客服礼仪培训资料备课讲稿.doc
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1、Good is good, but better carries it.精益求精,善益求善。客服礼仪培训资料-客服礼仪培训资料任何一个企业都必须依赖客户,客户是企业生存和发展的最重要的资源。而客户服务则是企业与客户接触的窗口,肩负着在公司和客户之间建立联系的关键作用。顾客通过与客户服务代表的接触,在解决各种问题的同时了解了企业的业务,感受到企业的文化,这都关系到企业的整体形象。客户满意的程度决定了企业赢利的程度,决定了企业发展的思路。企业在保持客户的满意度的同时还要力争把满意度上升为忠诚度,这就意味着客户将忠于这个企业并给企业不断地带来更多新的客户。企业的落脚点也应该在于使顾客满意,只有掌握了
2、“客户满意”这个原动力,企业才能得到长足的发展。那么如何提升客户满意度与忠诚度?下面资深礼仪培训师晏一丹老师来为您阐释一下这个问题。首先,大家应该明确什么是客户服务?客户服务就是为了能够使企业与客户之间形成一种难忘的互动(愉悦亲密、很愉快的,自己经历的互动)企业所能做的一切工作。每一位客户从进入你这家公司,就开始享受你的服务,到最终他带来新的客户,在这整个过程中,全公司所能做的一切工作都叫做客户服务工作。当客户感到企业的存在就是为他们服务、满足他们的特殊要求时,企业就获得了竞争的优势,这种优势称为服务个性。企业的客户服务水平越高,就会有更多的客户光顾,也会产生更多的忠实客户,企业会相应获取更多
3、的利润。一个企业的口碑就更在于它的服务能力和服务质量。并不是说客户的任何需求都要无条件地去满足,而是对待客户要有主动服务的意识,把客户的“痛”和“难”当作自己份内的事,与客户经常的沟通和了解,正是创造服务机会和服务价值的最有效途径。同时,您还要向社会负责,要有一套自律的规范化的服务制度和保障体系,让客户明明白白知道您何时何地何人能帮助他排忧解难,能服务什么、怎么服务。一、客户服务人员行为准则1、基本原则遵时、守信、守纪律;尊重客户,重视每一位客户;尽心、尽职、尽责,维护公司声誉,保守公司商业技术机密;要有强烈的集体荣誉感和责任心;热爱本职工作,遵守职业道德,用客服人员应有的活力和不懈的精神与同
4、行竞争;在工作中要按自己的职权要求开展工作,不得擅自越权行事;要服从公司整体利益,服从部门经理/主管的领导,协助同事完成公司安排服务工作;努力学习,不断地提高业务水平;同事之间要经常互相交流自己的工作经验;通过提供适当的信息、建议和指导帮助客户做出正确的选择;客服人员应妥善保管各类档案和数据资料;确保公司环境的优雅、整洁;确保电脑设备与其它硬件设施的完好。如发现公司设施有遭到破坏,任何客服人员都有义务维护它或向上司反映情况。2、礼仪规范礼仪是特定区域内人们交往时所认同的准则和行为规范。1)仪表、仪容方面客服人员工作时,男性应穿戴整齐,不能留长发、染发,不能留长指甲,严禁不修边幅、蓬头垢面、衣着
5、不整、萎靡不振地上班。女性在工作中尽量穿职业套装,适当对外貌进行修饰,着淡装,可以适当使用香水,一般不可佩戴过多的手饰。头发应清洁、整齐,没有头垢、头屑。无论女性还是男性在工作中应避免皱眉、眯眼、咬唇、作怪脸、挖鼻等不良习惯性小动作。2)仪态方面客服人员在工作中:应有的站姿:腰要挺直、胸部微挺,两肩放平,不能驼背。头部保持端正,两眼平视,双臂自然下垂,双手不要环抱胸前,也不要叉腰或是插入衣袋。一般情况下,两腿应绷直,不要东倒西歪或左摆右晃。应有端正的坐姿:入座时,要轻要稳,不要赶步。坐下后,头部要端正,面带微笑,双目平视,嘴唇微闭,下颌微收。双肩平正放松,挺胸、立腰,两臂自然弯曲,双手放在膝上
6、,掌心向下。女性亦可以一手略握另一手腕,置于身前,双腿自然弯曲,双膝并拢,双腿正放或侧放。不要翘二郎腿,尤其不要跷着二郎腿还上下踮脚晃腿,两手不要漫不经心地拍打扶手。应有稳健的走姿:行走时,上身要正直,头部要端正,双目平视、肩部放松、挺胸、立腰,腹部略微上提,两臂膀自然前后摆动,走时步伐要轻稳。行进间不要将手插在衣裤里,也不要背着手,不要摇头晃脑,不要因懒于立腰而使身体在行进间扭来扭去,走路时脚步要利落,有鲜明的节奏感,体现出同望人的精神。3)态度方面客服人员树立良好服务态度的重要性服务态度可以表现为:客服人员按规定向客户提供的服务内容和客服人员的态度。它应该包括客服人员主动向客户提供规定的服
7、务项目和发自内心的良好服务,使客户得到完善的享受和必要的帮助。服务态度是使客户在感官上、精神上感受到的亲切感,这种亲切情绪的体验,不是抽象的,而往往要通过客服人员以礼节、礼议作为媒介,通过面部表情、语言和神态来表达。良好的服务态度具体表现了的管理水平和客服人员的修养,使客户能够以此被衬托出“光亮”。提倡微笑服务客服人员要在工作岗位上表现出诚恳、热情、和蔼、耐心,做到微笑服务。时刻保持良好的工作情绪,处于宁静的心境。微笑可以通过电波传递。3、服务用语规范客服人员在工作岗位上,应牢记和熟练自如地运用诸如“请”、“您好”、“谢谢”、“对不起”、“请原谅”、“没关系”、“不要紧”、“别客气”、“早上(
8、中午、下午)好”、“您忙”、“再见”。(1)直接称谓语:“先生”、“小姐”、“某某先生”、“某某小姐”、“某经理”、“某总”“某老板”等。(2)间接称谓语:“那位先生”、“那位小姐”等。(3)欢迎语:“欢迎您致电武汉弘毅伟业有限公司”“欢迎您来我公司看看”“感谢您对我们公司的支持”(4)问候语:“您好”、“早上好”、“下午好”、“好久不见,您好吗?”、“好久没听到您的声音,您好吗?”(5)祝贺语:“祝您节日快乐!”“祝您圣诞愉快!”“祝您新年快乐!”“祝您生意兴隆!”(6)告别语:“再见”、“欢迎您再次致电弘毅伟业新技术有限公司。”(7)应答语:“我能为您做些什么吗?”“有什么可以帮到您?”“
9、您还有别的事情吗?”“您还有别的问题吗?”“这会打扰您吗?”“如果您不介意的话,我可以吗?”“请您讲慢一点。”“不必客气。”“没关系。”“这是我们应该做的。”“我明白了。”“好的。”“是的。”“非常感谢!”(8)道歉语:“实在对不起。”“请原谅。”“打扰您了。”“完全是我们的过错,对不起。”“谢谢您的提醒。”“我们立即采取措施,使您满意。”“请不要介意。”二、客服人员忌用语及行为(1)忌用语“这个问题我不会处理。”“这个问题我们公司不能给您解决。”“这个问题我们要过一段时间才能给您解决。”“这个问题这么简单,您自己不会解决吗?”“您是不是干XX的?”“您有没有上过学(学过管理或XX)?”“我现
10、在很忙,您下次再打电话来吧?”(2)忌用行为超过三声振铃接听电话或拒听电话;与客户发生争辩、争吵;一口拒绝客户的要求;做过服务后,不管问题解决与否,就将客户远远抛在脑后;随便向客户承诺;将客户的数据信息公开;在接听电话时,摔话筒;一边吃东西一边接电话;接电话时漫不经心;故意对客户大嚷大叫;独断独行,不听取别人意见,也不将好的工作经验传授于人;从不与上司或同事交流及沟通;工作没有效率,做事拖拖拉拉;三、如何处理客户抱怨客户的抱怨是“金”,是客户信任我们的表现,是我们改进服务标准、改进服务流程的基石。处理好一个抱怨,就是留住一个客户,树立一次良好的口碑,从而使客户更加忠诚;处理好一个抱怨,也是自我
11、能力的一次提升。一)正确处理客户抱怨的意义、客户对我们提出抱怨是客户信任我们的表现,是客户还希望继续使用我们服务所发出的信号,对我们不信任的客户会保持沉默,将业务转交给其他公司。客户的抱怨可以让我们了解自己的服务存在的差距,从而改进我们的服务流程和服务标准,提升我们的服务质量。、一位客户的抱怨得到了圆满解决,他会将此次满意的经历告诉给他的客户,至少会是三个以上。根据有关影响力的研究,一个人可以影响27个人左右,例如传销就是从身边的亲戚开始下手的。还有据专业研究机构研究表明,对客户抱怨的圆满解决,其广告效应比媒体广告效应高两到三倍。、问题被圆满解决了的客户将会比其他客户更加忠诚,他们甚至会积极地
12、赞美并宣传公司的服务。4、有效解决有难度的抱怨,会提高员工今后与客户打交道的技巧。二)引起客户抱怨的情况、技术人员操作失误:网络推广时间延误;没有按照客户要求的格式和内容发布;正常运营时间中出现故障无法正常浏览或文件丢失;服务项目有差别;与承诺的服务事项不符;与同事工作沟通不够;服务态度有问题;服务器使用过程中发生安全问题;2、客服人员操作失误:客户所制定的产品内容不完整或缺少有效信息项;没有及时与技术部沟通,时间延误;在与公司的内部交流过程中衔接出现差错;服务态度有问题;与承诺的服务事项不符;与客户沟通不够,有意欺骗客户;处理问题不及时;语言表达不规范;客户流程不符合要求;客户自身操作失误,
13、但为免于处罚而转嫁给公司;客户有意刁难等。3、不可抗力因素:自然灾害、通讯事故等所造成的延误和损失。以上情况都会导致客户对服务的抱怨,我们对客户抱怨处理的不同结果,会使公司与客户的业务关系发生变化。三)客户抱怨处理流程第一步:鼓励客户抱怨虚心接受客户抱怨,耐心倾听对方诉说。客户只有在利益受到损害时才会将抱怨转变为投诉。因此要专心倾听。让客户的怒火尽情发泄,在他们的愤怒发泄完之前,你是不可能帮他们解决任何问题的。如果客户的怨气不能够得到发泄,他就不会听你的解释,以至针锋相对,最终造成双方沟通的障碍,局面无法收拾。许多难缠的客户在表达不满时,会表现得比较激动,怨气十足。尽量不要打断他们,更不能告诉
14、他们“冷静一下”那怕是你礼貌的说“请您冷静一下好吗?”,因为你得到的回答永远是:“你凭什么叫我冷静!”只有让客户将不满发泄出来后,他的情绪才会逐渐平稳下来,理智性更强。因此此时冷静的人应该是你自己。记住,永远不要和发怒的客户去争论。即便你完全理解了对方的意图,也不要去反驳。第二步:理解客户的感受客户肺活量再大,也会有最后没力气,或者停下来喘口气的时候,这时候就是你跳起来说:“我听明白您的话了”的时候了,这会让他觉得自己的力气和唾沫没有白费,并且及时表明你对客户发火的理解和歉意,“发生这么严重的事情,难怪您今天会这么大的火气,以前每次跟您联系我都非常高兴,因为您总是我对发生这样的事情深感歉意。”
15、,让客户感受到愤怒和委屈被人理解。但不要解释事情的原因,即使你理解了客户此时的心情,对客户还未平稳的情绪而言,马上解释事情的缘由无异于火上浇油。因为他会认为你在推卸责任,不想解决问题。这是处理客户抱怨的大忌,也是我们常犯的错误。很多时候事情的本身不是你的责任,但是即使事情不是你干的,客户也会认定错全在你。这种情况下你还是不得不准备好承受所有的责备,以至于做好要面对客户提出的一些过分要求的心理准备。对于你,此时应能承受压力,面对客户始终面带微笑。提醒自己:当一个人怒发冲冠时,他才不管你是谁、你帮他做了多少事呢。你只是他在气头上抓到的第一个发泄对象而已。他所说的话都不是出于私愤,都不是针对你个人。
16、有时候你虽然做过很多尝试,对方依然出言不逊,甚至不尊重你的人格。你要镇定自己,保持冷静,然后再找合适的机会解决问题。第三步:重复事情的经过通过重复客户抱怨的事情经过,以明确你真正了解了客户的问题。如果你没有了解到客户发怒的原因,客户会变得更加生气。他会认为你根本不明白问题出在哪儿。换句话说,他会认为你根本没有听他讲话。有时,即使你认为问题已经很清楚了,可对方不这样认为。重复客户抱怨事情的过程,也是为了达到缓冲客户情绪的目的,过渡客户的激烈态度。同时在重复事情经过的过程中,你要收集有助于解决问题的信息,避免尽早下结论,把所有的事实都调查清楚。并要注意引导客户的思路,将事情引入有利于自己处理结果的
17、方向。但要注意:即使你发现问题是客户自身的原因造成的,也不能马上指出客户的错误,并且永远不能把错误指向客户,因为即使此时你让客户知道是客户自己的失误造成的问题,让客户会感觉到自己态度激烈没有理由,对你来说客户的投诉是解决了,但你忽略了客户的心理,也就是说客户会感觉没有“面子”,更深一层的涵义是客户的自尊心没有得到满足。造成他的心理会产生新的抱怨,是一种潜在情绪上的,对一些我们所说“小心眼”的人,也许会耿耿于怀,在以后的服务过程中“找碴”,扳回自己的“面子”。如果客户针对你“找碴”,那你就惹上了“麻烦”。你会发现你无法与客户沟通,无法让客户配合你。这也是“客户永远是对的”这句话的真正涵义。第四步
18、:转换客户的要求当客户确认你已经理解了他的感受,并了解事情的经过后,接下来的问题是了解他对解决事情的要求,当客户感觉到已经有人在关心问题结果的时候,对立的情绪会平稳,也就达到缓和气氛的的目的。以后的解释才会产生一定的效果。避免对客户的要求说“不”。无论到什么时候,客户最不愿意听到的就是自己的要求被拒绝,他们肯定会立刻不高兴的。想想“客户永远是对的”这句话。同时要找出客户最关心的是什么,这是问题得到解决的关键,面对一个情绪激烈,或者理智不清的人,他有时候会提出很多要求,有的也是过分的,因此你应分析什么才是客户最关心的问题,同时要考虑公司的利益,引导客户的思路将要求进行转换,找出达到客户要求与公司
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