专门档案材料移交归档的规范和要求.docx

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1、专门档案材料移交归档的规范和要求1 .学校专门档案文件主要来源于教务处、招生就业办、学 工处、继续教育学院、各二级学院等在职能活动中形成的关于 招生录取、新生注册、在校生、毕业验印，毕业成绩，学籍变 更，学生个人遗留档案等。2 .严格归档范围。对本部门在日常职能活动中形成的具有 保存价值的文件材料及时收集积累、登记保管、整理归档。以 确保归档文件资料的齐全完整、准确系统。3 .归档文件材料必须是原件和便于长期保存。专门档案是 重要的学籍管理原始凭证，利用频率很高。为便于长期保存和 频繁利用，制作和书写材料必须符合档案管理要求即不得用红、 蓝、圆珠笔、水彩笔、铅笔等字迹材料书写、修改，字迹工整、

2、 图表清晰，文面整洁不得随意涂改，用纸要规范，不得采用已 用过的“废”纸打印。4 .规范落款。处、室内部行文应在文尾处、名册类装订本 在封面正下方落款处室名称和文件材料形成日期，并加盖处室 印章，以示有效性。5 .学生异动名册选择“院（系）部结合异动后班级、异动日 期及异动原因”为主进行排列，学工处关于学生学籍处理的异 动文件材料应原文归档。6 .归档时间：学生个人遗留档案自毕业年起两年后归档; 其它在次年3月底前移交归档。归档时应规范填写专用”档案 文件材料移交登记表“一式二份，并逐份（套）进行登记并盖 章履行交接签字手续，移交签字表移交单位和综合档案室各持 一份备查。7 .加制封面。对于录

3、取、注册、在校生名册及学生成绩 等内容单一、密不可分、张页较多的可装订成册。为查找利用 方便，可在首页添加封面。8 .编页整理。归档文件材料应以“件”为单位编制页号。 对装订前已编页号（必须是一个完整的流水序号）的除外，并 用铅笔在有文字正面的右上角、背面的左上角工整填写页号。9 .相关处室办专门档案归档整理封面格式及说明。（1）教务处湖北三峡职院XX院（系）部XX班级学生毕业成绩表序号专业姓名页号备注注：此封面放成绩表首页，在封面正下方落款处室名称及 年.月.日，在封面落款处和首页成绩表右下角毕业资格审查栏 中分别加盖教务处印章，以示毕业资格审查的有效性；另将学 生转学、退学等异动情况填写在

4、备注栏中。（2）招生就业办公室普通高职录取新生名册按湖北省内和湖北省外分别组 成2本，在装订本首页沿用2014年的封面：湖北省x x x年普通高等学校录取名册湖北省x x x年普通高等学校录取名册（省外）制作卷内文件目录其格式如下:生源地招生录取人数页号备注湖北三峡职院x x x年普通中专录取名册。湖北三峡职院x x x年普通中专录注册名册。湖北三峡职院x x x届全日制毕业生验印名册湖北三峡职院x x x届毕业生学历证书发放名册（按 二级学院或专业分册装订）湖北三峡职院x x x届毕业生派遣名册（按二级学院或专业分册装订）（3）学工处湖北三峡职院X X X - X X X学年X季在校生名册格

5、式（4）继教学院院（系）部专业班级页号备注自考专科毕业生登记表首页应附相对应的毕业生名 单，附后的毕业生登记表应按名单先后序号进行排列装订。沿用2014年制作的格式如下:湖北三峡职院X X X年自考专科毕业生登记表名单序号准考证号姓名性别身份证号专业名称备注成人高等教育毕业证学籍表卷内按专业代码专业层 次、专业名称、毕业时间、页号进行装订，其封面格式如下：三峡职院X X X年成人高等教育毕业生学籍表专业代码专业层次专业名称毕业时间页号成人教育录取名册，按录取时间、专业编制成册。册 内编制件内文件目录，录取总表放第一栏。其件内文件目录 格式如下：三峡职院X X X年成人高等教育录取新生名册序号专业层次专业名称录取时间页号备注1总表