新时期人事档案管理信息化建设思考.docx

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1、新时期人事档案管理信息化建设思考【摘要】目的：探讨新时期医院人事档案管理工作中开展信息化 管理的有效性。方法：对本辖区某医院从2022年7月至2022年12 月进行人事档案信息化管理，2022年1月至2022年6月采取常规管 理，比照信息化管理建设前后该医院的人事档案管理效果。结果：信 息化管理建设实施后，该医院人事档案管理人员业务综合素质评分为 (88. 634. 25)分，明显优于管理前的(72. 654. 12)分，P0. 05； 信息化管理后，该医院档案管理不良事件发生率为1.56%,低于管理 前的7.81%, P0. 05o结论：新时期医院人事档案工作中开展信息化 管理建设能够提高医

2、院整体医疗管理服务水平，同时有助于改善人事 档案管理人员综合素质及业务水平，减少档案管理不良事件，应用效 果良好。【关键词】人事档案管理;信息化建设；管理效果【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】2026-5328 (2022) 0202前言随着信息化技术的不断开展和进步,各行各业开始持续开展信息 化改革和创新，医院各部门也不同程度地引入了信息化技术口。医 院人事档案管理作为医院管理工作的一项重要内容，涉及到的人员数 量众多，且管理工作内容十分复杂，工作难度大2。现阶段，还有 少局部医院人事档案管理工作中仍存在管理效率偏低的问题，管理工 作质量有待提高。因此，对本辖区某医院从202

3、2年7月起实施人事 档案信息化管理技术，并比照该年度内信息化管理建设实施前后的人事档案管理效果，进一步探讨信息化管理建设的作用，现将详细过程呈现如下。1 .资料与方法1.1 一般资料本辖区某医院从2022年7月至2022年12月对人事档案开展信 息化管理，2022年1月至2022年6月对人事档案采取常规管理。信 息化管理建设实施前后负责该院人事档案管理的人员为同一批工作 人员，共计10人，其中男性6名，女性4名。随机抽取2022年1月 至2022年6月（管理前）本院128份人事档案进行研究，其中男性 68人，女性60人；年龄24岁至55岁，平均年龄（35. 655. 02）岁； 职务类型：医生

4、45人，护理人员50人，其他卫生人员33人。另外， 随机抽取2022年7月至2022年12月（管理后）该院128份人事档 案进行研究，其中男性70人，女性58人；年龄23岁至55岁，平均 年龄（34. 804. 98）岁；职务类型：医生42人，护理人员52人，其 他卫生人员34人。两组档案信息资料比照无统计学意义，P0. 05o1. 2方法信息化管理前，对医院人事档案采用常规管理方式，主要通过纸 质管理的方式对医院人事档案进行保存、借阅。由医院人事档案管理 人员负责针对医院员工个人信息资料（花名册）、非在编人员劳动合 同、工资及其他薪酬相关资料、招聘表格、员工个人行评以及医德考 核等相关文件和

5、资料进行收集和整理，做好归档工作，并将纸质档案 存放于人事科档案室，根据相关管理规定进行保管和使用。信息化管理后，对人员人事档案开展信息化管理建设，具体做法 为：加强培训：医院应提高对人事档案信息化管理建设的重视度, 投入足够的资金购买相关信息化设备，并争取引进高素质的专业信息 化管理人才。定期组织医院档案管理工作人员参加信息化档案管理专 业培训，详细介绍档案信息化管理的目的、方法、操作流程、优势等 内容，增进其对相关内容和知识的了解，帮助其树立起良好的信息化 管理意识，提高其学习主动性和积极性。在培训过程中，重点加强对 工作人员信息化设备操作技能的培训，提高设备操作技能，促进其档 案信息化管

6、理业务水平的提升。完成培训工作后对工作人员的信息化 档案管理理论知识水平及实践操作技能水平实施考核，确保工作人员 通过考核后方能上岗，假设未能符合考核标准，应重新加强培训，直到 考核通过方能上岗。完善制度：医院开展信息化人事档案管理时, 应充分发挥计算机技术在数据处理方面的优势，对档案管理过程中存 在的问题进行具体分析，并根据医院开展实际情况制定相应的管理改 进计划，完善相关管理制度。进一步加强基础设施建设，并制定相应 的信息化管理制度，帮助医院人事档案管理逐步从人工化阶段顺利过 渡至信息化管理阶段。完善人事档案管理人员激励制度，将信息化档 案管理工作与员工绩效考核挂钩，对于信息化管理工作表现

7、突出者给 予相应奖励，而对于表现不佳的人员应及时指出并合理进行惩罚，发 挥良好的人员激励作用，提高人事槽案信息化管理工作质量。此外, 不断完善医院信息数据库，在数据库中分设人事档案资料录入、资料 归档、资料分类、绩效考核、人员培训、薪资审批以及职称晋升等多 个人事管理子系统，方便针对医院人事档案实施整理和分类。具体分 析不同科室的业务范围，对其数据库访问及管理权限进行科学设置, 注意做好档案资料保密工作。管理创新：针对医院人事档案信息化 管理中的人事档案数据输入功能进行进一步优化，尽可能提高数据存 储的平安性，减少隐患。不断创新医院人事档案信息化管理模式，采 用网络云存储的方式对相关档案信息进

8、行存储，进一步提高档案信息 资料管理的平安性，尽可能防止档案丧失或被窃取的现象，减少篡改 档案信息的事件发生。1.3观察指标业务综合素质评分:针对信息化管理前后档案管理人员的工作 态度、信息化管理技能等实施评估，以100分为总分值，评分越高意味 着员工业务能力越强。管理有效性：对信息化管理前后医院人事档 案丧失及管理错误的事件进行统计，比照其档案管理不良事件发生情 况，不良事件发生率为档案丧失率和管理错误率的和，不良事件发生 率越低，表示管理有效性越高。L4统计学分析采用SPSS23. 0数据软件包对信息化管理前后本院相关数据资料 开展统计学分析和处理，计数、计量资料分别通过n (%)、(xs

9、) 表示，并分别采用X2检验和T检验，以P0. 05为数据比照差异有统 计学意义。2.结果2. 1信息化管理前后人员业务综合素质评分信息化管理建设实施后，该院人事档案管理人员业务综合素质评 分优于管理前,P0. 05,如表1。2 . 2信息化管理前后的档案管理不良事件发生率信息化管理后，该院档案管理不良事件发生率低于管理前,P0. 05, 具体见表2。3 .讨论医院人事档案管理是医院管理工作的重要内容,随着医院医务工 作人员人数不断增加，人事档案管理面临的工作压力也越来越大，工 作难度逐步增加3。过去，医院多采用的是传统的纸质人事档案管 理方式，虽然这种管理方式具有较好的原始性、包容性以及不可

10、复制 性，但是也存在易损坏、共享性差、归档困难、保存难度大等缺陷， 不利于提高档案管理工作的效率和质量4。现阶段，医院人事档案 管理工作中仍存在以下问题：重视度缺乏。目前，医院领导对于人 事档案管理工作的重视度仍待提高，局部领导将注意力更多的放在医 疗设备以及医疗环境等方面，对于人事档案信息化管理的关注度较低。 由于医院接诊患者人数众多，相当一局部工作人员被优先安排到其他 部门工作，人事档案管理工作人员缺乏，且局部人员未接受过专业、 系统化的培训，信息化管理专业水平偏低，档案管理工作相对较随意， 阻碍了新时期医院人事档案管理工作质量的提升。制度待完善。医 院在招聘人事档案管理工作人员时，未能对

11、其专业素质、综合素质等 进行科学评估，人员招聘录用制度存在缺陷，导致人事档案人员在专 业素质及专业技能水平等仍偏低，难以完全满足人事档案信息化管理 工作的需求5。医院对于人事档案信息缺乏完善的管理制度，未能 针对档案信息缺失、归档不及时等问题制定相应的解决方法和管理制 度，导致档案管理不良事件仍时有发生。同时，对于医院人事档案管 理缺乏完善的人员激励制度，不利于激发员工的工作主动性和积极性。 创新性缺乏。目前，医院人事档案信息化管理中仍存在创新性缺乏 的问题，管理人员缺乏良好的计算机水平，信息化管理专业技能待提 升，管理中仍会出现分类错误或保存错误等问题。此外，人事档案信 息存储中由于存储方式

12、的缺乏，出现档案丧失或被窃取的现象，不利 于提高人事档案信息的平安性。近年来，信息化技术持续开展和进步，传统的纸质档案管理已经 难以满足医院在档案管理工作方面的需求，信息化管理开始被引入到 档案管理工作中，并发挥十分重要的作用。大量研究证实，通过信息 化管理医院人事档案，能够提高医院档案管理工作效率和质量，并减 少人员消耗，有利于降低管理工作本钱6-7。本次研究发现，信息 化管理建设实施后，医院人事档案管理人员业务综合素质评分为(88. 634. 25)分，明显优于管理前的(72. 654. 12)分，P0. 05； 信息化管理后，医院档案管理不良事件发生率为1.56%,低于管理前 的7. 8

13、1%, P0. 05o这说明，在医院档案管理中实施信息化管理建设， 能够促进档案管理人员综合素质的提高，有利于提升医院整体管理质 量，并减少档案管理不良事件，提高管理有效性。究其原因，主要是 因为，信息化管理要求针对各个工作环节进行细分，对具体工作任务 进行明确，并设定清晰的档案管理目标，通过各种先进的数字化管理 方法和信息管理技术，能够确保档案资料的平安性，防止出现档案缺 失，同时可提高档案资料管理效率，实现资源共享8。通过科学的 信息化管理培训，能够帮助档案管理人员树立良好的信息化管理理念, 并增进其对人事档案信息化管理工作的认识，使其熟练掌握各种信息 化管理操作方法和技巧，提升员工业务综

14、合素质水平。通过不断完善 医院人事档案信息化管理制度，创新相关信息化管理方法和模式，能 够帮助医院人事档案管理工作逐步从传统的纸质管理顺利过渡到信 息化管理，并实现管理的标准化以及流程化，让工作人员更加清晰地 了解档案管理收集、整理、归档及使用等各个工作环节，明确自己的 工作职责，从而提高档案管理工作的质量。结语总而言之，当下仍有局部医院人事档案管理工作中仍存在重视度 缺乏、制度不完善以及创新性缺乏等问题。信息化管理建设要求提高 对医院人事档案管理的重视度，加强人员培训，不断完善相关管理制 度，并对信息化管理方法及模式进行创新，能够促进医院人事档案管 理人员综合素质及业务水平的提高，减少档案管

15、理不良事件，有利于 提升医院整体管理工作质量，应用效果良好。参考文献：1贺露露.新时期人事档案管理信息化建设研究J.兰台内外, 2022 (17)： 16-18.武哲.新时期医院档案管理信息化建设途径探讨J.办公室 业务,2022 (03)： 66-67.3刘英霞.新形势下医院人事档案管理信息化建设探究J.办 公室业务，2022 (05)： 48.4胡兰.数字信息化在医院人事档案管理中的应用分析J.办 公室业务,2022 (18)： 171.5董媛媛.医院人事档案管理中数字信息化的应用J.办公室 业务,2022 (14)： 84.6姚瑶，张秀玲，吴倩.数字信息化在医院人事档案管理中应用 研究J.全科口腔医学电子杂志，2022, 6 (21)： 157+159.7来斌.数字信息化在医院人事档案管理中应用分析J.智库 时代,2022 (17)： 207-208.8慧.数字信息化在医院人事档案管理中应用分析J.中国卫生标准管理,2022, 10 (03)： 1-2.作者简介：周丽萍(1980. 10),女，汉族，广西蒙山，主管护师，本科，研究方向：卫生管理