工工 作作 的的 主主 要要 职职 责。责。在在“个个 人人 时时 间间 运运 用用 分分 析析 表表”第第 1 1 栏栏 的的 下下 半半 部，部，请请 写写 出出 你你 每每 周周 须须 完完 成成 的的 主主 要要 任任 务（务（也也 包包 括括 那那 些些 与与 工工 作作 紧紧 密密 联联 系系 的的“非非 工工 作作 任任 务务”。在在 第第 II II 栏栏 的的 下下 端，端，请请 填填 写写 你你 一一 周周 的的 实实 际际 时时 数。数。19 有有 效效 时时 间间 管管 理理 个个 人人 时时 间间 运运 用用 分分

15、析析 表表 第（第（I I）栏栏 所所 做做 的的 工工 作作 应应 该该 做做 的的 工工 作作 实实 际际 做做 的的 工工 作作 第（第（IIII）栏栏 所所 花花 的的 时时 间间 周周 实实 际际 工工 作作 总总 时时 数数_ _ 小小 时时20 有有 效效 时时 间间 管管 理理 个个 人人 时时 间间 管管 理理考考 虑虑 下下 列列 问问 题：题：看看 看看 自自 己己 填填 写写 的的“个个 人人 时时 间间 运运 用用 分分 析析 表表”，你你 有有 何何 感感 受？受？你你 是是 否否 都都 运运 用用 了了“适适 当当”的的 时时 间间 去去 干干“适适 当当”的的

16、工工 作。作。提提 问：问：哪哪 一一 段段 时时 间间 是是 我我 一一 天天 中中 最最 忙忙 的的 时时 候候哪哪 一一 项项 活活 动动 不不 值值 得得 我我 花花 那那 么么 多多 时时 间间什什 么么 类类 型型 的的 活活 动动 占占 用用 了了 最最 多多 的的 时时 间间21 有有 效效 时时 间间 管管 理理 分分 配（配（AssignAssign)表表 格格 的的 应应 用用 本本 身身 是是 无无 足足 轻轻 重重 的，的，重重 要要 的的 是是 通通 过过 这这 种种 方方 法，法，你你 能能 够够 分分 配配 时时 间间 用用 于于 重重 要要 的的 活活 动动

17、上。上。控控 制制/参参 与与22 有有 效效 时时 间间 管管 理理 控控 制制 和和 参参 与与 如如 果果 某某 项项 活活 动动 处处 于于 高高 控控 制制 高高 参参 与与 区区 域域，则则 表表 明明 它它 对对 你你 非非 常常 重重 要要，你你 是是 完完 成成 和和 控控 制制 该该 项项 活活 动动 的的 主主 要要 力力 量量。自自 己己他他 人人 参参 与与优优 先先 权权 2 2 优优 先先 权权 1 1 优优 先先 权权 3 3 优优 先先 权权 4 4 自自 己己 控控 制制23 有有 效效 时时 间间 管管 理理 安安 排排(Arrange)年年 度度 计计

18、划划 周周/日日 计计 划（划（表表 格）格）24 有有 效效 时时 间间 管管 理理 实实 战战 练练 习习 运运 用用 我我 们们 学学 到到 的的 方方 法，法，安安 排排 一一 天天 的的 行行 事事 顺顺 序。序。25 有有 效效 时时 间间 管管 理理 消消 灭灭 时时 间间 窃窃 贼贼 拖拖 延延 不不 会会 拒拒 绝绝 不不 速速 之之 客客 混混 乱乱 的的 办办 公公 室室 太太 多多 文文 字字 工工 作作26 有有 效效 时时 间间 管管 理理许许 多多 事事 情情 占占 用用 了了 人人 们们 宝宝 贵贵 的的 时时 间，间，因因 此此 你你 必必 须须 清清 楚楚

19、地地 意意 识识 到到 隐隐 藏藏 在在 生生 活活 中中 的的 时时 间间 窃窃 贼。贼。常常 见见 的的 时时 间间 窃窃 贼贼 对对 你你 最最 有有 影影 响响 的的 五五 种种 是：是：编编 号号 事事 实实 描描 述述 对对 时时 间间 的的 影影 响响 对对 策策 时时 间间 窃窃 贼贼 问问 卷卷27 有有 效效 时时 间间 管管 理理 消消 灭灭 窃窃 贼（贼（1）不不 会会 拒拒 绝绝情情 景景 一：一：当当 同同 事事 匆匆 匆匆 进进 来来 问问 我我 是是 否否 可可 以以 停停 一一 分分 钟钟 帮帮 助助 他他 们们 时，时，我我 正正 坐坐 在在 桌桌 旁，旁，

20、集集 中中 精精 力力 于于 一一 项项 主主 要要 工工 作，作，我我 想想 我我 应应 该该 帮帮 他他 们们 又又 不不 想想 耽耽 误误 他他 们们 的的 工工 作，作，因因 此此 我我 停停 下下 手手 边边 的的 工工 作作 关关 注注 他他 们，们，麻麻 烦烦 的的 是是 这这 实实 际际 上上 耽耽 误误 了了 我我 的的 工工 作。作。情情 景景 二：二：我我 经经 常常 接接 到到 各各 类类 推推 销销 员员 的的 电电 话，话，大大 多多 数数 人人 推推 销销 的的 东东 西西 我我 都都 不不 喜喜 欢，欢，他他 们们 的的 请请 求求 是是 只只 需需 几几 分分

21、 钟，钟，但但 通通 常常 花花 掉掉 我我 半半 个个 小小 时时 甚甚 至至 更更 多多 的的 时时 间。间。28 有有 效效 时时 间间 管管 理理 消消 灭灭 窃窃 贼（贼（2）煲煲 电电 话话 粥粥 问问 卷：卷：谁谁 通通 常常 来来 电？电？为为 什什 么？么？什什 么么 重重 要要 事？多事？多 久？久？每每 天天 有有 多多 少少 电电 话？话？平平 均均 长长 度度 是是 多多 少？少？什什 么么 时时 候候 最最 容容 易易 被被 干干 扰？扰？29 有有 效效 时时 间间 管管 理理 消消 灭灭 窃窃 贼（贼（3 3）不不 速速 之之 客客 对对 策：策：将将 不不 速

22、速 之之 客客 拦拦 在在 办办 公公 室室 外；外；保保 持持 站站 立，立，谈谈 话话 不不 会会 持持 续续 多多 久；久；若若 有有 人人 坚坚 持持 将将 头头 探探 进进 来来 问问“有有 时时 间间 吗？吗？”你你 回回 答答“是是 的，的，但但 不不 是是 现现 在在”并并 订订 一一 个个 双双 方方 接接 受受 的的 时时 间间留留 下下 E-mail E-mail 或或 BP BP 号，号，以以 减减 少少 互互 相相 的的 干干 扰。扰。30 有有 效效 时时 间间 管管 理理消消 灭灭 窃窃 贼（贼（4）混混 乱乱 的的 办办 公公 桌桌杂杂 乱乱 无无 章章办办 公

23、公 室室 的的 杂杂 乱乱 无无 章章 会会 引引 起起 麻麻 烦。烦。要要 想想 整整 齐齐 有有 序，序，你你 必必 须须 克克 服服 道道 格格 拉拉 斯斯 的的 混混 乱乱 法法 则：则：“混混 乱乱 总总 是是 想想 填填 满满 任任 何何 让让 其其 存存 在在 的的 空空 间间”通通 常常 而而 言，言，办办 公公 桌桌 杂杂 乱乱 无无 章章 是是 因因 为为 你你 没没 有有 定定 下下 存存 放放 事事 物物 的的 规规 矩。矩。你你 必必 须须 改改 变变 自自 己己 的的 习习 惯！惯！31 有有 效效 时时 间间 管管 理理 消消 灭灭 窃窃 贼（贼（4 4）拖拖 延

24、延列列 出出 所所 有有 需需 要要 完完 成成 的的 任任 务；务；根根 据据 轻轻 重重 缓缓 急急 进进 行行 分分 类；类；将将 任任 务务 分分 解解 成成 几几 个个 步步 骤；骤；确确 立立 每每 个个 步步 骤骤 的的 最最 后后 期期 限；限；每每 天天 安安 排排 10 10 分分 钟钟 以以 对对 付付 那那 些些 开开 头头 难难 的的 工工 作；作；留留 出出 10 10 分分 钟钟 安安 排排 明明 天天 的的 工工 作。作。32 有有 效效 时时 间间 管管 理理消消 灭灭 窃窃 贼（贼（6 6）太太 多多 的的 文文 字字 工工 作作 管管 理理 文文 件：件：

25、有有 条条 不不 紊紊 一一 旦旦 你你 有有 条条 不不 紊紊 地地 处处 理理 文文 件件 后，后，你你 将将 最最 佳佳 使使 用用 你你 所所 有有 的的 时时 间间 不不 要要 将将 文文 件件 堆堆 得得 很很 高，高，否否 则则 你你 会会 重重 复复 看看 同同 一一 份份 文文 件件33 有有 效效 时时 间间 管管 理理 如如 何何 有有 效效 地地 统统 筹筹 时时 间间决决 定定 什什 么么 对对 你你 来来 说说 是是 真真 正正 重重 要要 的的,并并 把把 它它 写写 下下 来来对对 你你 的的 行行 为为 方方 式、式、习习 惯、惯、组组 织织 内内 沟沟 通通

26、 方方 法法 等等 有有 所所 了了 解解知知 道道 工工 作作 中中 你你 需需 要要 负负 责责 哪哪 些些 东东 西，西，而而 哪哪 些些 是是 你你 不不 需需 要要 负负 责责 的的观观 察察 自自 己己 目目 前前 是是 如如 何何 利利 用用 时时 间间 的的 34 有有 效效 时时 间间 管管 理理如如 何何 有有 效效 地地 统统 筹筹 时时 间（间（续）续）进进 一一 步步 分分 析析 自自 己己 是是 怎怎 样样 使使 用用 时时 间间 的的;根根 据据 任任 务务 及及 活活 动动 对对 自自 己己 的的 重重 要要 性性 将将 它它 们们 排排 序序;考考 虑虑 完完 成成 一一 项项 任任 务务 至至 少少 需需 要要 多多 少少 时时 间间;辨辨 别别 哪哪 些些 活活 动动 浪浪 费费 了了 时时 间间 并并 力力 求求 消消 除除 它它 们们;根根 据据 事事 情情 对自对自 己己 的的 重重 要要 性，性，组组 织织 和和 计计 划划 安安 排排 时时 间间 用用 于于 各各 种种 活活 动动;在在 循循 环环 往往 复复 的的 基基 础础 上，上，监监 督督 时时 间间 的的 利利 用用.35