A1.2.2.1.4.10文件管理制度.docx

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1、公司2-R10-2000文件资料管理制度2005-08-28 发布2005-10-05 实施公司发布文件销毁单编号:文件名称文件编号销毁份数销毁时间备注销毁文件申请人：年 月 日销毁文件批准人：年 月 日销毁文件执行人：（至少2人）年 月 日备注：2-R1004-2000作废文件目录编号:序号文件名称文件编号版本号生效日期作废日期备注2-R1005-2000填表人：填表日期:2-R10-2000受控文件清单编号:序号文件名称文件编号版本号更改状态生效日期使用部门备 注2-RI006-2000填表人:填表日期:12A/0公司文件资料管理制度一、 总要求对与公司质量体系有关的文件资料进行管理，确保

2、各有关部门运行的文件和 资料为有效版本。二、适用范围本管理制度适用于公司质量体系文件及相关文件资料的控制。三、管理职责人力资源部为文件和资料的归口管理部门。四、文件资料的管理1、文件和资料的分类a) .管理性文件：质量手册、程序文件、质量计划。b) .技术性文件、资料：作业指导书、质量记录、国家有关方面的法律、法规， 有关主管部门的行政文件。c) .与质量体系及产品质量有关的外来文件和其他主管部门署名文件。d) .合同、协议。2、文件和资料的编号按IS09000： 2000文件排列编制：0-质量手册1-程序文件2-作业文件(即可操作的管理制度文件)。按部门代号编制管理文件编号，部 门代号规定如

3、下：公司2005-08-28批准2005-10-05 实施R-人力资源部C -财务部G-工程部J 技术部XS-市场销售部Z-质量安全部质量记录的编号按管理文件内所涉及的记录进行排序。例：2 - R 09 01 - 2000 TSOOO01 ： 2()00 炯标志 质量记录.表示第9个文件,第一个记录文件。 管理制席文件。第9个文件。 人力济源都.表示部门代号. 作II/文件.3、文件编写、审批和发放a) .人力资源部负责管理性文件的组织编写工作，其中质量手册由质量安全部负 责编写，管理者代表审核，总经理批准；程序文件由人力资源部组织有关部 门编写，管理者代表批准；质量手册和程序文件由人力资源部

4、负责发放。b) .公司指定的技术性文件，由人力资源部负责组织有关部门编写，管理者代表 批准后，由人力资源部打印发放。c) .外来文件由人力资源部登记、编号，按外来文件管理和使用规定进行， 如须发放，由人力资源部负责复印并发放到有关部门，原件存档；公司署名 文件由相关部门编写，公司主管领导批准后，由人力资源部打印发放。d) .各部门使用的文件由本部门编写，公司主管领导批准后，由人力资源部打印 发放。e) .文件分受控文件和非受控文件。受控文件中，合同、协议以加盖公司合同专 用章标志为受控，其他文件均以加盖受控章为标志受控。在公司内发给各使用部门的文件必须是有效版本(包括外来文件)以 及1-02-

5、2000文件中对规定的质量记录均应为受控文件，其他 情况使用的则为非受控文件。f) .受控文件均应标明分发号。领用受控文件的人须在文件领用登记表上 签名。g) .受控文件破损时，由使用人向质量安全部履行交换手续，仍用原分发号。h) .受控文件丢失，当事人需说明原因，经质量安全部经理批准后补发，补发 文件应使用新分发号。4、文件更改.文件须更改时，应由文件更改提出人(或部门)填写文件更改审批单提 交质量安全部说明更改原因，经原文件审批人批准后更改，须授权其他人审 批时，应提供审批时所依据的背景材料。a) .文件更改经批准后，由文件发放部门填写文件更改通知单通知该文件使 用人，由该文件使用人手改或

6、换页更改，并交回旧文件。b) .文件少量更改可采用手改或换页更改两种形式。c) .文件经多次修改或进行大幅度修改时须换版。5、文件销毁处理.文件销毁，由该文件发放部门按文件领用登记表发放记录收回，须对文 件进行销毁时填写文件销毁单，经质量安全部批准后销毁。a) .凡须存档保存的作废文件均须加盖作废章，并做好填写作废文件目录的 登记。6、文件管理.由质量安全部编制公司受控文件清单，除合同外的有效文件均要列入归 档，应完整、准确、及时，质量安全部应随时整理受控文件清单并通 知各部门，以保证各部门使用最新有效版本。a) .文件以软盘形式保存时，软盘保存人应保证所保存文件的齐全性和完整性， 对受控文件

7、应保证其为有效版本，对失效文件或以后不需查阅的文件应在软 盘或文件上标注或予以删除。b) .借阅文件时须进行登记，经管理者代表批准后，方可借阅，并在规定的时间内归还。c) .办公室不定期检查各类标准和法规性文件的有效性，及时向有关部门传递信 息、，更换成有效版本。五、外来文件管理和使用规定1、外来文件是指与质量体系及产品质量有关的政府主管部门或其他主管部门传达 到公司的文件，以及从其他途径（如商会刊物、杂志、报纸等）得到的与质量 体系和产品质量有关的资料。2、外来文件由人力资源部负责登记、编号。其他部门如收到或获得外来文件及资料, 应当转人力资源部，由人力资源部统一保管。人力资源部应注意收集外

8、来文件。3、人力资源部收到外来文件后，在两个工作日内将文件的复印件或文件目录页复印 件张贴于公司“公布栏”中，供公司各部门员工参阅。4、各部门人员如认为有必要保留复印件，可到人力资源部索要原件进行复印，复印 后及时归还。如参看原件，应到人力资源部办理借阅手续，并按期归还。如果到 期没有归还，由人力资源部负责追索，以保证外来文件不被丢失。5、对收到的外来文件，人力资源部认为有必要组织学习时，公司范围的通知全体员 工学习；部门范围的通知相关部门学习，按职工培训管理制度执行。6、每年三月底前，由人力资源部负责将上年度收集到的所有外来文件装订，交人力 资源部归档保存。五、质量体系认证证书和标志的使用规

9、定1、质量体系认证证书是证明我公司质量体系符合认证要求的文件，认证标志是表明 我公司质量体系符合认证要求的标志。认证证书由人力资源部负责管理和保存。2、认证证书和标志可以在对内、对外证实质量体系、宣传企业形象、拓展业务时 使用，在使用时只能用来证明公司质量体系符合IS0900标准，而不能暗示等到 了认证机构的认可。3、在使用时应注意：在各种媒体（例如文件、小册子或广告）上对认证进行宣传 时，不应将认证证书及标志使用在与行业无关的各类业务及各类宣传媒体上。4、需使用认证证书复印时一，使用人在人力资源部登记度说明原因后，进行复印。5、需使用认证证书原件时，应以“用印单”报公司主管领导批准后方可使用

10、，使 用人注意保管，不得丢失。如证书丢失，使用人须写明经过，经总经理审批后 由管理者代表负责与认证机构联系重新办证，费用由责任人承担。6、子公司如使用认证证书进行宣传，须提出申请，经公司总经理批准后方可进行 复印或使用原件，原件如丢失按第五点处理。文件领用登记表编号:文件名称：文件编号：发放人：序号分发号使用部门领用人签字领用日期原文件收回日期备注文件更改审批单编号:报审部门文件名称文件编号原版本号原更改状态原生效日期版本更改状态拟生效日期更改提出部门意见人文件起草人更改内容审 批 情 况审批意见签字：日期：备注文件更改通知单编号:通知部门执行人更改时间文件名称文件编号原版本号更改状态原生效日期文件更改 批准人拟生效日期是否换版是否换页更改内容备注