大学基建处工程档案管理细则.docx

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1、XX大学基建处工程档案管理细那么第一章总那么第一条为加强基建工程文件档案资料的管理，根据中 华人民共和国档案法、建设工程文件归档整理规范 (GB/T50328-20XX). XX市城建档案管理的有关规定以及学 校XX大学基本建设管理方法和档案管理的相关规定，结 合基建处工作实际，制定本细那么。第二条基建工程档案是重要的工程技术资料，反映学 校基本建设工作的真实历史纪录，是学校档案的重要组成部 分，是工程工程建成投入使用后，管理、维修、改建、扩建 的重要依据。第三条制定本细那么是为了加强和规范工程档案管理， 提高工程档案的真实性、准确性和完整性，更好地为学校教 学、科研工作服务。第二章 工程档案

2、的管理体制第四条基建工程档案工作接受学校档案馆的业务管理 和XX市城建档案馆的业务指导，实行统一领导、两级管理、 部门立卷的管理体制。综合科工程档案管理员负责工程档案 资料的管理工作。第五条工程档案管理员的职责(一)贯彻执行国家及自治区档案法规和学校档案管理的相关规定，努力学习档案工作专业知识，忠于职守，认真 做好工程的档案管理工作；（二）严格按城建档案的规定，认真落实档案的收集、 整理、立卷、保管、利用五个环节的管理工作；（三）每项工程竣工后，完成该项工程的立卷归档工作, 向学校档案馆移交；（四）负责基建处工程档案和工程资料的保管、平安、 保密和提供利用等工作；（五）定期检查档案资料的保管情

3、况，确保档案资料的 完好；第六条工程档案管理作为基建工程管理的重要组成部 分，纳入基建管理工作计划和工作业绩考核。处长为档案管 理工作第一责任人，各科室负责人为本科室的档案管理工作 责任人，其职责是按本细那么的规定和分工做好所在科室归档 材料的收集、整理等相关工作。第三章工程档案的收集第七条 工程档案归档材料的收集是基建处各职能科室 和全体工作人员的共同责任，必须提高档案意识，充分认识 到工程档案的重要性，齐心协力地将归档材料收集齐全。第八条工程档案的收集是工程档案管理工作的基础， 工程档案资料应随工程进度及时、认真、负责收集和整理， 并应按专业分类，认真书写，字迹清楚，工程齐全，真实完 整。

4、第九条 规划设计科负责提供的归档资料有：工程立项 文件、工程设计文件、工程招投标文件、工程结算文件等， 以上资料在工作完成后向综合科档案室移交，分管处领导检 查、落实。第十条 工程科负责提供的归档资料有：全套施工资料 （含检测、验收及竣工资料），以上资料在工程工程竣工验 收合格后向综合科档案室移交，分管处领导检查、落实。第十一条工程科负责催促总承包单位，在工程竣工验 收备案后（3月内）将全套工程资料移交XX市城建档案馆并 将档案接收单交至综合科档案室，假设以上工作未完成将不予 支付工程尾款。第十二条综合科工程档案管理员必须及时催促各科室 负责人收集归档材料并及时移交，定期向本科室负责人报告 各

5、工程工程归档材料的收集情况，问题突出的应及时向处长 汇报以便协调解决。第十三条综合科工程档案管理员在接收归档材料时， 必须认真填写工程档案归档材料收集登记表。第四章工程档案的整理与立卷第十四条工程档案的整理是工程档案管理的重要组成 局部，必须认真筛选，注意保持工程工程建设的自然规律和 完整性，保证材料的系统性和不同特点。第十五条工程工程的建设是一个长期的过程，因此收 到归档材料后必须随时整理、分类，发现问题及时整改，避 免出现时间拖延、问题成堆、难于纠正等现象。第十六条 归档材料应使用专用的装具，注明工程工程 名称，存放在专用的档案柜里，建立归档材料检索，取放方 便。第十七条 工程工程竣工交付

6、使用后，工程档案管理员 必须及时将整理好的归档材料立卷。第五章工程档案的保管与利用第十八条 保管工程档案的目的是为了有效利用，在遵 守工程档案管理规定的前提下鼓励利用。第十九条处内工作人员查阅或复印工程档案，须认真 办理查阅登记手续后，在工程档案室内进行。查阅人必须遵 守保密制度，不翻阅与所查内容无关的案卷，严禁涂改、毁 损、抽拆和改变档案内容。第二十条校内单位、个人查阅或复印工程档案，须经 处长批准，按第十九条规定办理执行。第二十一条 校外单位、个人查阅或复印工程档案，应 持有单位介绍信或本人身份证，按第十九条、第二十条规定 办理执行。第二十二条 工程档案的原件原那么不外借，确因工作需 要借出的，校内外单位、个人要出具书面借条，经处长批准 后方可借出。借出时间原那么不超过3天，确需延长的，续借 时间最长不超过7天。第二十三条综合科工程档案管理员要坚持每月清理档 案借阅情况，到期未还的，及时催还；问题突出的，应及时 向处长报告。第六章罚那么与附那么第二十四条发生以下情况之一者，依据学校档案管理 相关规定给予处分：（一）不按时移交归档材料；（二）不按时归还从工程档案室借出的案卷或归档材 料；（三）毁损、涂改案卷或归档材料；（四）丧失案卷或归档材料。第二十五条 本细那么自公布之日起执行。第二十六条本细那么由基建处负责解释。