公路工程项目档案管理PPT培训课件.ppt

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1、项目档案项目档案项目档案的定义是指在整个公路建设过程中形成的全部有保存价值的公路建设信息（包括文字、图表、声像等）总称项目档案的特点、数量大、形成时间长、形成的单位多、专业性强、载体多样性项目档案的重要性项目档案的重要性1、项目档案的重要性、凭证作用、依据作用、参考作用2、项目档案的重要性任何一个标段的项目档案不合格会导致整个项目档案验收的不合格，项目档案专项验收不通过，无法进行下一步档案验收。项目档案工作档案员项目档案工作档案员1、档案员就是收资料作档案的吗？a、指导（熟悉工程划分）b、整理、档案员应具备的知识有那些？a、公路建设的基本知识b、公路项目建设程序c、基本的文秘知识1成立档案管理

2、小组、（协助各参建单位编制相应的规章制度）2做好项目档案的登记工作（开工一个月内完成）3进一步完善合同中的关于档案的条款4联合监理做好项目档案的前期管理工作业主档案管理小组业主档案管理小组1、档案员管理制度2、档案员名字、联系方式3、更换档案员的条件总工程师或是分管技术的副总业主各职能部门的档案员监理单位档案员施工单位档案员施工单位档案员项目档案负责人合同管理一、在参建各单位的合同里明确规定档案要求。（一）施工单位交出（按业主要求的）档案的时间、套数。（二）参建单位的专职档案员更换的条件。（三）设计合同中要明确设计单位在提供纸质图纸的同时还要提供电子文件（可用什么软件编辑的）二、工程实施过程中

3、档案完成情况的奖罚制度档案管理的前期准备工作一、单位、分部、分项表格的审批二、各种文件格式规范化动作（一）公文格式、文头等（二）施工文件的排序（三）.三、各种文件形成的优化（一）分项开工报告的简化（二）各类文件审批格式不同造成后期文件的收集整理难度增大。文件形成的过程管理工作一、四纳入（文件的形成、积累、整理、归档工作）（一）纳入工程计划管理工作（二）纳入施工管理及考核范围（三）纳入有关领导和工程员的岗位职责中（四）纳入经济责任制。二、三参加（一）参加工作例会中（二）参加设备开箱验收（三）参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收。联合监理内业管理工作1、每月项目质量大检查（内业资料检查）、奖惩制

4、度（工程款支付）1、每季度项目质量大检查（内业资料检查）、奖惩制度（工程款支付）1、内业检查的内容：档案装具、案卷题名、分项表格排列、字迹2、形成文件。3、业主支付是否经过档案部门的签字认可档案管理制度档案管理制度1 1、入库手续、入库手续1 1、入库、入库库房管理制度库房管理制度库房管理制度库房管理制度档案借阅档案借阅档案借阅档案借阅管理制度管理制度管理制度管理制度档案借阅档案借阅档案借阅档案借阅催还制度催还制度催还制度催还制度1 1、档案收集范围、档案收集范围2 2、鉴定材料、鉴定材料3 3、定期移交、定期移交各部门各部门领导负责制领导负责制领导负责制领导负责制业主档案业主档案_ _第一步

5、工作第一步工作1、统一全线的档案装具2、确定各部门移交程序（时间、内容）3、帮助各部门兼职档案员整理资料的方式开工后六个月内完成：1、可行性研究 2、设计基础材料 3、设计文件业主档案业主档案_ _第二步工作第二步工作预立卷工作：、按文件要求设置档案盒，做好预立卷工作 、提前撰写案卷题名（粗略）联合监理实施内业检查：、是否有预先设置档案盒 、合同部确定已完工程列表 、粗略检查工序排序、表格填写、签名规范 、做好记录、备忘（质量监督站关于内业资料的检查、档案人员内业资料的检查）、报备总工组卷立项审批文件一、主文件是项目的批准（核准）文件。二、项目批准或核准文件的支持性文件（各级相关政府部门的审批

6、文件）压覆矿床方面的（国地资源部门）文物考古方面（文化部门）。文件排列主文件在前，支持生文件在后支持性文件按部门进行组卷，可多卷。有些文件可能和第四大类文件重复，但必要的重复是允许的，但要知道所以然。（资料列表来源于项目立项申请报告中的附件）组卷-设计类文件组卷原则设计各阶段依次排列设计后服务函的组卷设计单位发出的，（应建议设计单位按各标段进行编号）初步设计阶段初测相关文件材料（包括各种会议，成果）初步设计阶段初步设计审批文件及图纸施工图设计阶段定测相关文件材料（包括各种会议，成果）施工图设计阶段施工科审批文件及图纸工程实施阶段设计后服务函或设计变更通知书组卷-管理文件-来往文件（图示）来往文

7、件-样式来往文件-组卷原则-定义定义：单位与单位之间的往来文件都称为往来文件，项目档案的往来文件一般是指红头文件一份文件的组成一份完整的文件正文附件（一般是复印件）发文稿纸（领导签发及盖红章）草稿来往文件-组卷原则-分类按问题分类首先，应将组专卷的内容全部鉴定出来，另行组卷（质量监督站的文件）比较简单的方式是按业主（建设单位）的部门分类按部门职能分类（起草文件的部门）部门职能中能明确细分的应再次分类，如合约、计划、支付按年度加文件号进行排列即可来往文件-组卷原则-题名案卷题名一个案卷中的文件只有一种文体的（如请示及批复），需将文体名称（请示及批复）列在题名中一个案卷中的文件涉及多种文体的（如请

8、示及批复、函、通知），只需将文件名称后跟”文件”二字即可。不需要列出所有文体名字。卷内题名一个完整的文件（主附文）一条卷内题名。简单雷同的文件应由档案人员自行概括出文件的主要内容回复在前，请示在后。征地拆迁-组卷原则一、综合部分用地手续、征拆共用文件、征拆统计资料二、征地拆迁合同（协议书）以主线前进方向的行政区域进行组卷三、征拆往来文件按问题、类别、时间组卷。招投标文件-组卷原则前期准备阶段招投标成立 机构的有关文件标底编制文件工程合同段划分有关文件招、投标实施阶段招标公千资格预审招标文件招标文件评标、开标、定标阶段评标文件开标文件定标文件中标通知书一、招投标各阶段示意图一、组卷原则（一）可按

9、合同段为单位（二）可按阶段名称为单（三）均要求原件（正本）合同类文件-组卷原则-分类合同分类（一般分七大类）A类路基、路面等土建合同主合同及附加合同B类设备及工具、器具采购合同主合同及附加合同C类工程材料采购合同主合同及附加合同D类征地搬迁合同主合同及附加合同E类工程勘察、设计合同主合同及附加合同F类工程监理合同主合同及附加合同G类其它合同主合同及附加合同合同类文件-组卷原则-编号一、项目合同应做编号设置，以便归档合同编号一般由以下三部分组成样式：ZH-A-1 表示肇花A类合同的第一个合同做好台账工作项目编号合同分类号顺序号广东省交通运输档案信息管理中心目前施工档案管理状况一、实体先行，文件材

10、料是否及时形成无所谓。二、档案员的情况施工单位文件的分类（预设临时档号）一、分类全线统一设置临时分类号进行全线预立卷工作施工综合文件施工原始记录实验室文件声像文件综合类文件来往文件交工验收资料施工组织设计评定专卷技术方案技术方案可按单位、分部和分项进行组卷也可以跟随分项施工文件组卷施工原始记录整理依据文件监理单位、质量监督站审批的单位、分部、分项一览表监理单位、质量监督站审批的单位、分部、分项一览表监理实施细则涉及的表格施工组织设计涉及的表格质量评定标准涉及的表格排列以分项为单位进行排列按工序（检验批）依次进行排列如灌注桩一条桩从放样-验收全过程，按工序进行排列每个分项按分 项开工申请、分项评

11、定-中间交工-测、施、检、验进行排列（原材料-钢管桩预制）钻孔灌注桩施工工艺流程场地平整测量放出桩位桩机就位钻孔下钢筋笼清孔灌注成桩检测移机下一桩位工地试验室文件一、管理性文件（临时资质、试验台账等文件）二、仪器标定资料三、日常试验文件（配合比等文件）材料检查程序制定材料进场计划承包人审查有关资料监理工程师提供样品和技术资料承包人不合格材料采购承包人抽样测试、提交材料承包人审查测试、核验材料承包人批准材料使用监理工程师不合格材料检查程序实验室文件-组卷原则-原材料首先分类（钢筋、水泥）所有的（共性）原材料按批进行组卷；每批次原材料文件组成（一般情况）进场材料审批单合格证厂家试验记录现场试验记录

12、半成品（商品混凝土等）每车次提供相应的证明文件，按单位、分部、分项进行组卷实验室文件-组卷原则-仪器仪器标定的组卷试验和测量按种类-年度依次进行排列施工日志按个人-年度次进行排列如果现场一天一张表的，一般一个月一条题名如果按个人来收集的，每个人（每本）一条题名变更文件的组卷安全文件按相关制度，如业主（建设单位）的安全管理文件上要求的内容广东省交通运输档案信息管理中心监理文件的分类一、分类综合文件抽检资料中心实验室文件声像文件照片档案照片档案照片档案照片档案 随着信息技术的普及，项目建设中的参建各方随着信息技术的普及，项目建设中的参建各方（建设、监理、施工单位）积累了大量的照片，它们（建设、监理

13、、施工单位）积累了大量的照片，它们涉及的内容相当广泛，由于载体的特殊性，在立卷中涉及的内容相当广泛，由于载体的特殊性，在立卷中应单独整理。应单独整理。照片收集范围照片收集范围 项目照片档案的范围1、在筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片。2、项目领导活动的照片，上级领导视察本项目的照片。(业主)3、本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片。4、本项目在工作中选用的外单位的照片。照片收集范围照片收集范围单张照片的组成。1、底片 2、照片、3、文字说明照片档案的组卷照片档案的组卷照片档案分类（分组）我们通常将内容相关、相近的照片编为一组，按组为单位编文字说明（即“分组说

14、明”）例：一些初步设计审查会的照片，我们可以把这些照片归为一组，写一个分组说明。说明这一组照片的内容，开会的时间、地点的人员情况（主要部门）、会议议题、结论及拍摄人等。照片只需注明该照片的背景或人物即可。这些照片只撰写一条题名，将分说明放在该组照片之前（空出一张照片的位置）的位置上即可。照片档案的组卷照片档案的组卷 如果某一活动只收集了单张照片，则要以单张照片为单位撰写文字说明和填写有关各项内容，文字说明：不超过200字，包括事由：照片所反映的事件、事物的情由；时间：事件发生或事物产生变化的时间和照片拍摄时间；地点：被拍摄物所在具体地点；人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份；背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景；摄影者：照片的摄拍者姓名；照片号、底片号和参见号。照片档案的组卷照片档案的组卷 在参建各方向建设单位移交照片档案时应根据分说明写出照片档案的总说明。总说明中应该介绍整个项目或单项工程施工、竣工、管理情况，如果照片档案中有施工工艺的改进，质量问题的处理，还就重点介绍相关内容。各单位照片的重点业主-主要是从管理角度进度拍摄监理-主要是从质量角度进行拍摄施工-主要是从施工工艺角度进行拍摄制作流程第一步收集本单位的所有照片进行鉴定工作第二步将照所分成若干个组，每组五至十张照片题写分组说明，分组说明放在首张第三步按时间（重要程度）排列每张小说明写该张照的个性说明