公司HR系统管理规定.docx

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1、HR系统管理规定1目的为了使HR系统管理更加规范，保证系统安全和人事档案资料更加准确以及 实现资源共享。2适用范围公司相关领导，资讯部相关技术人员，人力资源部的全体人员、各部门的人 事主管、专员、文员或车间统计员。3相关人员职责1.1 人力资源部人事组负责HR系统新需求的提报、系统的实施及日常维护 和管理。3. 2资讯部负责提供技术支援和保障。3. 3人力资源部各职能组和各部门相关人员根据授予的权限负责人事资料 的录入。4 内容4. 1 HR系统资料的录入4. 1.1作业员资料的输入4. 1.1. 1作业员入职时由招聘组将作业员的必须字段录入系统，其字段是： 工号（系统将自动生成，不能随意更改

2、，以下相同）、入职日期、身份证号码、 部门、岗位、员工级别。招聘文员将书面档案资料（试工单）直接给用人部门， 用人部门人事文员依照相关规定妥善处理员工个人档案资料。4.1.1. 2作业员分入部门后，各部门人事文员根据员工书面档案资料在七个 工作日内将作业员在HR系统中的人事资料补充完善，部门必须到具体的车间。 作业员试工合格后，将员工书面档案资料（试工单）交部门相关领导签字后，在 十个工作日内把作业员书面档案资料交至人力资源部人事组。4.1.1. 3人事组档案管理员对交上来的资料，先核对系统资料，再整理书面 资料并归档。4. 1.2职员资料的输入4.1, 2.1招聘组招聘文员根据相关规定负责办

3、理和收集职员入职的相关人 事资料，人事组人事文员根据招聘组提供的档案资料（试工单）录入HR系统，录入的字段必须包括：工号、入职日期、身份证号码、部门、岗位、员工级别。4.1. 2. 2人事组在办理完厂牌等相关手续后将书面的人事档案资料交招聘 组，由招聘组将人事档案资料交员工本人再交给各部门人事文员，各部门人事文 员将在七个工作日内把职员的书面档案资料在HR系统中补充完善，部门至少要 细化到科或者组，职员试工合格后，将职员书面档案资料交部门相关领导签字完 毕后，应在十个工作日内把职员档案资料交至人力资源部人事组。4. 1. 2. 3人事组档案管理员对交上来的资料，先核对系统资料，再整理书面 资料

4、并归档。4. 1.3管理人员资料的输入4.1. 3.1招聘组招聘文员根据相关规定负责办理和收集职员入职的相关人 事资料，人事组人事文员根据招聘组提供的员工档案资料录入HR系统，录入的 字段必须包括：工号、入职日期、身份证号码、部门、科或者组、岗位、员工级 别，其它信息应当在七个工作日内输入完毕。4.1 , 3. 2人事文员录入完所有员工信息后交档案管理员，档案管理员核查完 HR系统资料后，再整理书面资料并归档。4.2 员工异动资料的变更4.2.1 任何员工的异动，必须填写员工岗位/职务变更表并经部门和人 力资源部相关领导签字后，由人力资源部人事组进行员工信息的变更，各部门文 员或统计员，不能随

5、意对异动人员的资料进行修改。4. 2. 2人事组档案管理员根据员工岗位/职务变更表，于3个工作日内， 在HR系统人事异动窗口里做人事变更，不能在员工录入窗口直接进行修改，做 完系统记录后，再将书面资料归档。4.3自离人员资料的处理4.3. 1招聘组已将人员资料录入系统的作业员，但又未入部门就自离的，由 招聘组填写自离日报表并经人力资源部部长签字后交到人事组，由人事文员 在HR系统中进行处理。已分配到部门的作业员自离，由各部门文员填写自离日报表并经部门部长或总监签字后交至人力资源部人事组，由人事文员在HR系统中进行处 理。4. 3. 3职员和管理人员的自离统一由用人部门填写自离日报表并经部门 部

6、长或总监签字后交至人力资源部人事组，由人事文员在HR系统中进行处理。4. 4正式离职员工资料的处理4. 4. 1人事组人事文员在离退员工全部办理完交接手续后将该员工人事资 料进行离职处理，输入离职日期、离职原因等相关资料。4. 4. 2档案管理员将离退申请单、员工离退交接清单进行归档。4.5 HR系统资料查询权限。人力资源部所有人员具有全公司员工资料查询权，各部门人事主管或文员具 有本部们员工资料查询权，各车间统计员具有本车间员工资料查询权。4.6 HR系统数据资料导出权限。人力资源部所有人员具有全公司员工资料导出权，各部门人事主管或文员具 有本部门员工资料导出权，各车间统计员具有本车间员工资

7、料导出权。4. 7关于HR系统安全的规定4.7. 1人力资源部人事专员、资讯部系统管理员、人力资源部中心总监分别 作为HR信息系统的系统管理员、安全保密管理员和密钥口令管理员，要求职责 清晰，分工明确。4. 7. 2加强对有关人员的安全保密教育，建立健全保密规章制度，完善各项 保密防范措施。4.7.3 HR系统日常管理人员是安全保密的责任人，任何日常管理人员不能 越权使用和修改系统数据资料，每个使用HR系统的人员都有独立的用户名与密 码，密码不得泄露给他人，并且应设置8位的用户密码，密码不能是纯数字，必 须是数字与字母的组合，用户密码应定期更改，以防止他人盗用和破译。4.8 HR系统用户及系统功能申请程序任何需要成为HR系统用户和使用其功能的人员必须经过相关的审批程序。 具体的审批程序是:部门部长或中心总监签字，人力资源部人事主管和部长签字, 由HR系统管理员根据申请人的工作需要决定是否设立帐户和赋予相应权限。 5、本制度的解释权和修订权属人力资源部，自发布之日起实施。6、附件HR系统用户申请表人事模块申请表