公司档案管理制度（优秀6篇）.docx

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1、公司档案管理制度（优秀6篇）在当今社会生活中，接触到制度的地方越来越多，制度一经订立 颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有管束作用，是他们 行动的准则和依据。到底应如何拟定制度呢？以下内容是本店铺为您带 来的6篇公司档案管理制度，希望能够给您供应一些帮忙。公司档案管理制度篇一1、文件档案的管理：1.1文件档案紧要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业 内资料等内容。L2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立 卷，并定期交档案室集中管理。1.3归档的文件材料必需完整、精准、系统，文件书写和载体材料 必需耐保管，文件材料整理符合规范。1.4档案资料如因特别情况，需修改

2、，复印，摘抄，涂改等，属绝 密或机密文件的必需由总经理审批，属隐秘文件的必需由公司主管领导 审批，各部门保密文件由各部门部长审批。1. 5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必需使 用钢笔或碳素笔。2. 6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特别类型的纸张经整理 后达到2101Tlm*297mm尺寸标准。2、电子文档的管理：3. 1收集、积累要求：记录了紧要文件的紧要修改过程，有查考价值的电子文件应被 保存。当正式文件是纸质时，假如保管部门已开始向计算机全文处理的4、每个客户档案均按日期次序排列，将最新的文件摆在最前面。5、客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。6、客务部每年

3、整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资 料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。7、客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务 部办公室阅览。8、原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理 同意方可修改。9、客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案 管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进 行资料分析、整理和信息传递。公司档案管理制度篇四第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务, 依据中华人民共和国档案法和有关法律、法规，订立本规定。第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动 中形成的对国家、社会和企业

4、有保管价值的各种形式的文件材料。第三条企业应遵守档案法，依法管理本企业档案，明确管理 档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、精准和安全。第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和引导。中央管理的企业订立本企业档案管理制度和方法须报国家档案局 备案。第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，订立本企业 文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和 供应利用工作；引导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档 工作；监督、引导本企业所属机构的档案工作。第六条企业

5、档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的 档案专业学问和业务本领。第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本 企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。第八条归档的文件材料应完整、精准、系统。文件书写和载体材 料应能耐久保管。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应 的纸质文件材料一并归档保管。第九条企业依据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级第 十条企业实行有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对学问产权档 案和涉及商业隐秘档案的管理。第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保管价值 的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。第十二条企业

6、做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政 管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保管价值的档案的登记工作。第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步进展，不绝提 高档案管理水平。第十四条企业档案部门应积极做好档案的供应利用工作，努力开 发档案信息资源，为企业供应适时、有效的服务。第十五条企业必需为政府有关部门、司法部门依法执行公务供应 真实、精准的档案。第十六条企业供应利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他 组织的利益，不得侵害他人的合法权益。第十七条国有企业资产与产权发生变更，应按国有企业资产与 产权变更档案处置方法做好档案的处置工作。国有企业破产，破产清算组应妥当处

7、置破产企业档案；国有企业 分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员予以表扬 和嘉奖。第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档 而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿 和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。第二十条本规定由国家档案局负责解释。第二十一条本规定自XX年9月1日起实施。国营企业档案管理 暂行规定同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的, 以本规定为准。公司档案管理制度篇五一、档案的建立。1.1 档案的建立按下列流程建立：收集整理分类编号登记输入电脑 入柜利用检查L

8、2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。1.2 . 1房屋档案：包含本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工 程竣工验收资料等；设备设施档案：包含各种设施设备的线路图纸、使用说明书、 购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维护和修理保养合同及维护 和修理保养记录等；1.2. 3业主档案：包含业主入住时所填写的业主概况表、业主公约、 入住契约、前期服务协议、接房登记表等。1.2. 4文秘档案：包含业主公约、商家公约、业委会决议、物管政 策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等；员工档案：包含员工供职申请表、简历、身份证复印件、上 岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变更记录、

9、奖惩记录等；1.2 . 6财务档案：包含各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税 报表、维护和修理基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。1.3 建档要求：制度化、标准化、电脑化。二、档案管理2.1为避开档案的损坏、遗失，使紧要档案能永久保管，而又便利 常常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理， 并保管复印件。2.2档案管理要求：2. 2. 1进行标准化的档案管理。2. 2. 2接受多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、 图表等，并接受适当的保管方法。2. 2. 3加强保密意识培育，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、 不泄密。2. 2. 4实行档案管理手段的

10、现代化，运用计算机检索手段，开发多 媒体信息查询系统。2. 2. 5坚持档案资料收集的系统化。2. 2. 6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造 册，编辑目录，按工作部门分柜保管。2. 2. 7实行档案管理工作检查常常化。每季度对档案文件的形成、 积累、整理、归类要进行一次全面的检查。公司档案管理制度篇六一、制度内容为做到客户服务部与客户的良好沟通，把握客户的人员构成、公 司性质、物业费交纳情况等，有必需建立一套综合的客户信息系统，而 客户档案可以帮忙客户服务部以最便捷的方式供应以上信息。因此，为 充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。二、管理目标客户档案资料全面、精

11、准、有效。三、适用范围客户档案资料的管理紧要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般客户档案包含以下的。资料：1、收集客户单位资料2、客户缴费记录包含各样应付之押金3、客户装修工程文件4、客户迁入时填具之资料5、客户资料增补6、客户联络资料7、紧急事故联络人的资料8、客户与管理处往来文件9、客户违规事项与欠费记录10、客户维护和修理记录11、客户投诉记录12、客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工 作程序四、注意事项1、适时上行下达客户与管理之间的学问、报告、通知、通报，传 送文件应适时、精准，认真地登记并制作各种表格。2、协调与客户之间的关系，加强横向沟通；3、做好与客户有关各类

12、文件的档案工作，并定期整理，以备随时 查询及跟进；4、接听客户投诉，解决客户投诉；5、接听客户工程报修电话，适时联系修复。4、物业公司档案管理规章制度1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管 理及整理工作；2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保管，建立统一 目录，同时建立电子档备份。各类信息认真排列，以便查阅；3、客户信息档案的内容包含：业主收楼及验收文件、装修文件、 日常维护和修理文件、缴费文件、回处理文件及投诉建议等其他文件；4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。 适时跟进业主档案的更改，保证信息的精准性；5、业主档案信息应严格管理，注意保密

13、。严禁非相关人员查阅， 以保护业主的隐私，维护公司良好形象；6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;7、业主档案永久保管，适时与业主沟通，适时更改业主信息，保 证其精准性。以上内容就是本店铺为您供应的6篇公司档案管理制度，希 望可以启发您的一些写作思路。转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保存，否 则可依据实际条件或需要，确定是否保存。 保管与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之 间，相互保证精准、牢靠的标识关系。 在无纸化计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应实行 更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必需随时备份, 存储于光盘

14、或移动硬盘类能够脱机保管的载体上，并对有存档价值的电 子文件制作纸质拷贝件保存。 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式 和属性。 用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假如接受非标准压缩方 法，则应将相关软件一并收集。 用计算机辅佑襄助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时 必需保证其对设备的倚靠性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件 和各种数据。 用视频设备获得的动态图象文件，收集时必需保证收集其压缩方法和软件；用音频设备获得的文件，收集时必需保证收集其属 性标识和相关软件。 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以 上的信息形式，收集时必需保证参数精准、数据完

15、整。 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相 关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必需连同专用软件一并收集。 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数 据等应与电子文件一同收集。2. 2收集、积累方法: 适时依照要求制作电子文件备份。 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保管。 电子文件登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保管， 并附有纸张打印件。2. 3归档要求： 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐 久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必需 时，复制第三套，异地保管。对于加

16、密电子文件，则应解密后再完成上 述工作。 本标准推举接受的载体按优先次序分别是:只读光盘、一次写光 盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保管的载 体。 存储电子文件的载体或包装盒上必需贴有标签，标签内填写编 号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档 并附归档电子文件登记表。 需要长期保管的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目 录存在同一载体上，假如是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数 据存在同一载体上。 原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保存时间至 少一年。3、声像档案的管理：3.1 声像

17、资料的收集整理，原则上要保管声像资料原件负责公司档 案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促引导部门档案管理；2）建立健全公司档案管理制度，引导、监督和检查执行情况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过 程，确保公司档案的安全；引导公司的档案管理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案管理方法、使用学问。2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变更时，做好或帮忙移交工作，并适时通知行政部;2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常

18、收集、标识、贮存、 保管、利用、归档；4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资 料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。4、各部门负责人1）批准对本身部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案管理的监督检查。5、各公司总监/副总1）负责对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资 料进行收集，并编制部门文件管理记录目录，以便检索利用；文件资料、合同要科学排列，按编号次序存放于文件盒内，并 加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。d）档案借阅借阅档案要履行借阅手续，填写借阅审批单。借阅档案原

19、件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必需经部 门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件；档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅 的档案交还时，必需当面点交清楚，如发觉遗失或损坏，应立刻报告直 接上级；借阅档案用完后，应适时送还，如超过借阅时间，须重新办理 手续；借档人必需珍惜档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽 取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如 发觉一次罚款20020xx不等的罚款元。情节严重者，按档案法和 保密法予以行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。非本公司职工或单位需查阅档案时，必需持单位介绍信或本人 身

20、份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将 档案带出档案室。e）档案销毁对已失去利用价值的档案，销毁时，必需写申请销毁报告，编 制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准， 方可销毁。执行销毁任务时，必需由行政部人员监销，监销人不得少于二 人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和 总经理的批准手续文件，一并存档永久保管。2、档案管理细则1)档案资料的归档范围公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、 规定、命令、决议、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；本公司与其他单位来

21、往的文书及权益文书等；公司领导的批示、指示等；紧要的会议材料，包含会议的通知、决议、总结、领导人讲话、 典型发言、会议简报、会议记录等；反映公司紧要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过 程材料；本公司干部任免的文件材料、员工嘉奖、处分、考核的文件材 料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；本公司发布的各类广告、宣扬材料；(11)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司紧要活动的剪报、照 片、录首、录像等；外出公务活动工作变更或离职的，要填写档案移交清单， 由部

22、门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。a）移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复 制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。b）接受碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要 求字迹工整、清楚、精准。c）结合文书材料的形成时间、相互联系进行排列。批复在前，请 不在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。d）经办部门检查文件或档案，编制移交清单；e）行政部依据移交清单，查收檀卷与文件，并与部门每月提交的 档案清单核对；f）档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档 移交清单，确认无疑后双方在移交清单上。结案后适时归档。工作

23、变更 或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走 或销毁。二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理批阅 后归档。3、一项工作由几个部门参加办理的，在工作中形成的文件材料， 由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、紧要的会议材料，包含会议的通知、报告、决议、总结、典型 发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、 统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工

24、劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的事记及映本公司紧要活动的剪报、照片、录音、录像 等。四、归档要求1、档案质量总的要求是:遵奉并服从文件的形成规律和特点，保 持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定 稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应 合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针 对的最后一年立卷；跨年度的。会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区分不怜悯况进行排列，密不可分的文件材料 应依序排列在

25、一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印 件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之 间的紧密联系并进行系统的排列。6、檀卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清楚。五、档案管理人员职责1、依照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、依照归档范围、要求，将文件材料定时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整 与安全。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅 单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门 经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为

26、两周；对借出档案，档案管理人员要定 期催还，发觉损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必需严格保密，不准泄露档案材料内容，如发觉遗失必需适时 汇报，努力探求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任 意摘抄或复制檀卷内容，如确有需要，必需经领导批准才能摘抄或复制。5、必需珍惜档案，保持乾净，不准在档案材料中写字、划线或作 记号等。6、不准转借，必需专人专用。7、用毕定时归还，如需延长借阅时间，必需通知档案管理人员另 行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。2、物业公司档案管理规章制度1、客户档案的管理工作由客务部负责。2、客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案 文件柜内。3、每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电 话、车位、水牌、客户加班等申请单等构成，退租客户的资料须适时装 订另存。