4 会展管理信息系统概述.ppt

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1、第四章第四章 会展管理信会展管理信息系统概述息系统概述第一节第一节 会展管理信息系统概述会展管理信息系统概述第第二二节节 会会展展信信息息资资源源与与会会展展信息资源的管理信息资源的管理 目目 录录第三节第三节 会展管理信息系统的基会展管理信息系统的基本功能和结构本功能和结构 第一节第一节 会展管理信息系统概述会展管理信息系统概述1 1 管理信息系统概念管理信息系统概念 管理信息系统（Management Information System,简称MIS）是基于管理学理论，使用计算机、网络通信和信息处理技术的系统。以解决企业所面临的问题为目的，以数据库和数据处理为基础，能够为企业的各层次、各部

2、门提供信息。管理信息系统可以帮助企业解决结构化、半结构化以及非结构化的决策问题，提高信息效用。管理信息系统最大的特点是高度集中，能将组织中的数据和信息集中起来，进行快速处理，统一使用。有一个中心数据库和计算机网络系统是MIS的重要标志。MIS的处理方式是在数据库和网络基础上的分布式处理。随着计算机网络和通讯技术的发展，不仅能把组织内部的各级管理联结起来，而且能够克服地理界限，把分散在不同地区的计算机网互联，形成跨地区的各种业务信息系统和管理信息系统。管理信息系统的另一特点是利用定量化的科学管理方法，通过预测、计划优化、管理、调节和控制等手段来支持决策。1.1 管理信息系统的应用管理信息系统的应

3、用 MRP为Material Requiement Planning 的缩写,译为“物料需求计划”。它是在定货点法计划基础上发展形成的一种新的库存计划与控制方法，是建立在计算机基础上的生产计划与库存控制系统。其主要内容包括客户需求管理、产品生产计划、原材料计划与库存记录。MRP是一种保证既不出现短缺，又不致造成库存积压的计划方法。它从主生产计划出发，根据物料清单（BOM，在流传生产行业又称配方）逐层分解主生产计划，并结合库存实际情况，得到分时间段的各类计划数据。实践表明，成功实施MRP能显著地降低库存量。1.1 管理信息系统的应用管理信息系统的应用 MRP系统的出现，使生产活动方面的各种子系统

4、得到了统一。ERP强调供应链管理，除了传统的MRPII系统的制造、财务、销售等功能外，还增加了分销管理、人力资源管理、运输管理、仓库管理、质量管理、设备管理、决策支持等功能；管理信息系统的实施，是为了充分发挥管理信息系统的潜能，通过整合信息资源达到企业发展的目的，它要求企业的业务流程及管理思想和管理模式、改变人们的行为模式和习惯、以及企业的组织记诶构。1.2 管理信息系统的发展趋势管理信息系统的发展趋势(1)网络化及集成化趋势网络化及集成化趋势(2)智能化趋势智能化趋势(3)(3)向平台式管理信息系统发展向平台式管理信息系统发展向平台式管理信息系统发展向平台式管理信息系统发展2 会展管理信息系

5、统概念会展管理信息系统概念 会展管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、加工、传输、存储、更新和维护，以会展行业的企业战略竞优、提高经济效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。同其他的管理信息系统一样，会展管理信息系统是管理信息系统的一个分支，具有一个信息系统的数据处理能力。3 会展管理信息系统的作用会展管理信息系统的作用电子商务化电子商务化实现体制创新实现体制创新整合企业内外整合企业内外资源资源降低信息安全降低信息安全风险风险会展过程的策划会展过程的策划智能辅助决策智能辅助决策业务流程自动化业务流程

6、自动化第二节第二节 会展信息与会展信息的管理会展信息与会展信息的管理1 1 信息信息 信息（information）一词对我们来说已并不陌生，在人们的实际生活和工作中，每个人随时随刻都在与信息打交道，都在不断地接收信息、加工信息、利用信息。管理学家将人类与信息的关系比喻为人与空气的关系一样重要。随着社会经济和科学技术的迅速发展，信息在管理中的地位越来越重要。6.2.1 企业电子商务系统的层次企业电子商务系统的层次 信息是和决策密切相关的，正确的决策有赖于足够的可信息是和决策密切相关的，正确的决策有赖于足够的可靠的信息，信息又是通过决策来体现其自身的价值的；靠的信息，信息又是通过决策来体现其自身

7、的价值的；信息可影响甚至决定组织的生存，能够给组织带来收；信息可影响甚至决定组织的生存，能够给组织带来收；信息可影响甚至决定组织的生存，能够给组织带来收；信息可影响甚至决定组织的生存，能够给组织带来收；1 1 信息信息作为资源的信息具有如下特点：作为资源的信息具有如下特点：信息利用者会考虑到他们的花费对改进管理带来的功效信息利用者会考虑到他们的花费对改进管理带来的功效信息利用者会考虑到他们的花费对改进管理带来的功效信息利用者会考虑到他们的花费对改进管理带来的功效是否合算，来决定要否获取和利用该信息；是否合算，来决定要否获取和利用该信息；是否合算，来决定要否获取和利用该信息；是否合算，来决定要否

8、获取和利用该信息；信息往往具有很强的时效性，延迟的信息可使其功效减信息往往具有很强的时效性，延迟的信息可使其功效减少或全部消失，甚至可能起到截然相反的作用。少或全部消失，甚至可能起到截然相反的作用。2 2 会展信息资源会展信息资源 会展信息业成为企业经营的重要方式。会展信息会已经不是简单意义上的会展信息产品、推销产品、购买商进货的场所，现代会展信息会已发展为获取信息、交流沟通的渠道。参加会展信息会是企业整个市场拓展工作的重要组成部分，应被列入市场整体规划之中。6.2.1 企业电子商务系统的层次企业电子商务系统的层次 展览行业信息资源展览行业信息资源 企业各业务部门企业各业务部门企业各业务部门企

9、业各业务部门/管理部门的业务信息和管理信息资源管理部门的业务信息和管理信息资源管理部门的业务信息和管理信息资源管理部门的业务信息和管理信息资源2.1 2.1 会展信息资源的概念、特点、会展信息资源的概念、特点、功能功能2.1.12.1.1 会展信息资源的概念会展信息资源的概念几种会展信息资源的表述：几种会展信息资源的表述：综合评估数据综合评估数据 企业内部公文数据和办公数据企业内部公文数据和办公数据2.1.2 2.1.2 会展信息资源的特点会展信息资源的特点会展信息会展信息资源的特点资源的特点 来源的分散性来源的分散性 加工的多样性加工的多样性 传递的及时性传递的及时性 管理的社会性管理的社会

10、性 使用的共享性使用的共享性 数量的庞杂性数量的庞杂性会会展展信信息息资资源源的的特特点点 2.1.3 2.1.3 会展信息资源的功能会展信息资源的功能（1 1）信息资源是宝贵的资源）信息资源是宝贵的资源 （2 2）信息资源是组织和控制经营活动的基础）信息资源是组织和控制经营活动的基础 （3 3 3 3）信息资源是企业竞争能力的标志）信息资源是企业竞争能力的标志）信息资源是企业竞争能力的标志）信息资源是企业竞争能力的标志 2.2 2.2 会展信息的分类会展信息的分类 （1）按形式、规模、模式分类）按形式、规模、模式分类 会展本身是大型集体性活动的集合，按形式分类，可以分成会议、展览会、节庆等活

11、动；按它们涉及和辐射的地域范围分类，可分为本地的、全国的、国际性的；按组织规模和参观人数分类，有小型的、中型的、大型的和特大型的。按会展的规格，可以分成普通的、行业的、政府的和国际性的。小的会展则可以是本地的一个行业、组织或企业的活动，甚至是个人举办的婚宴等。大型展览会的参观者可以达数万人以上，小型的会议仅仅几十人。由于规模上具有明显的差异、重要程度不同、主办方等级、与会人数的多少。会展的筹备、组织和服务情况也是十分复杂的，如有的会展承办方可以将所有的组织策划工作委托会展公司全权负责，将接待工作委托给旅游公司、饭店；有的会展承办方则承担会展中策划、组织、接待等所有工作。随着社会分工的进一步细化

12、，将有越来越多会展采取市场经营的模式，即由会展管理公司根据主办方对会展的要求、形式、规模、性质等，进行全面的、专业的策划、组织和接待。2.2 2.2 会展信息的分类会展信息的分类 （2）按时间阶段分类）按时间阶段分类 会展活动具有非常鲜明的阶段性。对于会议系统来讲，可以分成筹备阶段、接待阶段、会议期间、结束阶段、休会期间。相对应的是策划信息、接待信息、会间信息、会后信息；而对于会展系统，又可以分成展前、展中、展后三个阶段，对应的信息有展前信息、展中信息、展后信息。两者在前期工作方面具有很多相似之处。对每个阶段的信息流程进行剖析，研究它们在不同环节的特点，不仅是设计会展管理信息系统的基础，也是做

13、好管理工作、组织工作的基础。2.2 2.2 会展信息的分类会展信息的分类 （3）按管理分类）按管理分类 从管理角度出发，信息又可以划分为：财务信息、人员信息、物流信息、会议报告信息、展品展出信息、接待信息。有些信息将贯穿整个会展的各个阶段，如财务信息，有的信息只在特定的阶段出现，而且大量的信息集中在很短的时间内，成“井喷状”，如接待信息。3 3 会展信息的管理会展信息的管理 当前，展览行业的信息管理局限在一个较低的层次上，例如，可以表现在：在一次会展活动中会展主办公司和参展商各自独立地重复收集观众名片信息，数据没有共享和交换；缺乏对信息的深入利用；不同会展活动之间数据独立，数据缺乏归并和统一处

14、理。如何有效地对行业信息进行有效的管理就显得尤为重要，人们希望通过有效的方法和途径，把信息的孤岛变成信息的海洋。为了更好地进行会展信息的管理，我们首先要深入了解信息管理的内涵。3.1 3.1 信息管理的概念信息管理的概念（1 1）信息管理的对象是信息资源和信息活动）信息管理的对象是信息资源和信息活动（2 2）信息管理是管理活动的一种信息管理是管理活动的一种 （3 3 3 3）信息管理是一种社会规模的活动）信息管理是一种社会规模的活动）信息管理是一种社会规模的活动）信息管理是一种社会规模的活动3.2 3.2 信息管理的主要内容信息管理的主要内容信息管理的信息管理的主要内容主要内容原始数据的收集原

15、始数据的收集 信息的存储信息的存储 信息的检索信息的检索 信息的输出信息的输出 信息的加工信息的加工 信息的传递信息的传递 信信息息管管理理的的主主要要内内容容3.3 3.3 实现信息管理的有效途径实现信息管理的有效途径（1 1）信息管理的标准化）信息管理的标准化（2 2）信息管理的高效化）信息管理的高效化（3 3）信息管理的现代化）信息管理的现代化3.4 3.4 会展信息管理的分析会展信息管理的分析 根据会展的进程的特点，具有5个信息发展阶段，即筹备阶段、接待阶段、会展期间、结束阶段、休会期间，各个阶段出现的信息具有不同的特点。3.4 3.4 会展信息管理的分析会展信息管理的分析（1 1）筹

16、备信息管理）筹备信息管理 （2 2）预算信息管理）预算信息管理 （3 3 3 3）场地信息管理）场地信息管理）场地信息管理）场地信息管理 一一 筹筹备备阶阶段段信信息息管管理理3.4 3.4 会展信息管理的分析会展信息管理的分析（1）准备项目信息管理（2）资金信息管理（3）会员信息管理（4）对接待阶段工作策划（5）对会议期间工作策划（6）展会进场期间工作策划（7）展会撤场期间工作策划（8）讲演稿信息管理（9）展位出租信息的管理（10）门票销售信息管理二二 准准备备阶阶段段信信息息管管理理3.4 3.4 会展信息管理的分析会展信息管理的分析（1 1）接待工作）接待工作（2 2）会前会议）会前会议

17、（3 3 3 3）展会入场期间信息管理）展会入场期间信息管理）展会入场期间信息管理）展会入场期间信息管理三三 会会前前期期间间信信息息管管理理3.4 3.4 会展信息管理的分析会展信息管理的分析（1 1）会议期间）会议期间（2 2 2 2）展会期间）展会期间）展会期间）展会期间四四 会会议议期期间间信信息息管管理理3.4 3.4 会展信息管理的分析会展信息管理的分析（1 1）会议的结束阶段）会议的结束阶段（2 2）展会结束期间）展会结束期间（3 3 3 3）对展会收支核算）对展会收支核算）对展会收支核算）对展会收支核算五五 结结束束阶阶段段信信息息管管理理3.4 3.4 会展信息管理的分析会展

18、信息管理的分析 对于一次性会议和展会，不存在休会期间，也就不需要进行休会期间的信息管理。但作为一些类似年会性质的会议或不定期的会议，虽然每次举办，性质相同，但讨论的主题可以不同，那么在两次会议中间的时间，就成为休会期间。六六 休休会会期期间间信信息息管管理理3.5 3.5 实现会展信息有效管理的方法实现会展信息有效管理的方法（1）在会展活动中，会展主办单位采集的观众信息可以为参展商所利 用。而参展商在展台收集到的观众行为信息也为会展主办公司共享。（2）在大型数据库支持下，同一会展主办公司的各届会展之间的数据完 全可以得到及时地归并和统一处理，实现信息共享，更好地确定观 众的行为习惯和价值评价，

19、同时也减少重复采集的投入。（3）通过决策支持系统，实现数据挖掘，实现对数据的深入利用。（4）会展服务商通过共享信息可以为会展客户提供服务，例如：商务旅 行、专门接待等更加深入的服务。3.6 3.6 会展信息管理的作用会展信息管理的作用（1 1）提高会展企业的工作效率）提高会展企业的工作效率（2 2）降低会展企业的经营成本）降低会展企业的经营成本第三节第三节 会展管理信息系统的基本功能和结构会展管理信息系统的基本功能和结构 在会展期间各个阶段出现的大量信息，直接关系到会展工作的顺利进行，会展管理信息系统正是在对各个阶段大量信息处理的功能需求基础上而形成的。会展管理信息系统的基本功能包括：1.数据

20、处理功能。将各种来源的会展信息进行合理的分类、整理和保存，以供查询。2.预测功能。通过对数据的分析和判断，运用各种预测方法，对会展企业的决策和经营进行预测。3.计划功能。系统合理的计划和安排会展企业各部门以及整个企业的生产经营计划，以供及时决策和产生对策。4.控制功能。可以对每个工作岗位和整体计划的执行情况进行监测、检查，通过比较和分析，提供合理的修正方案，达到企业预期的目的。第三节第三节 会展管理信息系统的基本功能和结构会展管理信息系统的基本功能和结构1 会展管理信息系统的物理结构会展管理信息系统的物理结构2 会展管理信息系统的软件结构会展管理信息系统的软件结构3 3 会展管理信息系统的功能结构会展管理信息系统的功能结构会展管理信息系统的功能结构会展管理信息系统的功能结构第三节第三节 会展管理信息系统的基本功能和结构会展管理信息系统的基本功能和结构1.客户机服务器工作模式客户机服务器工作模式2.2.浏览器服务器工作模式浏览器服务器工作模式浏览器服务器工作模式浏览器服务器工作模式会展管理信息系统根据用户的使用方式，可分为两种工作模式：会展管理信息系统根据用户的使用方式，可分为两种工作模式：