仓库工作流程及管理规定,仓库管理基本要求、仓管员职责.docx

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1、仓库工作流程及管理规定一、总则第一条 为使本公司及所属单位库存管理规范化，保证财产物资的安全完整， 根据公司管理和财务管理的一般要求，结合本公司具体情况，制定本规定，以规范公司物资收、发、存及相关的工作行为和纪律。第二条 仓库管理工作任务：1、认真做好所管辖物资的入库、出库工作，提高与采购业务、销售业务及相关各环节的协同效率。2、做好所辖物资的保管工作，及时、准确登记实物帐（卡），每月末全面清点一次库存物资，做到帐、（卡）、物相符。3、利用进销存管理系统准确的历史数据进行分析，为公司订购或补充运营所需的各主要物品提供参考依据4、积极开展超储、积压物资的清理及申报工作，协助做好积压物资的处理工作

2、。5、做好仓库防火、防潮、防鼠、防盗，确保仓库和物资的安全。第三条 本规定适用于本公司及下属各公司、店面等。第四条 仓库管理人员日常业务规范归总公司财务系统监督，仓库所属人员由仓库主管统一安排和调配。二、物资入库1、总部外购入库采购申请：A、各单位、分部/店需要领用物料时应提前将门店领料单（注明：品11/11名、规格、数量和到货时限等）交餐饮财务人员审核，财务人员将审核签字后的门店领料单交仓管员查询，仓管员将查询后制作的物资采购申请单（填写物料：现库存数量、各部申领数量、安全存量、申购数量等），交公司主管领导审核签字并呈董事长批准，批准后的物料采购申请单，交网购业务人员采购或交采购人员通知供应

3、商送货（或进行多次询价后重新选择供应商）；B、属网购物品的，在京东、天猫、1 号店等正规网购站点购买；收货检验：A、采购人员应在预定时间内将物料采购回公司、或由供应商在规定的时间内把按采购申请单列明的物资送到公司指定仓库或地点，货品质量由后续使用部门确认，由仓管员收货清点，凡与采配人员签字确认的采购申请单不符或保质期已过 1/3 的仓管员不得签收并交由采配人员进行处理，仓管员按实收合格品数量在供应方送货单签字后留存两联（其中：客户联仓库存、结算联采购人员存）；B、如果网购物品和实际需要物品有差异，使用部门应在验收当时反应， 并由网购人员联系退货；注：供应方送货单所示品名、规格、型号、包装规格、

4、计量单位必须清晰齐全并与采配人员签字的采购申请单相符。填制单据：A、仓管员根据采购申请单、供应方送货单和实收的合格品数量在进销存系统办理入库、开具入库单（财务一联）、于收货后24 小时内将入库单及供应方送货单交采购人员签字，仓管人员将入库单和供应方送货单结算联交财务核算入帐；B、网购物品办理入库人员为网购操作人员向仓管办理入库手续。注：无论任何形式采购的物料在开具入库单时，都必须注明：供应方名称（全称）、地址和联系电话及计量单位的包装规格（单位重量或单位容量等），否则、为无效单据，财务不予接收。单据传递：C、已签字的入库单财务联、供应方送货单客户联及经批准签字的物料采购申请单（可复印）仓库于

5、3 个工作日内交财务归口会计审核入帐；D、每月 2 号之前仓管员必须将所有现存的入库单、供应方送货单及经批准签字的采购申请单（可复印）送交财务入帐。超过期限的记入下月帐目，仓管人员对延迟交单造成的跨期入帐负责；E、超过 30 天未交公司财务挂帐的入库单、供应方送货单及经批准签字的采购申请单（可复印）公司财务不得接收和付款，由仓管人员负责；F、超过 30 天未交公司财务挂帐的蔬菜、水果、鲜活类的送货单及经各分部/店、采配人员签字的物资采购申请单（可复印）公司财 务不得接收和付款，由各店采购人员负责。2、各分部/店外购直接入库采购申请：对蔬菜、水果、鲜活类，各分部、单位需要领料时应提前到本部仓库查

6、询，发现没有或数量不足时，由各部/店分管人员填制物资采购申请单（注明：品名、规格、数量和到货时限等）经分部负责人签字确认后交公司餐饮财务主管人员。收货检验：蔬菜、水果、鲜活类，由各店采配人员通知供应商在规定的时间内把按采购通知列明的货品直接送到各分部/店，物料质量、数量/重量由分部/店负责人和分管人员共同确认，发现质量问题或与采购申请单不符的不予签收，按合格品实收数量由分管人员和分部 /店负责人在供应方送货单共同签字确认后留存客户联。单据入机：A：根据蔬菜、水果、鲜活类送货单实收的合格品数量， 由各分部/店收银员或指定人员录入餐管系统后在蔬菜、水果、散装湿货送货单上注明“已入机”字样并由入机人

7、员签名；B：总公司仓库调拨的物料领用入机，由各店的逐日逐笔登记领料单，定期传递到公司财务部，由财务人员负责入机；注：蔬菜、水果、鲜活类送货单必须同时有各分部/店负责人和分管人员签名，品名、包装规格及计量单位必须清晰，反之、属不合法单据财务不予接收。3、物资退库物料退货审批及清点：A、餐管公司因营运策略变化、各店经营品种变更时应考虑各分部/店存货和总公司仓库相应存货状况，确须退回的由各分部/店负责人出具退货单（注明：品名、包装规格、计量单位、数量、保质期限、退货原因等）经采购人员和餐管公司营运经理签字确认后，由公司司机点收签字运回公司， 连同退货单交公司仓管清点实物并办理退库手续；B、各分部/店

8、因物料超保质期、保管不善破损变质等原因，须退回的由各分部/店负责人或物管员出具退货单（注明：品名、包装规格、计量单位、数量、保质期限、退货原因等）经采购人员和餐管公司营运经理签字后，由公司司机点收签字运回公司，连同退货单交公司仓管清点实物并办理退库手续；用具器械设备退货审批及清点A、餐管公司因营运策略变化或各店经营品种变更而不需用的用具器械设备确须退回总公司的，由各分部/店负责人填写固定资产异动表（注明： 名称、规格型号、数量、出厂日期、已使用年限、退货原因等）经餐管 公司设备主管和营运督导签字后，由公司司机点收签字运回公司，连同固定资产异动表交公司仓管清点实物并办理退库手续；B、各分部/店的

9、用具器械设备因保养不善破损或超过使用年限等原因不能使用又不具修理价值，须退回的由各分部/店负责人填写固定资产异动表（注明：名称、规格型号、数量、出厂日期、已使用年限、退货原因等）经餐管公司设备主管和营运督导签字后，由公司司机点收签字运回公司，连同固定资产异动表交公司仓管清点实物并办理退库手续；单据传递及财务处理：总公司仓管人员根据经审批的退货单、固定资产异动表和清点结果开具退库单或在异动表签字后于 3 个工作日内交财务归总会计核算；财务处理：A、凡经总公司同意的营运变更或品种变更而退回的用具器械设备、物料等可停止计提退货单位的该项折旧费或冲减当期营运成本，但须要出具经总经理批准的退货报告；B、

10、凡因季节变化暂退的用具器械设备（不含物料）仓库设立登记簿进行登记，再次发出时在登记簿签字提货；C、因已到使用年限、保养不善破损退回的用具器械设备，或因物料超保质期、保管不善破损变质等退回的物料，由财务根据退货单、退库单、固定资产异动表出具退货处置处理申请报告，经总经理批示后再进行处理。三、物资出库1、总公司仓库物资出库：任何形式的出库，手续不全的仓管员要拒绝发货并报告。销售出库出库时由销售业务员开具销售出仓单列明要出库货品的名称、规格、计量单位、数量，注明需方全称、地址、联系方式、结算方式、发货方式等，经销售主管总经理审核价格及金额（与制定销售政策不同的须经总经理批准），A、现款销售的、财务出

11、纳要先收妥款项，由财务主管人员在系统中进行出库审核，由仓管人员打印出库单并出货；B、货到付款、物流代收或月结的、由财务经理查询客户欠款情况或协议合同后，在系统中进行出库审核，由仓管人中打印出库单并发货。配送调拨出库公司仓管根据财务签字提供的各分部/店门店领料单开具出库单、准时安排出货，出货装车时仓管员和司机共同清点与出库单无误后由配送员（或司机）签名，由配送员（或司机）装车并由将货品安全配送至各分部/店，各分部/店主管照单清点签收，司机将签字确认的出库单交还仓管员。部门领用公司其他部门领用物品的经行政部审核后，由仓管员开具出库单注明“部门领用和原因”，经领用部门分管副总及财务经理签章后，仓库给

12、予发货。单据传递及财务处理：所有出库单及附件，仓管员应在出货后 3 个工作日内交财务入帐。2、各分部/店暂存物料各分部/店要分类别和品种设立物料进、出、存登记卡（或台帐），由各分部负责人或库指定人员进行逐日逐笔登记（结出余额），并须在每月末会同财务人员进行全部存货盘点，盘点表经财务、分店签字后交公司财务部审核入帐。四、库存盘点仓储部每月须会同公司财务部进行全部物料的盘点，出现帐实差异的，仓管员要找出差异原因由财务审核确认后出具分析报告，经总经理批准后方可在系统中进行调整，同时财务要进行帐务调整；五、办公用品、低值易耗品申领、采购和领用A、公司及各分部单位的办公用品（包括：笔、本、纸张、信笺、文

13、件夹（袋）、胶水等）统一由总公司行政部采购和发放，其他部门和单位不得进行此类物品的采购和报销。各部门和单位可根据公司行政部规定的时间领用，行政部应设置办公用品进、出、存台帐，由行政专员进行逐日逐笔详细登记。保证物尽其用，杜绝浪费。财务部对办公用品开支总额进行监督和控制。B、公司及各分部单位的低值易耗品（包括：订书机、计算器、剪刀等价值在 500 元内的工具、用具、器皿等）统一由总公司行政部采购和发放， 其他部门和单位不行进行此类物品的采购和报销。各部门和单位可根据公司行政部规定的时间领用，但此类物品要“交旧”才可“领新”，否则，行政部不予发放。行政部应设置此类物品进、出、存台帐，由指定行政专员

14、进行逐日逐笔详细登记。C、公司及各分部单位需要领用办用公用品时、提前填制办公用品低值易耗品申领单经主管领导签批后在规定时间内交公司行政部，实际领用时在行政部制作的各部门办公用品发放表由领用单位经手人签字，月末，行政部将各部门办公用品发放表分别填出金额交财务部用于分摊费用。D、办公用品采购时，行政部专员根据各部门本月办公用品低值易耗品申领单及库存量、制作办公用品采购清单经主管领导签字，呈总经理审批后办理，在规定期间将所有采购业务单据交财务审核入帐。六、仓库管理基本要求1、公司库存物资采用计算机进销存系统进行管理，所有物料进出必须以电脑开单为准，手写无效。（暂不包括办公用品类）2、总公司仓库每月必

15、须对所辖物料全面盘点一次，由仓管员填制盘点表一式三份，（自存、财务、公司各一份），次月 5 号前交一份财务。发现损耗或溢缺要查明原因并必须经公司财务人员实地盘查核实后，签名报公司领导批准后处理；3、物料的计量单位按适用的计量标准实行，不同类物料采用不同计量方法， 但一经确定计量单位后不得再行改动。4、仓管员应在保证合理储备（安全库存）的前提下，力求减少库存量以避免积压，并对积压物料及时进行反映和提出处理建议。5、仓库要根据物料的不同种类和特性并结合仓库条件，用不同方法存放，既保证物资免受损害，又保证物资进出和盘存方便。6、对某些特殊物资（如：易燃、易爆、易腐蚀等）要特别管理，并设置明显标志。7

16、、禁止非仓库人员擅自进入仓库，确需进入时要经仓管员同意并在仓管员陪同下进入，进入仓库人员不得携带易燃、易爆物及其他有损安全的物品， 不准在库存区吸烟。8、严格遵守安全工作规范，做好防火、防盗、防潮、防鼠等工作，定期检查门、窗、锁、柜和消防等器材和设备，保障仓库和物资的安全。9、仓管人员离职或工作变动时，必须在公司财务人员监督下办理移交手续并在交接表上签名，只有交接手续办妥后才能离开工作单位或进行离职结算。10、未按本规定办理物资入、出库手续而造成物资短缺、积压、规格或质量不合要求、帐实不符等现象的，仓管员须承担由此产生的经济损失，同时， 仓库主管领导应负连带责任。七、库存管理员工作权限1、有权

17、拒绝任何非仓管人员进入库存区域。2、有权制止任何人的任何有违仓库及物资安全、整洁的行为。3、拒收与物资采购申请单不符或超规定保质期限的物料，并不予办理入库手续。4、拒发应经财务盖章签字而未盖章签字或手续不齐的物料。八、库存管理员工作职责1、每天应巡查仓库门、窗、锁、柜和库区物资，较远仓库要每周检查一次， 发现异常立即处理并报告。3、定期（每周）打开库区门、窗一定时间，以更换库内空气防止霉变。4、保持库区内卫生、整洁、整齐，无灰尘和蜘蛛网。5、每周检查库房建筑物，发现漏雨、渗水等情况的要立即申报处理。6、每周检查一次各库区防火、防盗、防潮、防鼠措施。7、及时、准确的办理入、出库手续，提高与各部门单位的衔接效率。8、出入库单据每周一交总公司财务部，不得延误和遗失。9、仓库留存的单据、帐本和登记卡要妥善保管，半年或年末结帐后移交公司财务，若有遗失追究责任。10、每月进行仓库物料盘点。11、按时完成上级领导交办的工作任务并汇报。九、附则1、违返本规定的一经查实公司给予处罚，严重的移交司法机构处理。2、本规定自 2015 年 5 月 1 日起执行，由公司财务部负责解释和修订。批准人：2015 年 5 月 1 日