学院学生分会档案管理制度.docx

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1、学院学生分会档案管理制度学生分会档案是学生分会在工作和各种活动中形成并作为历史记录保存起 来以备查阅的文件资料，它起着凭证、依据和史料的作用，并为团委指导帮助学 生分会开展工作提供丰富材料。为加强学生分会档案管理，方便成员查阅资料， 特制定以下档案管理制度：一、基本要求（一）学生分会档案要能为学生分会的常规工作和开展各种活动（各种活动 的开展）提供参考和依据。（二）学生分会档案要能表达学生分会工作的延续性，保存文件之间的历史 联系。（三）学生分会档案是主席团对各部门工作表现作综合评价的重要依据，也 是办公室对学生干部进行考核和评优的依据，各部门应该认真对待。二、工作部门（-）学生分会档案管理工

2、作由办公室具体实施。（二）学生分会档案工作需要学生分会各部门的大力协作。工作或活动结束 后相关负责人应整理文字材料，认真总结，将有关活动详细材料交（电子档）由 办公室存档。有关材料应包括活动计划，经费预算，活动实施计划、结果、活动 总结、经费使用详细情况等。（三）学生分会各部门每学期初，应先向学生分会主席上交一份详细的工作 计划并将计划书张贴出来，催促各部门工作。学期末，各部门应将本学期工作进 行总结，将总结上交给学生分会主席。（四）各部门开展大型活动应做详细的活动筹划、活动预算、活动记载、宣 传文稿、活动图片及音像、活动总结等应认真记录活动开展情况，并将其活动经 费等公开化、透明化，并及时提

3、交电子档至办公室存档。（五）各部门将材料交到办公室后，由办公室按部门、类型存档。档案一般 不外借，各部门如需查阅，需经学生分会主席同意，并在办公室进行登记，留下 证件，按时归还。归还时必须放还原位，并不得有缺损。三、学生会档案的分类及内容档案按学生分会各部门工作档案分类、编号归档，做到系统化、科学化。（一）学生分会成员档案管理：把各届学生会成员的档案设宗，主要含以下 材料：1、学生分会通讯录。2、学生分会主要干部各学期的工作总结以及工作成绩评定。3、与学生分会主要干部本人有关的各类文字材料。（二）学生会工作文件档案，主要有以下几种：1、上级有关部门的文件、材料（设一卷宗）包括团委下发的有关文件

4、，校 会及各学院组织的有关资料等。2、学生会所属各部门的有关文件材料（按材料编号设一卷宗）主要含：（1）各部在各学期的工作计划及总结。（2）学生分会的物品登记册、请示报告、会议记录、各种简报期刊等文字材料的底稿和样本。（3）与兄弟院校组织交流的各种资料。（4）考勤考核结果四、档案管理要求（一）定期检查档案，做好档案维护工作，对纸张破损字迹褪色的档案材料 要及时采取补救措施，将遗漏的材料及时填充进去；（二）学生分会各部要及时做好本部档案收集工作，并上交办公室统一妥善 保管；（三）凡借阅档案者，须持有学生分会工作证件，由档案管理人员同意方可 借阅，借阅人员要注意保护档案材料，不得在文件上任意折叠和涂改，更不得拆 散或带走；（四）档案材料原那么上不准借出，确需借出者须经办公室副主任批准，并严 格履行登记手续，点交清楚，归还时，档案管理人员需认真细致检查，确定无误 时再及时归档保存；（五）积极开展档案使用工作，为使用者提供方便，做到热情耐心细致地提 供服务。五、本制度由学院学生分会主席团负责解释，并根据实际情况予以调整和修改。 本制度自公布之日起施行。