理工学院公务卡管理办法.docx

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1、理工学院公务卡管理办法第一章 总则第一条 为进一步加强学院财务管理，提高财务支出 透明度，有效监督财务支付行为的真实性和规范性，根据转 发XX省省级预算单位公务卡管理暂行办法的通知、关于 进一步加强公务卡使用管理的通知（营财库2014） 289号） 要求，结合我院实际，制定本办法。第二条 本办法所称公务卡，是指学校在编在岗的正 式教职工个人持有、保管和使用，主要用于日常公务支出和 财务报销业务，也可用于个人消费、具有一定的透支消费额 度和透支免息期的信用卡。公务卡实行“一人一卡”实名制。 教职工个人为公务卡持卡人（以下统称持卡人）并承担相应 法律责任。第三条财务处负责统一组织本院需要办理公务卡

2、的工作人员向发卡银行申办。第二章公务卡结算方式的试用范围第四条 原使用现金和转账结算方式、单笔金额在2 万元以下的公用经费支出，包括差旅费、招待费、培训费、 设备购置费、办公费、会议费、咨询费、租赁费、邮电费、 水费、电费、维修费、专用材料费、书报杂志订阅费、公务 用车的燃料费、保险费、保养修理费以及零星购买等商品服 务支出（附件），原则上应使用公务卡结算。第五条 在公务卡结算方式的适用范围内，院内各预 算单位原则上须首先选择在具有刷卡条件的商户进行公务 消费，尽量控制减少现金支出。第六条 公务卡为银联标准信用卡，原则上仅用于办 理人民币支付结算业务。持卡人应当妥善保管公务卡，规范 使用公务卡

3、办理公务支出的支付结算业务，并在发卡银行规 定的免息还款期内，向财务处申请办理报销手续。第七条 财务处认真审核公务卡报销事项，办理财务 报销、银行划款等业务。对于批准报销的公务卡消费支出， 应当在发卡银行规定的免息还款期内办理公务卡的资金还 款手续。第三章公务卡的日常管理第八条公务卡的申办与变更流程1 .办理公务卡的工作人员应如实填写“公务卡申请表” 中所列详细信息，经所在单位及人事处对相关资料真实性进 行审核确认后，连同身份证复印件及其他资料统一交予财务 处，由财务处交代办银行申请办理。2 .发卡银行按规定程序审核教职工的申请资料和办理 公务卡，并及时做好信息维护工作。财务处在公务卡申办成

4、功后，将持卡人姓名、卡号、发卡银行等信息录入财务管理系统。3 .持卡人调动、离职、退休等原因离开学校时，人事处 须及时通知财务处，财务处确认无对公债权、债务后，通知 发卡银行办理公务卡销户等手续，上述程序完成后，持卡人 再办理离校手续。4 .持卡人的私人信息有变动时，须及时自行通知发卡银 行更新相关信息。第九条公务卡的使用管理1 .公务卡是以教职工个人名义申领的，卡片和密码均由 个人负责保管，教职工要认真阅读公务卡领用合约，并按合 约要求使用和保管好公务卡。如存在公务卡遗失、被盗或者 被其他人占有的情形，持卡人应及时联系发卡银行办理挂失 手续。公务卡挂失后可向发卡银行申请补办新卡，并将新卡 号

5、告知财务处。如未及时挂失造成的经济损失由持卡人个人 承担。2 .公务卡主要用于公务支出的支付结算。公务支出发生 后，由持卡人及时向财务处申请办理报销手续。公务卡也可 用于个人支付结算业务，但不得办理报销手续，财务处不能 查询公务卡中的私人消费信息，不承担私人消费行为引致的 一切责任。3 .我院公务卡的信用额度为2万元，持卡人在规定的信用额度和免息还款期内先支付后还款。4 .持卡人收到银行对账单后应及时核对，对公务消费交 易有疑义的，可向发卡银行提出交易查询。对报销金额有疑 义的，可到财务处进行查询。第十条 免息还款期是指在使用公务卡进行刷卡消 费交易日至到期还款日之间的时间。在此期间，持卡人只

6、要 全额还清当月对账单上（账单日）所记本月应还金额，则不 需支付利息。因为刷卡消费的时间有先有后，公务卡享有的 免息还款期长短不同，免息期最长可达50天，最短20天。第四章 公务卡报销管理第十一条 公务卡主要用于公务支出的支付结算。公 务支出发生后，持卡人应及时向财务处申请办理报销手续。 公务卡也可用于个人支付结算业务，但不得办理财务报销手 续，学校不承担私人消费行为引致的一切责任。第十二条 持卡人在执行公务中原则上不允许通过 公务卡透支提取现金，如通过公务卡透支提取现金，提现手 续费等费用由持卡人自行承担。第十三条 持卡人使用公务卡消费结算的各项公务 支出，必须及时办理各项审批报账手续，在发

7、卡银行规定的 免息还款期内到财务处报销。第十四条 持卡人办理公务卡消费支出报销业务时, 须附有原始发票、经本人签名的公务卡消费交易凭条及复印 件（POS机小票或网上交易支付记录）和购物明细或消费清 单。第十五条原则上持卡人应在公务消费7天后、发卡银 行规定的免息还款期到期前7个工作日内，向财务处申请办 理报销手续，财务人员应当在发卡银行规定的免息还款期到 期前3个工作日内，办理报销资金的还款手续。有下列情形所产生费用由持卡人个人承担，财务不予报 销：1 .使用公务卡用于个人消费部分；2 .报销费用与提供的报销凭证（发票、消费清单）、公务 卡消费交易凭条不符的；.持卡人透支提取现金所产生的手续费

8、、利息等；3 .因持卡人个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关 费用；4 .因持卡人个人保管不慎或遗失等原因，导致公务卡被 盗刷所形成的支出和损失；.其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。第十六条 持卡人因出差在外或其它特殊原因，确实 无法在规定的时间内办理报销还款手续的，可通过传真等书 面方式委托本单位其他人员填制借款单，并提供持卡人姓名、 卡号、消费时间和每笔消费金额的明细信息，经财务人员审 核后先办理借款手续，在到期还款日前先将资金转入公务卡, 待持卡人回院后一周内补办报销手续并冲销其借款。第十七条 财务人员对持卡人签字确认的公务卡消 费交易凭条（POS机小票）、报销单据等进行审

9、核后，根据持 卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息，审核确认后 予以报销。第十八条 因供应商退货等原因导致已报销资金退 回公务卡的，持卡人应及时将相应款项退回学校账户。持卡 人退款的财务审核手续按学院内部财务制度规定执行。第五章 管理职责与要求第十九条 财务处在公务卡管理工作中的主要职责 日1 .组织统一办理学院公务卡，做好新增、调动、退休等 人员的公务卡管理工作。2 .加大对持卡人使用公务卡结算的宣传力度，促进本单 位持卡人树立良好的信用意识，逐步取代现行的现金结算方 式。3 .督促持卡人及时办理公务卡项下公务消费支出的财 务报销手续，协助发卡银行向逾期欠款的持卡人催收欠款。4 .审核持

10、卡人提请报销的公务卡消费信息，及时办理公 务卡的报销还款和资金退回处理等有关工作；下载保存报销 还款信息，做好相关账务处理工作，并按月与发卡银行就公 务卡报销还款情况进行对账。5 .配合市财政部门做好公务卡监督管理等有关工作。第二十条 持卡人在公务卡管理工作中的主要职责是：1 .按规定申请办理公务卡，妥善保管卡片和密码，并承 担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用。2 .执行公务所需支出，原则上应使用公务卡结算和报销, 保留好个人签名的消费交易凭条和相应的票据、消费清单等 作为会计原始凭证，以备报账使用，接受财务处对公务支出 的监控管理。3 .持卡人因调动、离职、退休等原因离开学院、影响公

11、 务卡使用情况的，有责任主动向财务处报告，并应按学院要 求清理公务卡项下债权债务，停止公务卡的使用。4 .遵守国家关于银行卡使用管理的法律法规和本办法 有关规定，规范使用公务卡。第二十一条 严禁将非本院工作人员纳入公务卡管 理范围；严禁违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏持卡人 的私人交易信息；严禁持卡人违规使用公务卡、恶意透支、 拖欠还款或将非公务支出用于公务报销。违反规定的，追究 相关人员的行政责任，情节严重涉嫌犯罪的，移交司法机关 依法追究刑事责任。第六章 附则第二十二条学校实行公务卡结算方式后，原则上不再办理公务卡信用额度以内的现金借款。特殊情况需办理现 金借款的，经财务处审核后，方可预

12、借现金，并按现行财务 规定办理报销。第二十三条 学校实行公务卡结算方式后，一般情况 下不再使用现金方式结算。工资、津贴补贴、奖金、课酬和 学生奖助学金、劳务费等人员经费支出通过个人借记银行卡 结算和发放；商品服务支出等公务支出通过公务卡结算。个 别确实不具备刷卡条件的商业服务网点发生的单次消费额 度在1000元以下的零星支出及其他特殊情况需经批准的支 出项目，经财务处批准可通过个人银行卡结算和发放。第二十四条本办法由财务处负责解释，自XXXX年1月1日起施行。附件：XX理工学院公务卡强制结算目录附件XX理工学院公务卡强制结算目录序号公务卡结算项目备注01办公费指单位购买按财务会计制度规定不符合

13、固定资产确认标准的 日常办公用品、书报杂志等支出。02印刷费指单位的印刷费支出。03咨询费指单位咨询方面的支出。04手续费指单位支付的手续费支出。05水电费指单位支付的水电费支出。06邮电费指单位开支的电话费、电报费、传真费、网络通讯费等支出。07物业管理费指单位开支的办公用房、职工及离退休人员宿舍等的物业管理 费，包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。08差旅费指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票支出等。09维修（护）费指单位日常开支的固定资产（不包括车船等交通工具）修理和 维护费用，网络信息系统运行与维护费用。10租赁费指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面的费 用。11

14、会议费指会议中按规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印 刷费、会议场地租用费等。12培训费指各类培训支出。13公务接待费指单位按规定开支的各类公务接待（含外宾接待）费用。14专用材料费指单位购买日常专用材料的支出。具体包括药品及医疗耗材， 农用材料，兽医用品，实验室用品，专用服装，消耗性体育用 品，专用工具和仪器，艺术部门专用材料和用品，广播电视台 发射台发射机的电力、材料等方面的支出。15公务用车运行维 护费指公务用车的燃料费、维修费、保险费等支出。16其他交通费用指单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如飞机、 船舶等的燃料费、维修费、保险费等。17其它上述项目外可用公务卡结算的其它支出费用