医院会议室使用管理办法.docx

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1、医院会议室使用管理方法为加强会议室管理，规范、有效地使用会议室，提高使 用效率，保障公务，特制定本方法。一、使用原那么会议室的使用应遵循“重要会议优先，紧急会议优先, 全院性会议优先，先申请优先”的基本原那么，科学安排，合 理使用，满足工作需求。二、主要功能按照会议室的位置、规模和设施配置，确定会议室的功 能用途。会议室主要功能定位，详见附件。三、责任分工根据职能分工，由医院办公室负责全院会议室的统一管 理和使用调配，相关部门负责会议组织与保障的有关工作。 具体责任分工，详见附件。四、审批流程各科室（部门）使用会议室原那么上提前告知院办，由医 院办公室作安排。五、管理规范与使用要求（详见附件）

2、六、监督考核会议室使用与管理情况，由医院办公室负责监督考核,对违反该方法的科室（部门）或个人，纳入综合常规综合目 标考核处理。附：1.会议室主要功能定位.会议室使用管理的责任分工安排2 .会议室管理规范与使用要求附件1：会议室主要功能定位会议室名称座位数主要功能备注医技楼三楼会议室44座主要适用于院周会、职能部门工 作协调会、专题会、座谈交流、 工作报告会、专业委员会议等小 型会议。医技楼五楼多功能会议学 术厅220座主要适用于职工大会、总结表彰 会、发动会、院周会、培训会、 学术会、庆祝会、联谊会、等大 型会议和职能部门全体会议等大 中型会议。附2：会议室使用管理的责任分工安排责任部门负责工

3、作事项备注医院办公室医院办公室 科教科 总务科 后勤科制定管理方法，审查申请、使用登记、 布置调配、协调会务。科教科、医院办 公室具体落实会议室日常事务，包括会 议室保洁与设备维护，会前摆桌椅，开 空调，作电子显示屏会标（仅限医技楼 五楼多功能会议学术厅），试启音响、 话筒、多媒体，按需求准备物资，会中 提供饮水服务，会后对会场进行清理、 保洁，关闭门窗、电源，检查设备设施、 物资家具等完好情况。事业开展科视会议需求，负责制作、悬挂室外会标， 制作欢迎牌、座牌、胸牌、路引，会场 摄影等。使用科室（部门）负责会议通知，准备会议资料，申请会 议室，说明使用需求，包括会标内容、 会场布置、座牌位置摆

4、放、会议所需物 资准备等事项。会前1小时核查会议室 布置情况，参会人员签到、考勤，会中 考勤、维持会议秩序，会后交接会议室。科教科视会议需求，负责多媒体设备的管理与 维护，会前安装、调试多媒体（远程会 议系统、投影仪、幕布、笔记本电脑等）。医学装备科负责会议室电视、空调、音响、话筒、 调音器等管理与维护。后勤科视会议需求，调整会议室桌椅位置，摆 放盆栽花草，皮制桌椅擦油等保养。附3：会议室管理规范与使用要求管理规范使用要求责任部门工作要求后勤科 医院办公 室1 .卫生保洁。原那么上每日上午或会议结束时进行保洁， 随时保持地面卫生，不留纸屑、痰痕；天花板上无浮 尘、蛛网；墙壁及墙上的灯具等悬挂物

5、无灰尘；门窗 玻璃干净明亮；整理桌椅，清理桌下抽屉杂物，抹净 桌面水渍、清洗果盘和茶杯，查看饮水机储水量，做 到清洁卫生、整齐有序。2 .物资准备。使用科室（部门）申请会议所需的桌花、 水果等物资，由医院办公室根据分管院领导审批的品 种、数量，通知总务科购买，作好登记，并在会后请 使用科室（部门）负责人签字确认。会议室日常所需 的茶叶、水杯等物资，由医院办公室提出申请，按规 定程序报批。3 .窗帘使用。会议室窗帘的使用要规范，平时窗帘全 部遮闭，开会时，拉开遮光窗帘，只留白纱窗帘遮闭， 保持光线透亮。4 .空调温度。统一调节会议室空调温度，保持室内气 温适度。一般情况下，夏季空调温度设为26C

6、,冬季 空调温度设为18匕，春季和秋季不开启空调。5 .会前协调。会前1小时，会标、会议资料、饮水、 音响、话筒、多媒体等各项工作必须准备就绪，医院 办公室例行检查，发现问题及时协调解决。6 .会中服务。会议使用期间，医院办公室注意观察会 场情况，发现问题及时协调处理。除有特殊要求外， 每隔15至20分钟续水1次。7 .会后检查。会后要对会场进行清理、保洁，检查会 议室资产和设备有无丧失、损坏，请使用科室（部门） 负责人履行签字手续。并规范关闭会议室内各种照明 和空调、音响、多媒体等电器设备的电源，关好门窗， 确保平安。1 .未经医院办公室许 可，任何部门和个人不 得擅自使用小会议室； 未经科

7、教科许可，任何 部门和个人不得擅自 挪用多功能会议学术 厅多媒体设备和桌椅 等物品，不能随意移动 室内设施，随意更改设 备的配置信息或删除 储存文档资料。2 .严格遵守会议时间， 准时开会，因故推迟或 取消会议，应立即通知 医院办公室协调安排。3 .会议期间，自觉维护 会场秩序，认真听讲， 勤作笔记，不迟到早 退，不交头接耳，不打 瞌睡，不随意走动，无 故不得提前退场。4 .保持会议室整洁，不 得乱扔纸屑杂物，禁止 吸烟，保护会议室设备 设施，特别是多媒体设 备等，如有损坏照价赔 偿。5 .会议结束时，使用科 室（部门）负责人应进 行必要的检查，并与会 议中心进行交接。6 .禁止任何科室（部 门）或个人私自占用会 议室从事与工作无关后勤科1 .每季度定期维护、保养会议室、桌椅，定期擦拭高 空（门窗）玻璃，为会议提供良好环境。2.会议室的窗帘半年清洗1次。一般是在半年后由医 院办公室干事提示后勤科派工人取下窗帘，送到洗浆 房清洗。医学装备 科 后勤科会议室的空调、多媒体、音响、话筒、电子显示屏、 灭火器等设备设施要定期维护，科教科每周要通知后 勤科安排人员擦试除尘，科教科干事要测试运行效果， 发现问题，及时联系医学装备科、后勤科维修。的事情。