大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定.docx

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1、大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为便于学院各立档单位界定文件材料归档范围, 准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本院主要 职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据 中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法、 机关文件材料归档范围和保管期限规定，制定本规定。第二条本规定中的文件材料是指本院在工作活动过程 中形成的具有保存价值的各种门类和不同载体的文件材料。第三条本院形成的教学、人事、科研、基建、财会等 专门档案的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。第四条本院文件材料应实行纸质档案和电子档案双轨 归档管理制度。应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸、

2、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。本院对应归 档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档，电子 文件归档办法按电子公文归档管理暂行办法执行。第五条文件材料归档范围是：（一）反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本 院工作、社会和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本院工作活动中直接形成的在维护学院、社会和 公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本院需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;11关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件30年12学生思想政治工作典型调查材料和统计30年统战序号类目名称保管期限1上级机关颁发关于统战工作的文件（1）针对本校的永久（2）需长期贯彻执

3、行的30年（3）需短期贯彻执行的10年2本院统战工作会议记录永久3本院统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久4本院各民主党派成员和负责人名册及有关材料永久5统战工作表彰先进的名单及事迹材料永久6本院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久7本院关于统战工作的文件和规章制度30年8台、港、澳和侨务工作材料30年工会序号类目名称保管期限1上级机关颁发关于工会工作文件材料（1）针对本校的永久（2）需要长期贯彻执行的30年（3）需要短期贯彻执行的10年2院工会工作会议记录、纪要永久3院工会工作统计报表永久4本院工会会员代表大会、教职工代表大会的有关文件材料30年（1）大会的报告、通知、名单、议

4、程、工作报告、领导人讲 话、大会发言稿、讨论通过的文件、决议、纪要、简报、候选人情 况介绍、选举结果、上级批复等永久(2)重要的贺信、贺电、提案30年(3)会议参考文件、会议筹备工作计划、总结、会议服务机构材料；工作人员名单、工作证、代表证及选票式样10年5工会表彰先进集体、个人事迹材料和名单永久6本院出席全国、省教代会、工代会代表名单、发言材料永久7处分工会会员的有关材料30年8基层工会干部名册、工会会员名册永久9有关妇女工作委员会的材料30年10工会开展活动形成的文件材料30年11本院关于工会工作的文件和规章制度30年12员工医疗、保健、计划生育调查材料及统计表团委序号类目名称保管期限1上

5、级机关颁发关于共青团及学生工作的文件材料（1）针对本校的永久（2）需要长期贯彻执行的30年（3）需要短期贯彻执行的10年2本院团代会、学代会的文件材料（1）大会工作报告、通知、名单、议程、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件、上级批复等永久（2）重要的贺电、贺信、提案30年（3）会议参考文件；工作人员名单、工作证、代表证及选票式样10年3院团委工作计划、总结、会议记录永久4院团委工作有关规章制度30年5本院团组织、专职干部统计报表永久6表彰奖励先进团支部、优秀团员材料永久7团员受纪律处分及撤销处分的材料30年8批准入团、离团材料及名单30行政类档案归档范围和保管期限表年9团干部、

6、团员名单永久10团委工作简报10年11院学生会文件、材料30年12本院学生组织参与的各种学会、社团的有关材料30年13院团委牵头进行的重大活动的有关材料30年14社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料30年15团费收支、结存情况文件材料10年行政综合序号类目名称保管期限上级机关颁发关于行政事务的文件材料(1)针对本院的永久1(2)需要长期贯彻执行的30年(3)需要短期贯彻执行的10年2上级机关领导视察、检查本院工作时形成的文件材料（包括题词、录像、照片等）永久3全院性的规章制度永久4学院年度、学期工作计划、报告、总结永久5院长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要永久6学术委员会委员名单、会议记录、

7、纪要永久7本院教育事业规划、计划及上级批复永久8学院及办公室制发的文件材料（1）学院制定的各项管理办法、本院重要问题的请示请示、发展规划、决定事项、统计报表永久（2）交流合作协议、通知、自评报告30年（3）评优（奖）、检查、活动、假期安排类通知10年9学院评估材料永久10学院基层统计报表永久11教职工代表大会文件材料永久12本院召开的重要会议文件材料永久13本院编辑、编写的文件材料（1）大事记、组织沿革、画册、年鉴、永久（2）简报30年（3）情况反映、工作信息10年1有关全院性工作的调查材料和经验总结永久415校史工作材料永久16启用印章的文件及印模永久17学院许可证、执照、资质证、资格证的审

8、批、管理材料永久18学院有关区域变化、边界纠纷文件材料永久19校友总会工作材料(1)校友会成立、领导致辞、章程、影像资料永久(2)活动方案策划、工作总结30年20校庆工作材料永久21处理人民群众来信来访文件材料(1)有领导重要指示和有重要查处结果的永久(2)有领导一般批示和有一般事实查处结果的30年(3)有领导批示但查无事实的10年人事序号类目名称保管期限1上级机关颁发有关人事工作的文件(1)针对本校的永久(1)需要长期贯彻执行的30年（2）需要短期贯彻执行的10年2本院人事工作的规章制度30年3本院人事工作计划、总结、调查材料、会议记录30年4关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5院内

9、机构设置、变更的决定、通知永久6本院人事统计年报表永久7本院工资调整及其他报表30年8表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料永久9本院教职工名册永久10处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料（1）受到行政警告以上处分（记过、记大过、降级、撤职、开除）永久（2）受到行政警告处分30年（3）受到通报批评形成的文件材料10年11人事任免文件永久12本院教职工评定、聘任专业技术职称的批复、呈报表、通知永久13教职工的调动（调入、调出）材料永久14教职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职等 文件永久15教职工年度考核材料30年16关于教职工死亡、抚恤、困难补助等福利工作的规定、通知永久17本院教

10、师国内外进修计划、总结及名单30年18关于教职工离退休、退职的文件材料永久19关于教职工援外和支援边远地区工作的函件及名单永久20本院师资培养管理工作计划、规定、总结永久21本院和外单位相互聘请兼职教师函件、登记表及复函30年22本院授予国内专家、学者、知名人士荣誉职称的仪式讲话稿及有关材料30年23本院使用临时工有关材料30年24退休教职工返聘工作的文件材料10年监察序号类目名称保管期限1上级颁发有关监察工作的文件(1)针对本院的永久(2)需要长期贯彻执行的30年（四）其他对本院工作具有查考价值的文件材料。（3）需要短期贯彻执行的10年2本院监察工作方面的规章制度30年3监察工作计划、总结、

11、报告30年4监察工作统计年报及重要报表永久5本院对部门、项目的审计通知、报告、批复30年武装、保卫序号类目名称保管期限1上级颁发有关保卫工作的文件（1）针对本院的永久（2）需要长期贯彻执行的30年（3）需要短期贯彻执行的10年2本院关于武装、保卫工作的文件30年3本院保卫工作方面的规章制度、工作计划、总结、报告30年4本院保卫工作统计报表永久5本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书30年6本院师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复30年7保卫部门的安全检查、调查记录、工作简报10年8上级机关对本校人武、保卫工作进行检查、评估有关材料永久总务、后勤序号类目名称保管期

12、限1上级颁发有关总务、后勤工作的文件第六条 文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需办理的文件 材料，上级机关征求意见，未定稿的文件材料；任免、奖惩 非本院工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次院对稿； 未经会议讨论、未经院领导审阅、签发的未生效的文件材料； 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话 记录，负责人兼任外单位职务形成的与本院无关的文件材料;（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材 料，不需办理的抄送文件材料；（四）非隶属机关抄送的不需要办理的文件

13、材料，以参 考为目的从各方面收集来的文件材料。第七条凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向 院档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有 或拒绝归档。第八条本院文书档案的保管期限定为永久、定期两种。 定期一般分为30年、10年。第九条永久保管的文书档案主要包括：（一）本院制定的规章制度性文件材料；（二）本院召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文 件材料；（三）本院职能活动中形成的重要业务文件材料；（1）针对本院的永久（2）需要长期贯彻执行的30年（3）需要短期贯彻执行的10年2本院关于总务、后勤工作的文件3本院总务、后勤工作的有关规章制度、工作计划、报告、总结、30年4上级机关对本

14、院总务、后勤工作进行检查、评估有关文件材料永久5学院周边环境治理工作文件材料永久6本院爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件30年7校园绿化工作的文件材料30年8职工承租、购置本院住房（1）职工承租、购置本院住房的合同、协议和有关手续永久（2）职工住房分配、出售规定、方案、细则、住房情况统计表、调查表、住房申请30年9本院与院内外单位、个人关于房产方面而签订的有偿、集资合同与协议永久10总务工作统计报表永久11本院固定资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料永久12本院物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料30年13学院基建年度维

15、修、调整计划30年档案、图书序号类目名称保管期限1上级颁发有关档案、图书工作的文件(1)针对本院的永久(1)需要长期贯彻执行的30年(2)需要短期贯彻执行的10年2本院档案、图书馆工作的有关规章制度、工作计划、报告、总结30年3本院档案、图书馆概况、全宗介绍、发展规划、藏品目录、统计年报永久4年度档案归档、移交、销毁清册永久5上级对本院档案工作进行检查、评估有关文件材料永久6档案信息资源汇编材料30年7本院档案、图书馆与校外交流的有关材料30年8图书馆图书、刊物处理材料及销毁清册30年院产序号类目名称保管期限1院产管理工作的有关规章制度、工作计划、报告、总结30年2院产和有关单位签订的合同、协

16、议书(1)金额大于大于50万永久(2)金额大于10万小于50万30年(3)金额小于10万10年3产业利润情况综合表永久4本院公司的各种统计年报永久5本院成立、撤销公司的报告及上级批复等有关材料30年6本院公司关于人事变动、干部任免、聘用的决定、通知30年7本院公司人员奖惩名单及事迹材料、重大事故的调查分析及处理意见30年教学类档案归档范围和保管期限表综合序号类目名称保管期限1上级下达的有关教学工作的文件材料(1)针对本院的永久(2)需要长期贯彻执行的30年(3)需要短期贯彻执行的10年2本院教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规 定、办法永久3学院规划、实施计划、有关教学的规章制度

17、、会议记录、调研报告、简报、总结永久4教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料永久5教师工作量的规定及考核材料30年6非学历教育的培训班、进修班材料30年7教学统计报表永久8学生运动会材料30年学科与实验室建设序号类目名称保管期限1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料（1）针对本院的永久（2）需要长期贯彻执行的30年（3）需要短期贯彻执行的10年2学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久3重点学科、专业、实验室建设材料永久4学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料30年5学科、专业、实验室建设统计报表永久招生序号类目名称保管期限1上级有关招生工作的文件材料（1）针对本院的永久

18、（2）需要长期贯彻执行的30年（3）需要短期贯彻执行的10年2招生计划、招生简章、专业介绍、生源计划永久3新生录取材料及新生名单永久4委培、代培、自费生计划、合同及名单30年5招生工作安排、招生工作总结10年学籍管理序号类目名称保管期限1新生入学登记表永久2学生学籍卡片永久3学生成绩总册永久4在校学生名册永久5学生学籍变更材料（1）转学、退学、异动信息表永久（2）升学、留级、休学、复学、转系等30年6学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）30年7学生处分材料30年(1)警告处分以上的永久(2)警告处分30年8特困学生补助、助学空款工作材料30年课堂教学与教学实践序号类目名称保管期限1各专业

19、教学计划、教学大纲永久2课程建设要求及安排，校历表，课表30年3各系、科、专业课程试题库30年4典型教案、重要备课记录30年5教学实习、生产实习计划、总结及有关材料10年6社会调查、社会实践计划、总结及有关材料10年毕业生序类目名称保管号期限1上级有关毕业分配的文件材料30年2毕业生工作计划、简报、总结30年3毕业生供需统计、计划、合同30年4毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久5毕业证、派遣证存根领取签收册、档案寄送清单、毕业就业草案30年6毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料30年教材序号类目名称保管期限1自编、主编教材30年2各系各专业使用教材目录30年3自编、主编教学指导书、实习指导书和习

20、题集30年4其他有保存价值的自编参考资料10年附录：存系教学类档案序号类目名称保管期限1毕业生论文及评审意见30年2课堂教学材料、课程进度表10年3教师任课安排、教案30年4优秀实习报告10年5本专业教学检查、调查材料及总结10年6教师工作量核算、登记材料10年科学研究类档案归档范围和保管期限表综合管理序号类目名称保管期限1科研行政管理文件材料30年2科研计划管理文件材料30年3科研成果管理文件材料30年4科研经费管理文件材料30年5申报科学基金及有关批复30年6学会工作（学术活动）材料10年科研准备阶段序号类目名称保管期限1开题报告与课题调研论证材料30年2任务书、合同、协议书永久3课题研究

21、计划30年4计划执行情况、计划调整或撤销报告10年5课题投资和预决算材料10年研究实验阶段序号类目名称保管期限1实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录含关键配方、工艺流程及综合分析材料）永久2数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、永久计算结果）3设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）永久4研究工作阶段小结10年5配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等永久6样品、标本等实物的目录永久总结鉴定阶段序号类目名称保管期限1研究报告、研制报告永久2论文专著永久3工艺技术报告永久4技术诀窍报告永久5专家评审意见永久6鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记

22、录，鉴定意见）30年7鉴定证书永久8推广应用意见30年9课题工作总结30年申报奖励阶段（四）本院关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示， 重要的报告、总结、各类年度统计报表等；（五）本院机构演变、人事任免等文件材料；（六）本院房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产 登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本院主管业务的重要文件材料。（A）县级以上表彰奖励文件材料；行政处分警告以下（不含警告）文件材料。第十条定期保管的文书档案主要包括：（一）本院职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本院召开会议、举办活动等形成的一般性文件材 料；（三）本院人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本

23、院一般性事务管理文件材料；（五）本院关于一般性问题的请示与上级机关的批复、 批示，一般性工作报告、总结、各类年度以下的统计报表等；（六）上级机关制发的属于本院主管业务的一般性文件 材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本院主管业务但要 贯彻执行的文件材料；（A）同级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本 院的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统 计、重要专题报告等文件材料。序号类目名称保管期限1科研成果登记表永久2科研成果报告表永久3科研成果奖励申报与审批材料永久4科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件永久5专利申请书或证书原件或影印件永久推广应用阶

24、段序号类目名称保管期限1转让合同、协议书永久2生产定型鉴定材料永久3成果被引用或投产后反馈意见10年4推广应用方案及实施情况10年5扩大试生产的设计文件、工艺文件30年6成果宣传报导材料10年7国内外学术交流材料10年基本建设类档案归档范围和保管期限表综合序号类目名称保管期限1上级有关基建工作的文件材料（1）针对本院的永久（2）需要长期贯彻执行的30年（3）需要短期贯彻执行的10年2本院基建工作规章制度30年3本院基建工作计划、总结、简报30年4全院性总体规划、设计总平面图永久5基建工作年度总结、统计报表30年6基建工程财务预、决算30年7水、电、气管道分布图永久8地质勘探、地形测量材料永久9

25、本院关于土地、校舍调拨、征用、租借的报告、合同、协议书及上级批复永久10上级有关房地产工作管理的文件（1）需要长期贯彻执行的30年（2）需要短期贯彻执行的10年11本院各类房屋所有权证和土地使用证永久12本院有关房产、土地方面处理纠纷、历史遗留问题及市政规划涉及房产调整对外协议永久13院房地产各类统计表30年14院房地产工作计划、总结、请示及上级批复30年15院房地产管理部门制定的各项办法、规定、条例等30年按单项工程设置类目1、可行性研究序号类目名称保管期限1项目建议书及上级批复永久2可行性研究报告（含选址、方案论证）永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书永久2、

26、设计基础序号类目名称保管期限1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久3水文、气象、地震等其它设计基础材料永久3、设计文件序号类目名称保管期限1初步设计永久2技术设计永久3施工图设计10年4技术秘密材料、专利文件永久5设计计算书30年6关键技术实验永久7总体规划设计永久8设计评价、鉴定及审批30年4、工程管理文件序号类目名称保管期限1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3施工执照永久4环保三同时、消防、卫生等条件水、电

27、、气、暖供应协议书永久5产权证书永久5、施工序号类目名称保管期限1土地施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要10年(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺30年1(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定30年(4)建筑材料实验报告30年(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久(6) 土建施工定位测量地质勘察永久(7) 土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图永久(8)隐蔽工程验收记录永久(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久(10)分项、分单位工程抽量检查、评定30年(11)交工验收记录证明30年(12)

28、竣工报告、竣工验收报告永久2设备及管线安装施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要10年(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批30年(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录30年(4)隐蔽工程检查验收记录30年(5)强度、密闭性试验报告30年(6)设备调试记录10年(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告30年(8)系统调试、实验记录30年(9)管线清洗、通水、清毒记录30年(10)管线标高位置，坡度测量记录30年(11)中间交工验收记录证明，工程质量评定30年(12)竣工报告、竣工验收报告30年3电气、仪表安装施工文件(1)开工报告、工

29、程技术要求、技术交底、图纸会审10年(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用 审批30年仪器设备类档案归档范围和保管期限表(3)调试、整定记录30年(4)性能测试和校核30年(5)施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告30年(6)操作、联动试验10年3(7)电气装置交接记录10年(8)中间交工验收记录、工程质量评定30年(9)竣工报告、竣工验收报告30年6、竣工验收序号类目名称保管期限1竣工验收报告永久2全部竣工图纸永久3质量评审材料永久4工程现场声像材料永久5竣工验收会议决议文件永久7、基建财务、器材管理序号类目名称保管期限1财务计划、年度计划10年2工程概算、预算、决算永久

30、3主要材料消耗、器材管理10年4交付使用的固定资产永久综合序号类目名称保管期限1上级有关仪器、设备管理工作的文件材料（1）针对本院的永久（2）需要长期贯彻执行的30年（3）需要短期贯彻执行的10年2本院有关仪器设备工作的规定、办法、制度等30年3本院仪器设备工作的计划、报告、总结、调查材料30年4本院仪器设备购置计划、报告及经费分配方案30年5本院仪器设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复30年6本院有关仪器设备工作的综合性统计报表30年仪器设备项目序号类目名称保管期限1本院仪器设备申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）30年2上级或主管领导批复和准购批示30年3定购合同（复印件）

31、和会议纪要、记录及协议书等30年4进口设备过程中有关的技术商务文件30年5开箱记录及装箱单30年6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单30年7验收报告及文件材料30年8索赔来往函件及结果文件30年9设备说明书及全套随机文件材料与设备共存10使用、检修、故障事故记录（设备履历表）与设备共存11重大事故的调查分析及处理意见与设备共存12技术改造和开发过程中形成的技术文件材料与设备共存出版类档案归档范围和保管期限表综合序类目名称保管号期限1上级有关编辑出版工作的文件(1)针对本院的永久(2)需要长期贯彻执行的30年(3)需要短期贯彻执行的10年2编辑出版工作计划、总结、重要请示报告及上级批复永久

32、3本院编辑出版工作规划、统计年报表永久4本院编辑出版工作规章制度30年5本院编辑出版工作人员获奖名单及事迹材料(1)国家、省级的永久(2)院级的30年报纸、刊物序号类目名称保管期限1、*交院(校报)永久2出版通知单、书刊、音像出版物样品永久3各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件30年4获奖或受查处情况的文件材料30年财会、审计类档案归档范围和保管期限表序号类目名称保管期限1上级机关颁发的关于财务会计工作、审计工作的文件材料1.1针对本院的、重要的永久1.2需要长期贯彻执行的、涉及本院的、一般的30年1.3需要短期贯彻执行的10年2学院关于财务会计、审计工作制发的文件材料2.1财务会计工作、

33、审计工作规定、计划、总结、请示、批复等30年2.2财会档案移交目录清册永久2.3财会档案销毁清册永久2.4有短期保存价值的10年3各种会计凭证（包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表）30年4会计账簿4.1日记账30年4.2总账30年4.3税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账30年4.4明细分类、分户账或登记簿30年4.5现金出纳账、银行存款账30年5会计报表5.1决算报表永久第十一条 文书档案保管期限表结构采取按内设机构 分类组合排列形式，表中未列的文件材料，可按其具体内容, 参照相应类别相似条款，确定其保管期限。第十二条 本规定自印发之日起施行。*学院各类材料归档范围和保管期限表 党群类档

34、案归档范围和保管期限表党务综合序号类目名称保管期限1上级及本院关于党建工作建设的文件材料（如文件是本针对本校的，则永久保存）30年2本院党代会文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、 发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、 列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结 果和上级批复等。永久（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等30年（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样10年3本院党委会、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党 委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久4党委

35、工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久5.2年度以上各种统计报表（含工资报表）永久5.3年度以下各种计划、统计报表10年6工资清册6.1工资发放名册、卡片永久6.2工资转移、证明、通知存根30年6.3各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等10年7其他类7.1会计移交清册永久7.2会计档案保管清册永久7.3会计档案销毁清册永久声像载体类档案归档范围和保管期限表综合（党政群团）序号类目名称保管期限1中央、省市及上级党政领导来院视察等材料永久2本院领导的重要活动材料永久3本院各类重大会议（党代会、工代会、教代会、团代会、学代会）永久4本院校庆等重大纪念、庆祝活动材料永久5省

36、级以上代表团、兄弟院校代表来院活动材料永久6本院重大宣传活动材料永久教学1本院开学、毕业典礼活动、毕业论文答辩场面等活动材料30外事类档案归档范围和保管期限表年2本院毕业生（含成人教育）照片30年3本院体育运动会材料30年4本院学生军训活动场面30年5本院教学活动获奖照片30年科学研究1本院举办的全国性、省级学术活动等活动材料永久2本院职工在重大科研课题研究过程及鉴定活动中形成的材料30年3本院科研获奖项目成果奖状、科学研究评优活动等照片30年基本建设1本院建校初期照片（含院门、教学楼、实验室、图书馆等）永久2本院重大工程的基地原貌、建设过程及竣工验收的声像材料永久3本院重大项目开工典礼、奠基

37、、落成材料永久4本院各实践实习基地建设的声像材料永久仪器设备1本院大型仪器设备声像材料30年序号类目名称保管期限外事综合1上级机关颁发的关于外事工作的文件材料1.1针对本校的、重要的永久1.2需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的30年1.3需要短期贯彻执行的10年2本校外事办公室制发的文件材料（包括附件、定稿）2.1重要的永久2.2一般的30年2.3事务性有参考价值的10年3外事工作规章制度30年4外事工作计划、报告、总结30年5外事工作简报30年6外事工作统计年报表及重要报表永久出国（境）1上级机关颁发的关于出国（境）人员的文件材料1.1针对本校的、重要的永久1.2需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的30年1.3需要短期贯彻执行的10年2出国（境）访问、考察等外事活动形成的文件材料2.1发表的公报、签订的协议、协定、备忘录、重要会谈记录、纪要等永久2.2出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会议记录等30年3出国（境）讲学、研究、进修有关材料30年4自费出国（境）留学、因私出国（境）探亲的申请报告、批复等有关材料30年5出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书永久