物业公司文件和资料操纵程序.docx

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1、物业公司文件和资料操纵程序1、目的对与本公司质量体系提供的有关的文件和资料进行操 纵，确保与质量有阻碍的各场所使用的文件和资料为有效版 本。2、范围本程序适用于质量体系文件和资料的操纵，包括有关外 来文件。3、定义3. 1质量体系文件：质量手册包含程序文件、工作手 册包括制度和规程）及表单记录。3.2内部文件：指本公司内部自行制定的文件。3. 3外来文件：指非本公司自行制定，而是由外部提供的 文件，如物业管理条例、消防法、劳动法等;3.4 非受控场所：本公司质量体系运行以外的所有场所, 如：业主、认证机构。3.5 技术文件：设计图纸、使用说明书、技术条件等文 件。4职责1管理部：负责公司内部文

2、件的发行、回收、原件储 存及销毁工作，制定有关操纵规定与方法；负责外来文件的 受控、发放及回收等管理工作。4. 2各部门：负责责任范畴内的文件和资料的编制及修 订。5内容5. 1文件新订制定新文件时，由制定者将新订文件呈相应审核人和批 准人员签字同意后，将文件交管理部发行。5. 2文件发行5.1.1 质量手册和第三层次文件的发放直截了当由管理 部根樨各部门实际需要的数量填写文件发放登记表,经 管理者代表审批后进行发放。5.1.2 文件领用人在文件发放登记表上签名领取注 有分发号和加盖 受控文件印章的文件。每份文件都有不 同的分发号，便于换版时回收。5.1.3 管理部在发放文件后，将全公司的受控

3、文件列入 受控文件清单o5.1.4 当文件使用人的文件破旧严峻阻碍使用时，应到 文件资料中心办理更换手续，交回破旧文件；文件管理员将 破旧文件销毁。5.1.5 当文件丧失后或其它缘故需补发新文件时，由文 件使用部门填写文件领用申请表,再由原批准单位批准 后，管理部重编新文件的分发号。5. 3文件的更换5. 3.1文件发行实施后须更换的，原那么上由制订部门填 写文件更换申请单，说明修订缘故，经原批准单位批准 后，由管理部按5. 2项规定程序进行更换审批与发行。5 . 3.2文件进行修订时,对某一页或某几页进行修订，只 须更换该页内容和修订次数，其修订次数按前一次修订次数 +1来计数。文件通过更换

4、时，页数为修订后不含 文件封面 的实际总页数。6 .3.3更换文件时，使用部门应将更换前文件交管理部 或本部门文件管理人员，由管理部或本部门的文件管理人员 对更换前文件进行换页或手写修改。当采纳手写方式对文件 进行更换时，应将更换前内容用 划去，手写上新的 内容，并应在更换处加盖 更换印章，然后发还使用部门 或相关人员，对质量手册等受控文件的更换，管理部及 各部门文件管理人员还应在文件中相应的 修改记录栏 和受控文件清单中的 修订状态栏标明文件更换情形。5. 3. 4经审批的文件更换申请单与该文件的原件及 更换后的文件一起存档。5. 3. 5文件更换后，管理部要将文件更换情形列入受控文件清单中

5、的 修订状态栏。4. 4文件的换版与作废4.4 1同一份文件某页或表单通过九次修订后，该页或 表单需再修订是整份文件以新版发行，如：第1版、第0次 修订。其某一页通过第9次修订后，再修订时整份文件即为 第2版、第0次修订。旧版文件回收处理，换发新版本，非 受控文件和 参考文件不办理更换和换版。5. 4. 2换版后的文件发放按5. 2条程序执行。旧版文件由文件管理员按文件发放登记表收 回并记录，需作资料保存的该版文件，经文件原核准入核准 后，由文件管理员加盖参考文件印章方可留用，其余该 版文件盖 作废文件章或销毁。5. 5文件的管理5. 5. 1文件拟制、审核、核准后，原版文件及其副本由 管理部实行统一管理，填写受控文件清单。存软盘的受 控文件均应有备份；软盘储存的文件应进行文件状态标识。5.5.2 受控文件发放后，文件领用人须严格管理，不得 任意复印、转借、损坏、涂改文件及内容。文件持有人应确保文件清晰、易于识别。5.5.3 文件管理员应全面检查各类文件的有效性，查核 各使用者手中的文件，觉察问题及时处理。5. 6外部文件操纵直截了当引用的各类外来文件，由管理者代表核准后方可使用，文件的发放管理参照5. 2执行。