上海健康医学院档案管理实施细则.docx

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1、上海健康医学院档案管理实施细则一、总则（一）档案是学校教学管理、教学研究以及行政、后勤管理等实践活动中直 接形成的具有保存价值的文件材料。（二）档案是学校师生员工辛勤劳动成果和智慧结晶，是促进和提高学校管 理水平、办好学校的重要基础，是学校宝贵的财富。（三）为了加强学校档案建设，遵循档案集中统一管理的基本原则，结合学 校实际情况，特制定本细则。二、管理职责（一）医学院实行校级、部门二级档案管理体制，实行预立卷制度。（二）医学院归档职能部门分别为：党办、工会、团委、校办、人力资源处、 教学科研处、学生处、后勤保卫处、临床教学办公室、系部、图文信息中心、财 务部门、卫生服务中心、退管会等。（三）医

2、学院档案室职责对医学院各职能部门的文件归档工作进行业务上的指导和监督，集中统一保 管医学院各门类档案，并为各管理部门提供利用。（四）归档职能部门职责：文件材料的收集、整理、立卷、归档工作是各职能部门职责的组成部分，应 将其纳入本部门的职责范围。在各项管理工作中，要切实做好“四同步”管理： 即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工 作。各部门要仍分管档案工作的部门领导，并指定专人任兼职档案员，对部门档 案进行收集、整理、组卷。三、档案的收集（一）医学院档案是指在学校管理过程中产生的文件，以及与此有直接联系 的外单位来文。具体要归档的文件，参见医学院归档范围及保管期限

3、。（二）部门形成的归档文件，须用蓝黑、碳素墨水书写，字迹清晰，书绘工 整，纸质优良。若达不到这些要求的文件，应附上复制件。（三）文书档案一般在次年上半年（6月底前）及时归档。教学文件一般在 次学年度寒假前及时归档。四、档案的管理（一）保持文件在内容上的有机联系，避免将不相关的文件汇集在一起。对 内容上零乱且数量极少的一般文件，也可按来源、形成等历史联系进行整理。归 档文件不得重复。（二）文件应按不同年度、教学常年进行整理。一般不得将不同学年、年度 文件放在一起立卷。但对跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的， 放在请示年立卷；跨年度的规划放在规划的第一年立卷；跨年度的总结放在工作 最后

4、一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。（三）归档的文件材料要划分保管期限，避免将不同保管期限的文件放在一 起立卷，以便管理。（四）卷内文件材料的排列原则：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，底稿在后；定稿在 前，草稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后。（五）整理过程中，档案室应指导兼职档案员完成此项工作。五、档案立卷（一）对记载与其案卷内容相关的文字、图形等符号的页面、贴附的照片和 插页依次编制页码。空白的和记载不相关内容的页面无须编码。（二）填写卷内目录。（三）填写备考表。在此过程中，职能部门应对缺少批复的请示、散失附件 的文件、没有原稿或印件的文件以及缺损

5、的文件，都要在有关栏目内写明其原因。 六、档案的归档移交（一）档案应由其职能部门的领导检查，并核准签字。（二）填写案卷封面和案卷目录。（三）案卷著录。（四）移交医学院档案室（移交人、接收人双方签字有效）。七、文件材料归档范围及保管期限的规定根据中华人民共和国档案法等有关规定，为了便于医学院各部门文件材 料完整的、准确的、系统的归档和划分保管期限，使保存的档案既能反映医学院 的主要职能活动的历史面貌，又便于保管和利用，特作如下规定：（一）文件材料归档原则凡是记载和反映医学院主要职能活动和历史面貌的党政、教学、科研、外事、 基本建设，仪器设备、财会、出版特等直接形成的具有各种文字、图表、声像等 形

6、式的历史记录，都属归档范围。（二）文件材料保管期限为永久、长期和短期三种。长期为十五年至五十年, 短期十五年以下。（三）确定保管期限的原则确定文件材料的保存价值，要坚持辩证唯物主义的观点，正确分析和鉴别文 件材料内容的现实作用和历史作用，根据医学院需要和为国家积累历史文化财富 的需要，全面确定文件材料的保存价值，准确地判定文件材料的保管期限。1 .凡是反映医学院主要职能活动和基本历史面貌的，对医学院建设和历史研 究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。它主要包括：医学院制定的属于 法规政策性的文件；处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件、 会议记录；重要的请示、报告、计划、总结；

7、综合统计报表；机构演变；校领导 人任免文件材料；上级机关颁发的属于医学院主管业务并需要贯彻执行的重要文 件材料。2 .凡是反映医学院一般工作活动，在较长时间内对医学院工作有查考利用价 值的文件材料，列为长期保管。它主要包括：一般会议文件材料，人事管理工作 形成的一般文件材料；上级机关颁发的属于医学院主管业务并需要执行的一般文 件材料；下级单位报送的重要报告、总结、统计等文件材料。3 .凡是在较短时间内对医学院有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。 它主要包括：医学院一般事务性文件材料；上级或同级机关颁发的非医学院主管 业务，但要贯彻执行的文件材料；下级单位报送的一般报告、总结和统计等文件 材

8、料。八、档案库房管理制度（一）档案库房工作基本任务是：防治档案的损毁，延长档案寿命，维护档 案的安全。（二）为保管档案，档案室应有专用档案库房。（三）库房实行专人管理，非档案工作人员不得随意入库房。（四）库房实行专人管理，非档案工作人员不得随意入库房。（五）库房管理人员要经常核对档案，熟悉档案，熟悉库藏情况，做到心中 有数。（六）每年对档案保管善进行全面检查，作好记录，发现问题及时检查，及 时汇报，及时采取措施，保护档案安全，掌握保管情况，为科学管理累积资料。（七）每天记录库房温湿度变化情况，每年分析一次，高温季节，库房每天 通风降温。（八）库房应经常保持清洁、卫生、整齐。（九）库房内备有灭火

9、机，严禁吸烟，不准放置易燃、易爆危害档案安全的 物品。使用电器设备后，应及时切断电源。（十）库房内应放置灭虫药物，做好防盗、防破坏、防潮、防霉、防尘、防 光、防腐、防有害生物和防污染等安全措施。九、档案材料查、借阅制度（一）本着既要便于利用和各类档案、又要确保档案的完整和安全，防止失 密，严格执行档案材料查阅和借阅的各项规定。（二）查阅或借阅档案必须填写“查、借阅档案登记表”，承办部门可以查 借阅本部门或本课题组的档案。凡因工作需要查、借阅其他部门或课题档案，须 经双方部门或课题组负责人同意，方可查阅。机密、绝密档案材料或大量查阅要 经校领导批准。（三）凡外单位查阅档案，须持县、团以上单位党委

10、（独立单位党总支）介 绍信，方可接待。根据用户的使用目的、范围，提供有关档案材料。上级或同级 调借助档案，必须持调借函件，经主管校长批准后办理借出手续，并规定调借期 限。其他单位原则上一律不借出档案材料。（四）查阅档案可以在档案室（阅览室）或办公室，不准携带到其他地方。 必须专人借、专人用、专人还。未经同意，不得摘抄复制，不得翻阅其他无关档 案。（五）借阅档案应妥善保管，借出时间不得超过二周，应按期归还，如逾期 不还应及时索回，因工作需要可以办理续借手续。（六）严格遵守保密制度，不准泄露档案材料内容。如发现有遗失档案或泄 密，必须及时汇报，根据情节，按有关规定给予处理。涉及国家机密和个人隐私

11、的案卷不得查阅，必须查阅要经主管校长批准。（七）爱护档案，保证清洁，不准折卷及任意抽换卷内文件或涂改文件字句, 维护案卷本来面貌。（A）案卷归还时，应检查有无缺损，并及时将案卷放回原处。（九）查阅、借阅党委、校长会议记录、须经党办、校办主任或书记、校长 批准，方可查阅。十、档案鉴定销毁制度根据国家档案局发布的档案馆工作通则，做好我校档案鉴定销毁工作。（一）鉴定档案工作必须全面地、历史地、发展地分析档案的现实利用价值 和长远科学价值，确定档案销毁和保存期限。（二）档案室应按照上级主管部门的有关规定，制定适合本校材料归档范围 和保管期限，会同有关部门做好材料收集、归档工作，保证案卷质量。（三）对于

12、超保管期限的档案，应定期进行鉴定。鉴定工作由档案室主任、 有关档案人员与有关部门负责人组成鉴定小组，共同鉴定。（四）经鉴定对仍有保存价值的案卷，应采取提高保管期限档次的办法延长 保管期限，对确无保存价值的档案必须以全守为单位编制销毁清册和撰写销毁档 案内容的分析报告，并征得有关部门领导同意，经主管校长批准后方能销毁。（五）准备销毁的档案，以档案室主任和有关人员检查，认为确无继续保存 必要时，可进行销毁。为慎重起见，准备销毁的档案经主管校长批准后，还应继 续保存一年。（六）凡属销毁的档案，应指定两人负责押运到指定地点进行监销，监销人 应在清册上签字，并注明“已销毁”字样和日期（销毁档案必须化为纸

13、浆或焚毁, 不准出卖或做其它用）。（七）未经鉴定和未经批准，任何人不得擅自销毁档案，对故意损坏或擅自 销毁者，应视其情节，按档案法规定给予惩处。十一、档案统计制度根据国家档案局发布的档案馆工作通则，为加强我校统计工作，特制定 本制度。(一)档案统计工作是档案工作中的一个独立的工作环节。是保证档案工作 质量、提高档案工作水平的一项有效办法;是档案事业建设的一项重要基础工作; 为制定档案工作方针、政策和计划，并检查其执行情况、总结经验教训，提供重 要依据。(二)档案室应进行下列统计工作.对档案室的收进和移交、保管、利用等情况及时准确地进行统计。1 .认真执行上级档案管理部门颁发的档案统计报表制度，

14、按照统一规定和 要求，准确编制档案工作情况统计年报，及时上报。2 .档案统计组织与人员(1)档案统计工作必须实行统一领导，分级管理的原则，建立档案统计网， 充分发挥各立档部门的积极性和主动性，共同做好档案统计工作。(2)档案室确定一人兼管档案统计工作。(3)统计人员应当保持稳定，不轻易变动。4 .档案统计工作的要求(1)准确性。保证数字的准确性是统计工作的根本要求，坚持实事求是，如 实反映情况，严肃认真对待每一份统计表格，每一栏目、每一数字，务必使统计 数字准确，符合客观事实。(2)及时性。提高对档案统计的认识，把档案统计纳入正常工作轨道，专人 负责，相互配合，上下贯通，及时完成档案统计上报任

15、务。(3)科学化。按统一的档案统计表现规定的要求，应用统一的标准和方法收 集、整理、分析统计资料，使档案统计更加科学化。5 .为了保证档案统计的准确性，提高报表的质量，必须建立和健全原始记录 制度，认真做好档案统计的基础工作，做到“家底”清楚，“账目”与实物相符, 每次接收、移交、销毁、保管、利用档案都要及时进行登记和统计。6 .建立严格的审核制度，凡是上报的档案统计表，必须由填表人签字盖章， 经主管负责人审核签字，主能报出。十二、档案保密制度（一）根据中华人民共和国保守国家秘密法有关规定，为保守国家秘密, 维护学校档案的利益，保障学校教、学、研事业的顺利进行，特制定本制度。（二）对档案室内人

16、员经常进行保密教育，增强保密观念。每个档案工作者 要忠于职守，遵守各项档案管理制度，把档案管理好，不丢失、不损失、不看不 该看的文件，不讲不该讲的话，自学执行保密制度。（三）档案库房有专人负责接待、借阅和归还档案等人员，一般在阅档室阅 档，非专职人员未经许可，一律不得进入档案库房。（四）严格执行有关档案接收、借阅、鉴定和销毁制度，认真履行登记、审 批、签字手续。（五）未经批准，任何人不得私自将档案带出档案室，也不得随意复印、摘 抄具有内中或保密性质的内容。（六）未经装订组卷的文件材料，必须妥善保存，不可随意乱放。外借档案 必须安全的存放，遇到节假日前应催回档案，防止档案遗失、失密。（七）非公开文件材料的重复件，不能随意处理，应按保密材料规定处理。（八）必须妥善保管库房和办公室钥匙，如有遗失应立即报告领导，并更换 新锁。（九）每年对档案保管和保密制度执行情况进行全面检查，做好记录，并将检查结果报告校长。