企业管理资料-酒店财务管理制度文档范本.docx
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1、酒店财务管理规章制度第一节、概述财务管理办法是酒店在财务管理业务、会计规章制度的基础上,结合业 务需要所订立的运作规条。本管理办法所包括的规定内容,酒店所有员工必 须遵守,不得违犯,或以任何形式蓄意背离原意,以致虚应或走样。财务管理办法的内容,包括各项管理办法的细则都是财务管理业务上用 以规范业务运作相关标准,使用符合酒店业务运作要求。这些管理办法的制 定,在原则和方向上,应依循和符合会计规章制度的规定和精神。如遇财务 管理办法与会计规章制度的规定内容产生茅盾或不一致时,应以会计规章制 度的规定执行。财务管理办法的相关部分应停止执行,并由酒店财务经理根 据会计规章制度的规定及时作出修订。财务管
2、理办法的内容包括:第二节、资金管理办法酒店的资金收支必须按本规章制度的规定办法管理。违反本规章制度所 规定将按财务法规和员工手册的有关规定给予处分,并追究应负的经济责 任。1、酒店的资金包括银行存款和现金,除按规定留存的备用金,存放在酒 店规定的贮存处外,均存入酒店在银行开立的基本账户内。2、上述账户的提取及使用须由总经理(或他的代表),及财务经理共两 人以上的会签,并加盖酒店的财务专用章、私章方可提取。3、上述银行账户的支票私章由出纳保管。财务专用章由财务经理保管。经理签署的报销单据,不得送总经理或副总经理审批。审核员一般应在三天 内办妥审批的手续,并交由出纳员付款。8、 出纳员应及时通知报
3、销申请人领款,付款时收款人应在收款栏签名 及填写时间。付款之后出纳员应在发票、现金报销单盖上“现金付讫”章。第二条本地差旅费1、报销市内交通车(船)费时,应在报销报告附件上注明每次行程的事 由、起止地点及费用。2、严格控制市内的的土费报销。市内办事搭乘的土,应取得总经理/副 总经理/相关部门经理的批准,方可报销。对弄虚作假者,一经查出,将从严 处理。如没有总经理或副总经理批准,凡搭乘“的土”的费用一律不予报销。3、现金报销实行周报规章制度,即上周发生的各项现金报销费用,应于 本周规定的时间内办好报销手续。差旅费填于现金报销单,经审核签批 后于每周规定的报销时间交财务部报销。一般不允许跨月报销。
4、4、出差并当天往返的视同市内出差办理,不能当天往返的作为异地出 差。第三条外地差旅费1、出差审批1)所有业务到外地出差,必须由员工本人填写外地出差申请表经 相关部门经理审核后,由总经理或副总经理批准,方可出差外地。2)外地出差申请表一式二联:行政联及财务联。在出差前2天, 必须把手续完备的申请表行政联交行政部考勤及订票等使用,而保留财务联 直到报销为止。2、出差补贴/费用报销相关标准(包括住宿、交通、伙食等)规定: 住 宿费相关标准、伙食补贴相关标准:级别住宿标准(元/天)伙食补贴标准(元/天)一般城市大城市省内省外其他总经理45050副总经理35040经理/业务部职员200220204030
5、职员1301501)交通工具:机场至市区往返乘大巴,市区可以乘坐出租车。2)长 途旅行一般乘坐火车或汽车,夜间乘车每夜补贴25元。3)补贴天数的计算办法:以机票/车票时间为准,出发当天,在12点 之前出发的算1天,12点之后出发的算半天;返程到达当天,不计算补贴天 数。4)出差人员趁出差方便,经上级主管批准就近回家探亲、办事,其间 的交通费自理,并且该期间不享受出差补贴。5)除以上规定外,出差人员不享受任何其他出差补贴。3、 差旅预支款项1)对需预支款项的,需填写借款申请单,列明有关事项,由上级领 导(相关部门经理或以上)审核,总经理及财务经理批准。批准时必须评估 所需的款项与出差期及目的是否
6、合理。2)每一次预支金额不高于人民币5, 000元。3)所有借款须在1个月内必须报销及结清,以现金报销单送达财务部为准。确有特殊情况要延期,必须在到期前到财务部说明情况,方可延期。员工报账时不退还借款申请单,由财务部开给申请人收款收据。4)申请借款时,须附审批手续完整的外地出差申请表复印件办理。5)财务部必须及时记录所有预支款项,确保没有久未退还的预支款 项。6)在旅途中尚未使用的预支款项应在报销时交还财务部,禁止把款项 保留或转至其他员工。7)预支款项退还财务不应用委托他人传递的方式,若款项遗失,一切 后果自负。4、 交通工具5、 选择最经济的交通工具是公司所需求的。6、 限制乘坐飞机、火车
7、软卧。普通员工需要乘坐飞机、火车软卧,应 事先经总经理或副总经理特别批准。7、 经理及以上人员出差可乘坐飞机、火车软卧。4)机票/车票/船 票的订购必须向指定的代理订取。8、 不使用的机票/车票必须退回代理公司领回退款,不应保留作将来之 用。5、住宿安排1)酒店订房尽可能向指定的代理订房或使用有优惠协议的酒店。2)住宿费在限额内据实报销。3)多人出差至同一地点,应尽量安排至少两人住同一房间。不同级别 的员工合住房间时,适用其中较高级别员工的住宿相关标准。4)到外地参加会议、培训等活动,统一安排住宿的,住宿费可以据实 报销。5)不论是否合住房间,均应按人分别付款,分别开具住宿发票。第四条差旅支出
8、报销及结算1)报支差旅费者必须在出差回来后两星期内到财务部办理报销手续。2)报支外地差旅费者必须附相应的外地出差申请表的财务联及出 差工作报告,详列每天行程及出差期间工作内容。3)财务部应确保现金报销单上的预支款项金额与外地出差申请 表上所预支款项相符,否则不受理差旅费财务报销手续。4)差旅支出报销若不按公司的报销程序将均不受理,此情况包括,例 如:a)没有填写现金报销单或出差工作报告。b)现金报销单的资料不正确或没有完全地填写。c)没有附上正本发票、信用卡支付存根联或其他有关证明文件。d)没有总经理或副总经理的批准。e)没有一次性将本次的所有开支报销完毕。第五条与其他相关部门协调1)财务部应
9、通知两个月或以上尚未退还预支款项的员工,尚欠余额将 会在下期工资内扣除。2)对于离职/解聘的员工,人力资源部/行政部必须确保离职手续表 中各项手续(其中包括办理偿还借支手续)已经完成才发出员工保证金、 工资领取通知书,离职/解职的员工才能到财务部领取保证金及应领工资。第六条特殊情况若有特殊情况而不能履行以上条文,必须有总经理/副总经理的批准。第六节 发票管理办法为使酒店对发票的使用得到有效的管理规章制度,特制定本管理规章制度,酒店所有人员必须严格遵守执行,违反者除按违反酒店员工手册的规定 给予严格处分处,还将循中华人民共和国发票管理办法的有关规定追究 应负责任。第一条 开出发票1、酒店使用由税
10、务机关统一的税控发票,由指定发票管理员凭发票领购 簿和规定的文件及财务专用章向税务机关领购发票,并负责保管和控制使用, 并向税务机关报送使用情况。2、所有发票由指定会计员设立登记本记录和控制作用。在加盖财务专用 章后,由各岗位点的收银员向指定会计员直接办理领出和缴销。3、收银必须按照本管理规章制度的各项规定执行,并接受监督和指导, 各岗位点的收银员要严格遵守发票的使用和缴销。在发现有违反规定时,应 立即通知指定发票管理员协同调查并报财务部经理处理。4、发票必须顺序、按时限使用,不得折本跳页(指:订本式),每次打 印发票后必须检查印刷号码与输出号码是否相同。5、发票的开具不准涂改、撕毁,如有作废
11、,应注明原因,整份完整保存, 交回给发票管理员核销。如发生丢失、损坏必须即时报告候查,因此造成损 失的由当事人赔偿。6、发票不得转借、转让,不得为其他单位或个人代开,只能对经营业务 收取款项使用。7、任何情况不得拐带或以任何方法将空白发票带离酒店。8、发票管理员必须定期检查发票的管理和使用情况,监督和责成完善和 防止可能出现的疏漏。9、每班次结束后,收银员均要打印发票使用报告,附于营业收入报告之后。第二条收取发票1、购买商品和其他付款事项,应向收款方向取得发票,该等发票必须具税务机关规定的全国统一发票监制章,并由收款方加盖财务专用章或发票专 用章,并经开票人签字方可接受。2、发票必须符合有关税
12、务规定,内容不得涂改。3、对不符合规定的发票,不得接受,不得作为报销凭证。4、所收发票金额应与交易事项的金额相符,在正常情况下,发票应直接 开给酒店。如有特殊情况,应具报告说明,并经财务经理批准,方可给予报 销。5、发票的商品或服务内容应与交易事项相符,不得串通开票单位虚构作 假,以相同金额发票抵充顶替。6、财务人员应以交来发票核销各项报销事项,审核其真实性、合法性、 完整性。第七节支票使用管理办法酒店银行账户的提存和支票使用采用双签和加盖专用印鉴的多控方法, 确保银行存款和支票使用得到合理和有效的监控:1、 银行账户的款项提取须由总经理(或他的代表)和另一位经授权人 员盖章,并加盖酒店的财务
13、专用章方可提取。2、 财务专用章由财务经理保管;支票由出纳保管。在任何情况下对未 具备经财务经理批准的有效支取凭证下,不得填制任何支款支票。3、 支票由出纳凭留存银行印鉴从银行领出后,由出纳登记保管,并凭 有效批准的用款申请单填写支票。不符本项规定的任何情况,不予填写支票。付款后在用款申请单上盖“银行付讫”章。4、 付款要求通知单由要求付款人按要求填写,内容包括收款单位/收 款人名称;大、小写金额;付款方式;要求付款原因,经相关部门经理核实 加签后,联同有关凭据送财务部进行财务审核。通过财务审核的用款申请 单由财务部送呈总经理批准,最后转出纳填写支票。对不符合财务审核要 求和不获批准的用款申请
14、单,在注明缘由后,退回原提出付款要求相关部 门。5、 出纳必须严格要求保管和开出支票,对未经批准的付款要求不得开 出支票。6、 开出的支票必须写明收款人或收款单位的名称、金额、时间和用途。 不得使用空白支票作任何用途,或将空白支票带离酒店。7、 因业务确有所需,不能确定实际金额的情况,允许在填写收款人, 及用途后,开出限额支票。按本项规定开出的支票,领出支票人必须在2个 工作天内,将使用情况报回出纳,办理财务手续。8、支票必须使用墨汁或炭素墨水填写。金额、用途和收款人不得涂改, 其他事项的更变,必须加盖与留存银行印鉴一致的印鉴。9、 因故取消或作废的支票必须注明原因,并在支票上明显位置,用大
15、号字标上“作废”字样。作废的支票除按上述规定标注外,应按号与同号存 根一并订在存备查。10、 支票在使用前应按银行原装订本保存,不得折本使用。支票页在 使用前必须与存根联保持原状,不得撕离。n、 支票本存根上的各项资料应与开出支票一致,各栏资料必须如实 填写,不得留空。12、 支票必须按从银行领出的先后次序顺号使用,不得跳页跨页使用。13、 已经整本使用的支票本的存根必须按票号和时间封存保管备查, 并按有关规章制度的规定期限保存。14、 酒店对支票的使用除须符合本管理办法的各项规定外,尚应遵守 开户银行对支票使用的各项要求和有关守则。15、 如当地人民银行有订立支票管理法则或规条的,应按有关法
16、则和 规条修订本管理办法。并于当月报送公司行政部备查。第八节收据管理办法收据是财务部用以记录和证明业务事项的的书面凭证,开具收据的情况 罗列如下:收取客户的定金以后须退还得;借款人归还借款;员工缴纳的制 服保管金;收回的赔偿款;收取支票、发票等一些重要的凭证资料;代收代 之的款项;预收款。1、确保开具收据的真实性和完整性。未发生业务时不得开具,2、酒店营业收据应确保合法有效,并由专人保管、领用、发放。3、收据填写要求项目齐全、字迹清楚、全部联次、一次复写,内容一致,4、因工作失误或其他原因开错的,要加盖“作废”章,并将全部联次与 存根订在一起,不可私自销毁。5、开具收据应使用中文,可同时使用英
17、文。6、不得私自转借、转让、涂改或擅自销毁收据。收据使用完毕后,应及 时把收据存根交回管理人统一保管。7、收据按号码必须连续使用。8、所领用收据出现问题,由责任人承担。第九节收银员编班规章制度为了管理好收银的工作,建立编更规章制度,编更规章制度是根据营 业运作需要而制定的,要求在月末制定下一个月的上班更次,首先由收银员 个人根据休假数量,提出休息请求(一般要求假期当月处理完毕,不累计到 下个月,如由于营业需要可以调整),再由编更负责人综合情况,制定下月更 期表,具体要求如下。1、排班表制定后,若有需要更改或临时调更,需请示领导批准。2、请休病假、事假的,需要出示医生开具的病假单或请假条,并经批
18、准。3、若因个人原因,需提前下班或推迟上班的,需经批准方可执行,欠下 的时间,以后补回。4、在工作未完成时,不得无故提前下班、早退。5、在每个月的排班表制定前,若员工有需要申请假期的,需提交申请条, 并交财务领导批准后,方可作准。6、当班人员负责起当班所有应付的工作责任。7、如遇上与人事部相关规章制度相抵触的,以人事部的相关规章制度作 前提,作出修订。第十节各种消费券(卡)管理在酒店用于替代现金支付住宿或餐饮等其他服务,包括免费的消费凭 证。1、 酒店发出的消费券仅限用于自身酒店内。2、 消费券上必须注明可消费金额。3、 消费券不能兑换现金,并且未使用的价值不被偿还。4、 消费券必须在消费前出
19、示。5、 消费券上必须注明有效使用期限,过期作废。6、 所有消费券由财务部按序号控制并保存。7、 所有消费券的使用需经财务部盖章后,方可生效。8、 酒店员工不能使用消费券,特殊情况例外。9、消费券在申请或发放中,不得作假或发放与此无关人员,一经查出, 严肃处理。10、 免费的消费券上须注明,如持券人到酒店消费,需提前预订,以 视客房及餐厅的消费安排情况11、 申请免费消费券,应事先填写申请表,注明时间及原因,而后经 相关部门经理及总经理批准。12、 任何消费券如延期使用,需由财务经理和总经理同意,并在消费 券上签字确认,在原来的消费券上注明延迟的时间,方可生效。13、 所有消费券均由财务部保管
20、、发放,任何相关部门需要领取消费 券时,由财务部负责保管人员登记消费券号码、领取时间等资料,并由领取 人签收。14、 消费券根据其发放的性质,相应作帐务处理。15、如果为IC卡,亦由财务部控制,包括:制卡、更换、充值等等。第十一节酒店的交际宴请是指酒店有权限的人员根据工作需要而在餐厅宴请消费。1、 所有高级相关部门经理、被授权的相关部门经理和员工允许宴请客 人。2、宴请申请单应提前申请,申请人必须填写宴请申请表,注明申请人、 相关部门、宴请时间、地点、人数、预计金额、被宴请人及理由等详细内容。3、 宴请必须事先经申请人的相关部门经理批准后经总经理审批。4、上述银行账户的支票由银行领出后,经出纳
21、登记保管,并凭有效批准 后的付款通知单填写支票,不符本项规定的任何情况,不予填写支票。5、如果在取得发票之前需要预先领取支票的,应在5个工作日之内,将 有关原始凭证交回财务部,予以核准报销。支票未能按原定用途使用时,必 须及时退交出纳员,可根据业务需要重新办理支票领用手续。6、不得开具空白支票,支票的收款人、用途、金额等必须填列齐全。如 因特殊情况确需将某项内容空置不填的,应在用款申请单的备注栏填写 清楚,按程序经有关领导审批后方可开具。经办人需在支票开出后三日内将 原空置项目的实际内容告知财务部。出纳员负责督促相关工作。7、 酒店的所有营业现金收入均按酒店的营业款缴纳管理规章制度 办理,违反
22、者给予处分,并追究应负的经济责任。8、按本管理规章制度存放在酒店内的周转资金规定为:出纳备用金:仅作为本规章制度规定的其他备用金的报销回填,和支付 零星现金支付。外币兑换备用金:前堂收银处的外币兑换备用金,除受酒 店的规定管控外,同时必须遵守银行对代办外币兑换业务所订立的有关规定, 并只作为外币兑换点的外币兑换业务专款,不得挪作其他用途。收银员找零备用金:各收银处的找零备用金,只作为收款业务中找零给 客人的专用备用金,并应按规定在每班交接班时,由交接双方核点交接,不 得截留滞交。邮资备用金:前堂部接待处的邮资专用备用金,允许以邮票和现金的形 式同时保管,但只用作提供给客人的代邮服务专用,不得挪
23、作其他用途。现 金和邮票的总和应与备用金规定的固定额度相符。采购部备用金:采购部的备用金,规定只作为解决酒店零星采购,业务 急用所需。4、 所有食品及饮料均以实际消耗按餐牌及酒牌单价记录,实际发生金 额不得超过预计金额的10%。5、 未及时提供宴请单者,必须在24小时之内主动交与财务日审。6、 所有宴请原则上应在酒店内进行。7、 只有在特殊情况下,经总经理特别批准方可在店外宴请,事后同样 补宴请申请单。8、 如违反宴请规定而执行或经催促仍未补填宴请申请表,其费用将从 宴请人的工资中扣除。9、 各享有宴请权的员工应自律地控制成本。10、 日审人员应每天登记酒店员工宴请明细汇总表。11、 如果有定
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