Excel 2007学习教程.ppt

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1、Excel 2007学习教程学习教程界面展示Excel综合应用一、输入与设置数据格式一、输入与设置数据格式二、管理数据清单二、管理数据清单三、图表的应用三、图表的应用四、页面设置与打印四、页面设置与打印输入与设置数据格式输入与设置数据格式单元格的选定单元格的选定单个单元格的选择单个单元格的选择连续单元格区域的选择（连续单元格区域的选择（SHIFTSHIFT）不连续单元格区域的选择（不连续单元格区域的选择（CTRLCTRL）输入与设置数据格式输入与设置数据格式1.文本的输入文本的输入单元格中输入文本时自动左对齐。单元格中输入文本时自动左对齐。要将数字作为文本输入，应在其前面加上单引号，要将数字作

2、为文本输入，应在其前面加上单引号，如如123.45123.45；或在数字前面加等号并把输入数字用双；或在数字前面加等号并把输入数字用双引号括起来，如引号括起来，如=“123.45123.45”。2.数字的输入数字的输入数字自动右对齐。输入负数要在前面加一个负号。数字自动右对齐。输入负数要在前面加一个负号。若输入数字位数超过单元格宽度，自动以科学记数若输入数字位数超过单元格宽度，自动以科学记数法表示，如法表示，如1.34E+051.34E+05。输入与设置数据格式输入与设置数据格式3.3.日期和时间的输入日期和时间的输入按按Ctrl+;Ctrl+;键可以输入当前日期键可以输入当前日期按按Ctrl

3、+Shift+;Ctrl+Shift+;键可以输入当前时间键可以输入当前时间4.4.输入公式输入公式输入与设置数据格式输入与设置数据格式提高输入效率：提高输入效率：1.1.在多个工作表中输入相同数据在多个工作表中输入相同数据按住按住CtrlCtrl键，逐个单击要输入相同数据的工作表。键，逐个单击要输入相同数据的工作表。选中要输入相同数据的单元格，输入数据。选中要输入相同数据的单元格，输入数据。输入完毕，单击任意一个工作表的表标签结束操作。输入完毕，单击任意一个工作表的表标签结束操作。2.2.在一个工作表中同时对多个单元格输入相同内容在一个工作表中同时对多个单元格输入相同内容选定要输入相同内容的

4、单元格区域，在活动单元格中输入数据。选定要输入相同内容的单元格区域，在活动单元格中输入数据。输入最后一个字符后，按下输入最后一个字符后，按下Ctrl+EnterCtrl+Enter键键3.3.选择列表的使用选择列表的使用(1)(1)在一个文字列表的下面右击一个单元格，在弹出的快捷菜单中选择在一个文字列表的下面右击一个单元格，在弹出的快捷菜单中选择“从下拉列表中选择从下拉列表中选择”选项，或按选项，或按Alt+Alt+键键(2)(2)弹出一个输入列表，从中选择需要的项即可。弹出一个输入列表，从中选择需要的项即可。输入与设置数据格式输入与设置数据格式填充数据（合填充数据（合3.xlsx）填充序列填

5、充序列等差序列等差序列等比序列等比序列日期日期练习：校历的制作练习：校历的制作输入与设置数据格式输入与设置数据格式自动填充自动填充如果第一个单元格中输入的数据是数字，自动填充出来的所如果第一个单元格中输入的数据是数字，自动填充出来的所有数据都相同；按住有数据都相同；按住CtrlCtrl键，用鼠标拖动填充柄，可以填充键，用鼠标拖动填充柄，可以填充步长值为步长值为“1 1”的等差数列；如果需要输入的序列差值是的等差数列；如果需要输入的序列差值是2 2或或2 2以上，要求先输入前两个数据，然后选中这两个单元格，再以上，要求先输入前两个数据，然后选中这两个单元格，再沿填充方向拖动鼠标进行填充。沿填充方

6、向拖动鼠标进行填充。如果第一个单元格中输入的数据是日期、自定义序列（工具如果第一个单元格中输入的数据是日期、自定义序列（工具-选项）中的内容或数字文本，用鼠标拖动填充柄，可以填选项）中的内容或数字文本，用鼠标拖动填充柄，可以填充步长值为充步长值为“1 1”的等差数列；按住的等差数列；按住CtrlCtrl键，自动填充出来的键，自动填充出来的所有数据都相同。所有数据都相同。输入与设置数据格式输入与设置数据格式填充公式填充公式用填充方式可以在同用填充方式可以在同行、同列填充同一公行、同列填充同一公式，但式，但输入公式时，输入公式时，对数据的引用是通过对数据的引用是通过单元格的名称引用。单元格的名称引

7、用。单元格的引用有相对引用和绝对引用，例：单元格的引用有相对引用和绝对引用，例：B3B3、$B$3$B$3、B$3B$3、$B3$B3、sheet1!B3sheet1!B3：C6C6输入与设置数据格式输入与设置数据格式函数的应用函数的应用函数由函数名和参数组成。函数名通常以大写字母出现，用以描述函数函数由函数名和参数组成。函数名通常以大写字母出现，用以描述函数的功能。参数是数字、单元格引用、工作表名字或函数计算所需要的其的功能。参数是数字、单元格引用、工作表名字或函数计算所需要的其它信息。例如，函数它信息。例如，函数SUM(A1:A10)SUM(A1:A10)是一个求和函数，是一个求和函数，S

8、UMSUM是函数名，是函数名，A1:A10A1:A10是函数的参数。是函数的参数。函数的语法规定：函数的语法规定：公式必须以公式必须以“=”开头，例如：开头，例如：=SUM(A1:A10)=SUM(A1:A10)。函数的参数用圆括号括起来。其中，左括号必须紧跟在函数名后，函数的参数用圆括号括起来。其中，左括号必须紧跟在函数名后，否则出现错误信息。个别函数虽然没有参数，也必须在函数名之后否则出现错误信息。个别函数虽然没有参数，也必须在函数名之后加上空括号。加上空括号。函数的参数多于一个时，要用函数的参数多于一个时，要用“,”号分隔。参数可以是数值、有数号分隔。参数可以是数值、有数值的单元格或单元

9、格区域，也可以是一个表达式。值的单元格或单元格区域，也可以是一个表达式。文本函数的参数可以是文本，该文本要用英文的双引号括起来。例文本函数的参数可以是文本，该文本要用英文的双引号括起来。例如：如：=TEXT(NOW(),=TEXT(NOW(),“年度核算年度核算”)。函数的参数可以是已定义的单元格名或单元格区域名。例如，若将函数的参数可以是已定义的单元格名或单元格区域名。例如，若将单元格区域单元格区域E2:E20E2:E20命名为命名为TotalTotal，则公式，则公式=SUM(Total)=SUM(Total)是计算单元格是计算单元格区域区域E2:E20E2:E20中数值之和。中数值之和。

10、输入与设置数据格式输入与设置数据格式函数的应用函数的应用输入与设置数据格式输入与设置数据格式设置单元格的数字格式设置单元格的数字格式输入与设置数据格式输入与设置数据格式设置单元格的背景与边框设置单元格的背景与边框Excel综合应用一、输入与设置数据格式一、输入与设置数据格式二、管理数据清单二、管理数据清单三、图表的应用三、图表的应用四、页面设置与打印四、页面设置与打印管理数据清单管理数据清单排序工作表排序工作表数据筛选数据筛选分类汇总分类汇总合并计算合并计算数据透视表数据透视表管理数据清单管理数据清单在在ExcelExcel中，用于管理数据的结构叫数据清单，它是包含中，用于管理数据的结构叫数据

11、清单，它是包含一系列数据的工作表行。一系列数据的工作表行。清单的第一行具有列标志，紧随其后的行是数据行，在标清单的第一行具有列标志，紧随其后的行是数据行，在标题与数据、数据与数据之间不能有空行，而且同一列数据题与数据、数据与数据之间不能有空行，而且同一列数据必须具有同样的类型和含义。数据清单可以同数据库一样必须具有同样的类型和含义。数据清单可以同数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。实际上，在使用，其中行表示记录，列表示字段。实际上，在ExcelExcel中中“数据库数据库”与与“数据清单数据清单”已成为同义词了。已成为同义词了。在执行数据操作的过程中，在执行数据操作的过程中，Excel

12、Excel会自动将数据清单视作会自动将数据清单视作数据库，即数据清单中的列被视作数据库的字段，数据清数据库，即数据清单中的列被视作数据库的字段，数据清单的列标记被视作数据库的字段名称，数据清单的每一行单的列标记被视作数据库的字段名称，数据清单的每一行被认为是数据库的一条记录。被认为是数据库的一条记录。管理数据清单管理数据清单建立数据清单建立数据清单管理数据清单管理数据清单用记录单管理数据清单用记录单管理数据清单 利用记录单，既可进行数据清单的建立工作，输入记录，也可以查看、修改、添加、删除和浏览记录等 管理数据清单管理数据清单排序工作表（合排序工作表（合2.xlsx2.xlsx）按单列排序按单

13、列排序 “工龄”从大到小排列后的工作表 从大到小排序“工龄”单击数据清单中的任一单元格 管理数据清单管理数据清单排序工作表排序工作表 按多列排序按多列排序排序工作表排序工作表 按多列排序按多列排序管理数据清单管理数据清单排序后的工作表 若对排序还有一些特别要求，可单击若对排序还有一些特别要求，可单击“排序排序”对对话框中的话框中的“选项选项”按钮，在打开的按钮，在打开的“排序选项排序选项”对话框中根据需要进行设置。对话框中根据需要进行设置。使用“排序”命令最多可同时按3个字段名的递增或递减顺序对数据进行排序，若要按4个数据列排序，则必须重复使用两次或两次以上的排序操作来完成 管理数据清单管理数

14、据清单管理数据清单管理数据清单数据筛选数据筛选在在ExcelExcel中，数据筛选是指在工作表中找出满中，数据筛选是指在工作表中找出满足一定条件的几行或几列数据，并将所有不满足一定条件的几行或几列数据，并将所有不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示那些满足足条件的数据暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的数据行。条件的数据行。ExcelExcel提供了两种不同的筛选方式提供了两种不同的筛选方式自动筛自动筛选和高级筛选选和高级筛选。自动筛选可以轻松地显示出工。自动筛选可以轻松地显示出工作表中满足条件的记录行，高级筛选则能完成作表中满足条件的记录行，高级筛选则能完成比较复杂的多条件查询。比较复杂的多条件

15、查询。自动筛选自动筛选管理数据清单管理数据清单如：要查找职工学历为“本科”的记录 此时，标题列右侧出现自动筛选箭头 筛选结果 管理数据清单管理数据清单自动筛选自动筛选在使用在使用“自动筛选自动筛选”命令筛选数据时，命令筛选数据时，还可以利用还可以利用“自定自定义义”功能来限定一功能来限定一个或两个筛选条件，个或两个筛选条件，以显示出所需的数以显示出所需的数据。据。管理数据清单管理数据清单自动筛选自动筛选 设置筛选条件“自定义”筛选筛选出学历为本科和博士的人选管理数据清单管理数据清单自动筛选自动筛选管理数据清单管理数据清单高级筛选高级筛选高级筛选时，必须在工作表中建立一个条件区域，高级筛选时，必

16、须在工作表中建立一个条件区域，输入各条件的字段名和条件值。条件区由一个字段输入各条件的字段名和条件值。条件区由一个字段名行和若干条件行组成，可以放置在工作表的任何名行和若干条件行组成，可以放置在工作表的任何空白位置，一般放在数据表范围的正上方或正下方，空白位置，一般放在数据表范围的正上方或正下方，以防止条件区的内容受到数据表插入或删除记录行以防止条件区的内容受到数据表插入或删除记录行的影响。的影响。条件区字段名行中的字段名排列顺序可以与数据表条件区字段名行中的字段名排列顺序可以与数据表区域不同，但对应字段名必须完全一样，因而最好区域不同，但对应字段名必须完全一样，因而最好从数据表字段名复制过来

17、。从数据表字段名复制过来。条件区的第二行开始是条件行，用于存放条件式，条件区的第二行开始是条件行，用于存放条件式，同一条件行不同单元格中的条件式互为同一条件行不同单元格中的条件式互为“与与”的逻的逻辑关系，即其中所有条件式都满足才算符合条件；辑关系，即其中所有条件式都满足才算符合条件；不同条件行单元格中的条件互为不同条件行单元格中的条件互为“或或”的逻辑关系，的逻辑关系，即满足其中任何一个条件式就算符合条件。即满足其中任何一个条件式就算符合条件。管理数据清单管理数据清单条件区域与数据清单之间至少要有一个空列或空行高级筛选高级筛选“与”关系筛选条件 单击“高级筛选”对话框中“条件区域”右侧的折叠

18、按钮，选择条件区域 单击“高级筛选”对话框 中“复制到”右侧的折叠按钮，选择复制到的位置 管理数据清单管理数据清单高级筛选高级筛选“或”条件筛选结果 管理数据清单管理数据清单高级筛选高级筛选“与”条件筛选结果 如果要在数据清单中取消对某一列进行的筛选，如果要在数据清单中取消对某一列进行的筛选，可以单击该列列首单元格右端的下拉箭头，再选可以单击该列列首单元格右端的下拉箭头，再选择择“全部全部”选项。选项。若要在数据清单中取消对所有列进行的筛选，可若要在数据清单中取消对所有列进行的筛选，可选择选择“数据数据”“筛选筛选”“全部显示全部显示”菜单。菜单。如果要删除数据清单中的筛选箭头，可选择如果要删

19、除数据清单中的筛选箭头，可选择“数数据据”“筛选筛选”“自动筛选自动筛选”菜单。菜单。管理数据清单管理数据清单取消筛选取消筛选 管理数据清单管理数据清单分类汇总分类汇总分类汇总是指对不同逻辑组的数据进行规类，分类汇分类汇总是指对不同逻辑组的数据进行规类，分类汇总能使人们快速地获得需要的数据并作出判断，例如总能使人们快速地获得需要的数据并作出判断，例如当一个工作表中的数据行太多时，分类汇总可以帮助当一个工作表中的数据行太多时，分类汇总可以帮助人们看清需要的信息。人们看清需要的信息。分类汇总分类汇总建立在已排序的基础上建立在已排序的基础上，将相同类别的数据，将相同类别的数据进行统计汇总。进行统计汇

20、总。ExcelExcel可以对工作表中选定列进行分类可以对工作表中选定列进行分类汇总，并将分类汇总结果插入相应类别数据行的最上汇总，并将分类汇总结果插入相应类别数据行的最上端或最下端。分类汇总并不局限于求和，也可以进行端或最下端。分类汇总并不局限于求和，也可以进行计数、求平均等其它运算。计数、求平均等其它运算。选择“数据”“分类汇总”菜单，打开“分类汇总”对话框 下面在“分类汇总”工作表中按对“年龄”和“工龄”进行汇总 管理数据清单管理数据清单分类汇总分类汇总分类汇总结果 管理数据清单管理数据清单分类汇总分类汇总单击任一单元格，选择“数据”“分类汇总”菜单 管理数据清单管理数据清单多重分类汇总

21、多重分类汇总 设置分类汇总条件多重分类汇总 结果管理数据清单管理数据清单多重分类汇总多重分类汇总嵌套分类汇总，是指在一个已建立了分类汇总的工嵌套分类汇总，是指在一个已建立了分类汇总的工作表中，再进行另外一种分类汇总。与多重分类汇作表中，再进行另外一种分类汇总。与多重分类汇总的区别在于，多重分类汇总每次汇总的关键字相总的区别在于，多重分类汇总每次汇总的关键字相同，而嵌套分类汇总每次使用的关键字不同。同，而嵌套分类汇总每次使用的关键字不同。建立嵌套分类汇总前也首先需要对工作表中用来进建立嵌套分类汇总前也首先需要对工作表中用来进行分类汇总的关键字进行排序。行分类汇总的关键字进行排序。管理数据清单管理

22、数据清单嵌套分类汇总嵌套分类汇总 在“分类汇总”工作表中，要统计男女的平均工资和奖金，以及本科生和专科生的平均工资和奖金 先排序排序结果管理数据清单管理数据清单嵌套分类汇总嵌套分类汇总 单击数据清单中的任一单元格，选择“数据”“分类汇总”菜单 设置外部分类汇总 管理数据清单管理数据清单嵌套分类汇总嵌套分类汇总 再次打开“分类汇总”对话框 并设置条件第2次分类汇总 管理数据清单管理数据清单嵌套分类汇总嵌套分类汇总管理数据清单管理数据清单合并计算所谓合并计算，是指用来汇总一个或多个源区域中的数据的方法。Excel提供了两种合并计算数据的方法：一是按位置合并计算，即将源区域中相同位置的数据汇总；二是

23、按分类合并计算，当源区域中没有相同的布局时，采用分类方式进行汇总。管理数据清单管理数据清单合并计算合并计算按位置合并计算数据（合按位置合并计算数据（合1.xlsx1.xlsx、合、合2.xlsx2.xlsx）按位置合并计算数据，是指在所有源区域中的数据被按位置合并计算数据，是指在所有源区域中的数据被相同地排列以进行合并计算，也就是说从每一个源区域中相同地排列以进行合并计算，也就是说从每一个源区域中合并计算的数值必须在被选定源区域的相同位置上。合并计算的数值必须在被选定源区域的相同位置上。“飞扬分公司C”同前两个工作表不在一个工作簿中管理数据清单管理数据清单合并计算合并计算按位置合并计算数据按位

24、置合并计算数据为合并计算的数据选定目的区。选择“飞扬总公司”工作表为当前工作表，然后选择“数据”“合并计算”菜单 管理数据清单管理数据清单合并计算合并计算按位置合并计算数据按位置合并计算数据 选择要引用的数据区域 管理数据清单管理数据清单合并计算合并计算按位置合并计算数据按位置合并计算数据管理数据清单管理数据清单合并计算合并计算按位置合并计算数据按位置合并计算数据 合并后的所有数据 添加“飞扬分公司B”的数据引用区域 管理数据清单管理数据清单合并计算合并计算按位置合并计算数据按位置合并计算数据当进行合并计算时，还可以引用不同工作簿中的工作表区域，当进行合并计算时，还可以引用不同工作簿中的工作表

25、区域，本例中本例中“飞扬分公司飞扬分公司C C”与其他两个分公司的工作表不在同与其他两个分公司的工作表不在同一工作簿中，操作时应先打开一工作簿中，操作时应先打开“飞扬分公司飞扬分公司C C”工作表工作表。添加飞扬分公司A和B的引用区域 切换到“飞扬分公司C”工作表所在工作簿 管理数据清单管理数据清单合并计算合并计算按位置合并计算数据按位置合并计算数据在打开的工作簿中选择“飞扬分公司C”工作表并选择引用区域 添加所有引用数据区域 合并后的所有数据 管理数据清单管理数据清单合并计算合并计算按位置合并计算数据按位置合并计算数据管理数据清单管理数据清单合并计算合并计算通过分类来合并计算数据（合通过分类

26、来合并计算数据（合3.xlsx）通过分类来合并计算数据，是指当多重来源区域包含相似的数据却以不同的方式排列时，可依不同分类进行数据的合并计算。也就是说，当选定的表格具有不同的内容时，我们可以根据这些表格的分类来分别进行合并计算。新建一个工作簿，并在其中建立4个工作表 管理数据清单管理数据清单合并计算合并计算通过分类来合并计算数据通过分类来合并计算数据 在“汇总”工作表中单击合并计算数据目标区域左上角的单元格A1，然后 选择“数据”“合并计算”菜单 选择“求和”函数，然后单击“引用位置”输入框后面的折叠按钮 管理数据清单管理数据清单合并计算合并计算通过分类来合并计算数据通过分类来合并计算数据 在

27、“语文”工作表中，用鼠标拖动选定“姓名”和“语文”两列数据 单击“添加”按钮，将选择的源数据添加到“所有引用位置”列表框中 管理数据清单管理数据清单合并计算合并计算通过分类来合并计算数据通过分类来合并计算数据 将“英语”、“数学”等工作表的数据重复执行上述步骤，将他们所在的地址全部添加到“所有引用位置”列表框中 在“标签位置”区选择“首行”和“最左列”复选框 管理数据清单管理数据清单合并计算合并计算通过分类来合并计算数据通过分类来合并计算数据如果希望数据源改变时，Excel自动更新合并的工作表，只需在“合并计算”对话框中选中“创建连至源数据的链接”复选框即可 每个学生的各科成绩汇总在一起 管理

28、数据清单管理数据清单合并计算合并计算通过分类来合并计算数据通过分类来合并计算数据单击这些+号可查看可查看相关合并计算的明细数据，例如查看源区域中的明细数据管理数据清单管理数据清单数据透视表数据透视表数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式格式报表，主要具有以下功能：叉列表的交互式格式报表，主要具有以下功能：创建汇总表格：汇总数据表，提供数据的概况视图。创建汇总表格：汇总数据表，提供数据的概况视图。重新组织表格：分析不同字段之间的关系，通过鼠标重新组织表格：分析不同字段之间的关系，通过鼠标拖放相关字段按钮重新组织数据。拖放相关字段按钮重新

29、组织数据。筛选数据透视表数据和创建数据透视表数据组。筛选数据透视表数据和创建数据透视表数据组。创建数据透视表图表，基于数据透视表创建的图表可创建数据透视表图表，基于数据透视表创建的图表可以动态地变化。以动态地变化。管理数据清单管理数据清单数据透视表（合数据透视表（合3.xlsx3.xlsx）例：假设某图书公司有3个部门，分别为一部门、二部门、三部门，销售的图书有高等数学、工程制图、政治经济学等，每天的销售情况都输入到一个工作表中。如果要统计每个部门销售的各种图书的数量、总数、销售收入等，可通过创建数据透视表来实现。管理数据清单管理数据清单数据透视表数据透视表管理数据清单管理数据清单建立数据透视

30、表建立数据透视表管理数据清单管理数据清单管理数据清单管理数据清单建立数据透视表建立数据透视表完成后的数据透视表 Excel综合应用一、输入与设置数据格式一、输入与设置数据格式二、管理数据清单二、管理数据清单三、图表的应用三、图表的应用四、页面设置与打印四、页面设置与打印图表的应用图表的应用建立图表（合2.xlsx）先选中要建立图表的区域图表的应用图表的应用建立图表图表的应用图表的应用图表的编辑图表的编辑图表类型、源数据、图表选项、位置及图表类型、源数据、图表选项、位置及绘图区格式的编辑绘图区格式的编辑图表的应用图表的应用图表的编辑图表的编辑坐标轴的格式化坐标轴的格式化Excel综合应用一、输入与设置数据格式一、输入与设置数据格式二、管理数据清单二、管理数据清单三、图表的应用三、图表的应用四、页面设置与打印四、页面设置与打印页面设置与打印页面设置与打印页面设置页面设置与打印页面设置与打印页面设置