行政管理制度（范本02）.docx

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1、福建金飞集团管理制度汇编（行政模块）目录第一章办公室通用管理规定第二章车辆管理规定第三章会议管理规定第四章档案管理办法第五章印章管理办法第六章办公物资管理办法第七章因公出差管理办法第一章 办公室通用管理规定一、办公设备管理传真机、复印机、打印机、扫描仪、照相机、录像机等办公设备是 公司为方便工作配备的，属公共物品，员工要爱护并按规范操作，不得 私用。要防止大头针、回形针等金属物件掉到办公设备内部。设备管理 部门有责任对办公设备进行维护保养，确保设备正常运作。二、电脑信息管理1、电脑的日常维护、库存电脑的保管、设备调配由行政部负责。2、员工下班离岗前，必须关闭所有主机电源。三、添置财产、车辆等的

2、产权资料由行政部存档管理。四、各类商务合同、协议、租赁合同的原件由行政部归档，其他需求部 门备份存档。五、归档资料必须符合下列要求：1、文件材料齐全完整；2、根据档案内容合并整理；3、根据档案内容的关系，分类、整理、标题简明确切，便于保管和查找。六、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示。七、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温 工作，定期检查档案保管工作。第五章 印章使用管理规定印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重 要凭证和工具：一、印章的刻制根据公司业务需要，经公司领导批准后，由行政部统一办理刻制。 二、印章的保管和作用1、印

3、章的保管通过董事长授权相关部门对印章行使保管权和使用权，所有印章的 使用，必须做好申请和使用登记，公司印章只适用于与公司相关业务， 不得从事有损公司利益之行为，涉及个人经济担保与证明时，原则上一 律不予使用，特殊情况下需书面申请，经董事长审核批准后方可用章。 严禁在空白文件、合同、证明函上加盖公章。2、印章的作用(1)公章：各部门有需加盖公章的文件、通知、证明函等，须经总经理审批核准;(2)合同章：主要用于公司签订各类合同使用专用章；(3)法人私章：主要用于银行汇票、现金支票等业务；(4)财务章：主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留 印鉴等业务时使用；(5)发票专用章：主要用于发票盖章

4、。三、印章刻制1、公司各类印章刻制的申请由印章使用管理部门提出，并根据需 求填写印章刻制申请表，将印章的用途、种类、名称、样式等进行 详细说明。经部分负责人、分管领导、总经理、董事长审核批准后，方 可进行印章的刻制；2、审批通过后印章刻制申请表在各公司综合部存档备案，并 开具公司介绍信到指定机关代表公司执行印章的刻制；3、印章样式应根据国家有关规定制作。部门专用章采用方形样式, 字体应使用宋体字和规范化的简化字，材料选用根据同行业标准和惯例 确定；4、刻制公章、合同章、财务章、发票专用章必须按照国家规定在 国家管理部门指定的地点办理并履行备案手续，严禁在非法定机构刻制 印章;5、未经公司4比准

5、，任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。 对私自刻章、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导致 的所有法律、经济、民事等责任均由责任人承担。四、印章启用1、印章刻制完成后，综合部应领回并交部门负责人。填写印章 交接登记表，登记印章图样、领回时间、领交人员等信息并以蓝色印 泥加盖在行政部印章存档册存档，以便备查；2、新印章使用前应由综合部下发启用通知，并注明启用日期、发 放单位及适用范围等。五、印章管理1、公司公章、合同专用章、法人章由公司综合部负责保管；财务 章由财务部专人保管。重要银行预留印鉴如财务专用章、法人名章等， 必须严格实行两人以上分开管理；2、各部门用章由部门负责人指定

6、专人进行保管，并将管理员名单 报综合部备案；3、公司所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存 于原处。节假日应封存印章，严防不测。一旦发现丢失及异常情况，应 妥善保护现场，及时报告有关领导，查明情况，及时处理；4、印章保管者如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章 和用印登记簿，经核实无误后方准予办理岗位变动或离职手续。印 章交接要在第三人监督下进行，并填写印章移交申请表，由双方当 事人及监督人签字生效。5、印章管理员仅具备印章保管职能，应秉持认真严谨的工作态度, 不得将印章随意放置或转交他人。保管人由于各种原因不在工作岗位 时，应将印章交由本部门领导或领导指定的专人临时保管，以

7、保证不影 响正常使用需要。6、印章管理员对所保管的印章，应经常检查，及时清洗，细心保 护。六、印章使用1、由申请使用人填写用印审批表（线上预申请、线下纸质登记）, 经部门负责人、分管领导、总经理、董事长审核批准后，方可用印。2、所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章，对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章;3、印章管理员不得在空白文件上加盖印章；4、对已盖印章的文件内容更改时，印章使用人应将原文件交回保 管人销毁并记录之后，重新办理加盖印章手续；5、印章保管人在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是 否与审批内容相符，不得有涂改部分;对加盖印章的材料，应注意落款 单位必须与印章

8、一致，用印位置恰当，字迹端正，图形清晰；6、印章保管人不得在审核手续不完善的文本上加盖印章。如遇特 殊情况，相关授权领导无法审批，需在电话通知授权领导认可情况下盖 章，并督促使用人事后补齐流程；7、用印审批手续不符合规定的情况下使用印章的，印章保管人承 担一切责任；用印手续完整齐全，出现问题由申请用印人及其审批人承 担相应责任；8、各印章保管人员应建立用印登记簿，详细载明印章的使用时 间、使用部门、使用人、加盖分数、审批人等内容，并定期归档；9、印章保管人应将加盖印章文本的重要文件复印件、扫描件备存 一份（财务报表除外），并连同用印审批表一并归档，以月为单位 按照时间顺序将用印记录存档；10、

9、公司印章原则上不得外带出公司，因特殊情况确需带章外出的 必须在权证公章外借登记表上准确填写外带明细、事由及归还时间， 经部门负责人、分管领导、总经理、董事长审核批准后，方可外带印章。 借用人只可将印章用于申请事由，使用完毕后应立即交回。借印期间发 生的与所借印章有关的一切后果由借印人承担；11、因用章不慎造成损失，公司将追究有关人员的责任，直至法 律责任；12、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由综合部负责人严格审批，符合要求后办理并执行登记制度;13、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必 须持有效证件材料，经综合部负责人审批后，方可盖章。七、公司用章的使

10、用范围1、公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用；2、公司公章的使用范围主要为：2. 1公司对外签发的文件；2. 2公司与相关单位联合签发的文件；2.3由公司出具的有关证明及材料；2. 4公司对外提供的财务报告：2. 5公司章程、协议；2. 6劳动合同、用字用协议；2. 7担保书、承诺书等重要法律文件。3、公司合同专用章的使用范围主要为：3.1对外投资、合资、合作协议；3.2各类业务合同等。4、法人印章，主要用于银行预留印鉴，在现金收讫和付讫、转账 结算时使用。需加盖法人印章的合同、高级管理人员人事任免文件。5、财务专用章，用于财务支出和收入证明的签章，主要用于收款 收据、银行票据等

11、相关业务。6、发票专用章，主要用于购买和开具发票使用。7、公司各职能部门专用章，以各部门名义印发的各类对内公文、 函件上使用，禁止在对外文件上使用。八、印章停用1、因需要更换新印章，在新印章启用同时，由各公司行政部对原 有印章进行销毁处理申请；2、具有下列情况时，由印章使用部门填写印章销毁申请表，详细说明情况，并报董事长审批：2.1 印章使用损坏；印章遗失或被窃，声明作废；2. 3经董事长批准后，公司综合部部下发旧印章销毁通知，并安排 由两人同时进行销毁，并在行政部建立印章上交、存档、销毁的登记档 案；3、公司综合部向公司各部门发布印章停用通知。九、印章授权事项部门负 责人分管领导总经理董事长

12、印鉴保管人印章管理印章外带审核权审核权审核权审批权保管与复核权印章刻制及销毁审核权审核权审核权审批权保管与复核权印章使用公章审核权审核权审核权审批权保管与复核权合同专用章审核权审核权审核权审批权保管与复核权财务专用章审核权审批权审核权审批权保管与复核权发票专用章审核权审批权审核权审批权保管与复核权部门专用章审核权审批权审核权审批权保管与复核权法人名章审核权审核权审核权审批权保管与复核权第六章办公物资管理规定为使办公物资管理规范化,合理节约开支，降低成本消耗。本着提倡环保、勤俭节约的原则，就办公室物资有关事宜规定如下:一、物资分类：办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。二、采购、

13、印刷品印制：1、公司日常所用办公用品，应由行政部负责统一采购，经立项批 准后购买；2、各部门所需办公用品，应按流程审批，经部门负责人、行政部 审核后，行政部再统一采购。3、行政部应依据财务审批权限规定报批。除急需用品外，应进行 询比价后集中办理采购。4、行政部采购物品，采购人和验收人不得为同一人。5、采购人员应认真负责，精挑细酌，力争做到价廉物美，经久耐 用。三、领用：根据物资分类，进行不同的领用方式：1、低值易耗品（如：笔、纸、电池、订书钉、胶水等）：各部门人 员如有需要，可到行政部领取并登记。2、管制品（订书机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等）：每月由 行政部按申请情况统发放并登记。3、实

14、物资产（单件物资价格达300元以上，如：计算机、打印机、 IPAD、盘点机等）：由行政部设立实物资产管理台账，以准确记录固定 资产。4、除笔墨纸张外，凡属不易消耗物品和工具等重复领用时，一律 以旧品替换新品。四、保管：1、办公用品应由行政部专人进行登记造册，分类放置统一保管。2、保管人应认真维护和保管好所存物品，以防发生潮、锈、蛀、霉等。3、保管人应在每月末向行政部经理汇报物品消耗情况和台账记录。 五、附则1、新员工入职时，行政部会派发办公物品。员工离职时，必须按 规定归还办公物品并办理手续，未经行政部确认收回，不得为其办理离 职手续。2、除低值易耗品外，办公物品（如工作手机、笔记本电脑等）若

15、 因使用或管理不善而引起损坏或丢失，须根据物品价值及使用期限折合 价值进行赔偿;若造成公司重要信息的丢失，除赔偿硬件设备外，公司 还将给予一定的行政处罚。3、行政部有权核批每位员工的办公物品领用总支出。4、所有员工必须养成良好的节约习惯，注意节省每一张纸、每一 份文具、每一度电，杜绝大手大脚的作风。第七章 因公出差管理办法3、公司电脑只限用于公司业务使用，包括文档、资料处理、资料 录入及查询等，严禁用于游戏等私人用途。4、因工作需要使用其他部门电脑时，必须征得所属部门负责人的 同意。5、为防止电脑病毒侵害电脑资料及网络，严禁私自使用公司电脑 登陆或下载含有网络病毒的网站及木马程序。使用者必须对

16、自己的电脑 定期杀毒，清理不必要的文档，保证硬盘的容量与运行速度。不得擅自 安装与工作无关的软件。三、网络管理1、网络日常管理维护由由行政部负责。2、在因特网、公司网页上发布与公司相关资料必须经过领导核准。 否则，将视情形以侵权行为论处。4、公司网页/公众号内容定期更新，由指定专人负责。四、安全保卫管理1、公司资料柜、保险柜等配有专用锁匙，由专人保管，其他人员 不得私自配置。2、下班及假期前，各部门应负责关闭办公电源、电脑显示器、门 窗等，做好防雨、防潮、防盗工作，确保安全；公司公共区域的电源、 门窗等由行政部负责。3、若因员工未及时锁好门窗、资料柜等导致公司财产、资料等遗 失或损失，情节较轻

17、的，由员工承担赔偿责任，给予行政处罚同时进行 通报批评。情节严重的，除要求员工赔偿外，公司可作辞退处理，且不 予支付任何补偿。五、环保与卫生办公1、公司提倡环保、低碳办公；公司起草的文稿，应在显示屏上直接校稿，方可打印，避免浪费。2、节约纸张，不重要的文件使用二次纸打印；能复印的文件尽量 选择复印而非打印；能黑白打印的不使用彩色打印。对外文件必须使用一次纸，避免信息外泄；3、员工离开座位时间较长时，请随手关闭电脑显示器等不用的设 备；4、爱惜公共资源，共同维护卫生、清洁，有序的办公环境。 六、企业信息管理1、及时更新公司对内、对外信息，切实履行各自的职责，做到信 息准确、及时发布。2、通讯录、

18、宣传信息等资料必须保证及时、准确更新，以保证信 息流的畅通。3、公司员工应积极关注并响应公司公共信息渠道，如公告栏、微 信、QQ群、钉钉公告等，以及时掌握公司各类信息和动态。第二章车辆管理制度一、总则为了加强公司车辆管理，确保车辆的有效运作，更好地为公司各部 门服务，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司所有车辆。 本制度适用于公司专职驾驶员及因公务使用车辆的持有中华人民共和 国正式驾驶执照的员工。二、驾驶员管理1、公司人行政部建立驾驶员档案，凡本公司的驾驶员必须持有中 华人民共和国正式驾驶执照。凡遗失车辆各种证件（含驾驶证照、行驶 证照），致使公司车辆不能正常使用者，视情节轻重给予相

19、应的处罚。2、驾驶员必须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关 交通安全管理的规章规则，安全驾驶，并应遵守本公司其他相关的规章 制度。驾驶员必须具备高度的事业心、敬业精神、良好的职业道德和热 情为公司服务的精神。3、驾驶员出车在外必须随时与公司保持联系，第一时间回复公司 的工作联系，并随时注意自身通信设备的正常使用。遇特殊情况不能按 时返回的，应及时设法通知行政部，并说明原因。如果由于驾驶员疏忽 大意造成长时间与公司失去联系者，所发生的一系列事件由驾驶员承 担。4、驾驶员未经批准，不得私自用车，不得将自己保管的车辆随便 交给他人驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶。5、驾驶员要服从公司合理的工作

20、安排，不准借故拖延或拒不出车。 如有特殊情况不适合驾驶车辆的，必须提前向行政部作出说明。6、驾驶员要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包括超速、 抢行、猛拐、争道、开斗气车等）、不准疲劳开车，不准酒后驾车。由 此发生事故及损坏车辆者，由驾驶员承担赔偿事故损失。7、因驾驶员违章行车，造成交通事故或处罚的，由驾驶员本人负 全责；如在行车中，乘车人要求驾驶员违章的，驾驶员应坚决阻止，否 则责任将由驾驶员和乘车人共同承担。8、驾驶员应爱惜公司车辆，做好车辆日常保养工作，经常检查车 辆的主要机件，做好发动机维护和保养，确保车辆正常行驶。9、对忽视安全规定、工作怠慢、违反制度、发生事故的驾驶员， 视具

21、体情节给予警告、罚款直至除名处理。三、车辆管理1、行政部将根据车辆使用申请单进行车辆调配安排，驾驶员根据车辆使用申请单上要求进行出车。2、任何员工申请用车都必须填写派车单，并填写清楚申请部 门、日期、申请人、用车事由、出车路程、用车时间等事项，报行政部审批，行政部每月进行整理存档。3、公司所有车辆仅限于因公外出使用，严禁管理人员公车私用。 严禁工作人员利用职权要求驾驶员出私车，带私货，一经发现，初次违 规处以警告，对不听劝阻屡教屡犯者予以惩罚。4、驾驶员有权拒绝管理人员非因公出车的工作安排。5、行政部对每台车辆建立车辆档案，记录车辆的主要数据和资料, 包括：车辆型号、购买时间、保养记录、维修记

22、录、出现故障、原因以 及车辆相片与各种证件复印件等。6、凡发现车辆证件（行驶证、养路费、保险证明等）被盗或遗失 的，须把遗失过程书面报告部门主管，并由遗失人办理有关手续，补办 费用由遗失责任人支付。7、车辆发生交通事故，由保险公司赔偿，由行政部办理理赔手续。 免赔部分根据事故责任由驾驶员或公司支付；未经批准私自用车，如发 生交通事故或罚款，由该驾驶员负责维修并赔偿损失。8、驾驶员每天工作后，将车辆停放在指定地点，不得随意停放， 违反停放规定导致车辆损坏的费用由驾驶员支付。9、公司车辆油料及维修费以凭证实报实销，由经办驾驶员填写报 销申请单后，由行政部负责人签字确认后，由财务部审核后报总经理审

23、批后报销。10、驾驶员出车产生的各项费用以凭证报销。由经办驾驶员填写报 销申请单，张贴好各项发生费用发票（注明费用项目）后，由行政部负 责人签字确认，由财务部审核报总经理审批后报销。四、车辆的维修与保养1、车辆出现故障必须及时书面报行政部，经批准后方可进厂修理,未经批准擅自修理的费用由驾驶员本人自付。2、维修车辆提倡勤俭节约，鼓励自我检修和保养，车辆确需修理 的，由驾驶员填写维修项目单，办理相关审批手续后方可进厂修理。3、出车前检查：驾驶员出车前，应事先对用车进行检查，确认车况良好方可出车， 检查包括以下几个方面：A.检查燃料、润滑油、冷却液、电池水是否足够，制动器、离合器、 总油泵是否符合要

24、求；B.检查轮胎气压是否正常，轮胎螺丝是否坚固；C.检查手、脚制动是否良好，各连接管道是否漏油；D.检查方向盘、转向器及挡直拉杆连接是否紧固、有效；E.检查喇叭、灯光、雨刷是否正常，电瓶接线是否牢固清洁；F.检查随车工具是否正常；G.检查车辆声音是否正常。4、收车后的检查：驾驶员出车返回公司后，应对用车例行检查后方可交车，收车后的 检查主要包括以下几个方面：H.检查轮胎气压是否正常，轮胎螺丝有无松动；I.检查车的冷却水、燃料、玻璃清洗液和电池水；J.检查灯及雨刷是否关闭，关好车门、车窗并锁上保险锁。5、车辆的清洗：K.驾驶员应经常整理车辆内部的杂物，保持车内及尾箱整L.驾驶员应首先本人注意清理

25、车辆清洁；M.如需由洗车场清洗时，应经行政部同意，方可进行清洗。五、车辆违规及事故处理1、因下列情形之一导致违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担,并予以记过或免职处分，造成损失的，驾驶员应承担全部责任。A.无照驾驶(包括不按准驾车型驾驶的)。B.未经许可将车借予他人使用。1、由于驾驶员本人原因造成的交通违章罚款不给予报销。2、公司车辆如在公务途中发生事故，应第一时间向公安机关报案, 急救伤患人员，并即与行政部联络协助处理。如属轻微事故，可自行处 理后向行政部报告。3、事故责任划分及赔偿系数因出公务发生的驾驶员责任事故，赔偿金额超出保险理赔的部分由 驾驶员和公司各承担50%;因违反规定办私事发生

26、的驾驶员责任事故， 赔偿金额超出保险理赔的部分由驾驶员和办私事当事人各承担50%。第三章会议管理规定为进一步的改善工作质量,提高工作实效，公司将定期举行相应的 会议进行交流及探讨，为了让每个参会人都能认识到此工作的重要性， 现制定会议的纪律规范。一、月例会1、参加人员：公司领导、各部门负责人及指定相关人员参加，行 政部做好会议记录。2、开会时间：原则上每月第一周第一个工作日召开,遇特殊情况， 总经理可提议随时召开。3、会议主持：由行政部安排人员主持并做好会议记录。4、会议要求：(1)参会人员无特别重大事情，必须准时参会;特殊情况下无法准时参会的提前报备总经理;(2)会议着重讨论研究公司各阶段目

27、标达成分析，着重提出解决 方案和下一阶段工作部署。(3)凡提交会议研究有关经营决策、销售策略、设备更新等重大 问题必须在调查研究的基础上提出方案供领导决策时参考。5、会议纪律：(1)无特殊原因不得无故迟到、早退，不得中途离场。(2)会议期间严禁吸烟，手机设置关机或震动(静音)状态，不 接听电话，不玩手机。如因紧急情况必须接听电话时，需举手示意并移 步至会议室外接听，接听时间不得超过5分钟。(3)会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡，不准做与会议 无关的杂事。(4)不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄 露会议内容。6、会后工作：(1)行政部应根据会议形成的决定，两日内汇总做好“

28、X月行政 会议纪要”。(2)行政会议所列事项，其主办部门和协办部门必须在限期内认 真执行落实、跟进。如有特殊情况，难以执行时，应提前将具体原因和 情况反馈到分管领导。(3)无特殊情况，对行政会议事项拒不跟进、不执行，拖延不办 的，公司将追究相关负责人的责任。(4)行政会议事项跟进相关负责人必须将执行情况限期内反馈至 行政部。行政部应对行政会议事项的贯彻执行情况及时跟踪调查并督促 办理。二、周例会1、参加人员：各部门负责人参加，因出差无法参加的可指定一名 部门代表参加。2、开会时间：原则上每周召开一次，遇特殊情况，各部门负责人 可提议随时召开。3、会议主持：行政部负责主持并做好会议记录。4、会议

29、要求：(1)与会人员必须提前准备好会议需沟通事项。(2)凡不能参加会议或不能准时参加会议者，要提前向会议主持 人请假，无特殊原因不得无故迟到、早退，不得中途离场。(3)会议期间严禁吸烟，手机设置关机或震动(静音)状态，不 接听电话，不玩手机。如因紧急情况必须接听电话时，应示意并移步至 会议室外接听，接听时间不得超过5分钟。(4)会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌唾，不准做与会议 无关的杂事(5)不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄 露会议内容。(6)各部门应根据会议形成的决定，限期内认真执行落实、跟进。第四章档案管理规定一、档案中各类证照如：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、信 用代码证、开户许可证等由行政部指定专人保管，档案责任人对公司档案的 收集、建档、保管、借阅和利用负全责。二、各类员工档案、规章制度、工资资料、会议记录、会议纪要、工作 计划和工作总结由行政部负责归档。