个人时间管理——如何做有效率的生活家.ppt

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1、宜蘭縣政府宜蘭縣政府个人时间管理个人时间管理如何做个有效率的生活家第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府适合对象适合对象非常忙琐事一大推可是又好像什么重要的工作都没做想改变却又不知如何改变相同的时间产生不同的效果第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府设定目标设定目标(老生长谈老生长谈)有些人工作很长，却又一事无成有些人工作很短，却相当有成就差别在于目标设定而已，要有正确的目标第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府目标的总类目标的总类依时间有短期目标短期目标(半年内的目标半年内的目标)中期目标中期目标人生目标人生目标(五年以上的长远目标五年以上的长远目标)第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府目标金字塔目标金字塔长程目标年目标

2、季目标月目标周目标日目标第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府依对象区分健康目标健康目标家庭目标家庭目标工作目标工作目标财务目标财务目标人际关系目标人际关系目标学习成长目标学习成长目标娱乐目标娱乐目标公益目标公益目标第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府目标设定目标设定目标必须正确写下目标不时思考，检讨目标寻求良师益友建议要订下目标完成的期限或时间每个人皆知道，可是感受都不样第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府时间管理的目的时间管理的目的将时间投入与目标相关的工作上 就是时间管理的目的。第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府有效管理时间的方法有效管理时间的方法目标建立与设定优先级让你投注心力在重要工作上让你投注心力在重要工

3、作上增进工作效能增进工作效能为组织增加更多价值为组织增加更多价值更有效的运用个人时间更有效的运用个人时间不保证可以空出很多时间不保证可以空出很多时间第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府紧迫的事紧迫的事不紧迫的事不紧迫的事重要的事重要的事1 st 1 st 急急2 nd2 nd重重不重要的事不重要的事3 rd3 rd轻轻4 th4 th缓缓正确的行事优先级正确的行事优先级第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府紧迫的事紧迫的事不紧迫的事不紧迫的事重要的事重要的事设备故障设备故障,生产停摆生产停摆重伤害急救重伤害急救员工产生肢体冲突员工产生肢体冲突顾客抱怨顾客抱怨停电停电计划之研拟计划之研拟技能之提升技能之提升公

4、关之促进公关之促进问题之调查问题之调查健康检查健康检查不重要的事不重要的事有些电话有些电话有些不速之客到访有些不速之客到访有些会议之出列席有些会议之出列席有些无谓的请托有些无谓的请托有些临时的邀约有些临时的邀约有些交际应酬有些交际应酬有些文件之处理有些文件之处理处理属下之工作处理属下之工作自我干扰自我干扰个人嗜好的沈迷个人嗜好的沈迷第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府陷阱一陷阱一:时间的配置不对时间的配置不对Reaction消极回应 vs Proaction 积极掌握危机就是转机规划重于做事最好的控制是预防预防胜于处理第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府不合理的时间配置不合理

5、的时间配置I.I.45%45%处理危机处理危机II II5%5%IVIV15%15%II.II.35%35%第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府明智的时间配置明智的时间配置I III II1.重要的事情着重在 Plan Plan 着重在 Do Do 着重在 Check Check 着重在 Action2.重要的事情要逐渐地交给 信任的部属,这叫“灌能”第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府陷阱二陷阱二:拖延拖延除了第四项以外,其它的做起来都不太愉快不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情紧迫的事紧迫的事不紧迫的事不紧迫的事重要的事重要的事1 st 1 st 2 nd2 nd不重要的事不重要的事3 rd3 rd

6、4 th4 th第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府思维习惯的改变思维习惯的改变这件事令人感到为难,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它.养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任务,快速地完成每一块的任务完成最关键的部份,让事情看起来像做完 80%一般第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府陷阱三陷阱三:事必亲躬事必亲躬韩非子.八经下君下君,尽已之能尽已之能中君中君,尽人之力尽人之力上君上君,尽人之智尽人之智诸葛亮凡事必亲躬,后来过劳而死.为何事必亲躬?因为怕部属取代因为怕部属取代不放心部属不放心部属,不信任部属不信任部属要求标准过高要求标准过高第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府陷阱四陷阱四:有求必

7、应有求必应会花太多时间,时间不够会牺第二项受人尊敬重要,还是受人欢迎重要不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托不知如何拒绝他人之请托每个人都有一个好朋友,叫“施小惠”,可以适当地拒绝.第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府Conclusions:时间管理架构时间管理架构均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事第 頁宜蘭縣政府宜蘭縣政府如何提高工作效率如何提高工作效率第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府如何提高工作效率如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性,善用之.2.以 PDCA

8、分布周一到周五的工作性质.3.保持良好的体力;养成运动的习惯4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府1.工作时段分配法则工作时段分配法则早上早上中午中午 13:0015:0013:0015:00下午下午晚上晚上活力充沛活力充沛,冲劲冲劲与勇气兼俱与勇气兼俱(Do)(Do)思考迟顿思考迟顿,适合适合散心散心,放松放松(Check)(Check)冷静冷静,沟通沟通(Action,Plan)(Action,Plan)Relax,Relax,人文人文,ThinkingThinking1.1.发球发球:EMail:EMail2.2.电话敲定事情电话敲定事情/做事情做事情3.3.给

9、给 Leader Leader 方方向向/画架构画架构4.4.执行进行中专执行进行中专案案1.1.面对面面对面 Follow UpFollow Up2.Go Around2.Go Around3.3.沟通与协调沟通与协调1.1.思考问题思考问题2.2.写计划写计划/Update Follow Update Follow upup进度进度(1hr)(1hr)3.Update/Modif3.Update/Modify y 进行中专案进行中专案1.1.花花 1 1 小时写作小时写作第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府2.每周工作性质分配法则每周工作性质分配法则礼拜一二礼拜一二礼拜三四五礼拜三四五礼拜六日礼

10、拜六日备注备注活力充沛活力充沛,冲劲冲劲与勇气兼俱与勇气兼俱(Do)(Do)思考迟顿思考迟顿,放松放松,沟通沟通(Check)(Check)冷静冷静,思考思考(Action,Plan)(Action,Plan)1.1.大型项目丢球大型项目丢球2.2.组内项目丢球组内项目丢球3.3.给予组员做事给予组员做事方向方向/做事重点做事重点4.4.创造议题创造议题1.Follow Up 1.Follow Up 一一二所丢的球二所丢的球2.2.调整调整,Update,Update 计划计划3.3.议题收尾议题收尾4.4.倾听沟通倾听沟通1.1.想想目的是什想想目的是什么么?意义何在意义何在?2.2.有没有

11、办法提有没有办法提升自己的价值升自己的价值?3.3.计划计划/规划规划第 頁宜蘭縣政府宜蘭縣政府如何管理你的如何管理你的EMail葛洛夫:你的时间是不是被 Email 切成零零碎碎的片段?集中处理它.第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府先问自己以下这几个问题先问自己以下这几个问题1.你一天花多少时间在看 Email?2.你进 Email 会不会看小品?3.你看Email 的时间是连续的,还是片断的?4.你的Email 有没有做分类?5.你回信时是边看边回,还是分类后集中回信?6.你进 Email 信箱,是先看信还是先发信?第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府如何提高如何提高 Email 的处理效率的处理效

12、率一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍,然后做分类的动作养成习惯,一天只有三个时段看 Email除了急件以外,集中时段回信第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府看看Email 的时段分配的时段分配时段时段信箱信箱回信回信备注备注09:1009:10公司公司V V13:0013:00公司公司X X16:3016:30公司公司V V22:0022:00私人私人V V第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府Email资料夹的分类资料夹的分类公务老板的重要信项目私人有空再看第 頁宜蘭縣政府宜蘭縣政府如何展开你的计划如何展开你的计划一日之计在昨天下班前一周之计在于周日一月之计在于月底第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政

13、府良好的时间管理来自于计划良好的时间管理来自于计划均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府PADC不好好耗用时间花时间在计划上才是花时间在计划上才是最节省时间的作法最节省时间的作法耗用时间第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府80/20 法则法则80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物第 頁宜蘭縣政府宜蘭縣政府执行能力的强化执行能力的强化第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府备忘录时间管理的利器时间管理的利器:to-do List备忘录紧急的事情1.老板今天交待2.临时状况重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭,健康,财富Schedule Lis

14、t1.Meeting2.行事历3.纪念日Routine Work1.日常工作2.定期约会第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府执行的技巧执行的技巧灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走(游刃有余).分解完毕牛尚不自知已经被解体由计划阶段时即被简单勾勒出来做对的事情,并不会耗费太大的力气.反而做不对的事情,才需花时间东补西补.第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府Buffer 缓冲区缓冲区并不是每件事情都那么的急如果我们每件事情都要实时地处理掉,相信我们会变得神经兮兮的所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情,但是时间到时又要能提醒我们第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府需要知道信息需要知道信息第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府区分序列与并列任务区分序列与并列任务第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府排定任务排定任务第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府重新协议完成最后日期重新协议完成最后日期第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府订出预留的时间管理大师Peter Drucker建议执行者要好好运用可以自由支配的时间，所谓可以自由支配的时间就是个人可以掌控的时间（约占25%）。您可在可运用的时段中挪出或设定一些时间，以便处理一些零散的重要事项。第 頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府报告完毕报告完毕第 頁