公司车辆费用报销管理制度.docx

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1、公司车辆报销管理制度车辆管理一、目的：为完善公司制度建设为使公司车辆管理合理化 加强财务监督与控制, 规范车辆费用管理，结合公司实际情况，特制定本制度。二、适用范围：(1)公司自有公务车辆管理及费用的管理及报销；(2)私车因公使用费用的管理及报销；三、公司自有公务车辆的管理及费用的报销：(1)车辆燃油费：经分管负责人核定按实报实销形式报销费用；(2)车辆维修保养费：a、车辆的维修保养，由车辆使用人填报车辆维修保养申请单2 ）油卡的充值由谁负责办理，是否认期打印油卡充值记录。有的公司采取 一张总卡加N张副卡策略，相关办事人员定期对总卡充值，然后在网上通过 总卡向副卡进行充值。3）是否认期查询油卡

2、的余额。4 ）是否允许司机自行加油后，回公司报销，针对这种情况如何规定，是否 发生过此类情况。5）是否认期进行油耗分析2、询问司机1）油卡怎么保管，由谁保管2）谁去办理油卡充值3）如果遇到油卡不够，如何处理4 ）是否允许个人先垫付加油款后，回公司报销的情况。第三步测试1、油卡信息是否有隐瞒，建议采取以下方法2)2)1）在进行车辆检测的时候，先获取车辆对应的油卡信息对公司的油卡进行盘点，获取油卡的数量、卡号、用途等信息。3 ）查询财务凭证上油卡充值凭证的信息）将上述信息与行政人员提供的油卡信息进行核对，看是否存在异常。2、是否对油卡实物进行有效管理。如油卡的数量、保管人、用途是否清楚, 建立台账

3、的，台账是否及时更新；油卡账实是否相符；油卡由谁保管，是否 安全。对油卡进行盘点，检查账实是否一致，保管情况是否符合规定。3、获取油耗分析记录及油卡的定期额度，关注以下方面：1）是否认期进行油耗分析，分析的依据是否合理）对油耗异常的月份，需要关注当月的用车情况，公司的业务情况等，并 询问相关人员，以验证对方的解释是否合理2 ）对于月度使用超额度或接近限额的情况进行关注，并结合里程匹配分析 结果是否存在异常，不过这里有一个前提，就是能对油耗进行一个较为合理 的评估，一般情况下，都会用车辆里程数来评估，但前提是里程数是正确的， 这又涉及到用车记录上是否对每次的用车里程进行记录）是否存在余额异常的情

4、况，如余额明显偏大保养申请单，经分管负责人核定并得到总经理批准后，维修保养人持经 批准的车辆维修保养申请单及维修保养发票方能到财务办理费用报销。b、车辆在外公务发生故障或者事故需修理的，返回公司后应补签车 辆维修保养申请单，其维修发票要有随车公务人员签字，经分管负责人核 定并经得到总经理批准后到财务办理费用报销。(3 )车辆运行费用：车辆因公务出行所发生的费用，如过路费、过桥费、停车费等运行费用， 经分管负责人核定按实报实销报销费用。(4 )车辆保险费、年审费及车船使用税：公司对车辆保险费、年审费及车船使用税按实报实销形式报销费用；(5)车内装潢费、物品配置费以及违章罚款等经费不予报销；(6)

5、公司自有公务车辆必须服从公司的工作需要、服从公司的工作安 排和统一调配。四.私车因公使用费用的管理及报销：私车公用必须是因为工作需要并在分管负责人同意的情况下才能使用， 费用报销细那么如下：(1)因渝黔两地工作现况，在现有公司自有车辆无法合理调配的前提 下，可在分管负责人同意及核定并经总经理批准的情况下，配备私车公用并 在相关部门(综合办公室)备案；(2 )车辆综合费用：a、渝黔两地长途高速综合费用报销：在报销费用单据上据实填写私车公 用事由经分管负责人核定后按400元/往返每次报销车辆渝黔两地长途高速 综合费用并提供相应路途的过路、过桥费及油费报销单据；b、短途市区费用报销：按每个月报销40

6、0元车辆综合费用包干计算。(包含重庆及桐梓县辖区内的因公务产生车辆综合费用)c、其他长途高速费用报销如私车公用车辆离开重庆或者桐梓县辖区内， 须经分管负责人同意并在综合办公室备案后，在报销费用单据上据实填写私 车公用事由经分管负责人核定后据实报销。(3 )车辆综合费用包括：油费、停车费、路桥费、保险费、过路费、 修理费、洗车费等费用。(4)私车公用车辆备案并享受报销后，必须服从公司因公事务的合理 调配。五、交通费用报销方法：(1)无外勤工作任务的公司员工，因工作需要外出办事，在公务车辆 不能使用的情况下，可凭乘坐的公共汽车票报销，原那么上不报销出租车票。 因特殊需要乘坐出租车须经分管负责人同意

7、并签字认可。(2)长期有外勤工作任务的员工，须先由分管负责人向相关部门(人 力资源部)申请并经总经理批复，每月可凭票报销200元的交通补贴。六、附那么：(1)本方法由公司人力资源部负责解释。(2 )本方法自2022年11月1日起施行。车号车牌维修点迄今公里.数申请事项维修口 保养口 换给口 其它问题描述：事项内容数量单价小计备注123156一189合计金额 （元）备注1 .笊计费用在50。元以下的,经申请人霎字.复核后交审北方可修修；2 .谓计R用在“。元以上的.经申论 复核人.审批人筌字后方可修修；3所有步用必索级复核,未按蝮定所产生的费用由相关责承当.登记时间出车时间出车地点出车事由用车人

8、开始公里数返W1时间终止里程数加油量备注月IJ时分时分车辆的使用是否符合规定如何做第一步看制度查看制度规定，关注车辆保管、用车规定、车辆违章的处理、车辆维修等行政管理制度。第二步访谈1、询问行政管理人员 1）公司一共几辆车，在哪里，用途是什么，哪些是领导专车2）用车需要走什么流程，是否有用车记录3）车辆存放在哪里）是否允许司机开车回家，如果不允许，继续追问有无特殊和例外的情况。4 ）假设车辆发生违章，罚款是公司承当还是司机承当，有何规定。2、询问司机1）是否可以把车辆开回家，如果发生当天无法回公司的情况如何处理2 ）是否有领导专车（这里主要针对车辆配置有明确规定的，如国资企业, 集团对下属公司

9、等）3）发生违章谁出钱 4 ）车辆发生维修、保养如何办理，需要什么手续，是否有定点机构，费用如何结算。5 ）询问员工平时需要用车如何办理，处理速度如何，有没有觉得用车流程 中有不妥的地方。第三步测试1、获取车辆的信息、相应的用车记录，关注以下方面：1）用车是否按规定进行相应的申请、审批）用车单、用车记录是否信息完整、尤其是关键信息，如用车时间、用车 人、地点等。是否要求在用车结束后将用车里程记录在案（这里主要针对油 耗分析，防止车辆乱开，油卡乱用X2、实物保管1）在下班后对未存放在指定位置的车辆进行核实2）车钥匙是否要求下班后交回）是否认期进行盘点、检查盘点记录2 ）审计人员进行抽盘，尤其关注

10、异地车辆3、费用检查1）检查维修、保养的费用是否按规定进行审批、支持性文件是否齐全，可 以先做一些分析，例如按月按车辆关注异常。2 ）检查票据时，注意票据的地点和时间，如过路、过桥费用，查看去的是 哪里，是否有可能去，停车费发票上所列的地点是否异常。3 ）洗车费，洗车的频率是否异常，洗车的地点是否异常。4 ）违规罚款费用是否超过司机允许报销的限额，可以查询财务账中相关费 用的列式。需要资料L相关制度、流程文件2、用车记录3、汽车相关费用明细及支持性资料审计中常见问题1、公车私用2、用车未按规定审批3、用车超标油卡的使用和管理是否符合规定如何做第一步看制度查看制度规定，关注油卡保管、油卡充值与分配等相关行政管理制度。第二步访谈1、询问行政管理人员1）公司目前有几张油卡，由谁保管，是否一卡一车。