国家行政机关公文写作格式.docx

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1、国家行政机关公文格式条文释义1 范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列 顺序和标识规则。本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。(1)内容范围内容范围只涵盖国家行政机关公文(以下简称“公文”)格式中的纸张要求、印制 要求、公文各要素的排列顺序和标识规则，并不是公文格式的全部范围。对公文格式 的完整要求应是把国家行政机关公文处理办法中对公文格式的要求与本标准结合 起来学习。(2)适用范围本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关

2、、企事业单位的公文可参照执 行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。(3)特定范围办法规定，少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字。由于少数民 族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同，执行本标准在某些地方可参照本标准另 行规定。2 引用标准GB /T 1481997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸在本标准中引用的国家标准 GB /T1481997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸，主要规定了印刷、书写和绘图纸的 幅面尺寸，在一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国 际标准ISO218等同采用过来的，因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在 A系列纸型中，公文用纸的纸

3、型为A4型，即幅面尺寸为210mmx297mm,并规定各关于发文机关标识的位置，本标准提出了两种。第一种是用于平行文或下行文， 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是留出25mm（约2行）位置用于标识 上述的份数序号、密级和紧急程度。要注意，即使上述3项要素均不需要标识，也要 留出这段空白，也就是说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头 37mm 十 25mm = 62mm 的距离。第二种仅限于上行文，凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm, 即要留出80mm 25mm = 55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发 文机关标识距上页边为天头37

4、mm十25mm十55mm= 117mm。各行政机关在设计文件“红头”时，两种形式均应具备，即平行文或下行文发文机 关标识距上页边为62mm,上行文发文机关标识距上页边为117mm。关于联合行文，本标准规定“文件”两字居于发文机关名称右侧上下居中。本标准 还特别提出“文件首页必须显示正文”这一明确要求。如果联合行文的机关过多（我们曾 发现过有14家联合行文），就可能出现把正文挤出首页的情况，而公文如果首页没有 正文，使人一看首页还不知道文件内容是什么，是极不严肃甚至可以说是很滑稽的事。 因此公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文 机关字号缩小，行距缩小，直至保证公

5、文首页显示正文为止（还要考虑留出发文字号、 主送机关、标题以及最少一行正文的位置）。8, 1. 5 发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿 宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“括入；序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。 第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道 部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这份铁道 部文件的铁

6、道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的 主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发、“国函”，“国”代国务院，而“发” 和“函”则代”国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、 十几个字之多，可能各有所代的层次，但尽量以简化为好。年份要用全称，不应简化，如87”、93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“尸 括起。注意六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字 号要用圆括号“（）”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级 符号

7、的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不 同。有的文件把年份用圆括号括起，今后也要按本标准的规定使用六角括号。序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只 要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编 序号，是一种较繁琐的办法。本标准规定序号不编虚位，不加“第”（有的单位加“字”）等虚字，主要是讲究实用，尽量减少公文的字数。发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，规定在发文字号之下 4mm处印一条与版心同宽的红色反线，这样就明确了发文机关标识与红色反线之间的 距离是3行位置，发文字号应标在

8、第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的 距离（实际掌握只要不贴红色反线即可）。发文字号应居中。8, 1. 6 签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字, 签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3 号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起 在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号 与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。签发人标识仅是在上报的公文中才出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要 目的是为上级单位的领导

9、人了解下级单位谁对上报事项负责。因此上报的公文需要标 注签发人。本标准规定应平行排列于发文字号右侧，也就是要和发文字号同处在第3行，不过此时发文字号便不要居中了，要居左空1字，签发人则右空1字，这样排列 起来对称、美观。还要注意“签发人（会签人广三字用仿宋体，签发人（会签人）姓名用楷体。这样规定是使签发人（会签人）的姓名 突出、醒目。如果有多个签发人，或者有的文件按规定还需要标注会签入，这时的标识方法是, 发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最 上面的位置；其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排 列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处

10、一行平行排列；如果3行位置放不下， 将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人.姓名居右 空1字的要求不变。8, 2 主体8. 2. 1 公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要 做到词意完整，排列对称，间距恰当。本标准规定公文标题在红色反线之下空2行标识，居中排布。应该说，在目前普 遍使用电子设备打印公文的情况下，居中排列不难做到，按“居中”键即可。但要做到 排列对称美观并且在回行时不把完整的词拆开，则需要动些脑筋。在特殊情况下可以 在不违背标准规定原则的前提下适当变通。例如，本标准规定公文首页必须显示正文, 这就是原则，任何情况下

11、不能违反。在不违反这个原则的情况下，必要时可作适当变 通，如前所述发文机关多、签发人会签人多，本节所讲的标题长以及下面讲到的主送 机关多，都可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定，如发文机关多但主 办机关排列在前是基本规定，签发人或会签人多但最后一个签发人或会签人要与发文 字号同处最后一行是基本规定；标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。 这样，在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法，因为格式毕竟是 为公文的内容服务的，是为公文的办理服务的。8. 2. 2 主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关

12、名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送 机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。本标准规定主送机关在标题下空1行顶格标识，回行时仍顶格。本标准又讲了当 主送机关过多而使首页不能显示正文的变通办法，即将主送机关移至版记中的主题词 之下。如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行，道 理不再赘述。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓 同类型机关的统称如“各省、自治区、直辖市人民政府8. 2. 3 公文正文主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文的标识方法同写信一样，在主送机关名称之下第1

13、行开始标注，每起一自然 段均要左空2字。本标准特意规定公文，中的数字、年份、（用阿拉伯数码标识的）均 不能回行，这是根据公文的特点而定的。因为公文中的数字、年份不能出半点纸漏， 数字、年份回行权易出现差错，也易使读者看错。8. 2. 4 附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识附件”，后标全角 冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1. XXXXX”）;附件名称后不加 标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有 序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装 订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字

14、号并在其后标识附件（或带序号）。公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔 断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为 公文的附件单独表述，而又是放在公文生效标识印章之后。需要明确的是，公文的附 件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。为了保证这一点，需要在 公文正文之后标注附件的序号和名称，然后在附件同样标识附件的序号和名称，以显 示附件与正文的不可分割的关系。如果正文之后的.附件序号和名称与附件的序号和 名称不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。因此，本标准对此做

15、了较详细的规定。其要点一是附件应 与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，在附件上要标识所属公文的发文字 号及“附件”二字。二是正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。三是对一些细节 做了规定，如：附件序号用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。四是对标识的位 置做了规定，正文后的附件标识要与正文空1行，左空2字；附件上的“附件”标识在 左上角顶格第1行。8. 2, 5 成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”；成文日期的标识位置见8.2. 6o成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间， 在某种意义上说就是一纸空文。为了加强其准确性，本标准规定成文日期要用

16、汉字书 写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定 零要写成“O”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而 采用“一、三、五”这种写法用“0”比较协调。由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，这一点在8,2.6 条会分别介绍。8. 2. 6 公文生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。 公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种 是联合行文的机关如何标识公文生效标识。8. 2, 6. 1 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标

17、识成文日期。成文日期右 空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧 有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为 无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。鉴于行政机关公文的法定性和印章的 特定功能，中华人民共和国刑法.第二百八十条规定：“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处3年以下有期徒刑、拘役、管制 或者剥夺政治权利；情节严重的，处3年以上10年以下有期徒刑”。为了保证印章的 真实性

18、，提高印章的防伪性，本标准对印章的格式做了详密的规定。对只盖一个印章的单一机关发文，本标准规定落款处（即成文日期之上）不署发文 机关名称，只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字；纵向与正文的距离要 依印章的大小而定，其标准就是印章加盖在成文日期上，上距正文1行之内，也就是 不到1行的空白。这样要求是为了防止变造公文，因为如果空白过大，就容易被人私 自加入其他内容，即“变造”公文。本标准规定印章加盖要端正、居中（即居成文日期之中）。此话说来简单，但执行 起来却要认真对待，特别是手工加盖印章，稍一随意就可能不符合标准。国家行政机 关的印章均带有国微，把国微盖歪了是极不严肃和极不负责的态度。即

19、使是采用印刷 技术加盖印章，制版时也要严肃认真，严格按本标准执行。本标准还提出了两种印章加盖方式。一种称之为“下套”方式，适用于带有国徽、 印章下弧没有文字的印章。掌握的标准是，印章的图案（如国徽）和文字不压成文日期, 仅以下弧压在成文日期上。读者可对照现行国务院文件和本标准所附的样式来掌握。 之所以这样规定，一是显示印章的庄严性，特别是完整地显示国徽；二是增加成文日 期的清晰度，防止因图案或文字（特别是国徽）压在成文时间上而使其难以辨认。另一 种称之为中套方式，适用于印章下弧有文字的印章（行政机关的部门印章或专用印章有 许多是这种样式）。中套的要求是印章的中心线压在成文日期上。8. 2. 6

20、. 2 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主力、机关 印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保 征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称 （可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关 印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章, 均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。两个单位联合行文，本标准规定应将成文日期拉开，左右各空7字，主办单位印

21、 章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。其余要求均同 一个印章。三个单位联合行文，会出现至少有一个以上的印章无法压在成文日期上，也就会 出现至少有一个以上的印章是空白印章。现在印刷公文大量采用现代印刷设备，其套 印印章的方法就是将一个印在纸上的空白印章作为印模直接制版。因此，如果公文出 现空白印章，就等于把单位印模送给了所有收文对象，极易给伪造印章提供可乘之机。 为了防止出现空白印章，本标准做了这样的规定：所有的行文单位都要署单位名称， 将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白的印章。印章每排最多排3个，这样 要求是防止印章边缘超出版心。在具体排布印章时应使主办机关

22、的印章在前，协办机 关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下一个印章或两个印章 时，应居中排布。成文时间标识在最后一排印章之下空1行位置，右空2个字。同样 应保证印章间既不相切也不相交，每排印章中心线对齐。本标准对两个或两个以上印章的排列还规定只能采用一种加盖方式，即不管个别 印章适合哪种加盖方式，而统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套，以保证印 章排列整齐、美观。8. 2. 6. 3 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加 以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。现行公文常出现一种“此页无正文”的格式

23、，即当正文之后的空白容不下印章位置 时，需将印章加盖在下一空白页上，于是在该空白页第1行顶格标识“此页无正文”， 并用圆括号括起。这样做是考虑到了防止在空白页私加文字，但正文之后的空白则留了缺口。为了 堵上这个缺口，本标准作了规定，即在出现上述情况时，以采取调整行距或字距的措 施加以解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距， 至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时， 可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。这样，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白，堵上私加公文也就是变造公文的漏洞。本标准明确规定， 出现上述情况时不得采

24、取标识“此页无正文”的方法解决。因此本标准实施后，各单位 要注意改掉标注“此页无正文”的习惯。8. 2. 7 附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县 团级，“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一 般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注 意。附注应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间的下一行。8. 3 版记8. 3. 1 主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字; 词目之间空1字。主题词

25、是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书 部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主 管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词是由国务院办公厅编制的国务 院主题词表规定。本标准规定主题词居左顶格标识，主题词”三字用黑体，后标全角冒号；词目用 小标宋体字，词目之间空1字。这里要注意“主题词”三字与词目所用的字体不同，同 时要注意词目之间不要加顿号，而是空1字。8. 3. 2 抄送机关公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”, 后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一

26、个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。本标准规定抄送机关标识于主题词之下，要注意三点，一是抄送机关居左空1字, 这与主题词顶格标识不同。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，这与标题之下的主送机关回行时仍顶格不同。三是抄送机关间用逗号隔开，最后要标注句号， 这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关，同样有防止变造公文之意。如果在抄送机关之上、主题词之下需标识主送机关，前面所讲的主送机关过多而 使公文首页不能显示正文时或使用“会议纪要文种时会发生这种情况。本标准特别说 明，标识方法与抄送机关的标识方法相同，即也要注意上面提到的三点。8. 3. 3 印发机关

27、和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印 发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数 码标识。印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的红头标识或在公文标题 中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室，） 或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门，也可标识发文机关。标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。一般来说，公文在领导签发之后, 也就是生效时间之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节。本标准说明了印发日 期以公文付印的时间为准，是为了界定生效时间与印发时间的区别

28、。通过了解生效时 间与印发时间的时间差，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关 掌握公文的传递时间，均有利于公文的办理。本标准规定印发机关左空1字，印发时间右空1字，并且只能占一行位置。因此, 印发机关如果字数太多，可以自行简化；本标准规定印发日期用阿拉伯数码标识，也 有尽量缩小位置的考虑，以保证一行位置能容下印发机关和印发日期。8. 3. 4 版记中的反线版记个各要素之下均加一条反线，宽度同版心。本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别， 二是如此设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条反线，具体标识方法可参 见标准中的图4o8 , 3. 5 版

29、记的位置版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。本标准规定版记置于最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。也就 是说版记一定要放在公文的最后即公文的最后一面（本标准规定公文双面印刷）的最下 面的位置。之所以这样规定，是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显， 即印有红头的首页，而结束部分就是本标准规定的版记。这样，红头与版记之间的所 有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以准确认定公文是否完整。确定版记的位置 在实际操作中会遇到以下情况：（1）公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放 在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。

30、（2）公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍 数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过3面）。（3）公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此 时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件 后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识 自己的版记。9 页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空 白页和空白页以后的页不标识页码。本标准规定页码

31、分别置于公文左下角或右下角，并在页码左右各放一字线，是为 了方便阅读。规定空白页和空白页以后的页不标识页码（包括印有版记的那面）是为了防止在空 白页私加文字。也就是说，页码只标识到公文主体部分结束的那页。如果想在公文主 体部分之后私加文字而冒充公文的主体，就需要在该页标识页码，印有版记的那面也 就要标识页码，这样，真假公文一相对照，假公文在页码上就会露出马脚。10 公文中表格公文如需附表，对横排A45氏型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表 的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。裁边的误差为土 3mm。因此GB/T 9704 1999国家行政机关公文

32、格式中规定 的公文用纸幅面尺寸的依据就是GB /T 1481997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸。3 定义本标准采用下列定义。3. 1 字 Word标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。3. 2 行 line标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的 距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。在本标准中为确定公文中各项要素的位置，就需要对公文的纵向和横向的定位给 出统一的规定。为此，对于公文的横向描述形式就是“字”，纵向描述就是“行”。在这 两项定义中，“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念（除2号标题外）指的是3

33、 号字高度加其7/8倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。 由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。4 公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m - 80g / m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张 白度为85% 90%,横向耐折度N15次，不透明度N85%, pH值为7.59. 5。由于公文的特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面更要考虑其频 繁使用和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规 定。公文用纸的质量为60g / M280g / m2的胶版印刷纸或复印纸，是综合考虑了公 文用纸的经济性和美观性

34、。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60g /m2的胶版印刷纸，一般公文用纸可以采用70g/m2的胶版印刷纸。对于一些使用 高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80g / m2的胶版印刷纸或复印纸。这种 相对灵活的规定避免了一刀切的做法，各使用单位可根据自己的情况具体掌握，只要 不低于下限或不高于上限均是符合标准的。公文如需附A3纸型表格，又当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分 送，不放页码）应为空白， A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封印上。在实际工作中，有些公文需要附一些表格。为使表格装排得规范，本标准对表格 如何放置作了较为明确的规定。对于横排A4

35、表格的页码，应将页码放在横表的左侧， 单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订一边，双页 码横表表头在切口一边。这样放置可保证连续编排的表格可以依次顺序向下看，否则 有可能出现单双页表格全部放在钉口一边或切口一边，阅读公文就要反复颠倒来看， 很不方便。公文如需附A3表格，也就是表格的开本比较大，而且是作为公文正文的最后一 页时，为避免表格的脱落，所以应使表格处于封三之前位置，而不应将表格贴在封四 上。11 公文的特定格式11. 1 信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字，字号由发文 机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），

36、距下页边20mm处为一 条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。 发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发 文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行 版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。在制发机关公文的实践今，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二 字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。这种 公文除了不标识签发人以外，其他各要素均与“文件式公文相同。为此，本标准为这 种“信函式”公文设计了格式，具体为：发文机关

37、名称上边缘距上页迫30mm,也就是打破了本标准规定的“文件式”公 文上白边为37mm的界限，将“信函式”公文的上白边缩小为30mm,然后在30mm之 下标识发文机关名称。由于不加“文件”二字，这时的发文机关名称一般不用简称，如国务院这种，“信函式”公文，机关名称便标识为“中华人民共和国国务院“，而不像文 件式公文那样用规范化简称标识为“国务院文件” O（2）在发文机关名称4mm之下印一条上粗下细的武文线，在距”下页边20mm处印 一条上细下粗的文武线，线的长度为170mm。这样设计，可保证“信函式”公文与“文 件式公文的版心基本一致，只不过将发文机关标识移出了版心。（3） “信函式公文的份数序

38、号、 密级、紧急程度可以放在武文线下版心左上 角顶格（一般说来，“信函式”公文很少同时出现这三项），发文字号放在武文线下版心 右上角顶格。首页不放页码，最后一行（第22行）文字下边缘与文武线距离6mmo其 他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。11. 2 命令格式命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号白发文 机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识令号；令号 下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识 签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1 行右空2字标识成文日期。分

39、送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要 素说明。命令（令）可以说是国家行政机关发文的最高级形式。办法规定，命令（令）适用 于依照有关法律规定发布行政法规和规定；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关 人员；撤销下级机关不适当的决定。从命令（令）的适用内容也可以看出其权威性、重 要性。因此本标准特别规定了命令（令）的格式，而且是比照国务院命令（令）的现行格式 设计的。应该说，这个格式应严格按照执行，以从表现形式上维护国家政令的权威性 和统一性。本标准对命令（令）的格式规定具体为：（1）发文机关名称应用全称，不能用简称包括规范化简称。如国务院今的发文机关 名称就是“中华人民共和国国务院令”

40、。因此命令（令）的发文机关应以批准本机关成立 文件核定的全称为准。发文机关名称后加“命令（令）”字。发文机关标识用红色小标宋 体字；字号由发文机关酌定，但要掌握在不超过上级机关的字号的程度，可以同等大 小，但不能超过。标识的位置按本标准的规定可以这样计算：上白边37mm十20mm即57mm下标识。如果是联合发布命令(令)，在首位的发文机关也要在此处标识，其 余机关下移，“命令(令)”字右侧上下居中。(2)在发文机关之下空2行标识令号，居中，令号用黑体字较庄重，前加“第”字， 即“第x号”。令号的编制自发第1号令开始，不受年度限制，这与发文字号不同，发 文字号序号以年度为限。(3)令号之下空2行

41、标识正文，中间没有红色反线，与“文件式公文不同。正文标识格式执行标准对正文的规定。令文的内容一般都比较简短，大多是一个自然段。(4)正文之下空1行标识签发人亲笔名章，发文机关平时应制备。签名章用红色， 右空4字。签名章左空2字标识签发人职务，命令的签发人应是发文机关的最高领导; 如果是联合命令，职务应标全称，此时可用简称，如“xx部部长”因为发文机关标识 已使用全称了。(5)签名章之下空1行标识成文日期，右空2字。(6)命令(令)的版记格式从本标准相关规定，只有一点不同，即命令(令)不分主送、 抄送，而用“分送”这一特定形式，这一点要注意。11. 3 会议纪要格式会议纪要标识由“XXXXXX会

42、议纪要”组成。其标识位置同8.1. 4,用红色小标宋 体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。至于 用作公文种类的会议纪要，可用文件式或信函式公文形式来发，并在标题中显示。国家行政机关的办公会议是本机关决策的最高机构，会议议定的事项都是本机关 的决策事项，并以固定形式的会议纪要印发，有鉴于此，本标准对此类会议纪要格式 做了统一规定。本标准规定会议纪要的标识用红色小标宋体字，字号由发文机关自定。位置同“文 件式发文机关标识方法一样，即距版心上边缘25mm。会议纪要不加盖印章。此类会 议纪要的其他

43、要素本标准只作了原则规定，即如果会议纪要具有本标准规定的要素， 刃口就按本标准对该要素的规定办。12 式样A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1;公文首页版式见图2;上报公文首页版式见图3;公文末页版式见图4;联合行文公文末页版式1见图5;联合行文公文末页版式2见图6o为方便从事公文处理的同志准确理解和掌握本标准，在标准说明之后附有6张公 文式样。其中第一张附图标识了 A4型公文用纸页边及版心尺寸；第二张附图标识了 公文首页的版式排布；第三张附图标识了上报公文首页的版式排布；第四张附图标识 了一般公文末页的版式排布；第五张附图标识了两个机关联合行文时公文末页的版式 排布；第六张附图标识了多个机关联

44、合行文时公文末页的版式排布。关于印发国务院公文主题词表的通知国办秘函1997350号各省、自治区、直辖市人民政府办公厅，国务院各部委、各直属机构办公厅（室）：现将1997年12月修订的国务院公文主题词表印发给你们。自1998年2月1日起，凡国 务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门报送国务院、国务院办公厅的文件，均按此词表 标引主题词。1994年4月修订的国务院公文主题词表同时废止。一九九七年十二月二十日国务院公文主题词表（1997年12月修订）国务院办公厅秘书局为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，特编制国务院公文主题词表（以 下简称词表）。词表主要用于标引国务院、国务院办

45、公厅印发的文件和各地区、各部门上报国务院 及其办公厅的文件。一、编制原则（-）词表结构务求合乎逻辑，具有较宽的涵概面，便于使用。（二）词表体现文档管理一体化的原则，即词表中主题词的区域分类和类别词可分别做为档案 分类中的大类和属类。二、体系结构（一）词表共由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主 题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类如“综合经济”、 “财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、 “交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。如“体制”、“职能”、“编

46、制”等。第二层和第三层统称为 主题词，用于文件的标引。（-）1988年12月和1994年4月修订的词表中曾列入本词表中而不再继续用作标引的主题词， 用黑体单列在区域分类的最后部分。三、标引方法（-）一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上， 顶格写。（二）标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标 反映文件形式的词。如国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词“农业”，再标类属词“水 土保持”，最后标上“通知”。（三）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题 内容进行标引。如国务院关于在若

47、干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知， 先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题 内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如国务院关于“九五”期间深化科学技术 体制改革的决定，可标“科技、体制、改革、决定，（五）当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标弓I。 同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面“”以便区别。（六）列在区域分类最后，用黑体标出的主题词只供检索用，不再用作标引。（七）附表中的主题词与主表

48、中的主题词具有同等效力，标引方法相同，不同的是，如果附表 中所列的国家、地区的实际名称发生了变化，使用本表的各单位可先按照变化后的标准名称进行修 改和使用。国务院办公厅秘书局将定期修订附表。四、词表管理（-）本词表由国务院办公厅秘书局负责管理和解释，具体工作由档案数据处承办。（二）本词表自1998年12月1日起执行，1994年4月修订的词表同时废止国务院公文主题词表01.综合经济（77个）01A 规划 统配 01B 经济 控制01A 规划 统配 01B 经济 控制计划统计指标调拨经济管理 管理调整 结构制度分配调控所有制股份制责任制流通产业竞争 协作 资料 投资 转产 承包 国有 个体 合作社 注册行业 兼并 资源 产权 招标 项目 租赁 国营 企业 普查 改革 开放 土地 物价 经营 产品 合同 私营 公司 工商改造 开发 资产 价格 生产 质量 包干 集体 集团 商标广告监督增产效益节约浪费破产亏损特区开发区保税区展销展览商