公文写作与处理培训讲义20541.docx

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1、公文写作与处理培训讲义湖南省局办公室瞿红兵一、公文的概念和国家的相关规定（-）公文：即公务文书，是国家机关及其他社会组织 在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范 体式的文书，是进行公务活动的重要工具。其含义：1、2、3、4、公文形成的主体是国家机关及其他社会组织;公文形成的目的是行使职权和实施管理； 公文是具有法定效力和规范体式的文书； 公文是进行公务活动的重要工具。（-）公文的分类：1、按公文的来源划分：对外文件，是指本机关拟制的向外单位发出的文件， 是作为传达本机关的意图发往需。要与之联系的针对机关的 文件；（2）收来文件，指由外机关拟制的，作为传达其自身机关 的意图，发送到本

2、机关来的文件；内部文件，指制发和使用都限于机关内部的文件。2、按公文的行文关系划分：上行文，指下级机关、下级业务部门向它所属的上级 领导机关和上级业务部门所发出的公文（报告、请示）；平行文，指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指 导关系的机关之间的一种行文（函）；（五）上行文要在公文首页注明签发人、会签人姓名。联合上报的公文，要同时注明相关部门签发人姓名。（六）公文标题要准确简要地概括公文的主要内容并标 明公文种类，一般要标明发文机关。公文标题中除了法律、法规及规章名称加书名号外，一 般不用标点符号。（七）主送机关指公文的主要受理机关，要使用全称或 者规范化简称、统称。两个以上的主送机关，一般

3、同一系统 按照先外后内、先大后小顺序排列；两个以上系统按照党、 政、军、群顺序排列。（A）公文如有附件，要注明附件顺序和名称。被批转、转发、印发、发布、上报、报送的公文，不作 为附件，无需附件标注。（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外， 要加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合 下发的公文，发文机关都要加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以 最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为 准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），要加 圆括号标注。“请示”性公文、紧急公文，要在附注处注明 联系人的姓名和电话（十二）公文要标注主题词。报上级机关

4、的公文，按照 上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送（报）机关指除主送机关外的需要执行或 知晓公文的其他机关，要使用全称或者规范化简称、统称。 两个以上的抄送（报）机关，一般同一系统按照先外后内、 先大后小顺序排列；两个以上系统按照党、政、军、群顺序 排列。（十四）公文文字从左至右横写、横排。第十二条 公文中各组成部分的标识规则，按照国家 行政机关公文格式（GB/T97041999）国家标准执行。第十三条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX 297mm）,左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确 定。第四章行文规则第十四条行文要确有必要，注重效用。第十五条行文关系根据隶属关系和职

5、权范围确定，一 般不得越级请示和报告。（一）国家局、总公司原则上不直接向国务院（含国务 院办公厅，下同）请示和报告工作。在工作中有需要向国务 院请示或报告的事项，由工业和信息化部向国务院报文；遇 有紧急情况，需直接向国务院请示或报告工作时，要同时抄 报工业和信息化部。（二）向国务院及工业和信息化部和有关部委的行文； 主送行业各直属单位，机关各部门、各单位的文件，要以国 家局或者总公司（包括国家局、总公司联合）的名义。根据 需要或者授权，国家局办公室文件也可主送行业各直属单 位，机关各部门、各单位，行业外单位办公厅（室）和有关 部门。（三）国家局、总公司内设机构除办公室外不得以自己 的名义对外正

6、式行文，确需正式行文的，以国家局办公室名 义行文。第十六条 国家局、总公司与除工业和信息化部以外的 国务院各部委，与各省、自治区、直辖市人民政府，与相应 的党组织和军队机关，与同级人民团体和具有行政职能的事 业单位可以联合行文。但除以函的形式商洽工作、询问和答 复问题、审批事项外，一般不得向上述单位正式行文。联合 行文要明确主办单位。第十七条 向行业各直属单位，国家局、总公司机关各 部门、各单位的重要行文，要同时抄报工业和信息化部或者 国务院有关部门。第十八条“请示”要一文一事，一般只写一个主送机 关，需要同时送其他机关的，要用抄送（报）形式，但不得 抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

7、第十九条除上级机关负责人直接交办的事项和必须 报送的绝密事项外，原则上不得向上级机关负责人个人报送 “请示”、“意见”和“报告”。第二十条 受双重领导的机关向上级机关行文，要写明 主送机关和抄报机关。上级机关向受双重领导的下级机关行 文，必要时要抄送其另一上级机关。第五章发文办理第二十一条 发文办理指以国家局、总公司及国家局办 公室名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、 印制、用印、登记、分发等程序。第二十二条草拟公文要做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出 新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条 理清楚，直述不曲，字

8、词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种要根据行文目的、发文机关的职权和 与主送机关的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，要体现紧急的原因并根据实际需 要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文要先加 书名号引标题，后加圆括号引发文字号。引用外文要注明中 文含义。日期要写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”, 第三层为第四层为“（1），（七）要使用国家法定计量单位。（A）文内使用非规范化简称，要先用全称，后加圆括 号注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，要在第 一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分

9、结构层次序数 和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为 词素的数字必须使用汉字外，要使用阿拉伯数字。（十）内容涉及国家秘密或者行业敏感信息事项的，必 须使用涉密计算机或者工作专用计算机进行处理。第二十三条拟制公文，对涉及国家局、总公司机关其 他部门职权范围内的事项，主办部门要主动与有关部门协 商，取得一致意见并会签后方可行文；如有分歧，主办部门 的主要负责人要出面协调，仍不能取得一致时，主办部门要 列明各方理据，提出建议性意见并与有关部门会签后报请国 家局、总公司领导协调或裁定。规范性文件要在送国家局办公室审核前先送法规司会 签，进行合法性审查。规范性文件是指特点不针对特定的人 或

10、者事，可以重复适用的文件。第二十四条 拟制公文，要在发文稿纸首页附注位置标 明“不公开”或“可公开”。“可公开”的文件可通过局域网 在行业范围公开；按照中华人民共和国政府信息公开条例 （国务院令第492号）规定，需要向社会公开的，可在行业 网站公开文件的主要内容。第二十五条 草拟、修改、签批公文要使用钢笔、签字 笔或者毛笔，不得使用圆珠笔、纯蓝墨水笔和铅笔。字迹要 清晰、工整，正文不得在文稿装订线外书写。修改后稿面较 乱的要誉清，原稿附后。第二十六条 公文呈送国家局、总公司领导签发前要进 行审核。按照“谁主办，谁负责”的原则，主办部门负责公 文内容的质量，国家局办公室负责公文规范性的质量。主办

11、部门负责审核：文稿是否符合国家有关法律、法规, 是否符合国家局、总公司的有关政策和规定；是否完整、准 确地体现了发文意图，所提措施、要求是否切实可行；涉及 其他部门的事项是否经过协商；涉密文稿是否按规定确定密 级和保密期限；引文、数字是否准确；文字表述是否准确、 简练等。国家局办公室负责审核：是否确需行文，行文方式是否 妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否 符合规定，语言文字是否符合语法逻辑。第二十七条 上行公文，由国家局、总公司主要负责人 或者主持工作的负责人签发；下行公文或者平行公文，由国 家局、总公司主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人 签发。第二十八条 公文正式印制

12、时，由拟稿人负责校对，拟 稿人外出要委托熟悉业务和公文处理工作的人员负责并告 国家局办公室文秘档案处。国家局办公室文秘档案处根据发文稿纸首页上写明的 发送范围和有关规定确定文件印刷份数；拟稿单位需要增印 份数，须事先提出意见，由拟稿单位负责人签字，经办公室 负责人同意后，方可增加印刷份数。第二十九条 发送公文，收文机关有份数要求的，要按 照要求办理。向中共中央（含中共中央办公厅，下同）报送 公文的份数：“请示” 20份，“报告” 35份。向国务院报送 公文的份数：法规类“请示”45份，其他类“请示”、“意见” 15份，“报告”25份；抄报国务院办公厅的文件5份。主送 工业和信息化部的“请示”“

13、意见”、“报告” 2份。第三十条 发往中央国家机关各部委须由中央国家机 关机要文件交换站交换的文件，由承办人装封后并注明发件 单位及发件人于上午9点前送国家局办公室文秘档案处内收 发室（以下简称内收发室）；发往京外的机要文件，由承办 人到内收发室领取机要专用信封按要求装封后送内收发室。发往除由中央国家机关机要文件交换站交换的文件外 的其他行业外单位的文件，由承办人在国家局办公室文秘档 案处机关文印室领取所印制的文件并填写信封装封后，送办 公室文秘档案处外收发室（以下简称外收发室），由外收发 人员发出。分送国家局、总公司领导及办公室的文件，由国家局办 公室文秘档案处负责分发；分送机关其他有关部门

14、的文件， 由主办单位承办人负责分发。第六章收文办理第三十一条收文办理指对收到公文的办理过程，包括 签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第三十二条公文的签收、登记（一）中共中央、国务院的文件和电报以及秘密级以上 行业外的公文，一律由国家局办公室文秘档案处机要室（以 下简称机要室）统一签收、拆封、登记；行业内外主送国家 局、总公司及办公室的公文，均由内收发室统一签收、拆封、 登记，特急件（包括电报）随到随处理。外收发室除明码电 报外，一律不得拆封。寄给国家局、总公司领导人的亲启件, 一律呈送给本人或者指定秘书签收。（二）收到公文后，国家局办公室文秘档案处要加盖收 文章，进行登记编号。未

15、经收文处理的公文，机关各部门、 各单位不得办理。（三）国家局、总公司机关其他部门、单位收到的公文 或个人出差、开会带回的公文，要及时交机要室或者内收发 室办理登记手续。第三十三条 国家局办公室文秘档案处对主送国家局、 总公司及办公室的公文要进行审核。审核的重点是：是否要 由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、 法规及有关规定；文种使用、公文格式是否规范。经审核不 符合本办法规定的公文，经国家局办公室负责人批准，退回 来文单位并说明理由。第三十四条经审核，对符合本办法规定的公文，国家 局办公室文秘档案处要及时提出拟办意见。（一）中共中央、国务院的文件，按其发送范围，由机 要室分发

16、。（二）国务院各部委及行业内外的公文，均由国家局办 公室负责人在收文的当日批注拟办意见并送有关领导或者 部门。上级机关下发或交办的公文，要呈送国家局、总公司领 导批示后办理；下级机关的请示、报告以及行业外的文件， 要先批转有关部门提出处理意见后再呈送国家局、总公司领 导批示。紧急、重大、特殊事件的公文要直接报国家局、总 公司领导。需要机关两个以上部门办理的公文要明确主办部 门。紧急公文，要明确办理时限。（三）对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理 的，承办部门要及时退回国家局办公室文秘档案处并说明情 况。第三十五条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批 人要明确签署意见、姓名和审批日期，其

17、他审批人圈阅视为 同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三十六条收到国家局办公室转来的公文，承办部门 要进一步审核：（一）对行业各直属单位报国家局、总公司的请示性公 文，要重点对请示事项是否需要报国家局、总公司审批；公 文内容是否符合国家法律、法规，是否符合国家局、总公司 的有关政策和规定，是否体现科学发展观的要求；请示事项 是否符合“一文一事”的规定；公文紧急程度和密级确定是 否恰当等方面进行审核。对不符合上述要求的公文，承办部门要主动与报文单位 沟通，建议其修改后重新报文或退文，协商不一致的，承办 部门要提出处理意见反馈国家局办公室。（二）对行业各直属单位报国家局、总公司的报告性公下行文

18、，指上级领导机关对所属的下级机关的一种行 文（决定、通知、批复）。3、按公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件，指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知 密范围和知密对象的文件（分为绝密、机密、秘密三种）；普通文件，指非无密可保，可供任何人阅看的文件；公布文件，是向人民群众和国内外公开发布的文件， 如公告、通告、公报、法律、法令，中央领导同志的讲话、 报告。4、按公文的制发机关性质划分：法律、法规文件，指由中央和地方各级权力机关、行 政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章（分为三种： 法律文件、法令文件、行政法规与规章文件）；行政文件，指国家机关在日常公务活动中所形成和使 用的文件，如请示、报

19、告、通知、意见等；党的文件，指中国共产党的机关、组织形成和使用的 文件，反映党的领导、工作和建设等活动。5、按公文的内容性质与作用来划分：指挥性公文件，指上级领导机关对下级机关或群众发 出的用以领导与指导工作的公文，如命令、指示、决定、意 见、批复和政策性通知等；规范性公文，指由机关、组织、社会团体依据法律、 行政法规和及组织章程制定的，要求其成员在工作活动等方 面严格遵守的行为规范，如各种条例、规定、办法、细则、 文，承办部门要重点审核报告中是否夹带请示事项。报告中 有请示事项的，承办部门要与报文单位协商，请其按请示件 重新报文。第三十七条承办部门收到交办的公文后要及时办理， 不得延误、推诿

20、。紧急公文要按时限要求办理，对因特殊情 况不能在规定时限内办结的，要签报国家局、总公司领导同 意后及时向来文单位和国家局办公室说明延期原因。第三十八条送负责人批示或者交承办部门办理的公 文，国家局办公室文秘档案处要负责催办，做到紧急公文跟 踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第三十九条 国家局、总公司机关各部门、各单位向国 家局、总公司领导请示、报告事项，要使用“签报”。“签报” 由国家局办公室秘书处（值班室）呈送，各部门、各单位一 般不直接呈送国家局、总公司领导。第七章公文归档第四十条 公文办理完毕后，要根据中华人民共和国 档案法及其他有关规定，及时整理、归档。国家局、总公 司机关各

21、部门、各单位要将本部门当年形成的文件材料收集 齐全，于次年3月底前连同文件目录清单一并交办公室文秘 档案处档案室整理、归档。个人不得保存要归档的公文。第四十一条 归档范围内的公文要根据其相互联系、特 征和保存价值等整理。归档的公文要齐全、完整，能全面反 映国家局、总公司机关的主要工作情况，便于保管和利用。第四十二条 联合发文，国家局、总公司主办的公文， 原件由办公室文秘档案处整理、归档，；其他机关主办的公 文，国家局、总公司机关承办人将公文正本连同公文底稿复 印件交办公室文秘档案处整理、归档。第四十三条 国家局、总公司领导兼任其他机关职务， 在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整

22、理、归档。第四十四条 归档范围内的公文要确定保管期限，按照 有关规定定期向档案部门移交。第八章公文管理第四十五条 公文由国家局办公室文秘档案处统一收 发、审核、用印、归档和销毁。第四十六条 国家局、总公司机关各部门、各单位领导 要严格审核公文信息公开属性，切实履行信息公开和保密的 审批职责。第四十七条 除绝密级和注明不准翻印的以外，上级机 关的公文，经国家局、总公司领导或者办公室负责人批准， 可以翻印。翻印公文要注明翻印的部门或者单位、日期、份 数和印发范围。第四十八条 翻印及复印的公文，视同正式公文管理。公文复印件作为正式公文使用时，要加盖复印机关证明章。第四十九条 公文被撤销，视作自始不产

23、生效力；公文 被废止，视作自废止之日起不产生效力。第五十条传递涉密或行业敏感信息事项的公文，必须 按照有关规定办理，确保安全。第五H一条不具备归档和存查价值及归档后多余的 公文，经过鉴别并报国家局办公室负责人批准，可以销毁。第五十二条销毁涉密公文要到指定场所由二人以上 监销，保证不丢失、不漏销，其中销毁绝密公文（含密码电 报）要进行登记。第五十三条工作人员调离工作岗位时，要将本人暂 存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第五十四条 密码电报的使用和管理。按照有关规定执 行。第九章电子公文管理第五十五条 除内容涉及国家秘密、行业敏感信息事项 的必须使用涉密计算机或者工作专用计算机进行处理外，其

24、他内容的公文一律在机关办公自动化系统按照有关流程进 行处理。第五十六条电子公文签章全部采用国家局电子签章 系统，签章之后的公文未经批准不得私自保存或者打印。承 办人承办的如需个人留存，可归入“个人文件夹”以便查询 利用。第五十七条 通过机关办公自动化系统进行处理的国 家局、总公司及办公室的电子文件采用公文远程传输系统发 至行业各直属单位。第五十八条 电子公文由国家局办公室文秘档案处负 责归档。第十章附则第五十九条外事方面的公文，按照外交部的有关规定 处理。第六十条 国家局、总公司机关各部门、各单位综合处 （办公室）对国家局、总公司公文的贯彻落实情况，要进行 督促检查并建立督查制度。第六十一条本

25、办法由国家局办公室负责解释。第六十二条 本办法自印发之日起施行。2001年4月26日印发的国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理 办法（国烟办2001256号）、2006年4月26日印发的国 家烟草专卖局中国烟草总公司机关电子公文处理暂行办法 （国烟办2006 141号）同时作废。附件：烟草行业公文格式标准烟草行业公文格式标准1范围本标准根据国家行政机关公文格式（GB/T9704 1999）国家标准，规定了烟草行业公文通用的纸张要求、印 刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。本标准适用于烟草行业各级机关及企事业单位制发的 公文。使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按 有关规定执行

26、。2定义本标准采用下列定义2. 1 字 word标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所 占空间。2. 2 行 Line标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度 加3号字高度7 / 8倍的距离为一基准行。3公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g / in?80g/产的胶版 印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%,横向耐折度215 次，不透明度三85%, pH值为7.59. 5。4公文用纸幅面及版面尺寸4. 1公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面 尺寸为：210nmiX297mm,尺寸的允许偏差见GB / T148。4. 2公文页边

27、与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mmlmm；公文用纸订口（左白边）为：28mm 1mm；版心尺寸为：156mmX225mm （不含页码）。5公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。6排版规格与印制装订要求6. 1排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个 字。6. 2制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不 斜，误差不超过1mm。6. 3印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨 应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%o印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。6. 4装订要求公文应左装订，不

28、掉页。包本公文的封面与书芯不脱落, 后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或 平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许 误差4mm。平订订锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、 漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品 尺寸误差lmin,四角成90 ,无毛茬或缺损。7公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三 部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以 上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词 （不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素 统称版记。7.1眉首7. 1. 1公文份数序号公文份数序

29、号是将同一文稿印制若干份时每份公文的 顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识 在版心左上角第1行。7. 1. 2秘密等级和保密期限如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右 上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保 密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘 密等级和保密期限之间用隔开。7. 1. 3紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右 上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧 急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度 顶格标识在版心右上角第2行。7. 1. 4发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件

30、”组成；对一 些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机 关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文 机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号 由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于 22mmX15mm。联合行文时要使主办机关名称在前，“文件”二字置于 发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多， 必须保证公文首页显示正文。7. 1. 5发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关 标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用 阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“（）”括入；

31、序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。7. 1. 6签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右 侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人 用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体 字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其 他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文 机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一 个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mmo7. 2主体7. 2. 1公文标题红色反线下空2行，用2号方正小标宋体字，可分一行 或多行居中排

32、布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间 距恰当。7. 2. 2主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时 仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关 名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称 移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。7. 2. 3公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。 数字、年份不能回行。7. 2. 4附件公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字 标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿 拉伯数码（如“附件：1. XXXXXX）；附件名称后不加标点 符号。附件要与公文正文一起装订并在附件左上角

33、第1行顶 格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前 后标识要一致。如附件与公文正文不能一起装订，要在附件 左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 （或带序号）。7. 2. 5成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文时间 的标识位置见7.2. 6o7. 2. 6公文生效标识7. 2. 6. 1单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标 识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm -4mm,端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在 成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心

34、线压 在成文时间上。7. 2. 6. 2联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，要将成文时间拉开，左 右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间， 印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列 整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印 章，要将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文章程、规则等；报请性公文，是下级机关向上级机关汇报工作、反映 情况、请示问题所使的陈述性、请求性公文，主要是报告、 请示。知照性公文，指机关单位发布的需要周知或遵守，以 及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文，如公 报、公告、知照性通知、通

35、报、函等；记录性公文，指各机关、组织用以记载公务活动以备 查考的公文，如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、 值班日志等；6、按文件的缓急程度划分：1急件（两种：特急件、急 件）；2）平件。按文件的使用范围划分：1）通用文件；2）专用文件； 3）技术文件。按文件的发送目的划分：1）主送件、抄送件；2）批转件、 转发件。按文件的处理要求划分：1）需办文件（办件）；2）参阅 文件（阅件）。（三）国家的相关规定公文的名称：统称文种。它是根据发文机关的权限、发 文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求 而确定的。公文文种的确定：1）公文机关的权限；2）发文 机关和收文机关间的关系；3）发文

36、的具体目的和要求。1、1993年11月21日 国务院办公厅国家行政机关 之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得 超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印 章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识 成文时间。7. 2. 6. 3特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，要采取 调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面, 不得采取标识（此页无正文）的方法解决。8. 2. 7附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号 标识在成文时间下一行。9. 3版记10. 3. 1主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒 号；词

37、目用3号方正小标宋体字；词目之间空1字。7. 3.2抄（报）送公文如有抄（报）送，在主题词下一行；左右空1字用 3号仿宋体字标识“抄（报）送”，后标全角冒号；回行时与 冒号后的抄（报）送机关对齐；在最后一个抄（报）送机关 后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄（报） 送机关。7. 3. 3印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行 位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。7. 3. 4版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。8. 3. 5版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后

38、一个要素置于最 后一行。8页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下 一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘 7mm,单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空 白页以后的页不标识页码。9. 公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，要将页码放在横 表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角， 单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格 时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3 纸型表格贴在封三前，不要贴在文件最后一页（封四）上。 10公文的特定格式10. 1信函式格式发文机关名称上边缘距上

39、页边的距离为30mm,推荐用小 标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为 一条武文线（上粗下细），距下页边20nlm处为一条文武线（上 细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字；发文 机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本 标准相应要素说明。10. 2命令格式命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用 红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距 版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识令号；令号下空2 行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名 章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人 职务要标识全称。在签发人签名章

40、下一行右空2字标识成文 时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相 关要素说明。10. 3会议纪要格式会议纪要标识由“XXXXX会议纪要”组成。其标识位置 同8. 1. 4,用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会 议纪要不加盖印章，其他要素从本标准相关要素说明。11式样发文稿纸格式见图1; A4型公文用纸页边及版心尺寸见 图2；公文首页版式见图3；上报公文首页版式见图4；平行 公文首页版式见图5；公文末页版式见图6；联合行文公文 末页版式1见图7；联合行文公文末页版式2见图8。2、湖南省烟草专卖局（公司）系统电子公文管理办法湖南省烟草专卖局文件湘烟办12007J 280号湖南省烟草

41、专卖局关于印发湖南省烟草专卖局（公司）系统电子公文管理办法的通知各市州烟草专卖局（公司），省烟草职工培训中心：现将湖南省烟草专卖局（公司）系统电子公文管理办法印 发给你们，请各单位各部门认真组织学习，并遵照执行。原湖 南省烟草专卖局（公司）系统电子公文管理暂行办法同时废止。二七年九月四日主题词：烟草电子公文办法通知分送：局领导、省局机关各部门湖南省烟草专卖局办公室2007年9月4日印发打字：黄小红校对：瞿红兵（共印2份） 附件:湖南省烟草专卖局（公司）系统电子公文管理办法第一章 总则第一条 为进一步做好湖南省烟草专卖局（公司）系统电子 公文处理工作，实现电子公文处理的规范化、制度化和科学化，

42、提高办公效率，依据国务院发布的国家行政机关公文处理办法 和烟草行业公文处理办法的规定，结合全省系统实际，制定 本办法。第二条电子公文是全省系统在行政管理、组织生产经营过 程中形成的文件，它通过办公自动化系统处理，存储于磁带、磁 盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并通过网络传输， 具有规范的格式，与纸质公文具有同等法律效力。办公自动化系 统是依托内部办公网，实现省局（公司）与各市州局（公司）以 及机关各职能部门之间公文流转办理、远程传递的业务平台。第三条 电子公文处理，指电子公文的办理、管理、整理（立 卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 电子公文处理应当坚持实事求是、精简、

43、高效的原 则，做到及时、准确、安全。第五条 电子公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和 行业有关规定，确保国家秘密和行业秘密的安全。第六条 各单位和省局（公司）机关各部门负责人应当高度 重视电子公文处理工作，遵守本办法并加强对本单位、本部门电 子公文处理工作的领导和检查。第七条 省局（公司）办公室是电子公文处理的管理机构， 主管本机关的电子公文处理工作并指导下级机关的电子公文处 理工作。省局（公司）信息中心负责办公自动化系统的技术维护 和管理。第二章 发文办理第八条 发文办理，指制发公文的过程，包括拟稿、审核、 核稿、签发、签章、分发、归档等程序。第九条电子公文的拟稿，应根据办公自动化系统设

44、置要 求，正确选择发文类型。行业固定资产投资、处置，两烟生产经 营的工作以公司的名义行文；行业的宏观管理、专卖执法、行政 审批、政策法规、体制改革等原则上以专卖局名义行文；具体事 务工作如会议通知、培训通知、资料收集等以局（公司）办名义 行文，也可利用部门通知、部门函件的形式处理。拟制公文时， 拟稿人要完整、准确地填写公文各要素。公文要素由公文标题、 主送机关、抄送（报）机关、分送、会签部门、主题词、缓急程 度、行业密级、附注等组成。其中，主题词应从烟草行业公文 主题词表中选取，一份文件的标引最多不超过5个主题词。其 中行业机密级文件的办理不在办公自动化系统进行，仍按纸质方 式办理；行业秘密级

45、文件的办理在办公自动化系统进行，并采取 流程控制的方式，承办人员在办理完毕后，在其“已办公文”中 只显示标题，不再显示正文，也不能查阅打印。行业秘密级公文 成文后，按发放范围在办公自动化公文内部流转系统中分送机关 各部门，在公文远程传输系统中向各市州局（公司）发送，应按 保密规定进行阅办。电子公文的主体是公文正文及附件，正文及附件采用Word 文档的形式，格式与纸质公文相同。如附件为文字形式，仍附在 正文之后，如附件为其它形式（如：EXCEL表格格式），则可通 过“EXCEL附件”功能按扭进行上传。（国家局附件要求必须附 在正文后）第十条 电子公文在部门内部办理时，必须经过部门领导审 核并明确

46、表态，也可根据需要由其他人员传阅修改。对公文正文 及附件的意见可直接进行留痕修改或在办理意见中加以说明。第十一条 电子公文办理过程中需要其他部门提出会商意 见时，由主办部门的文件管理员根据部门负责人的意见，指定一 个或多个会商部门，同时或依次发起会商。会商部门的文件管理 员对会商公文进行登记后，由部门负责人指定相关人员提出办理 意见。部门负责人在“办理意见”中提出的意见作为本部门意见， 并且要表明“同意”、“不同意”或具体的意见，不能用“已阅” 表示。为保持原文的完整性，会商部门不能对原文直接进行修改， 但可以提出修改意见。会商结束后，发起会商部门对会商意见必 须认真处理，综合归纳后进行修改，

47、不予采纳的要说明原因。第十二条 局（公司）发文的核稿，由部门负责人直接发送办 公室文秘人员办理。以局（公司）办公室名义发文的核稿，由代 拟稿部门负责人发送办公室文秘人员核稿。文秘人员核稿后送办 公室分管负责人复核，再呈局领导签发。紧急公文可由文秘人员 直接送局领导签发。办公室有权对文稿进行修改，对不符合办文 要求的文稿应退回拟稿部门或拟稿人重新办理。第十三条 签发后的电子公文由文印室进行清稿、套红及编 号排版。电子公文的编号、排版格式应当严格按照烟草行业公 文格式规范中相关要求执行。清稿、排版后的文件由文印人员 送拟稿人复核后方可定版。第十四条电子公文签章全部采用省局电子签章系统，签章 之后的公文未经批准不得私自保存、复制或打印。第十五条 各步骤的办结期限，“特急”文件为1天，“紧急” 文件为2天，“普通”文件为5天。第十六条 各部门向局领导汇报工作、部门内部人员向部门 负责人汇报工作可选择采用“汇报材料”的形式予以汇报，以便 留痕备查，原则上局（公司）内部不流转纸质文件。第三章收文办理第十七条括登记、拟力、第十八条 室可退回重力、。第十九条收文办理是指对收到的电子公文的办理过程，包 审核、传阅、承办、催办、归档等程序。电子收文由办公室统一签收并分办，按照处理类对上报的不符合文件规范要求的公文，上级办公型可分为阅件和办件。纸质文件以及外出会议材料同样统