7.5 记录控制程序.docx

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1、1510达濠祺程序文件-DMC- PF7-6-VIII-201 9修改状态：第5次记录控制程序编制部门质管办审批人马辂海修 改 记 录序号修改修改 状态修改内容概要审批人生效日期1王朝阳第1次记录的分类柯华生2007年7月20日2廖卫平第2次由于公司职能机构的调整，做换版修改。柯华生2012年1月25日3质管办第3次依据GB/T28001-20U职业健康安全管理 体系要求的改版要求，做换版修改。柯华生2013 年 1 月 25 口4质管办第4次依据GB/T19001-2016质量管理体系 要 求及GB/T24001-2016环境管理体系要 求及使用指南的改版要求，做换版修改。柯华生2017年1

2、2月25日5质管办第5次依据工程建设施工企业质量管理规范(GB/T50430-2017) (IS045001:2018 职业健康安全管理体系要求及使用指南的改 版要求，做换版修改。马裕添2019年12月25日记录控制程序1目的加强对记录的控制和管理，提供工程产品质量、环境保护和职业健康 安全符合规定要求和管理体系有效运行以及所实现结果的证据；并为 持续改进提供依据。2适用范围适用于管理体系运行和项目工程施工生产全过程的所有职能管理部 门、实施部门及生产部门与质量、环境保护和职业健康安全有关的记 录。33.13.23.33.43.5相关文件适用的法律法规公司管理手册公司程序文件国家、行业及当地政

3、府关于工程技术档案的管理规定。公司管理文件编制办法44.14.2术语和定义本程序引用公司管理手册中有关术语和定义。记录：阐明产品实现过程所取得的结果或提供所完成活动的证据的文 件。4.3管理性记录：反映一体化管理体系有效运行的客观证据文件，如管理 评审记录、合同评审记录、采购文件、合格供方评价记录、内部审核 记录、体系运行检查记录等。55.15.2职责管理者代表是本程序运行的主管领导，负责检查督促记录的管理工作。 质量管理办公室负责本程序文件的编制和完善，负责公司管理记录目 录清单的控制，并监督检查管理记录的控制情况。5.3公司各部门、各项目经理部负责本部门/项目部的管理记录在保存期限 内的形

4、成、分类、标识、存贮、保管、检索和处置等管理工作。6程序流程7.1记录的分类-7.2记录的形成-7.3记录的管理-7.4记录的查询和 借阅一7.5记录的监督和检查。77.17.1.17.1.1.17.1.1.2实施要点记录的分类工程技术（档案要求的）文件记录设计技术文件施工技术文件包括（但不限于）施工技术准备文件，施工现场准备文件，设计变更、洽 商记录，原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试 验报告，施工试验记录，施工记录，预检记录，隐蔽工程检查（验收） 记录，工程质量检查评定记录，功能性试验记录，质量事件及处理记 录，竣工测量资料，竣工验收文件。7.1.1.37.1.2竣工图纸

5、产品实现过程记录包括（但不限于）信息交流与沟通记录，管理评审记录，教育、培训、 技能和经验记录，产品策划记录，环境因素记录，危险源记录，产品 要求的评审记录，供方评价记录，过程确认记录，唯一标识记录，顾 客财产记录，监测装置校准和验证记录，审核记录，监视和测量记录， 不合格及合规性评价记录，纠正与预防措施记录，文件控制记录。7.1.37.1.3.1记录要求各地方政府主管部门针对项目管理所规定的记录表格不一致时，应以 当地政府主管部门要求的表格为准，不需重复记录；7.1.3.2记录包括国家、地方政府主管部门规定及项目承包合同要求的项目施 工的记录及施工资料（通常的技术资料和环保、安全文明施工资料

6、）；7.27.2.1记录的形成管理性记录的表式形成和更改由各主管部门起草、审核，交质量管理 办公室送管理者代表批准后统一施行；7.2.2工程施工质量记录的表式采用国家、行业及当地建设主管部门规定的 统一用表；7.2.3环境与职业健康安全管理记录按公司管理手册的要求进行；7.2.4其它需要补充的质量、环境与职业健康安全管理表式参照相关行业标准用表，确需自行设计表格的，由各实施部门拟稿、审核、批准执行 并送质管办备案；7.2.5记录可以是文字资料、表格、光盘、照片、音像、样件等各种媒体形 式。7.37.3.1记录的管理记录的标识包括记录名称、编号、形成时间和相关人员签认等内容。7.3.27.3.2

7、.1记录的收集体系文件确定的责任部门应指定责任人负责收集所分管的质量、环境 与职业健康安全管理的各种记录。73.2.2收集的质量、环境与职业健康安全管理记录必须按规定时间及时如实 上报有关部门和相关领导。7.323工程施工质量记录的收集按档案管理制度及国家、行业的工程施 工质量验收统一标准执行。73.2.4其它工程质量、环境及职业健康安全管理相关记录的收集参照相关行 业标准和国家相关法规进行。7.3.37.3.3.17.3327.3.3.37.3.3.4编目及使用要求质量、环境和职业健康安全管理体系的运行均须按规定保留记录； 管理性记录编目的方法按照管理文件编制办法中要求进行编目； 应具有可追

8、溯性要求；必须按照相关行业标准用表进行编目，各单位自行设计和更改的用表 应自编编目，编目后不应与标准用表相矛盾；7.3.3.57.33673.3.7竣工工程质量记录可按标准、规范和档案管理部门的要求进行编目；有页码编号的记录不允许缺页记录的填写、收集和签字应及时、真实、准确、完整，字迹应清晰工 整，以防误解；7.338记录不许涂改，确属笔误需更改的，不允许用涂改液，应由负责人员 在笔误内容处划上删除线“一一”，再填上正确记录，必要时并在上面 附有更改人签章；7.3.47.3.4.1记录的保存记录应放在干燥整洁的房间，不得与地面直接接触，以防损坏、变质 和丢失。7.34273.4.37.3.4.

9、4记录应摆放整齐，实行专柜管理，由专人负责。各部室、项目经理部的记录由该部室、该项目经理部保存；工程交付时，项目部的资料员配合质检人员负责整理工程质量、环境与职业健康安全管理的各种原始凭证，并按归档规定装订成册，作为 工程交付资料，未列入交付资料的记录，项目部应对其进行登记和标7.3.4.57.3.4.6各部室、各项目经理部应设专（兼）职资料员保管和管理记录工作； 管理性记录按年、按月进行收集、整理，工程的质量、环境保护和职 业健康安全记录按工程项目收集、整理；73.4.7资料管理员应加强对记录的保管，防止发霉、虫蛀、变质、失效、残 缺少页或丢失，并保持清洁完整，项目竣工后由该单位负责人审核签

10、 名后交工程部（分公司工程部）审核；7.3.57.3.5.1记录的保存期长期保管的记录，保管期不得短于建设项目的使用寿命，如工程竣工 资料，短期保管的记录保存期一般为20年以下；7.3.5.2不需归档的记录，由各单位负责根据有关规定保存、上交或销毁，但 不得短于工程（单项）质量保修期限；7.3.5.3运行的记录一般保存三年以上，当工程项目工期较长时，必须保存到 工程项目竣工验收后；73.5.4凡归档达到保存期限的记录，档案管理人员应列出记录销毁清单，报 主管领导审核批准后，在其委托人员的监督下实施销毁；7.3.5.57.3.67.3.6.1当作参考的记录应作“保留资料”标识。记录的归档各部门按

11、照体系文件的要求管理好本部门分管的质量、环境和职业健 康安全管理记录的归档；7.362竣工工程记录资料由项目部负责收集、整理和编制，分公司（工程部） 协助工程部复核，竣工验收后移交一份竣工档案交公司档案室归档。7.47.4.17.4.1.17.4.1.27.4.2记录的查询和借阅可以查询和借阅记录的人员合同要求时，在商定期内顾客或其代表及合同有关的各方人员；组织内各单位、各部门相关的工作人员。记录的查询和借阅必须经记录保管单位负责人同意，外借的应办理借 阅登记手续；7.4.3借阅的期限一般为一周，若因特殊情况需延长借期应经公司主管领导 批准并及时办理续借手续。7.57.5.1记录的监督和检查质量管理办公室负责对实施过程及体系运行中的质量、环境与职业健康安全管理记录进行检查，将检查中发现的问题向责任单位提出整改 要求。7.5.2各部门负责每季度登记一次记录目录清单，对体系运行中主控过程的 相关质量、环境和职业健康安全管理记录的填写情况进行检查和自查, 公司质量管理办公室每半年进行一次定期检查或在内审时进行检查。 每年一月份各部门、驻外机构、项目部向质量管理办公室报上一年度 本部门现行有效的记录目录清单。88.18.28.38.4记录管理记录目录清单 记录借阅登记单 记录处理审批单 卷内目录