企业电子文件归档和电子档案管理情况调查表教学资料.doc

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1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。企业电子文件归档和电子档案管理情况调查表-企业电子文件归档和电子档案管理情况调查表一、 说明 本表中的“电子文件”是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，例如文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、电子表格、数据库文件、网页文件等； 本表中预留的位置不够时，可自行调整或另附纸；本表中的选择项，如未作特殊说明均为单选项。在选择时请在左侧“”内划“”，如选择“其他”，请在其后的横线中注明详细内容；核心业务系统是

2、指承担产品和业务设计研发、生产制造、销售等业务的系统，如CAD系统、CAM系统、PDM系统、ERP系统等。本表所称的归档是指将电子文件及其元数据从应用系统中导出，按照档案管理要求进行鉴定（划分不同保管期限）整理、（分类、排列、编号）后存储于档案系统和档案部门离线载体中。需要特别注意的是，为保证系统安全需要的数据备份或备份盘交档案部门不是归档。本表所称电子文件不仅包括版式文档，还包括图形、图像和数据（如数据库的部分数据）。本表所称在线归档是指通过系统接口进行归档，离线归档是指不通过接口实施归档。二、单位联系信息单位名称联系人联系电话-三、电子文件形成及归档情况（一）填写举例系统属性系统名称/来源

3、实施时间及获取方式（外购及供应商/自主开发）产生电子文件数量所产生电子文件归档前主要存储格式（见说明4）已归档电子文件数量（单位G）归档后主要存储格式（见说明4）归档方式（在线/离线）归档周期（每年一次/每季一次/每月/不定期）备注办公自动化系统OA系统2009年7月外购，用友OA，月实施125GWORD，PDF4.3GPDF，XLS在线每年一次举例3.2万份2.5万份（二） 电子文件形成及归档情况系统属性系统名称/来源实施时间及获取方式（外购及供应商/自主开发）产生电子文件数量所产生电子文件归档前主要存储格式（见说明4）已归档电子文件数量（单位G）归档后主要存储格式（见说明4）归档方式（在线

4、/离线）归档周期（每年一次/每季一次/每月/不定期）备注办公自动化系统核心业务系统（如有多个系统请分别填写）人力资源管理系统财务（会计）系统其他应用系统零散形成电子文件注：电子文件格式扩展名有：TXT、DOC、DOCX、RTF、DBF、XML、HTML、CEB、PDF、TIFF、JPEG、BMP、GIF、WAV、MP3、AVI、MPEG、DWG、DBF、MDB、XLS、XLSX、WPS等，其他请注明。四、 档案管理信息系统实施情况内容数量或内容备注系统名称供应商实施时间基础架构（请选择）.NETJ2EEASP其他，软件架构（请选择）B/SC/SB/S和C/S混合其他，管理数据总量条目（目录）数

5、量条原生电子文件归档形成档案（全文）数量份G纸质档案、实物档案数字化处理形成的电子档案（全文）数量份G多媒体档案（全文）数量份G其他份G具备的归档接口与OA有接口与业务系统有接口与财务系统具备的归档接口有接口与人力资源管理系统有接其他，所使用的数据库服务器型号、性能在线存储介质备份存储价质服务器操作系统其他需说明情况注：如无档案管理信息系统请在系统名称中填“无”。五、 电子文件归档管理制度制定情况制度名称制发、发布时间主要内容（主要章节）六、 电子文件归档管理职责分工职责部门名称工作内容归口部门制度建设电子文件归档鉴定分类编号电子档案保管信息技术支持其他七、 档案部门参与业务信息系统开发情况请

6、选择并填写。档案部门人员参与系统开发、实施，过程中所起的作用或工作内容有：。档案部门人员未参与系统开发、实施原因：（）档案部门缺此方面人才，无法参与（）信息技术部门没考虑需要档案部门参与（） 档案部门不愿或是没想过参与（） 其他原因，请补充：档案部门参与部分系统的开发、实施，参与开发的系统有：、，未参与开发的系统有、。八、 电子档案管理情况（一）电子档案管理设备设备名称名称、型号数量（台套）备注在线存储介质近线存储介质离线存储介质防磁柜异地在线备份异地离线备份服务器管理终端（二） 真实性保障措施采用情况（可多选）身份识别请说明。电子印章请说明。电子签名请说明。双套制请说明。其他，请补充。（三）

7、长期可读性保障工作开展情况统一采用通用归档存储格式。选用的归档存储格式有：。迁移。迁移流程为。多介质存储（如双套制）存储介质有。其他，请补充：。（四）电子档案安全保密情况本地备份异地备份查借阅权限控制九、 电子文件归档管理存在的问题（可多选）缺少国家层面的管理依据。国家层面有管理规定，但缺少相应的实施细则。本企业不重视电子文件归档管理工作。本企业档案部门无相应人员能够承担电子文件归档工作。其他，请补充：。十、 对国家档案行政管理部门在电子文件归档与电子档案管理制度、标准规范建设方面的建议（可多选）制定国家层面的有关电子文件归档管理的法律法规，如：。制定相应的实施细则，如：。制定相应的标准规范，如：。其他，请补充：。十一、 2012年利用会计档案情况档案内容利用人/卷次总数用于工作参考用于提供凭证用于其他目的20022006年形成会计档案利用情况凭证账本报表2007年形成会计档案利用情况凭证账本报表2008年形成会计档案利用情况凭证账本报表2009年形成会计档案利用情况凭证账本报表2010年形成会计档案利用情况凭证账本报表2011年形成会计档案利用情况凭证账本报表说明：本表所述的凭证作用包括会计档案用于法律诉讼、违法违纪查处、内外部审计、监管机构检查考核和其他佐证等。