汽车4S店安全标准化之文件和档案管理制度.docx

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1、文件和档案管理制度1 .目的为规范企业的文件和档案管理，充分发挥文件和档案在公司生产经营活动中的指导作 用；同时促进规章制度科学化、规范化、程序化，保证建章立制的质量，特制定本制度。2 .适用范围适用于公司外来文件和内部文件的管理与存档工作。3 .引用标准3.1 中华人民共和国安全生产法3.2 中华人民共和国档案法3 . 3企业安全生产标准化基本规范4 .职责4.1 综合部负责公司所有文件的收发、分发、传送、催办、立卷、归档、销毁等工作。4. 2职能部门和车间，要认真贯彻落实文件精神，并指定专人管理文件，机密文件要及 时归档。所有文件不得外传、外泄。经部门领导确认，不适宜的文件，耍及时送交办公

2、室统 一销毁，不得乱丢乱放。5.内容及要求5. 1文件管理6. 1. 1文件的分类1）公司的红头文件，是指公司级文件，是公司的行政公文性的最高级文件；2）外来文件，通常指行业主管部门的发文、适于公司的法律法规和技术标准等；3）企业各职能部门的基础性管理文件，简称基础文件，包括规章制度、操作规程等管 理文件。5. 1.2文件的使用范围1）红头文件对外：以企业的名誉，向行业主管部门请示、汇报、报告处理决定等。对内：a.转发行业主管部门文件或根据行业主管部门文件精神制定的本企业文件；b.发布公司各职能部门的基础性管理文件；C.公布企业机构设置、机构变动、中层以上管理人员职务变更；d.公布公司的重大开

3、发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；0.公布公司有关奖惩决定和通报；f.其他有关公司经营的重大事项。2）外来文件行业主管部门发来的文件，要全面领会文件精神，认真贯彻落实。获取的规范性文件，应做好适宜性分析，及时转化为企业内部的规章制度或操作规程, 指导企业的安全生产生产和经营。3）基础文件公司依据相关的法律法规、标准规范、行业标准等规范性文件，结合公司实际情况，编 制各种规章制度、操作规程等，这类文件是企业内部的规范性文件，具有一定的强制性，是 全体员工必须遵照执行的。5. 1.3文件的拟定与签发1）文件的拟定各职能部门负责根据经营生产需要起草拟定文件，各部门经理审核后，送综合

4、部。2）文件的签发对外发文：总经理签发，综合部统一编号、打印、盖章、发文、归档。对内发文：综合部统一编号、打印、盖章、发文、归档。5. 1.4文件的传阅1）文件的传阅范围，由起草文件的职能部门根据实际工作需要，确定传阅范围、指定到 人。2）传阅的文件不得带离办公室，不得转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露 文件内容。5. 1.5文件立卷1）各职能部门和各车间应按照文件的起草职能部门进行整理归档。2）立卷时，要把文件原件及传阅签字记录一并装订。3）卷首应设置文件清单，填写文件名称、发布日期、阅读范围等项目。5. 2档案管理6. 2.1综合部应指定专人负责档案管理，每季至少一次，按立卷要求将

5、外来文件和内部 文件、资料等，整理立卷、归档。5. 2. 2归档范围1）法律法规、标准规范、行业标准等规范性文件；2）行业主管部门下发的批复、通知等有关文件；3）业务合同、协议、相关方资料等；4）人事档案、干部任免通知、奖罚通报等；5）各种规章制度、操作规程、会议纪要等；5. 2. 3归档文件的保存期限1） 一般性文件的保存期至少3年。2）法律法规、标准规范、上级文件等规范性文件，保存期至废止或修订为止。3）技术性资料、人事档案、干部任免等，应长期保存。5. 2. 4归档文件的适宜性管理1）综合部要定期组织安全生产管理部门及相关人员，对公司有关安全生产管理方面的文 件、资料，按照企业政策性文件

6、识别获取管理制度的要求，进行适宜性评审、修订，确 保文件的使用效力，每年至少一次。2）对已经失去使用效力的文件、资料，填写文件作废清单，总经理批准后，由综合部负 责统一销毁。6. 3安全生产管理制度7. 3. 1安全生产管理制度清单8. 3. 2制定原则9. 坚持主要负责人负责、安全第一、系统性、规范化和标准化的原则。10. 据安全生产法律法规和国家、行业标准、生产过程中的危险有害因素辨识和控制、 国际及国内先进的安全管理方法。11. 全生产管理制度管理实行依法制定，归口管理，统一发布，定期评估、修订、清理 的原则。12. 全生产管理制度应设定预期的作用和效果。5. 3.3内容及要求1）明确制

7、度名称，确定制定目的、适用范围、管理职责、引用文件、内容及要求、附录 等制度结构。2）制度名称原则应反映出规章制度的主要内容和种类。3）规章制度中的具体规定应明确允许做什么、禁止做什么、必须做什么以及违反这些规 定应负的责任；应明确具体实施部门及其相应的检查监督责任。4）规章制度的制定应符合有关的技术要求。5. 3.4编制程序1）根据规章制度制定原则，由职能部门编组织制或修订规章制度。2）制度编制或修订完成后，报综合部组织评审。3）经相关部门评审后，总经理审批。5. 3. 5培训、评审及清理1）发布新的或修订的制度和规程后，职能部门应尽快组织必要的培训；员工工作岗位变 动时或新员工上岗前，应组

8、织相关制度培训，并经过一定的考试考核。2）为确保本公司规章制度与国家和地方政府的法律、法规、标准规范、行业标准的一致 性，综合部应会同有关部门定期对现有规章制度进行评审和清理，保持规章制度的最新版本。3）综合部通报各职能部门和车间清理的规章制度名称及版本。5. 3. 6执行时限制度执行的起始日期如无特殊指定，发布日期即为执行的起始日期。5. 3.7检查与评估1）综合部每年至少一次组织有关部门或人员，对安全生产法律法规、标准规范、规章制 度、操作规程等规范性文件的执行情况和使用情况进行检查评估。2）根据评估情况、安全检查反馈的问题、生产安全事故案例、绩效评定结果等，对安全 生产规章制度和操作规程进行修订，确保其有效和适用。6.附录6.1 操作规程清单6.2 安全生产管理措施6.3 文件收发登记表6.4 档案台账6.5 规范性文件执行情况检查记录6.6 关于发布安全生产管理制度、操作规程、应急预案的通知