07 信息沟通控制程序.docx

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1、质量管理体系程序文件Q/JH002-07-2009D信息沟通控制程序1范围本标准规定及时、准确地收集、传递及反应有关信息，做好信息 的管理的工作程序及要求。本标准适用于公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信 息的收集。2职责采购管理处、三包服务处、销售部、质量处等部门负责对各自 相关方信息的收集。2.1 各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。2.2 质量管理处负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理， 保存和管理相关的信息。2.3 质量管理处负责紧急信息的处理。3程序.1信息的分类3 . 1. 1外部信息包括：a.质量技术监督局、出入境检验检疫局、工商局、国家及省市级 质量监督检验机构

2、、认证机构等监测或检查的结果及反应的信息；b.政策法规标准类信息，如质量法律、法规、条例、产品标准等;c.相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反应的信息及其投 诉等；d.其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量改进技 术、质量管理等方面的信息。3. 1.2内部信息包括：a.正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、 内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；b.（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和 预防措施处理单等；c.紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息；d.其它内部信息（如员工的建议等）。3.2信息的收集、处理与沟通工具信息可采用书

3、面资料、质量记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。 外部信息的收集与处理质量管理处负责质量技术监督局、出入境检验检疫局、质 量检验机构、认证机构等监测、检查结果及反应信息的收集，由质量 管理处传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时， 按照Q/JH002-22-2009D纠正措施控制程序和Q/JH002-23-2009D 预防措施控制程序的要求进行处理。3. 2. 1.2政策法规标准类的资料信息由质量管理处、技术处（总部） 等部门负责收集、更新、整理、保存，详见Q/JH002-01-2009D文件 控制程序。3.2. 1.3采

4、购管理处负责与供方进行信息沟通，对其提供的产品质 量施加影响；质量管理处负责与公司上下级主管部门、媒体等的沟通，了解相 关的信息；销售部负责与运输公司进行信息沟通，并负责与顾客的信息沟 通，以满足顾客各方面的要求；对来自上述相关方投诉的处理详见Q/JH002-22-2009D纠正措施 控制程序和Q/JH002-23-2009D预防措施控制程序。当对方有要 求时，应在一周内给予解决和答复；上述相关方反应的其它信息，可 由对应部门以质量信息反应单的形式传递给质量管理处进行处理。 3.2. 1.4各部门直接从外部获取的其它类信息，如质量改进技术、 质量管理信息等，在一周内以质量信息反应单反应到质量管

5、理处 或技术管理处（总部），由其负责分类、整理，根据需要传递到相关 部门。内部信息的收集与处理2. 2. 1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并 传递日常正常信息；质量管理处、技术处（总部）按照相应程序文件 的规定向有关部门传递质量方针目标及其完成情况、内部审核结果、 更新的法律法规等信息。3. 2. 2. 2 （潜在）不符合信息的处理详见Q/JH002-23-2009D预防 措施控制程序。4. 2. 2. 3紧急信息（如出现重大质量事故时）由发现部门迅速传递 给质量处组织处理，可采用 、面谈、 等方式紧急沟通。5. 2. 2. 4其它内部信息，尤其是产品质量信息，提供者可以质量

6、 信息反应单反应给质量处进行处理，质量信息由质量处接收后统一登记编号，并根据信息的重要程度，报有关领导批准后转到责任部门。3. 2.5责任部门接到反应单三日内将处理情况用质量信息反应处 理单主送反应部门，抄送质量处。3.3信息库的建立和应用1质量管理处负责建立公司的信息库，不断汇集各方面反应回 的信息，按照信息载体的不同（如纸张、磁碟、光碟、胶片、声像制 品等），提供适宜的环境分别存放，统一保存；并参照图书分类的方 式，进行整理分类，制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。3.3. 2质量管理处根据合同评审、设计开发、采购、生产、检验等 不同过程的需要，提供各部门所需信息相应的拷贝，各部门也可根据 索引，在质量管理处调阅所需的信息，质量管理处负责组织各部门对 上述各类信息进行归纳、分析，寻找体系持续改进的机会。3. 4对体系运行过程中各类记录的控制，详见Q/JH002-02-2009D记 录控制程序。3.5各部门要健全收发文件制度，对接收传递的信息予以记录。4相关/支持性文件文件控制程序记录控制程序纠正措施控制程序预防措施控制程序文件控制程序记录控制程序纠正措施控制程序预防措施控制程序Q/JH002-01-2009DQ/JH002-02-2009DQ/JH002-22-2009DQ/JH002-23-2009D5质量记录质量信息反应单质量信息反应处理单